бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Обов’язок роботодавця — виплачувати працівникам зарплату. Та перш за все бухгалтер має провести розрахунок та нарахування зарплати. Про особливості оплати праці під час війни, загальні правила нарахування та утримання податків із зарплати — у консультації
Аби не втратити бізнес під час війни роботодавці часто зменшують розмір окладу для працівників або рівняють їх із мінімальною зарплатою. Однак роботодавець може наразитися на штраф від Держпраці. Законно зменшити оклади для працівників під час війни можна лише двома способами. Також варто не забувати про правила оплати праці під час воєнного стану.
Не всі виплати працівникам є заробітною платою. Для того, щоб розібратися, як нараховувати заробітну плату та які виплати входять до складу зарплати, слід керуватися такими нормативними документами, як:
Ці нормативні документи виділяють три складові нарахування на зарплату (ст. 2 Закону № 108):
основна — це винагорода за виконану роботу відповідно до встановлених норм праці, тобто плата за фактично відпрацьований час або вироблену продукцію, послуги, виконання посадових обов’язків. Вона встановлюється у вигляді тарифних ставок (окладів) і відрядних розцінок (при відрядній формі оплати праці, тобто в залежності від виробітку). У більшості підприємств — це лише сам оклад та оплата днів відрядження на основісереднього заробітку;
додаткова — це винагорода за працю понад встановлені норми, за трудові успіхи та винахідливість і особливі умови праці. У більшості підприємств — це здебільшого місячні, квартальні премії, відпускні та індексація;
інші заохочувальні та компенсаційні виплати — це виплати у формі винагород за підсумками роботи за рік, премії за спеціальними системами і положеннями, компенсаційні та інші грошові і матеріальні виплати, які не передбачені актами чинного законодавства або які провадяться понад встановлені норми. У більшості такі виплати або відсутні, або ж це річні премії, премії до ювілеїв й матеріальна й допомога на оздоровлення.
Бухгалтеру важливо ідентифікувати до якої складової належить та чи та виплата, аби правильно:
заповнити статистичну звітність, а саме розділ ІІІ «Склад фонду оплати праці штатних працівників» Звіту із праці за формою 1-ПВ (квартальна);
Також правильна ідентифікація виплати до згаданих вище 3-х складових зарплати знадобиться для заповнення розрахунково-платіжної відомості працівника за формою П-6 та розрахунково-платіжної відомості (зведеної) за формою П-7, які затверджені наказом Держстату від 05.12.2008 № 489. Якщо такі роботодавець складає, бо ждані форми не є обов’язковими при веденні обліку нарахування зарплати.
За рекомендацією Мінекономіки обчислюйте середню зарплату для визначення критичного статусу за даними Податкового розрахунку. Пояснимо, з яких рядків визначати показники. Також у статті експерта — ситуації, за яких середня зарплата занижується
інші надбавки та доплати, передбачені чинним законодавством
Інші компенсаційні виплати та платежі
винагороди та заохочення, що мають одноразовий характер, наприклад річна премія чи премія за виконання певного важливого завдання;
матеріальна допомога, що має систематичний характер, наприклад матеріальна допомога на оздоровлення при виході у відпустку у медпрацівників, педагогічних працівників, науково-педагогічних працівників і держслужбовців;
виплати соціального характеру, наприклад оплата добровільного страхування працівників (особистого, майнового), дотації на харчування працівників у буфетах/їдальнях, вартість путівок;
інші заохочувальні та компенсаційні виплати
Які виплати не входять до складу заробітної плати
Працівникам можуть нараховувати інші виплати, які не є зарплатою. До них зокрема належать (п. 3 Інструкції № 5):
допомога та інші виплати, що здійснюються за рахунок коштів фондів державного соціального страхування, наприклад лікарняні, які оплачуються за рахунок Пенсійного фонду України (ПФУ) (з 6-го дня непрацездатності, лікарняні «на дітей»), декретні (допомога з вагітності і пологів) від ПФУ, допомога на поховання;
оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності, тобто лікарняні (допомога з тимчасової непрацездатності) за рахунок коштів підприємства;
дивіденди, відсотки, виплати за паями;
компенсація витрат на відрядження (добові, оплата проїзду, готелю тощо);
матеріальна допомога, яка має разовий характер, та виплачується працівникам за їхнім проханням (заявою) через тимчасово скрутне матеріальне становище, сімейні обставини, хворобу чи інші потреби, зокрема матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань;
вихідна допомога при припиненні трудового договору;
внески підприємств на медичне та пенсійне страхування працівників, зокрема ЄСВ на фонд оплати праці працівників;
Підприємство нараховує резерв на виплату винагороди за підсумками року. У вересні керівництво помітило, що планові показники не виконало, тому вирішило не виплачувати працівникам премію за результатами поточного року. Чи можна відкоригувати резерв посеред року? Якщо так, то як це задокументувати?
Практичне значення розмежування виплат на «зарплату» й «не зарплату» має для цілей нарахування ЄСВ. Як правило, на незарплатні виплати внесок нараховувати не потрібно (див. уже згаданий Перелік № 1170). Виняток — лікарняні та декретні. Справа в тому, що лікарняні (допомога з тимчасової непрацездатності) для цілей оподаткування прирівняні до зарплати та у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку вказуються під тією ж ознакою доходу, що й зарплата, — «101». Щодо декретних (допомоги з вагітності та пологів), то нараховувати ЄСВ на них прямо вимагає абзац 2 пункту 1 статті 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообовʼязкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI. Там же як база ЄСВ згадуються і лікарняні.
Терміни виплати заробітної плати
Зарплату своїм працівникам роботодавець має виплачувати регулярно в робочі дні в строки, визначені у колективному договорі. Причому не рідше ніж двічі на місяць та з інтервалом не більш як 16 календарних днів. Якщо день виплати заробітної плати припадає на вихідний, святковий або неробочий день, виплатити її потрібно напередодні.
Ці вимоги стосуються всіх роботодавців: як юридичних осіб, так і фізичних осіб — підприємців.
Тож аванс слід виплачувати із 16-го по 22-ге число, а зарплату — з 1-го по 7-ме число наступного місяця. Потрібно прописати у колдоговорі або іншому внутрішньому документі роботодавця конкретні дати, а не проміжки часу. Графік виплат погодьте з профкомом, а за його відсутності — з представником трудового колективу.
Наприклад, виплачувати зарплату можна у такі числа місяця
1-го та 16-го числа відповідно;
2-го та 17-го;
3-го та 18-го;
4-го і 19-го;
5-го і 20-го;
6-го і 21-го;
7-го і 22-го.
Увага: виплату проводьте напередодні, якщо день виплати зарплати (у т. ч. авансу) припадає на вихідний, святковий або неробочий день.
Мінімальна зарплата — це встановлений законом мінімальний розмір оплати праці за виконану працівником місячну (годинну) норму праці (ст. 3 Закону № 108). Також державою гарантовано мінімальний посадовий оклад працівника. Він дорівнює прожитковому мінімуму для працездатної особи, встановленому на 1 січня (див. Таблицю).
Мінімальні гарантії в оплаті праці 2025
Період
Мінімальний посадовий оклад
Мінімальна зарплата
місячна
годинна
січень-грудень
3028 грн
8000 грн
48 грн/год
Зверніть увагу, якщо при виконанні місячної норми нарахована зарплата «не дотягує» до мінімальної, то необхідно здійснити доплату на суму різниці.
Як нараховується заробітна плата у мінімальному розмірі? Нарахування мінімальної зарплати зовсім не означає, що з неї не потрібно утримувати податки та інші обов’язкові платежі. Усе за загальними правилами. Єдине, що нарахування мінімальної заробітної плати може спричинити застосування податкової соціальної пільги (ПСП).
Ставка військового збору збільшується з 1,5% до 5%. Податкові зміни набрали чинності із 01.12.2024. Тримайте пояснення експерта, як будемо утримувати військовий збір із зарплатних виплат та винагороди за ЦПД за новою ставкою
звільнення від відповідальності за порушення строків оплати. Однак роботодавець має мати докази того, що це сталося внаслідок ведення бойових дій або дії інших форс-мажорних обставин. Закон не деталізує, які це мають бути докази, а перелік територій, де ведуться або велися активні бойові дії урядом ще не затверджений. Ймовірно, остаточне вирішення даного питання слід відкласти до завершення воєнного стану;
якщо зарплату виплатити неможливо з причини бойових дій, строк виплати переноситься до моменту відновлення підприємства (ч. 3 ст. 10 Закону № 2136).
Однак попри такі послаблення навіть через активні бойові дії чи форс-мажор обов’язок нарахування зарплати на підприємстві залишається.
Порядок нарахування заробітної плати (як за першу половину місяця, так і за другу половину місяця) потрібно проводити на основі табелю обліку робочого часу працівника. Розрахунок зарплати та пов’язаних з нею утримань здійснюють у відомості нарахування зарплати. Форма її довільна.Також бухгалтер може користуватись допоміжними таблицями, наприклад:
розрахунок оплати відпрацьованих днів за окладом;
розрахунок оплати днів відрядження на основі середньої;
розрахунок відпускних тощо.
Увага:
табель обліку робочого часу є підставою для нарахування працівникам зарплати. Із нього можна отримати інформацію про кількість відпрацьованих днів (годин), днів відпустки, лікарняного, відрядження тощо;
штатний розпис треба для обґрунтування використаних у розрахунку зарплати окладів;
відомість нарахування зарплати — це основний первинний документ, в якому містяться узагальнюючі відомості про:
нарахування зарплати (оклади, премії, додаткова зарплата, відпускні, лікарняні та ін.);
утримання із заробітної плати;
ЄСВ та його нарахування на фонд заробітної плати.
Приклад нарахування заробітної плати
Приклад розрахунку заробітної плати 1 (розрахунок зарплати за місяць). Оклад працівника 8000 грн. Премія — 3000 грн. У січні 2025 року він відпрацював 22 робочих днів, або 176 год. 06.01.2025 — відпустка за власний рахунок. Всього кількість робочих днів у січні 2025 — 23 дні або 184 год (святкових і неробочих днів немає з причини воєнного стану).
Розрахунки з оплати праці:
оплата за окладом: 8000 грн ÷ 176 год × 184 год= 7652,17 грн;
зарплата разом з премією: 7652,17 + 3000,00 = 10652,17 грн.
При відпрацюванні всіх днів зарплата працівника була б 11000 грн (=8000 + 3000).
Якщо працівник не має ПСП, то всього з його зарплати утримується 23% обов’язкових утримань у вигляді податків та зборів (ПДФО18% + ВЗ 5%). Військовий збір (ВЗ) з 1 грудня 2024 року по 31 грудня року, в якому буде припинено воєнний стан з зарплати складає 5% замість колишніх 1,5%. Якщо треба швидко дізнатися у такому випадку зарплату «чистими», то множимо зарплату на 0,77 (=1 – 23%/100%). Наприклад, зарплата «брудними» 8500 грн. Зарплата «чистими» дорівнює 8500 грн × 0,77 = 6545,00 грн.
Нарахування заробітної плати: проводки
Бухгалтерські проведення з нарахування зарплати розглянемо на прикладі.
Приклад нарахування зарплати: бухгалтерські проводки. Бухгалтер підприємства відпрацював у січні 2025 повністю 23 робочі дні (184 год). Оклад: 8000 грн, премія за інтенсивність роботи 30% окладу.
БУХОБЛІК НАРАХУВАННЯ ЗАРПЛАТИ 2025
Господарська операція
Дт
Кт
Сума
виплата авансу
виплачений аванс за січень (= 0,5×8000)
661
311
4000,00
сплачений ПДФО при виплаті авансу (=4000×0,18)*
641
311
720,00
сплачений ВЗ при виплаті авансу (=4000×0,05)*
642
311
200,00
сплачений ЄСВ при виплаті авансу (=4000×0,22)*
651
311
880,00
розрахунки з оплати праці за січень 2025
нарахована повна зарплата за січень (= 8000+8000×0,30)
92
661
10400,00
нарахований ЄСВ на зарплату (=10400×0,22)
92
651
2288,00
утриманий ПДФО із зарплати (=10400×0,18)
661
641
1872,00
утриманий ВЗ за січень (=10400×0,05)
661
642
520,00
виплата зарплати за 2-гу половину січня 2025
виплачена зарплата за 2-гу половину січня (=10400 — 4000 — 1872,00 — 156,00)
661
311
4372,00
сплачений ПДФО за 2-гу половину січня (=1872,00 — 720,00)
641
311
1152,00
сплачений ВЗ за 2-гу половину січня (=520,00 — 200,00)
642
311
320,00
сплачений ЄСВ за 2-гу половину січня (=2288,00 — 880,00)
651
311
1408,00
* щодо розрахунку ПДФО, ВЗ та ЄСВ при виплаті авансу законодавчих вимог немає, але сума виплат за першу та другу половину місяця мають зійтися з розрахунками за місяць. Розрахунок ПДФО, ВЗ та ЄСВ з авансу не впливає на суму сплачених за місяць податків, так як у Додаток 4ДФ Податкового розрахунку потрапляє загальна сума сплачених податків за місяць
Нарахування і виплата зарплати у 2025 році: яка відповідальність за порушення порядку і строків
Крім того, в разі порушення строків виплати зарплати посадових осіб можуть притягнути до адміністративної відповідальності згідно зі статтею 41 Кодексу про адміністративні правопорушення України. Це штраф від 510 до 1700 грн за перше порушення і від 1700 до 5100 грн за повторне порушення протягом року, якщо особу вже піддавали адміністративному стягненню або зарплату не виплатили вчасно неповнолітньому працівникові, вагітній жінці, одинокому батьку, матері чи особі, що їх замінює та виховує дитину віком до 14 років або дитину з інвалідністю.
За невиплату зарплати передбачено й кримінальну відповідальність. До неї можуть притягнути за безпідставну невиплату зарплати працівникам понад 1 місяць, якщо керівник підприємства, установи, організації або фізособа-підприємець зробили це навмисно. Такі дії загрожують штрафом від 8500 до 17000 грн або виправними роботами на строк до 2-х років, або позбавленням волі на строк до 2-х років із позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до 3-х років (ст. 175 Кримінального кодексу України).
