Звіт подається одним зі способів на вибір страхувальника:
- в електронній формі;
- на паперових носіях;
- поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення.
У разі надсилання звітів поштою страхувальник зобов’язаний здійснити таке відправлення на адресу органу Фонду не пізніше ніж за десять днів до закінчення строку подання звітів. Звіти на паперових носіях завіряються підписами керівника, головного бухгалтера (за наявності такої посади у страхувальника) та скріплюються печаткою (за наявності). Електронна форма звітів повинна відповідати звітам на паперових носіях.
У разі недотримання правил формування та подання звітів, затверджених Порядком, звіти не приймаються.
Страхувальники зобов’язані формувати та подавати до органів Фонду звітність щодо коштів загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, не пізніше 20 числа наступного за звітним періодом місяця. Базовим звітним періодом є квартал.
Не подається звіт за формою Ф4-ФСС з ТВП у разі:
- відсутності у страхувальника зобов’язання перед Фондом за субрахунками, на яких ведеться облік розрахунків з Фондом на початок кожного звітного кварталу, та оборотів за субрахунками у звітному кварталі;
- наявності зобов’язання Фонду перед страхувальником на початок року та відсутності оборотів за субрахунками, на яких ведеться облік розрахунків з Фондом у звітному кварталі.
Якщо страхувальник у звітному періоді змінює місцезнаходження або місце проживання (за межами територіального обслуговування органу Фонду, в якому він перебував на обліку), звіти за цей звітний період подаються до органу Фонду за новим місцем взяття на облік.
Звіт складається з головної частини та двох таблиць. У головній частині звіту зазначається період, за який складено звіт, та реквізити страхувальника. У звіті проставляються дані за всіма передбаченими звітом показниками за звітний квартал та наростаючим підсумком з початку звітного року.
Таблиця I «Розрахунки по коштах загальнообов’язкового державного соціального страхування» заповнюється у гривнях з копійками. У таблиці II «Розшифровка витрат за рахунок страхових коштів» наводиться інформація про витрати, проведені страхувальником на матеріальне забезпечення за їх видами.
У разі виявлення помилки у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП страхувальник має право до кінцевого терміну подання цієї звітності повторно сформувати та подати звіт.Чинним вважається останній електронний або паперовий звіт, поданий страхувальником до закінчення терміну подання звітності, визначеного Порядком.
Письмове повідомлення про факт виявлення помилки складається у двох примірниках і має містити:
- найменування страхувальника;
- реєстраційний код страхувальника в органі Фонду або його номер у Державному реєстрі (для зареєстрованих після 01.01.2011) та ідентифікаційний код за ЄДРПОУ;
- період виявлення помилки;
- зміст помилки з посиланням на чинне законодавство, згідно з яким робляться виправлення;
- суму відкоригованих внесків або витрат;
- суму донарахованої пені;
- дату складання повідомлення.
Письмове повідомлення надсилається за підписом керівника та головного бухгалтера або фізичної особи — суб’єкта підприємницької діяльності та зберігається у страхувальника (копія) і в органі Фонду разом із звітом страхувальника за той квартал, в якому це повідомлення отримане.
Страхувальник при поданні звітності до органу Фонду повинен відобразити помилки минулих кварталів звітного року шляхом коригування відповідних показників звітності. Помилки минулих років, що стосуються фінансових показників (про донараховані або нараховані помилково суми страхових внесків, страхові внески, донараховані внаслідок зайво нарахованих раніше сум допомоги), відображаються в рядку 3 таблиці I звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП.
Додатково нараховані суми допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, зокрема у зв’язку з догляду за хворим членом сім’ї, вагітністю та пологами, а також збільшення кількості днів за листками непрацездатності, що оплачені в минулих роках, відображаються в рядках 1, 2, 3 таблиці II звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП.
За несвоєчасне подання або неподання встановленої звітності за коштами Фонду, подання недостовірної звітності щодо використання страхових коштів на посадових осіб підприємств, установ, організацій, фізичних осіб, які використовують найману працю, накладається штраф.
