ПРОБЛЕМА
Підприємство придбало обладнання у постачальника, який знаходиться в іншій області. Аби навчити робітників підприємства працювати з даним обладнанням на підприємство прибув працівник постачальника. За рахунок підприємства йому був знятий номер у готелі. Чи можна віднести на витрати проживання даної особи в готелі і як правильно це оформити?
РІШЕННЯ
Кращий вихід з такої ситуації ― сплатити постачальнику (окрім вартості придбаного обладнання) винагороду за консультаційні та інформаційні послуги, що отримує підприємство для забезпечення господарської діяльності, яка відповідно до абзацу «г» підпункту 138.10.2 Податкового кодексу України (ПК) включається до складу адміністративних витрат підприємства. А працівник постачальника прибув би на підприємство як відряджена постачальником особа і сплачував проживання у готелі самостійно.
Якщо ж номер у готелі підприємством був знятий працівнику постачальника за свій рахунок, то навіть якщо такі витрати пов’язані з господарською діяльністю, до витрат підприємства їх відносити не можна, крім випадку, коли підприємство доведе, що дані витрати є представницькими витратами, які згідно з абзацом «а» підпункту 138.10.2 ПК включаються до адміністративних витрат.
К сведению
У пригоді вам неодмінно стане: До рахунка готелю включено витрати на проживання та сніданок: як правильно відшкодувати відрядженому працівникові
Відповідно до пункту 138.2 ПК витрати, які враховуються для визначення об’єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку та інших документів, встановлених розділом ІІ ПК.
Визначення представницьких витрат надано наказом Міністерства фінансів України «Про затвердження Норм коштів на представницькі цілі бюджетних установ та порядку їх витрачання» від 14.09.2010 № 1026 (далі — Наказ № 1026), відповідно до пункту 2 якого представницькі витрати ― це витрати бюджетних установ на прийом і обслуговування іноземних представників і делегацій, які прибули на запрошення для проведення переговорів з метою здійснення міжнародних зв’язків, установлення та підтримання взаємовигідного співробітництва.
До представницьких витрат належать витрати, пов’язані з проведенням офіційного прийому (сніданку, обіду, вечері) представників, транспортним забезпеченням, заходами культурної програми, буфетним обслуговуванням під час переговорів, оплатою послуг перекладача, який не перебуває у штаті установи, оплатою номерів у готелях.
Внимание
Вимоги Наказу № 1026 є обов’язковими виключно для бюджетних установ, інші підприємства даний документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).
Тому, враховуючи, що не має нормативних документів, які б регламентували представницькі витрати, крім бюджетних установ, витрати на проживання у готелі представника постачальника можна віднести до представницьких і, відповідно, включити до складу витрат підприємства за умови наявності належним чином оформлених первинних документів.
Такими документами можуть бути: наказ про проведення відповідного заходу, запрошення представників (представника) та їх відповіді, кошторис витрат, акти виконаних робіт, звіт про проведений захід, рахунки, отримані з готелю та інші документи, які підтверджують, що дані витрати пов’язані з господарською діяльністю підприємства.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
