Починаючи з 01.01.2015 Інструкція про порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей, затверджена наказом Мінфіну від 16.05.1996 № 99 (далі ― Інструкція № 99), втратила чинність. Водночас Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі ― Положення № 88), обзавелося новою нормою, яка стосується використання довіреностей. Тож з початком 2015 року повноваження особи на здійснення господарської операції, яка в інтересах юрособи або фізособи-підприємця одержує основні засоби, запаси, нематеріальні активи, грошові документи, цінні папери та інші товарно-матеріальні цінності згідно з договором, підтверджують відповідно до законодавства. Такі повноваження можуть бути підтверджені, зокрема, письмовим договором, довіреністю, актом органу юридичної особи тощо.
Відповідно, при одержанні матеріальних цінностей більше немає обов’язку використовувати лише довіреності. Так само пішла в небуття і її типова форма.
Особливо приємною така новація є для тих суб’єктів господарювання, які часто здійснювали приймання-передачу різних товарів та для уникнення можливих негараздів виписували стоси довіреностей. Адже життєвий цикл довіреності був доволі короткий ― не більше 10-ти днів. А як розпізнати централізовано-кільцеві перевезення цінностей для відміни обов’язку майже щоразу виписувати нові довіреності ― мінфінівці так належно в Інструкції № 99 і не прописали…
Однак підтвердити право особи на дії в інтересах суб’єкта господарювання все ж таки потрібно. Тому наведемо два прості методи, як це зробити.
Договір
При взаємодії з контрагентами суб’єкт господарювання укладає договори. І ніщо тепер не завадить прописати в такому договорі чи додатку до нього інформацію про особу чи кількох осіб, які мають право одержувати різні матеріальні цінності. Перевагою такого способу якраз і є можливість зазначити перелік осіб, які вправі представляти суб’єкта господарювання.
Єдиним недоліком такого підходу є потреба узгоджувати зі сторонами договору будь-які зміни до переліку осіб, які вправі отримувати матеріальні цінності. Тому наведемо ще один простий варіант.
Довіреність
Не потрібно вигадувати велосипед. Іноді виписати довіреність ― найлегший спосіб підтвердити право особи на отримання матеріальних цінностей. От тільки правила її оформлення та строк дії вже не треба узгоджувати з нормами Інструкції № 99.
Відповідно можна виписувати довіреність довільної форми. Головне, щоб вона містила всі обов’язкові реквізити, передбачені для первинного документа частиною 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV та пунктом 2.4 Положення № 88. А її строк дії суб’єкт господарювання вправі визначити самостійно.
Зауважимо, що відповідно до статті 244 Цивільного кодексу України довіреність видається одній особі. Тож, як це і було раніше, видати одну довіреність на одержання матеріальних цінностей кількома особами не вдасться.
На завершення наведемо приклад заповнення довіреності. За основу взяли форму, яка вже втратила чинність, проте дещо поліпшили її.
Приклад
заповнення Довіреності на отримання товарів
ТОВ «Барвінок», м. Київ, вул. Успенська, 100
підприємство-одержувач і його адреса
код ЄДРПОУ 87654321
ТОВ «Барвінок» м. Київ, вул. Успенська 100
підприємство-платник і його адреса
рахунок 12345678910 МФО 123456
Київське відділення Банку «Форева»
найменування банку
ДОВІРЕНІСТЬ № 5
Дата видачі 12 січня 2015 р.
Довіреність дійсна до 12 лютого 2015 р.
Видано комірнику Мацієнку Івану Васильовичу
(посада, прізвище, ім’я, по батькові)
документ, що засвідчує особу паспорт
серія ВР № 214365 від 17 травня 2007 р.
виданий Уманським МРВ УМВС України в Черкаській областi
(ким виданий документ)
на отримання від ТОВ «Променадо»
(найменування організації постачальника)
цінностей за рахунками № 222 від 02.01.2015, № 229 від 09.01.2015
(№ і дата наряду)
Перелік цінностей, які належить отримати:
| № з/п | Найменування цінностей | Одиниця виміру | Кількість (прописом) |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1 | Пісок | т | три |
| 2 | Цемент | т | одна |
| 3 | Цегла силікатна | шт. | вісімсот |
Підпис Мацієнко засвідчую
Керівник підприємства Головний І. І. Головний
Головний бухгалтер Ретельний В. В. Ретельний
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
