Будь-які зміни в даних про засновників (учасників) підприємства, які прописані в установчих документах (паспортні дані, прізвище, ім’я, прописка тощо) та містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців (далі — ЄДР), підлягають обов’язковій державній реєстрації шляхом унесення відповідних змін до записів ЄДР. Насамперед, це випливає зі змісту статей 4, 17 та 29 Закону України «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців» від 15.05.2003 № 755-IV (далі — Закон № 755).
Зокрема, друга із зазначених норм передбачає: до ЄДР щодо юридичної особи серед іншого вносять перелік засновників (учасників) такої особи, у т. ч. прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), країну громадянства, серію та номер паспорта громадянина України або паспортного документа іноземця, місце проживання, реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності), якщо засновник — фізична особа.
Отже, при зміні прізвища та місця проживання хоча б одного із засновників юридичної особи слід обов’язково вносити зміни як до ЄДР, так і до установчого документа (статуту) ТОВ шляхом розробки нової редакції статуту або додатка до статуту ТОВ. При цьому на титульній сторінці додатка до установчих документів юридичної особи робиться відмітка про те, що зазначені документи є невід’ємною частиною відповідних установчих документів.
Згідно з абзацом першим частини 5 статті 8 Закону № 755 зміни до установчих документів юридичної особи викладаються письмово, прошиваються, пронумеровуються та підписуються засновниками (учасниками) або уповноваженими особами, якщо законом не встановлено іншого порядку їх затвердження. І саме в установчих документах зазначають суб’єкта, який має право вирішувати питання щодо внесення таких змін, та встановлюють власне процедуру внесення змін (ч. 2 ст. 4 Закону України «Про господарські товариства» від 19.09.1991 № 1576-XII; далі — Закон № 1576).
Відомості про місце проживання засновника (учасника) юрособи не входять до переліку тієї інформації, яку має містити установчий документ (ч. 1 ст. 88 Цивільного кодексу України, ч. 2 ст. 57 Господарського кодексу України, ч. 2 ст. 4 і ч. 1 ст. 51 Закону № 1576). Тож включати таку інформацію в свій статут взагалі необов’язково.
Що ж до нотаріального засвідчення справжності підписів засновників (учасників) на установчих документах, то таку вимогу було скасовано ще в 2011 році Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо спрощення процедури започаткування підприємництва» від 21.04.2011 № 3263-VI. Але зважте на те, що на практиці нотаріуси зазвичай відмовляються засвідчувати копії статутів підприємств, підписи засновників (учасників) на яких не були завірені нотаріально. При цьому вони посилаються на підпункт 3.3 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затвердженого наказом Мін’юсту від 22.02.2012 № 296/5, у якому зазначено: «Вірність копії документа, виданого фізичною особою, засвідчується у тих випадках, коли справжність підпису фізичної особи на оригіналі цього документа засвідчена нотаріусом».
Тому, щоб уникнути відповідних труднощів у майбутньому (наприклад, для відкриття рахунку в банку подають нотаріально засвідчену копію установчих документів) та підтвердити належний обсяг цивільної правоздатності юридичної особи, у такому разі все ж таки доцільно звернутися до нотаріуса.
Порядок держреєстрації змін та перелік потрібних документів
Згідно зі статтею 29 Закону № 755 для проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридична особа має подати (надіслати поштовим відправленням з описом вкладення) держреєстратору за своїм місцезнаходженням такі документи:
- заповнену реєстраційну картку на проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи (за формою 3, затвердженою наказом Мін’юсту від 14.10.2011 № 3178/5);
- примірник оригіналу (ксерокопію, нотаріально засвідчену копію) рішення про внесення змін до установчих документів. Документ, що підтверджує правомочність прийняття рішення про внесення змін до установчих документів;
- оригінали установчих документів юридичної особи з відміткою про їх державну реєстрацію з усіма змінами, чинними на дату подання документів, чи інформацію про оприлюднення повідомлення про втрату всіх або частини зазначених оригіналів установчих документів;
- два примірники змін до установчих документів юридичної особи у вигляді окремих додатків або два примірники установчих документів у новій редакції;
- документ, що підтверджує внесення адміністративного збору за проведення державної реєстрації змін до установчих документів (у розмірі 0,05 мінімальної зарплати).
Крім цього, держреєстратору додатково:
- пред’являють паспорт громадянина України або паспортний документ іноземця — якщо документи для проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи подає особа, яка згідно з відомостями, внесеними до ЄДР, має право вчиняти юридичні дії від імені юридичної особи без довіреності (наприклад, директор ТОВ);
- пред’являють паспорт громадянина України або паспортний документ іноземця та надають документ або нотаріально засвідчену копію документа, що засвідчує повноваження представника (довіреності, договору доручення), — якщо такі документи подає інший представник юридичної особи.
Держреєстратор, у свою чергу, не пізніше наступного робочого дня після проведення державної реєстрації змін до установчих документів юридичної особи має видати (надіслати поштовим відправленням з описом вкладення) заявнику один примірник змін до установчих документів юридичної особи у вигляді окремих додатків або один примірник оригіналу установчих документів у новій редакції та один примірник оригіналу установчих документів у старій редакції з відмітками про проведення державної реєстрації змін до установчих документів. Але, звичайно, лише за відсутності підстав для залишення поданих документів без розгляду та для відмови у проведенні відповідних реєстраційних дій за частиною 11 статті 29 та статтею 30 Закону № 755.
Товариство зобов’язане протягом трьох робочих днів із дати прийняття рішення про внесення змін до установчих документів повідомити орган, що провів реєстрацію, для внесення необхідних змін до ЄДР (ч. 2 ст. 7 Закону № 1576). Водночас чинне законодавство не передбачає відповідальності за порушення зазначеного строку.
Обов’язок повідомлення про зміни інших органів/суб’єктів
Як випливає з положень пункту 66.5 Податкового кодексу України та пункту 9.2 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.2011 № 1588, додатково повідомляти контролюючі органи про зміни, що їх вносять до ЄДР, юридичній особі не потрібно. Адже ці відомості у день проведення відповідної реєстраційної дії і так в електронній формі технічний адміністратор ЄДР передає до інформаційної системи контролюючих органів. Це саме стосується і органів статистики та відповідних фондів.
Водночас про внесення змін до установчих документів юридичній особі треба повідомити банк, у якому вона обслуговується, подавши нотаріально засвідчені копії відповідних змін.
Вимоги до інформування про зміни щодо кінцевого бенефіціара — фізособи
Нині юридичні особи, засновниками (учасниками) яких є винятково фізичні особи, та якщо кінцеві бенефіціарні власники (контролери) таких юридичних осіб збігаються з їх засновниками (учасниками), звільнені від обов’язку повідомляти держреєстратора про своїх бенефіціарів (їх відсутність) за формою 4.
Зокрема, це передбачено пунктом 2 розділу ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо визначення кінцевих вигодоодержувачів юридичних осіб та публічних діячів» від 14.10.2014 № 1701-VII у редакції Закону України від 21.05.2015 № 475-VIII.
Адже інформація про таких засновників (учасників) юрособи, які одночасно є її бенефіціарними власниками (контролерами), й так уже міститься в ЄДР.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
