керівник видавничої групи «Головбух-Держзакупівлі»
Гроші люблять лічбу, тому не нехтуйте інвентаризацією коштів. Гроші мають дві форми: готівкову та безготівкову. Першу перевірити простіше, хоча й не без нюансів. А з другою — доведеться пововтузитися. У статті розповімо: як підготуватися до інвентаризації; на що звернути увагу під час перевірки купюр і рахунків, як задокументувати результати
Інвентаризувати касу — прямий обов’язок підприємства (п. 46 Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148; далі — Положення про касові операції). Із цим завданням легко впорається постійно діюча інвентаризаційна комісія. Кошти інвентаризуйте у строки, встановлені керівником. Інвентаризація каси проводиться обов’язково, коли змінюється матеріально відповідальна особа (МОВ), та перш ніж складати річну фінзвітність.
Інвентаризація каси
До початку інвентаризації МОВ дають розписку з додатка 7 до Положення про касові операції. Потім за роботу береться інвентаризаційна комісія (табл.).
Готівку перерахуйте покупюрно (помонетно). Залишок порівняйте з даними обліку та записами у касовій книзі. Якщо працюєте з РРО, перевірте суму наявної готівки на місці проведення розрахунку та порівняйте з тією, яку зазначили у X-звіті
2
Касова книга
Подбайте, щоб вона була прошнурована, пронумерована і скріплена печаткою фірми. Перевірте наявність підписиів бухгалтера і касира. Якщо ведете електронну касову книгу, перевірте, чи коректно працюють програмні засоби оброблення касових документів
3
Книга обліку розрахункових операцій
Проконтролюйте:
щоденні записи;
підклеєні контрольні стрічки;
чи збігаються графи «Службове внесення» та «Службова видача» із записами у касовій книзі.
Пам’ятайте, що на одній сторінці не має бути більше ніж п’ять помилок
4
Прибуткові та видаткові касові ордери, Відомості на виплату готівки
Перевірте :
чи своєчасно оприбутковують кошти і здають їх до банку;
чи були підстави оформлювати касову документацію;
чи є підписи осіб, що отримали кошти;
чи немає виправлень
5
Журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових документів
Прогляньте нумерацію касових ордерів. Номерів через дріб або рисочку не мусить бути
чи зазначили в наказі розрахунковий період і чи визначили спосіб обчислення (за середньоденним надходженням або середньоденною видачею коштів);
чи розрахували ліміт за правилами Положення про касові операції;
чи не виходили за межі ліміту
7
Гранична сума розрахунків готівкою
Зверніть увагу на значні виплати з каси. Підприємство може розрахуватися з іншим суб’єктом господарювання готівкою в сумі не більше ніж10 тис. грн за день. Фізичній особі можна заплатити у п’ять разів більше — до 50 тис. грн (п. 6 Положення про касові операції)
8
Підзвітні суми
Визначіть:
чи завжди своєчасно і в повному обсязі враховували залишок за виданими авансами під звіт;
чи не «зависла» заборгованість за сумами, що фірма заборгувала своїм працівникам
Фіналом інвентаризації каси є Акт про результати інвентаризації наявних коштів(див. Додаток 1). Його оформіть у двох примірниках: для бухгалтерії та МВО.Якщо інвентаризацію проводите за зміни касира, зробіть три примірники акта: для бухгалтерії, для МОВ, що здає, і для МОВ, що отримує цінності.
Ідеальний варіант — комісія не виявила жодних відхилень. Дуже добре, так тримати, працюємо далі.
Кращий варіант — у касі знайшли готівку, не підтверджену касовими документами. Її вважають надлишком готівки у касі. Його оприбуткуйте і зарахуйте у дохід: Д-т 301 «Готівка в національній валюті» — К-т 719 «Інші доходи від операційної діяльності».
Далі перевірте реальність сум грошей на поточних, валютних та інших рахунках інвентаризації. Для чого це потрібно? Насамперед для того, щоб до показників фінзвітності потрапили точні дані. Найпильнішу увагу інвентаризаційна комісія приділить рахунку 31 «Рахунки в банках», а саме субрахункам:
311 «Поточні рахунки в національній валюті»;
312 «Поточні рахунки в іноземній валюті»;
313 «Інші рахунки в банку в національній валюті»;
314 «Інші рахунки в банку в іноземній валюті».
Візьміть у бухгалтерії інформацію про залишки на рахунках в банку. Це буде роздруківка з комп’ютерної програми за рахунком 31 із розбивкою за субрахунками.
Далі візьміть у банку виписку з рахунку (особисто або через систему «клієнт-банк»). За цим документом зможете зрозуміти:
Додайте і специфічну інформацію: номер, валюта і стан рахунку (активний чи заблокований), назва обслуговуючого банку, суми коштів на рахунку згідно з даними бухобліку та за результатами інвентаризації (Примірний зразок інвентаризаційного опису див. Додаток 2). Окремим рядком зазначте виявлені нестачі, лишки, відхилення.
