бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Обов’язок роботодавця – виплачувати працівникам заробітну плату. Та перш за все бухгалтер має провести розрахунок та нарахування зарплати. Про особливості оплати праці під час війни, загальні правила нарахування та утримати податків із зарплати – у консультації
Аби не втратити бізнес під час війни роботодавці часто зменшують розмір окладу для працівників або рівняють їх із мінімальною зарплатою. Однак у погоні за вигодою роботодавець може наразитися на штраф від Держпраці. Законно зменшити оклади для працівників під час війни можна лише двома способами. Також варто не забувати про правила оплати праці під час воєнного стану.
Не всі виплати працівникам є заробітною платою. Для того, щоб розібратися, які виплати входять до складу зарплати, слід керуватися такими нормативними документами, як:
Дані нормативні документи виділяють три складові заробітної плати (ст. 2 Закону № 108):
основна – це винагорода за виконану роботу відповідно до встановлених норм праці, тобто плата за фактично відпрацьований час або вироблену продукцію, послуги, виконання посадових обов’язків. Вона встановлюється у вигляді тарифних ставок (окладів) і відрядних розцінок (при відрядній формі оплати праці, тобто в залежності від виробітку). У більшості підприємств – це лише сам оклад та оплата днів відрядження на основі середнього заробітку;
додаткова – це винагорода за працю понад встановлені норми, за трудові успіхи та винахідливість і особливі умови праці. У більшості підприємств – це здебільшого місячні, квартальні премії, відпускні та індексація;
інші заохочувальні та компенсаційні виплати – це виплати у формі винагород за підсумками роботи за рік, премії за спеціальними системами і положеннями, компенсаційні та інші грошові і матеріальні виплати, які не передбачені актами чинного законодавства або які провадяться понад встановлені норми. У більшості такі виплати або відсутні, або ж це річні премії, премії до ювілеїв й матеріальна й допомога на оздоровлення.
Бухгалтеру важливо ідентифікувати до якої складової належить та чи та виплата, аби правильно:
заповнити статистичну звітність, а саме розділ ІІІ «Склад фонду оплати праці штатних працівників» Звіту із праці за формою 1-ПВ (квартальна);
Також правильна ідентифікація виплати до згаданих вище 3-х складових зарплати знадобиться для заповнення розрахунково-платіжноївідомості працівника за формою П-6 та розрахунково-платіжної відомості (зведеної) за формою П-7, які затверджені наказом Держстату від 05.12.2008 № 489. Якщо такі роботодавець складає, так як дані форми не є обов’язковими при веденні обліку нарахування зарплати.
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
інші надбавки та доплати, передбачені чинним законодавством
Інші компенсаційні виплати та платежі
винагороди та заохочення, що мають одноразовий характер, наприклад річна премія чи премія за виконання певного важливого завдання;
матеріальна допомога, що має систематичний характер, наприклад матеріальна допомога на оздоровлення при виході у відпустку у медпрацівників, педагогічних працівників, науково-педагогічних працівників і держслужбовців;
виплати соціального характеру, наприклад оплата добровільного страхування працівників (особистого, майнового), дотації на харчування працівників у буфетах/їдальнях, вартість путівок;
інші заохочувальні та компенсаційні виплати
Які виплати не входять до складу заробітної плати
Працівникам можуть нараховувати інші виплати, які не є заробітною платою. До них зокрема належать (п. 3 Інструкції № 5):
допомога та інші виплати, що здійснюються за рахунок коштів фондів державного соціального страхування, наприклад лікарняні, які оплачуються за рахунок Пенсійного фонду України (ПФУ)(з 6-го дня непрацездатності, лікарняні «на дітей»), декретні (допомога з вагітності і пологів)з ПФУ, допомога на поховання;
оплата перших 5 днів тимчасової непрацездатності, тобто лікарняні (допомога з тимчасової непрацездатності) за рахунок коштів підприємства;
дивіденди, відсотки, виплати за паями;
компенсація витрат на відрядження (добові, оплата проїзду, готелю тощо);
матеріальна допомога, яка має разовий характер, та виплачується працівникам за їхнім проханням (заявою) через тимчасово скрутне матеріальне становище, сімейні обставини, хворобу чи інші потреби, зокрема матеріальна допомога на вирішення соціально-побутових питань;
вихідна допомога при припиненні трудового договору;
внески підприємств на медичне та пенсійне страхування працівників, зокрема ЄСВ на фонд оплати праці працівників;
Підприємство нараховує резерв на виплату винагороди за підсумками року. У вересні керівництво помітило, що планові показники не виконало, тому вирішило не виплачувати працівникам премію за результатами поточного року. Чи можна відкоригувати резерв посеред року? Якщо так, то як це задокументувати?
Практичне значення розмежування виплат на «зарплату» й «не зарплату» має для цілей нарахування ЄСВ. Як правило, на незарплатні виплати внесок нараховувати не потрібно (див. уже згаданий Перелік № 1170). Виняток – лікарняні та декретні. Справа в тому, що лікарняні(допомога з тимчасової непрацездатності) для цілей оподаткування прирівняні до зарплати та у Додатку 4ДФ Податкового розрахунку вказуються під тією ж ознакою доходу, що й зарплата, – «101». Щодо декретних (допомоги з вагітності та пологів), то нараховувати ЄСВ на них прямо вимагає абз. 2 п. 1 ст. 7 Закону «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообовґʼязкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464. Там же як база ЄСВ згадуються і лікарняні.
Терміни виплати заробітної плати
Заробітну плату своїм працівникам роботодавець має виплачувати регулярно в робочі дні в строки, визначені у колективному договорі. Причому не рідше ніж двічі на місяць та з інтервалом не більш як 16 календарних днів. Якщо день виплати заробітної плати припадає на вихідний, святковий або неробочий день, виплатіть її напередодні.
Ці вимоги стосуються всіх роботодавців: як юридичних осіб, так і фізичних осіб — підприємців.
Тож аванс виплачуйте із 16-го по 22-ге число, а зарплату — з 1-го по 7-ме число наступного місяця. Пропишіть у колдоговорі або нормативному акті роботодавця конкретні дати, а не проміжки часу. Графік виплат погодьте з профкомом, а за його відсутності — з представником трудового колективу.
Отже, платіть заробітну плату:
1-го та 16-го числа відповідно;
2-го та 17-го;
3-го та 18-го;
4-го і 19-го;
5-го і 20-го;
6-го і 21-го;
7-го і 22-го.
Увага:виплату проводьте напередодні, якщо день виплати зарплати (у т. ч. авансу) припадає на вихідний, святковий або неробочий день.
Зверніть увагу, якщо при виконанні місячної норми нарахована заробітна плата «не дотягує» до мінімальної, то необхідно здійснити доплату на суму різниці.
Нарахування заробітної плати у розмірі мінімальної зовсім не означає, що з зарплати не потрібно утримувати податки та інші обов’язкові платежі. Усе за загальними правилами. Єдине, що малий розмір зарплати може спричинити застосування податкової соціально пільги (ПСП).
З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи
Воєнний час – не може бути сам собою причиною причина взагалі не виплачувати або ж затримувати працівникам заробітну плату. За ч. 1 і ч. 2 ст. 10 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136 (далі – Закон № 2136) зарплата виплачується на умовах, визначених трудовим договором, а роботодавець має вживати всіх можливих заходів для своєчасної виплати зарплати.
Однак усе ж таки деякі послаблення є:
звільнення від відповідальності за порушення строків оплати. Однак роботодавець має мати докази того, що це сталося внаслідок ведення бойових дій або дії інших форс-мажорних обставин. Закон не деталізує, які це мають бути докази, а перелік територій, де ведуться або велися активні бойові дії урядом ще не затверджений. Ймовірно, остаточне вирішення даного питання слід відкласти до завершення воєнного стану;
якщо зарплату виплатити неможливо з причини бойових дій, строк виплати переноситься до моменту відновлення підприємства.
Однак попри такі послаблення навіть через активні бойові дії чи форс-мажор обов’язок виплатити зарплату залишається.
Нараховувати заробітну плату (як за першу половину місяця, так і за другу половину місяця) потрібно на основі табелю обліку робочого часу працівника. Розрахунок зарплати та пов’язаних з нею утримань здійснюють у відомості нарахування заробітної плати. Форма її довільна.Також бухгалтер може користуватись допоміжними таблицями, наприклад:
розрахунок оплати відпрацьованих днів за окладом;
розрахунок оплати днів відрядження на основі середньої;
розрахунок відпускних тощо.
Увага:
табель обліку робочого часує підставою для нарахування працівникам заробітної плати. Із нього можна отримати інформацію про кількість відпрацьованих днів (годин), днів відпустки, лікарняного, відрядження тощо;
штатний розпистреба для обґрунтування використаних у розрахунку зарплати окладів;
відомість нарахування заробітної плати – це основний первинний документ, в якому містяться узагальнюючі відомості про:
Приклад 1 (розрахунок зарплати за місяць). Оклад працівника 7100 грн. Премія – 3000 грн. За січень 2024 р. ним відпрацьовано 22 робочих днів, або 176 год. 29.01.2024 р. – відпустка за власний рахунок. Всього кількість робочих днів у січні 2024 – 23 дні або 184 год (святкових і неробочих днів немає з причини воєнного стану). Кількість робочих годин у січні 2024 – 184.
Розрахунок заробітної плати:
оплата за окладом = 7100 грн ÷ 176 год × 184 год= 6791,30 грн;
зарплата разом з премією= 6791,30 + 3000,00 = 9791,30 грн.
При відпрацюванні всіх днів зарплата працівника була б 10100 грн (=7100 + 3000).
Якщо працівник не має ПСП, то всього з його зарплати утримується 19,5% обов’язкових утримань у вигляді податків та зборів (= 18% + 1,5%). Якщо треба швидко дізнатися у такому випадку зарплату «чистими», то множимо зарплату на 0,805. Наприклад, зарплата «брудними» 8500 грн. Зарплата «чистими» = 8500×0,805 = 6842,50 грн.
Нарахування заробітної плати: проводки
Бухгалтерські проведення з нарахування зарплати розглянемо на прикладі.
Приклад 2. Бухгалтер підприємства відпрацював у січні 2024 повністю 23 робочі дні (184 годин). Оклад: 7100 грн, премія за інтенсивність роботи 30% окладу.
БУХГАЛТЕРСЬКИЙ ОБЛІК НАРАХУВАННЯ ЗАРПЛАТИ 2024
Господарська операція
Дт
Кт
Сума
Виплата авансу
виплачений аванс за січень (= 0,5×7100)
661
311
3550,00
сплачений ПДФО при виплаті авансу (=3550×0,18)*
641
311
639,00
сплачений ВЗ при виплаті авансу (=3550×0,015)*
642
311
53,25
сплачений ЄСВ при виплаті авансу (=3550×0,22)*
651
311
781,00
Розрахунки з оплати праці в кінці січня 2024
нарахована повна зарплата за січень (= 7100+7100×0,30)
92
661
9230,00
нарахований ЄСВ на заробітну плату (=9230×0,22)
92
651
2030,60
утриманий ПДФО із зарплати (=9230×0,18)
661
641
1661,40
утриманий ВЗ за січень (=9230×0,015)
661
642
138,45
Виплата зарплати за 2-гу половину січня 2024
виплачена зарплата за 2-гу половину січня (=9230– 3550– 1661,40– 138,45)
661
311
3880,15
сплачений ПДФО за 2-гу половину січня (=1661,40– 639)
641
311
1022,40
сплачений ВЗ за 2-гу половину січня (=138,45– 53,25)
642
311
85,20
сплачений ЄСВ за 2-гу половину січня (=2030,60– 781)
651
311
1249,60
* щодо розрахунку ПДФО, ВЗ та ЄСВ при виплаті авансу законодавчих вимог немає, але сума виплат за першу та другу половину місяця мають зійтися з розрахунками за місяць. Розрахунок ПДФО, ВЗ та ЄСВ з авансу не впливає на суму сплачених за місяць податків, так як у Додаток 4ДФ Податкового розрахунку потрапляє загальна сума сплачених податків за місяць
2023-й став роком «гойдалок» для індексації. Однак період «замороження» індексації добігає кінця. А відтак маєте знати, як діяти далі. У статті — відповіді на запитання, як індексувати зарплату 2024 року
Крім того, в разі порушення строків виплати зарплати посадових осіб можуть притягнути до адміністративної відповідальності згідно зі ст. 41 Кодексу про адміністративні правопорушення України. Це штраф від 510 до 1700 грн за перше порушення і від 1700 до 5100 грн за повторне порушення протягом року, якщо особу вже піддавали адміністративному стягненню або зарплату не виплатили вчасно неповнолітньому працівникові, вагітній жінці, одинокому батьку, матері чи особі, що їх замінює та виховує дитину віком до 14 років або дитину з інвалідністю.
За невиплату зарплати передбачено й кримінальну відповідальність. До неї можуть притягнути за безпідставну невиплату зарплати працівникам понад 1 місяць, якщо керівник підприємства, установи, організації або фізична особа – підприємець зробили це навмисно. Такі дії загрожують штрафом від 8500 до 17000 грн або виправними роботами на строк до 2-х років, або позбавленням волі на строк до 2-х років із позбавленням права обіймати певні посади чи займатися певною діяльністю на строк до 3-х років (ст. 175 Кримінального кодексу України).
