Неопізнаний транспортний квиток: чи включати в авансовий звіт

Право на відшкодування витрат під час службових відряджень працівників, зокрема, вартості проїзду до місця призначення і назад гарантує стаття 121 Кодексу законів про працю України.

Отже, працівники мають право отримати компенсацію вартості проїзду за місцем відрядження. Але за наявності належно оформлених підтвердних документів.

Підтвердні документи

Відповідно до пункту 15 розділу І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція про відрядження), підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у відрядженні витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР та Податкового кодексу України (ПК).

квиток на автотранспорт

Форми розрахункових документів наведено у додатках до Положення про форму і зміст розрахункових документів, затвердженого наказом ДПА від 01.12.2000 № 614 (далі — Положення № 614).

Пункти 7.2 та 7.3 Положення № 614 передбачають, що квиток на міський автобус та міське маршрутне таксі мають містити обов’язкові реквізити, визначені формами типу МА-1 та МА-2, що наведені у додатку 3 до наказу Мінтрансу від 31.05.2000 № 278 (далі — Наказ № 278).

Варто зауважити, що серед обов’язкових реквізитів квитків форми МА-1 та МА-2, затверджених Наказом № 278, інформації щодо перевізника немає.

Проте Наказ № 278 втратив чинність. На сьогодні форму квитків встановлює наказ Мінтрансу від 25.05.2006 № 503, який вимагає зазначати на зворотному боці квитка:

• найменування перевізника;
• місцезнаходження перевізника;
• код ЄДРПОУ (для юрособи) або ідентифікаційний код (для фізособи).

Як бачимо, є певна законодавча неузгодженість з цього питання.

З одного боку, для відшкодування витрат на проїзд у відрядженні працівник має надати підприємству квиток, оформлений відповідно до Положення № 614. Як було зазначено, Положення № 614 не вимагає зазначення інформації про перевізника.

З другого боку, чинна форма квитків форми МА-1 та МА-2 вимагає зазначення інформації про перевізника на зворотному боці квитка.

То чи можна компенсувати працівникові вартість проїзду за квитком, де не зазначено інформації про перевізника? На нашу думку, можна. Наведемо такі аргументи.

По-перше, у такому разі виконуються вимоги щодо наявності підтвердного документа. Адже квиток без зазначеної у ньому інформації про перевізника відповідає вимогам Положення № 614.

ВРІЗ 1

По-друге, свого часу Мінтранс у листі від 12.09.2007 № 2255-01/09/13-07 не заперечував проти компенсації вартості проїзду працівникам у відрядженні за старими квитками. Як слушно зазначили фахівці Мінтрансу, працівник, який бажає повернути вартість квитка, не несе відповідальності за невикористання автоперевізником квитків встановленої форми. Для компенсації вартості проїзду головним є достовірність наданої інформації, а не форма квитка.

квиток на електротранспорт

Дещо простіша ситуація з квитками на електротранспорт (міська електричка, тролейбус, трамвай). Форма квитків на міські маршрути електротранспорту наведена у додатку 7 до Положення № 614 (форма № КМЕ-1). На відміну від квитків на автотранспорт, вона не передбачає зазначення місцезнаходження та коду ЄДРПОУ перевізника. Тому за такими документами вартість проїзду працівника за місцем відрядження компенсуватимуть без проблем.

Окремо зазначимо про відшкодування вартості проїзду у метро. Відшкодовувати такі витрати можна. Але знову ж таки, тільки за наявності підтвердних документів. Однак у разі, якщо працівник користувався жетонами, то підтвердних документів у нього не буде. У такому разі витрати на проїзд можна компенсувати лише за рішенням керівника підприємства.

ПДФО та військовий збір

Підставою для компенсації вартості проїзду на міському транспорті є затверджений керівником авансовий звіт. Його форма затверджена наказом МДЗ від 24.12.2013 № 845.

Нагадаємо, що відповідно до підпункту 170.9.2 ПК працівник має відзвітуватися за відрядження до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем, у якому працівник завершив відрядження.

Головним у питанні оподаткування витрат на відрядження податком на доходи фізичних осіб (ПДФО) є підпункт «а» підпункту 170.9.1 ПК. Він передбачає, що витрати на проїзд за місцем відрядження не є об’єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів. А як було з’ясовано, квиток без зазначення перевізника можна вважати підтвердним документом. Отже, й утримувати ПДФО не потрібно. Так само не потрібно утримувати й військовий збір.

ВРІЗ 2

Проте, якщо підприємство компенсує працівникові зазначені витрати без надання підтвердних документів, суми компенсації включатимуть до оподатковуваного доходу працівника з відповідним оподаткуванням та утриманням з доходу працівника ПДФО та військового збору. Адже таку компенсацію вважають додатковим благом для працівника. На нашу думку, у такому разі натуральний коефіцієнт не застосовують, оскільки компенсацію надають у грошовій формі (пп. 164.2.17 ПК).

Витрати підприємства

Сума компенсації вартості проїзду працівникам за місцем відрядження належить до витрат підприємства. До яких саме — залежить від того, де на підприємстві задіяний працівник. Це можуть бути загальновиробничі, адміністративні витрати або витрати на збут (п. 15.1, 18, 19 ПС(Б)О 16 «Витрати»).

ПДВ та реєстр документів

Відповідно до підпункту «а» пункту 201.11 ПК підприємство може віднести суми ПДВ до податкового кредиту без податкової накладної на підставі транспортного квитка, що містить загальну суму платежу, суму ПДВ та податковий номер продавця. Такі квитки відображають у реєстрі документів (п. 201.11-1 ПК).

ВРІЗ 3

Якщо у квитку не зазначено найменування та податкового номера продавця, то підприємство не матиме права на податковий кредит з ПДВ. Відповідно, у реєстрі документів такі квитки відображати непотрібно.

Також звертаємо увагу, що відповідно до підпункту 197.1.8 ПК постачання послуг з перевезення пасажирів міським пасажирським транспортом (крім таксі), тарифи на які регулюють в установленому законом порядку, звільнено від оподаткування ПДВ. Тож вартість проїзду у міському транспорті, зазначена у квитку, може бути без ПДВ. Такі квитки можна не відображати у реєстрі документів.

Порядок відшкодування та обліку витрат на проїзд відрядженим працівникам розглянемо на прикладі.

ПРИКЛАД. Відображення в обліку підприємства компенсації витрат на проїзд у відрядженні

Працівникам підприємства Іванову В. С. та Тимофієнку П. Т. було видано аванс на службове відрядження по 1400,00 грн. кожному.

Після повернення з відрядження працівники відзвітували кожен на суму 1500,00 грн., у т. ч. добові — 600,00 грн., проживання — 700,00 грн. (з  ПДВ), проїзд до місця відрядження і назад — 140,00 грн. (з ПДВ), проїзд за місцем відрядження — 60,00 грн. (без ПДВ)

До того ж Іванов В. С. надав квитки на міський транспорт, у яких не зазначено інформації про перевізника. А Тимофієнко П. Т. взагалі не надав підтвердні документи. Проте керівник підприємства прийняв рішення компенсувати йому вартість проїзду за місцем відрядження.

У бухгалтерському обліку операції потрібно відобразити так.

ВРІЗ 1

Важливо

Для компенсації вартості проїзду

головним є достовірність наданої інформації, а не форма квитка

ВРІЗ 2

Зверніть увагу

Квитки на проїзд у міському транспорті

без зазначення інформації щодо перевізника є підставою для не оподаткування компенсації їх вартості ПДФО

ВРІЗ 3

Якщо у квитку немає

інформації про перевізника, підприємство не матиме права на податковий кредит з ПДВ