ПРОБЛЕМА
Співробітник підприємства, перебуваючи у відрядженні в Росії, сплатив за бізнес-ланч під час переговорів. Чи можна включити цю суму, перераховану у національну валюту, до складу витрат на відрядження і відповідно до податкових витрат? Які документи потрібні для цього?
РІШЕННЯ
Порядок включення витрат на службові відрядження до складу витрат регулюється підпунктом 140.1.7 Податкового кодексу України (ПК). У наведеному в ньому переліку не зазначено витрат на бізнес-ланч (представницькі). До того ж у підпункті 139.1.1 ПК зазначено, що витрати на організацію прийомів, презентацій та ін. не включаються до складу витрат. Такі витрати не потраплять до витрат на відрядження і за нормами Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну України від 13.03.1998 № 59. Тому сплачена сума не включається до витрат.
У даній ситуації потрібно документально обґрунтувати той факт, що працівник сплатив за бізнес-ланч виходячи з виробничої необхідності, а не з особистих потреб. До того ж такі документи знадобляться, щоб працівник не сплачував ПДФО.
У запитанні не вказано, якими коштами сплатив працівник за бізнес-ланч. Cума авансу, виплачена з каси, за умови своєчасного оформлення авансового звіту з усіма додатками (чек, наказ директора, службова записка працівника) не повинна включатися до складу оподатковуваного доходу та оподатковуватися ПДФО.
Якщо ж працівник сплатив за бізнес-ланч з власних коштів і намагається їх відшкодувати, то у підприємства можуть бути проблеми у випадку проведення податкової перевірки. Перевіряючі спробують довести, що витрати працівника — це його особисті витрати, компенсовані підприємством (коли звіт проведено на рахунки 949, 93 або 92). Також вони наполягатимуть на застосуванні підпункту 164.2.11 ПК — до складу місячного оподатковуваного доходу включається грошове відшкодування витрат платника податку (а не підприємства, як у випадку видачі авансу). У такій ситуації радимо включити до доходу працівника суму «уявного» додаткового блага, а суму ПДФО компенсувати премією за якісне виконання поставлених завдань під час відрядження.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
