бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Правильно оформите товарно-транспортну накладну — знизите ризики під час податкової перевірки. Розбираємо, коли обов’язкова виписка ТТН, як її заповнити, подаємо приклад нової товарно транспортної накладної, що почала діяти у 2025 році
Товаро-транспортна накладна (ТТН) — це документ, який супроводжує перевезення вантажу та поєднує всіх учасників транспортного процесу — покупця, продавця, перевізника, водія та інших сторін, наприклад експедитора. Вони використовують ТТН як єдиний документ для:
Окрім Правил № 363, обов’язок використовувати ТТН під час внутрішніх вантажних перевезень на договірних умовах фіксує стаття 48 Закону України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 № 2344 (далі — Закон про автотранспорт). Через це ТТН обов’язково повинен мати водій, який здійснює перевезення на договірних умовах. Товарно-транспортна накладна (бланк Україна) входить у перелік тих документів, які водій має пред’явити поліції (разом із посвідченням водія, техпаспортом, полісом обов’язкового страхування цивільно-правової відповідальності).
Товарно-транспортну накладну також можуть використовувати для:
складського, оперативного та бухгалтерського обліку ТМЦ (розділ 1 Правил № 363).
Однак «можна використовувати» — не означає, що такої ТТН для цілей бухгалтерського обліку достатньо та інші документи (видаткові накладні, акти приймання-передачі) не потрібні.
«Єдиний» документ означає, що ТТН поєднує всіх учасників транспортного процесу й складати інші документи, щоб оформити такий процес між окремими його учасниками, не потрібно. Саме так слід розуміти визначення ТТН у пункті 1.1 Правил № 363 та статті 1 Закону про автотранспорт. Однак це не означає, що інших документів під час передачі ТМЦ та прийняття результатів послуги з перевезення оформлювати не потрібно. Якраз навпаки. Інші документи — видаткові накладні, акти прийняття-передачі, акти виконаних робіт, наданих послуг тощо — для бухгалтерського та податкового обліку треба оформити обов’язково, адже саме вони містять інформацію про господарську операцію, що відбулася, та є первинними документами за статтею 1 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996.
Отже, ТТН містить інформацію про транспортування, навантаження та розвантаження ТМЦ, а не господарську операцію з такими ТМЦ. Інформацію ж про саму господарську операцію з передачі ТМЦ містить, наприклад, видаткова накладна. І цей факт є важливим для цілей бухгалтерського обліку, зокрема податкового обліку. Товарно-транспортна накладна — це не первинний документ, тому під час зміни власника ТМЦ потрібно скласти ті документи, які мають статус первинних.
Увага: ТТН фактично не є первинним документом для цілей бухгалтерського обліку, тому не може замінити видаткові накладні, акти наданих послуг тощо.
Як діяти, коли керівник не має змоги підписати документи, наприклад, перебуває у відпустці, відрядженні, на лікарняному тощо? Із паперовими документами можна знайти рішення. З електронним документообігом та різними КЕП посадових осіб розібратися складніше — виникає багато запитань щодо правомірності поставлених підписів. У статті підкажемо, як передати повноваження підписувати документи на час відсутності керівника та уникнути ризиків
Бланк ТТН (форма № 1-ТН) містить Додаток 7 Правил № 363, який суттєво оновлений з 3 січня 2025 року Наказом № 1332. Форма ТТН стандартна, її використовують в усіх перевезеннях, крім особливих. Для особливих же перевезень розроблена спеціальна форма ТТН. Вона призначена для перевезення таких ТМЦ, як-от:
спирт етиловий і алкогольні напої. Для таких ТТН існує Єдиний реєстр ТТН на переміщення алкогольних напоїв, адміністратором якого є ДПС;
високооктанові кисневмісні добавки;
нафтопродукти (нафта);
хлібобулочні вироби;
деревина.
За кожним із таких ТМЦ є своя форма ТТН (різні накази профільних міністерств).
Увага: форма 1 ТН використовують для всіх перевезень, окрім особливих, для яких діють спеціальні ТТН.
Наводимо наразі чинний бланк товарно-транспортної накладної (реквізити, які були обов’язковими раніше, але їх не було у стандартній формі № 1-ТТН, ми виділили жовтим, а взагалі нові реквізити, — помаранчевим).
Можна, але з обмеженням: до стандартної форми можна лише додавати нові реквізити, а видаляти з неї наявні — ні. До 3 січня 2025 року видаляти непотрібні реквізити з ТТН у паперовій формі було можливим. Згідно з оновленим абзацом 2 пункту 11.1 Правил № 363: «У разі необхідності форма товарно-транспортної накладної може бути доповнена іншими реквізитами, з урахуванням особливостей перевезень, зокрема умов та/або виду вантажу». Тобто, про видалення реквізитів зі стандартної ТТН не йдеться.
Якщо ж ви вирішили доповнити форму товарно-транспортної накладної (бланк excel) власними реквізитами, для цього потрібно:
розробити та затвердити внутрішнім наказом підприємства власну форму ТТН на основі наявної;
додати за можливості таку форму в умови договору постачання, який укладаєте з перевізником.
додали реквізити, яких узагалі не було: «Місце складання», «Ідентифікаційний номер тварини від якої отримано сировину», «Вид тварини», «Температурний режим транспортування»;
додали реквізити габаритно-вагового контролю (довжина, ширина, висота, загальна вага, маса з вантажем, маса брутто), які ще 2019 року вимагала стаття 48 Закону про автотранспорт, але були відсутні у стандартній формі ТТН, через що їх треба було додавати самостійно;
видалили реквізит «Замовник». Відтепер інформацію про замовника перевезення у ТТН не потрібно наводити.
У стандартній формі ТТН значно більше реквізитів, ніж того вимагає стаття 48 Закону про автотранспорт, але видаляти «зайві» не можна.
Наводимо порівняння реквізитів старої та нової форми ТТН (реквізити, які були обов’язковими раніше, але їх не було у стандартній формі ТТН, ми виділили жовтим; взагалі нові реквізити, яких немає навіть у Законі про автотранспорт, — помаранчевим).
Відповідальність за відсутність потрібних реквізитів у ТТН і неточність даних
За порушення вимог щодо внесення відомостей до товарно-транспортної накладної передбачена адміністративна відповідальність вантажовідправника. Такі норми містить до Кодекс України про адміністративні правопорушення (КпАП).
Вантажовідправника можуть покарати штрафом у розмірі 3000 НМДГ (51 000 грн) за те, що він вніс:
недостовірні відомості про масу або габарити вантажу до ТТН;
відомості про масу або габарити вантажу до ТТН, які перевищують параметри, встановлені законодавством, за відсутності оформленого дозволу на проїзд автомобільними дорогами транспортних засобів, вагові або габаритні параметри яких перевищують нормативні (ст. 1322 КпАП).
Однак вантажовідправник відповідає за внесення недостовірних відомостей про масу вантажу до ТТН лише у разі перевищення транспортним засобом, яким перевозять зазначений вантаж, вагових нормативних параметрів, визначених законодавством.
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
У оновленому визначенні ТТН, яке містять Правила № 363, закладений виняток, що ТТН складається «крім фізичних осіб, які здійснюють перевезення вантажу за рахунок власних коштів та для власних потреб» (п. 1 Правил № 363). Виходить, що зараз не оформлювати ТТН можуть лише фізособи, які перевозять вантажі:
за власний кошт;
для власних потреб.
Цих двох умов потрібно дотримати одночасно.
Водночас змінили й визначення перевізника. Показуємо «до» та «після»:
ЗМІНА ВИЗНАЧЕННЯ ПЕРЕВІЗНИКА У ПРАВИЛАХ № 363
До 03.01.2025
З 03.01.2025 (Наказ № 1332)
Перевізник — це фізична або юридична особа — суб’єкт господарювання, що надає послуги з перевезень вантажів чи здійснює за власний кошт перевезення вантажів автомобільними транспортними засобами
Автомобільний перевізник — це фізична або юридична особа, яка здійснює на комерційній основі чи за власний кошт перевезення пасажирів чи (та) вантажів транспортними засобами
У визначенні «надає послуги» замінили на перевезення «на комерційній основі». Як результат, перевізником може бути й особа, з якою не укладався договір надання послуг перевезення, наприклад:
постачальник, який доставляє товар покупцю за власний кошт;
покупець, який забирає товар зі складу постачальника (самовивезення товару).
Однак спірною залишається ситуація перевезення для власних потреб власним водієм підприємства, наприклад між підрозділами, адже у такому випадку:
учасник транспортного процесу всього лише один — саме підприємство, тобто не можна виділити автомобільного перевізника, вантажовідправника та вантажоотримувача;
відсутня комерційна складова. Переміщення між підрозділами може бути пов’язане з різними причинами. Внаслідок такого перевезення підприємство прибутку не отримує.
На перший погляд можна зробити висновок, що під час перевезення між підрозділами ТТН, як і раніше, не потрібна. Проте навіть за таких обставин краще скласти ТТН на перевезення вантажу (зразок вище), тому що за Правилами № 363 у визначенні ТТН за власний кошт і власні вантажі можуть перевозити лише фізособи.
Товарно транспортна накладна: виписка
Правила заповнення ТТН передбачають, що потрібно керуватися вимогами пунктів 11.3-11.9 Правил № 363, серед яких:
ТТН повинен оформляти замовник послуги з перевезення (п. 11.3 Правил № 363). Найчастіше це робить вантажовідправник, адже тільки у нього повна інформація про товар;
паперові ТТН заповнюємо вручну, друкарським або змішаним способом. Також можливе використання факсиміле, якщо це передбачає договір (лист ДФС від 04.09.2015 № 18936/5/99-99-10-03-02-15);
завжди треба виписувати не менше, ніж 3 екземпляри ТТН. Навіть у ситуації співпадання вантажовідправника, вантажоотримувача та замовника в одній особі. Це ситуація, коли підприємство для того, щоб перевезти вантаж для самого себе скористалося послугами стороннього перевізника. Якщо є експедитор, то складаємо 4-й екземпляр ТТН;
печатки не потрібні;
на кожну поїздку — окрема ТТН;
на кожного вантажоотримувача — також окрема ТТН. Наприклад, якщо ТМЦ перевозить один перевізник за декількома точками (місцями доставки), то треба виписати по 3 екземпляри ТТН на кожну точку.
Допущені помилки у паперових ТТН в можна виправити коректурним способом: закреслити, написати правильно й зробити надпис «Виправлено» з підписами та датою (виправляти треба всі екземпляри й збирати підписи всіх сторін процесу перевезення).
П'ять етапів руху ТТН під час перевезення ТМЦ
Виписка і рух паперових товарно транспортних накладних такий:
Етап 1. Вантажовідправник виписує 3 екземпляри ТТН (п. 11.3 Правил № 363) та підписує їх у спеціальному полі на зворотній стороні бланку.
Етап 2. Водій приймає вантаж і також підписує усі 3 обов’язкові екземпляри ТТН (лицьова сторона бланку) (п. 11.4 Правил № 363). На цьому етапі може з’явитися ще й експедитор — тоді у обіг долучається додатковий (четвертий) екземпляр ТТН.
Етап 3. 1-й екземпляр ТТН залишається у відправника, а 2-й і 3-й – у водія і вони будуть у нього до доставки товару отримувачу. Їх він може показати поліції, якщо виникне потреба.
Етап 4. Відбувається приймання товару отримувачем, який підписує 2-й і 3-й екземпляри ТТН (зворотна сторона бланку). Собі він залишає 2-й екземпляр ТТН. Водію уже тут підписувати ТТН не потрібно (п. 11.5 Правил № 363).
Етап 5. Водій забирає 3-й екземпляр (уже з підписом отримувача) і потім передає його перевізнику, на якого працює (п. 11. 5 Правил № 363). Якщо є потреба, собі водій може зняти копію.
Насьогодні вже можливим є використання електронних ТТН з використанням електронного підпису (п 11.1 Правил № 363).
Електронні ТТН мають такі особливості:
для водія замовником (відправником) друкується паперова копія e-ТТН, щоб він міг пред’явити її поліції як супровідний документ до вантажу (див. вимогу п. 11.5 Правил № 363). Водій (експедитор) при цьому на копії ставить свій підпис, який підтверджує, що він прийняв до перевезення вантаж;
супровідні документи також треба оформити в електронній формі з використанням електронного підпису (ЕП).
Щодо правил складання й документообороту е-ТТН, то вони такі ж, як і для паперової форми. Однак замість підпису відбувається накладання ЕП. Водію ж доведеться окрім накладання ЕП ще й підписати паперову копію ТТН, яка йому видається.
Електронна товарно транспортна накладна має такі переваги:
можливість миттєвого погодження та підписання документів з контрагентами на вантажоперевезення;
стає неможливою втрата документів, як це буває з паперовими аналогами;
прозорість бізнес-процесів, так як електронний документообіг легше відстежити й створити базу.
Щоб впровадити е-ТТН, слід звернутися до провайдерів електронного документообігу, що приєдналися до системи та пройшли сертифікацію.
ТТН як документ у податковому обліку
Податківці мають дві дещо суперечливі позиції щодо ТТН:
ТТН має бути обов’язково, оскільки без неї нема й господарської операції (на жаргоні податківців — «безтоварна» господарська операція). Посилаючись на «єдиність» ТТН, податківці не визнають достатності інших документів: видаткових накладних, актів виконаних робіт, актів приймання-передачі тощо. Однак судова практика це заперечує – наявність або відсутність ТТН та недоліки у її оформленні не є підставою для висновків про «безтоварність» господарської операції з придбання або продажу ТМЦ, якщо є інші дані, що свідчать про рух активів або зміни у зобов’язаннях платника податків (рішення ВСУ від 02.03.2023 у справі № 804/644/16);
ТТН недостатньо, бо ТТН не є документом, який містить інформацію для визначення об’єкта оподаткування ПДВ (лист ДПС від 29.03.2023 № 525/ЗПІ/99-00-21-03-02-10). Для визначення об’єкта оподаткування ПДВ треба мати підтверджений факт здійснення господарської операції з постачання товарів (послуг). І такий факт підтверджують первинні документи, які складені за правилами бухгалтерського обліку. Фактично податківці вказують на те, що ТТН не є первинним документомз точки зору бухгалтерського обліку, так як не містить відомості про господарську операцію, що й було розглянуто на початку даної консультації.
Отже, платникам ПДВ ТТН краще оформляти обов’язково, щоб не було зайвих питань у податківців та не доводити потім свою правоту в суді. Однак ТТН як документ недостатній для списання та оприбуткування ТМЦ для цілей бухгалтерського та податкового обліку. Виходить, що ТТН — це необхідний, але недостатній документ при перевезеннях, що є наслідком того, що ТТН не є первинним документом.
Відповіді на запитання щодо складних ситуацій, коли використовують ТТН.
ПОШИРЕНІ ЗАПИТАННЯ ЩОДО ТТН
Запитання
Відповідь
Пояснення
Чи можна використати одну ТТН на декілька перевезень за однаковою адресою?
ні
Можна попасти на те, що ДПС поставить під сумнів реальність операції через невідповідність обсягу перевезеного вантажу та вантажопідйомності використаного автомобіля. Наприклад, якщо було зроблено 3 ходки по 4 т, то перевезено 12 т вантажу. У разі вантажопідйомності авто 4 т постане питання, як за одну «документальну» ходку за ТТН перевезли 12 т? Краще не ризикувати
Чи можна скоротити кількість екземплярів ТТН, якщо деякі сторони процесу співпадають в одній особі?
ні
Правила № 363 ніяких винятків не містять. Крім того, такої думки притримується Мінінфраструктури у листі від 28.08.2014 № 5615/25/10-14. Отже, примірників ТТН завжди не менше 3-х. Якщо треба спростити документообіг, слід використати е-ТТН
Чи треба оформляти ТТН, якщо перевезення вантажу здійснюється на легковому, а не вантажному автомобілі?
так
Правила № 363 стосуються всього автотранспорту, а не тільки вантажного і виключень для легкового транспорту не містять
Чи треба ТТН, якщо доставка здійснюється кур’єрською службою (поштою), наприклад, «Новою поштою», «Міст Експрес»?
ні
Правила № 363 не стосуються пошти. Необхідно перевірити наявність кур’єрської служби в Реєстрі операторів поштового зв’язку (знайти його можна на сайті профільної нацкомісії). Крім того поштовими можуть вважатися тільки відправлення до 30 кг (п. 14 Правил надання послуг поштового зв’язку, що затверджені постановою КМУ від 05.03.2009 № 270)
Дата ТТН, дата видаткової накладної та дата податкової накладної мають бути однакові?
так
Це питання не врегульовано, але краще, щоб збігалися.
По-перше, тоді не буде питань у податківців: дата податкової накладної має збігатися з датою видаткової накладної (якщо перша подія — відвантаження).
По-друге, податкова розглядає як відвантаження (першу подію) дату початку фізичного руху товару до отримувача, тобто дату відвантаження. І саме цю дату треба ставити в податковій накладній (якщо перша подія — відвантаження).
По-третє, якщо дата передачі товару від перевізника до отримувача відрізняється від дати відвантаження, то краще тоді факт передачі товару отримувачу оформити іншим документом, ніж накладна, наприклад актом приймання-передачі товару, складеному у довільній формі
