Насамперед зазначимо, що для цілей бухгалтерського обліку запаси, зокрема, включають:
- сировину, основні й допоміжні матеріали, комплектуючі вироби та інші матеріальні цінності, що призначені для виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг, обслуговування виробництва й адміністративних потреб;
- готову продукцію, що виготовлена на підприємстві, призначену для продажу;
- товари у вигляді матеріальних цінностей, що придбані (отримані) та утримуються підприємством з метою подальшого продажу;
- малоцінні та швидкозношувані предмети, що використовуються протягом не більше одного року або нормального операційного циклу, якщо він більше одного року (п. 6 П(С)БО 9 «Запаси»).
Відповідно до пункту 5 розділу І Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затвердженого наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі — Положення № 879), головними завданнями інвентаризації запасів є:
- виявлення їх фактичної наявності;
- установлення лишку або нестачі запасів шляхом зіставлення фактичної наявності з даними бухгалтерського обліку;
- виявлення запасів, які частково втратили свою первісну якість, а також запасів, що не використовуються;
- виявлення активів, які не відповідають критеріям визнання.
Порядок проведення інвентаризації
До початку інвентаризації представники інвентаризаційної комісії ознайомлюють матеріально відповідальних осіб із наказом керівника про інвентаризацію та беруть розписку про те, що до початку проведення інвентаризації всі видаткові й прибуткові документи на ТМЦ здано до бухгалтерії, всі ТМЦ, які надійшли, оприбутковано, а ті, що вибули, списано у видаток (п. 6 розд. ІІ Положення № 879).
Запаси під час інвентаризації переважують, обміряють, підраховують у порядку розміщення цінностей у приміщенні (п. 7 розд. ІІ Положення № 879). На запаси, які перебувають у дорозі, не оплачені у строк покупцями відвантажені товари та цінності і на ті, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці), інвентаризаційні описи складають окремо.
Якщо товари зберігають у непошкодженій упаковці постачальника, кількість цінностей товарів може визначатися на підставі документів з обов’язковою перевіркою в натурі частини вказаних цінностей. На прибуткових та видаткових документах на запаси, що прийняті або відпущені під час інвентаризації, матеріально відповідальна особа у присутності членів інвентаризаційної комісії робить відповідні позначки. Відомості про них заносять до окремого опису.
На малоцінні та швидкозношувані предмети, видані в індивідуальне користування працівників, допускається складання групових інвентаризаційних описів із зазначенням у них відповідальних за ці предмети осіб.
У разі зберігання ТМЦ у різних ізольованих приміщеннях у однієї матеріально відповідальної особи інвентаризацію проводять послідовно за місцями зберігання. Після перевірки цінностей вхід до приміщення опечатують пломбіратором (п. 8 розд. ІІ Положення № 879).
Оформлення результатів інвентаризації
Результати інвентаризації оформлюють в інвентаризаційних описах або ярликах.
Форму інвентаризаційного опису (ф. № М-21) затверджено наказом Мінстату від 21.06.1996 № 193. Інвентаризаційний опис за формою № М-21 складають під час зняття натуральних залишків запасів за кожним окремим складом, дільницею, об’єктом, які перебувають у матеріально відповідальних осіб. В описі зазначають найменування матеріалів, їхні номенклатурні номери, тип, сорт, розмір та інші ознаки відмінності.
У кінці інвентаризаційного опису підписуються усі члени комісії та матеріально відповідальні особи.
Крім форми № М-21, для оформлення результатів інвентаризації підприємство може використовувати форму № инв-3, затверджену постановою Держкомстату СРСР від 28.12.1989 № 241 (далі — Постанова № 241).
У цій формі текст розписок включено до інвентаризаційного опису, тому їх не потрібно брати окремо.
Зазначимо, що на сьогодні форма № инв-3 є чинною. Це підтверджує і Держкомстат у листі від 15.07.2010 № 14/2-18/72, де роз’яснено, що підприємство може використовувати для оформлення результатів інвентаризації форму № инв-3, оскільки вона не суперечить опису форми № М-21.
Інвентаризаційний опис товарів, прийнятих (зданих) на відповідальне зберігання (ф. № инв-5, затверджена Постановою № 241), застосовується для відображення даних про перерахунок запасів, що перебувають на комісії, переробці, відповідальному зберіганні тощо. Його першу частину (яка стосується прийнятих на зберігання запасів) заповнюють на підприємстві, а другу — лише після фактичної перевірки наявності переданих запасів іншим особам за договорами.
У випадках, коли за умовами організації виробництва інвентаризаційна комісія не має можливості одразу зробити підрахунок матеріальних цінностей і записати їх до інвентаризаційного опису, для обліку фактичної наявності сировини, готової продукції, товарів та інших матеріальних цінностей на складах у період проведення інвентаризації застосовують інвентаризаційний ярлик (ф. № инв-2, затверджена Постановою № 241).
Ярлики складають в одному примірнику та зберігають разом із перерахованими запасами.
Після закінчення інвентаризації запасів матеріально відповідальна особа має підписати розписку, наведену в інвентаризаційних описах, про те, що всі запаси, які відображено в інвентаризаційному описі, перевірено комісією в натурі в присутності матеріально відповідальної особи і внесено в опис, у зв’язку з чим претензій до інвентаризаційної комісії немає.
«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!
Відображення відхилень фактичних даних від облікових
Якщо за результатами інвентаризації виявлено відхилення фактичних даних про запаси від облікових, то перелік таких запасів заносять до порівняльної відомості результатів інвентаризації товарно-матеріальних цінностей (ф. № инв-19, затверджена Постановою № 241). Порівняльну відомість складає бухгалтер підприємства в одному примірнику, зберігають її в бухгалтерії три роки. На підставі цього документа виявлені розбіжності відображають у бухгалтерському обліку.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
