Інвентаризація коштів

Інвентаризацію коштів проводять в обов’язковому порядку перед складанням річної бухгалтерської звітності (абз. другий п. 7 розд. І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879).

Втрата первинних документів через руйнування офісу

Строки інвентаризації кас на підприємстві встановлює керівник.

Порядок проведення інвентаризації каси окреслено у Положенні про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженому постановою Правління НБУ від 15.12.2004 № 637 (далі — Положення № 637).

Послідовність проведення інвентаризації каси

Пункт 4.10 Положення № 637 визначає певну послідовність проведення інвентаризації каси підприємства. Насамперед керівник видає наказ, яким визначає склад інвентаризаційної комісії (далі — комісія) та встановлює строки проведення інвентаризації. Розпочати роботу комісія може у будь-який час доби. Але доцільно проводити інвентаризацію каси на самому початку або наприкінці робочого дня, коли ще не розпочаті або вже закриті операції за поточний день. Якщо інвентаризацію розпочато посеред дня, треба, щоб касир провів у касовій книзі всі документи та вивів розрахунковий залишок готівки за період з початку робочого дня до початку інвентаризації.

До початку інвентаризації касир має надати комісії розписку, оформлену відповідно до додатка 7 до Положення № 637.

► Річна інвентаризація — основа фінзвітності

Далі комісія встановлює фактичний залишок готівки в касі методом повного покупюрного і помонетного перерахунку та порівнює його з розрахунковим залишком.

Якщо в касі є цінні папери, чекові книжки, поштові марки, бланки суворого обліку тощо, вони також підлягають інвентаризації.

Окремого порядку інвентаризації інвалюти немає. Тому на практиці керуються тим самим порядком, що і за інвентаризації національної валюти. Готівку в інвалюті підприємства використовують для видачі авансів на закордонні відрядження працівників та/або на експлуатаційні витрати, пов’язані з обслуговуванням транспортних засобів за кордоном.

► Помилки під час інвентаризації

Зауважимо, що для обліку оприбуткування інвалюти підприємство може завести окрему касову книгу. У ній суми відображають як у гривнях, так і в іноземній валюті. Таку саму думку свого часу висловив НБУ у листі від 27.01.2006 № 11-113/353-954. До того ж і податківці у Загальнодоступному інформаційно-довідковому ресурсі (категорія 109.21) наголошують на можливості ведення касових операцій в іноземній валюті із застосуванням окремої касової книги.

Проте акт інвентаризації готівки в касі складають один — і для національної валюти, і для решти видів інвалюти, наявних у касі (каса на підприємстві — одна). Для перерахунку інвалюти в національну валюту застосовують офіційний курс НБУ на дату проведення інвентаризації.

У випадку інвентаризації готівки за місцем здійснення розрахунків із використанням РРО послідовність проведення інвентаризації така сама. Однак для визначення розрахункового залишку в скриньці РРО касир має роздрукувати денний звіт (п. 13 ст. 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР).

► ПДВ за результатами інвентаризації

Сума готівки у скриньці РРО має відповідати показникам денного звіту.

У разі використання розрахункових книжок сума готівкових коштів на місці проведення розрахунків має відповідати загальній сумі продажу за розрахунковими квитанціями, виданими з початку робочого дня.

Відображення результатів інвентаризації

Після завершення інвентаризації складають акт про результати інвентаризації наявних коштів (далі — акт) за формою, наведеною у додатку 7 до Положення № 637.

Акт складають у двох примірниках. Підписують його всі члени комісії та матеріально відповідальна особа.

У разі зміни матеріально відповідальних осіб акт складають у трьох примірниках: для матеріально відповідальної особи, яка здала цінності, матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності, а також для бухгалтерії.

► Документуємо інвентаризацію

У разі виявлення нестачі або надлишку грошей у касі з’ясовують обставини їх виникнення. Суму зазначають в акті, а від касира отримують пояснення.

Комісія складає також інвентаризаційний опис бланків суворого обліку або цінних паперів за їх наявності.

Відшкодування нестач

У разі виявлення під час інвентаризації нестачі з вини касира (крім випадків крадіжки, пожежі, інших надзвичайних ситуацій) він має відшкодувати всю суму нестачі (п. 4.7 та 4.8 Положення № 637).

Порядок відшкодування нестачі коштів у іноземній валюті регулює Закон України «Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), недостачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей» від 06.06.1995 № 217/95-ВР (далі — Закон № 217).

У разі виявлення розкрадання (знищення, псування) чи недостачі інвалютних коштів, цінних паперів в іноземній валюті завдані збитки визначають у потрійній сумі (вартості) таких валютних цінностей, перерахованій у валюту України за обмінним курсом НБУ на день виявлення завданих збитків (пп. «е» ст. 1 Закону № 217). Стягнуті з винних осіб суми спрямовують, насамперед, на відшкодування збитків, завданих підприємству, а решту перераховують до держбюджету (ст. 3 Закону № 217). Винні у розкраданні цих коштів повністю відшкодовують збитки підприємству, незалежно від притягнення їх до кримінальної, адміністративної, дисциплінарної відповідальності (ст. 5 Закону № 217).

► Інвентаризація запасів від А до Я

Варто пам’ятати, що за несвоєчасне або неякісне проведення інвентаризації грошових коштів, порушення правил ведення касових операцій, невжиття заходів щодо відшкодування з винних осіб збитків від недостач посадових осіб підприємства можуть притягнути до адміністративної відповідальності (ст. 164-2 Кодексу України про адміністративні правопорушення). На них можуть накласти штраф у розмірі від 8 до 15 нмдг (від 136 до 255 грн.). А за ті самі дії, вчинені протягом року повторно, — від 10 до 20 нмдг (від 170 до 340 грн.).

Винна у нестачі особа (зазвичай це касир) одразу має внести гроші в касу. Інший варіант — стягнути суму нестачі з її заробітної плати згідно з наказом керівника.

► Провели інвентаризацію лише на папері: що буде

Якщо сума нестачі невелика та її буде одразу внесено в касу або у цьому самому місяці утримано із заробітної плати касира, немає потреби обліковувати суму нестачі на позабалансовому субрахунку 072 «Невідшкодовані нестачі і втрати від псування цінностей».

Суму нестачі списують на субрахунок 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» і додатково відображають на субрахунку 072.

Після встановлення винної особи суму нестачі списують за кредитом субрахунку 072. Виникнення дебіторської заборгованості за субрахунком 375 «Розрахунки за відшкодуванням завданих збитків» відображають у кореспонденції із субрахунком 716 «Відшкодування раніше списаних активів».

Облік надлишку готівки

Якщо за результатом інвентаризації готівки в касі виявлено надлишок, на цю суму потрібно виписати прибутковий касовий ордер та зарахувати кошти в дохід підприємства. Включення до складу доходу надлишку готівки як у національній валюті, так і в інвалюті відображають за дебетом субрахунків 301 «Готівка в національній валюті», 302 «Готівка в іноземній валюті» та за кредитом субрахунку 719 «Інші доходи від операційної діяльності».

► РРО

Розглянемо облік результатів інвентаризації на прикладі.

Відображення в обліку результатів інвентаризації каси

Під час інвентаризації каси підприємства виявлено нестачу готівки в національній валюті в розмірі 100 грн. та надлишок інвалюти — 10 євро.

Нестачу одразу було внесено до каси винною особою (касиром), а надлишок інвалюти оприбутковано.

Курс НБУ на дату проведення інвентаризації — 26 грн. за 1 євро.

Інвентаризація безготівкових коштів

На відміну від актів звірки розрахунків з дебіторами та кредиторами, в яких за виявлення розбіжностей дозволяють залишати сальдо, що випливає з обліку підприємства, сальдо за банківськими рахунками має бути обов’язково погоджено з банком.

► Як виправити помилку, якщо касир замість «службової видачі» зробив операцію «службове внесення»

Інвентаризація безготівкових коштів на поточних та валютних рахунках в банківських установах полягає у встановленні реальних залишків на таких рахунках. Комісія має перевірити відповідність вхідного і вихідного сальдо за всіма банківськими виписками даним облікових регістрів на дату інвентаризації, а також уточнити, у яких банківських установах відкриті поточні, депозитні рахунки.

Операції та розрахунки іноземною валютою на субрахунках 312 «Поточні рахунки в іноземній валюті» та 314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті» обліковують у гривнях у сумі, яку визначають шляхом перерахунку іноземної валюти за курсом НБУ. Одночасно грошові кошти відображають у тій валюті, в якій здійснюють розрахунки й платежі.

Курсові різниці від перерахунку іноземної валюти узагальнюють на субрахунках 714 «Дохід від операційної курсової різниці» та 945 «Втрати від операційної курсової різниці».

На субрахунках 333 «Грошові кошти в дорозі в національній валюті» та 334 «Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті» обліковують грошові суми, унесені в каси банків, ощадні каси або поштові відділення для подальшого їх зарахування на розрахункові або інші рахунки підприємства.

Якщо кошти були перераховані в останні дні місяця і будуть зараховані на рахунки в наступному місяці, їх інвентаризують як кошти в дорозі. Інвентаризацію грошових коштів у дорозі здійснюють методом порівняння сум на субрахунках бухгалтерського обліку з даними квитанцій банківських установ, поштових відділень тощо.

► Подаємо фінзвітність за I квартал: хто, коли і кому

Якщо під час звірки будуть встановлені розбіжності, які підтверджують засвідчені довідки банку, їх відображають в акті із зазначенням причин.

Типової форми акта інвентаризації безготівкових коштів не затверджено. Підприємство може самостійно розробити та використовувати свою форму такого акта.

Банки станом на останній операційний день року також проводять інвентаризацію безготівкових коштів. Вони самостійно готують акти звірки та узгоджують суми зі своїми клієнтами.