Насамперед з’ясуємо, що означають поняття «відокремлений підрозділ» і «каса». Їх визначення наведені у пункті 1.2 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 15.12.2004 № 637 (далі — Положення № 637).
До відокремлених підрозділів належать філії, представництва й інші структурні підрозділи, яких наділено частиною майна господарських організацій і які здійснюють щодо цього майна право оперативного використання або інше речове право. Під «іншими структурними підрозділами» на практиці розуміють торговельні точки (зокрема, магазини, аптеки, ресторани), готелі, склади, різні виробничі ділянки, майстерні, автозаправні станції тощо.
Часто-густо структурні підрозділи підприємства відокремлені за територіальною ознакою — стосовно офісу, де розміщуються керівництво і бухгалтерська служба, які втілюють у собі поняття «юридична особа». Відокремлені структурні підрозділи та офіс підприємства можуть бути розташовані в одному населеному пункті, але за різними адресами. Деякі підприємства мають розгалужену мережу відокремлених підрозділів, що знаходяться у різних населених пунктах по всій Україні. Це характерно, насамперед, для мережевих торговельних підприємств.
Каса — «приміщення або місце здійснення готівкових розрахунків, а також приймання, видачі, зберігання готівкових коштів, інших цінностей, касових документів». Як бачимо, Положення № 637 оперує не поняттям «каса підприємства», а лише «каса». Це означає, що коли у відокремленому підрозділі здійснюють готівкові розрахунки, то цілком природно, що в ньому з’являється каса.
Готівкові розрахунки у відокремлених підрозділах
Готівкові розрахунки можна поділити на дві групи — приймання готівкових коштів та їх видача. Щоб відокремлений підрозділ мав змогу видати готівку, потрібно спочатку її отримати. Виділимо два основних джерела надходження грошових коштів до каси відокремленого підрозділу: за чеком із банку та у вигляді готівкової виручки.
Згідно з пунктом 1.2 Положення № 637 готівкова виручка — це сума фактично одержаних грошових коштів від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) і позареалізаційні надходження. Такими є надходження від операцій, не пов’язаних із реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна (основних засобів, продукції допоміжного та обслуговуючого виробництв, нематеріальних активів). Найпоширенішими позареалізаційними надходженнями можна вважати орендну плату, повернення підзвітних сум, позик, погашення різного роду грошових вимог, внески до статутного капіталу.
Видаткові касові операції відокремлених підрозділів різноманітні: видача заробітної плати, матеріальної допомоги, позик, виплат на відрядження тощо.
Окремо слід розглянути відокремлені підрозділи, у яких відбувається реалізація товарів (послуг). Це згадані вище магазини, аптеки, ресторани, готелі, склади тощо. Згідно із преамбулою і статтею 3 Закону «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР (далі — Закон № 265) готівкові розрахунки у такому випадку проводять із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій (РРО). У таких підрозділах однією з основних видаткових касових операцій є здавання виручки — її здають або безпосередньо до банку, або до основної каси підприємства, розташованої у головному офісі.
З чого починається... каса відокремленого підрозділу
Незалежно від того, чи застосовують у відокремленому підрозділі РРО, організація касової роботи в ньому починається зі встановлення ліміту залишку готівки — граничного розміру суми готівки, яка може залишатися в касі на кінець робочого дня.
Ліміт каси —
граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі у позаробочий час
Відповідно до пункту 5.2 Положення № 637 ліміт каси підприємства встановлюють самостійно на підставі розрахунку (додаток 8 до Положення № 637). Під час встановлення ліміту беруть до уваги строки здачі виручки, передбачені договором із обслуговуючим банком, а також специфіку діяльності відокремленого підрозділу (п. 5.4 Положення № 637).
Для кожного відокремленого підрозділу встановлюють окремий ліміт каси. Його затверджують наказом по підприємству і доводять до відома уповноваженої особи відокремленого підрозділу, яка відповідає за касову роботу. Із таким наказом уповноважена особа ознайомлюється особисто під власний підпис.
Підприємства встановлюють ліміт каси на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси (п. 5.3 Положення № 637). Цю норму можна повною мірою застосовувати і під час встановлення ліміту каси для відокремлених підрозділів. Наприклад, для відокремленого підрозділу — магазину доречно використовувати надходження виручки. Адже суми виручки напевне перевищують суми витрачання готівки. А для відокремленого підрозділу, який здійснює заготівлю вторинної сировини із використанням коштів, отриманих у банку, є сенс розраховувати ліміт каси на основі витрачання готівки.
Якщо підприємство розраховуватиме ліміт каси з огляду на надходження готівки, до такого розрахунку, крім виручки, можна включити й позареалізаційні надходження (про це свідчить, наприклад, лист НБУ від 02.11.2006 № 11-213/4081-11692). Їх суми можуть бути значними, якщо, наприклад, до розрахункового періоду потрапили внески готівкою до статутного капіталу, і це збільшить ліміт.
У новостворених відокремлених підрозділах
ліміт каси встановлюють зважаючи на прогнозні показники
Під час створення відокремленого підрозділу, або якщо у ньому готівкові розрахунки тільки-но починають проводити, відповідно, немає даних для розрахунку ліміту каси. Тоді підприємство встановлює ліміт зважаючи на прогнозні показники виручки, яка надходитиме до каси (або витрачатиметься з каси). Величину ліміту встановлюють на основі припущень керівництва підприємства, тобто він може бути будь-який. Прогнозний ліміт також доводять до уповноваженої особи відокремленого підрозділу наказом по підприємству.
Після трьох місяців роботи прогнозний ліміт обов’язково переглядають, позаяк відокремлений підрозділ уже має реальні дані касових оборотів. На перегляд прогнозного ліміту надається два тижні (п. 5.2 Положення № 637). Однак у Положенні № 637 не конкретизовано, з якої дати відлічують тримісячний період роботи, після якого прогнозний ліміт переглядають. На думку НБУ, підприємства мають вести відлік перших трьох місяців своєї роботи з дня, коли проводять перший розрахунок готівкою (лист НБУ від 09.02.2007 № 11-113/543-1414).
Договір про матеріальну відповідальність касира
Із працівником відокремленого підрозділу, який відповідає за проведення касових операцій (касиром або працівником, який виконує такі обов’язки), укладають договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Це передбачено, насамперед, статтею 135-1 Кодексу законів про працю України (КЗпП). Відповідно до цієї статті письмові договори про повну матеріальну відповідальність підприємство може укладати із працівниками, які досягли 18-річного віку, займають посади і виконують роботи, безпосередньо пов’язані зі зберіганням, обробленням, продажем (відпуском), перевезенням або застосуванням у процесі виробництва переданих їм цінностей.
Під час укладання зазначеного договору слід користуватися Переліком посад і робіт, які заміщаються або виконуються працівниками, з якими підприємством, установою, організацією можуть укладатися письмові договори про повну матеріальну відповідальність за незабезпечення збереження цінностей, переданих їм для зберігання, оброблення, продажу (відпуску), перевезення або застосування у процесі виробництва, затвердженим постановою Держкомпраці Ради Міністрів СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 28.12.1977 № 447/24. Він залишається чинним і дотепер.
Форму типового договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність наведено у додатку № 2 до зазначеного Переліку.
Касова книга у відокремленому підрозділі
Відокремлені підрозділи підприємств, які приймають готівку за продану продукцію (товари, роботи, послуги) з оформленням прибуткових касових ордерів, а також які видають готівку на виплату заробітної плати, виробничі (господарські) потреби, інші операції з оформленням видаткових касових ордерів і відомостей, ведуть касову книгу (п. 4.2 Положення № 637).
Якщо відокремлені підрозділи застосовують РРО або розрахункові книжки (РК) та ведуть КОРО і не проводять операцій із приймання (видачі) готівки за касовими ордерами, то касової книги вести не потрібно. Її не зобов’язані вести також приватні підприємці.
Касову книгу не ведуть,
якщо підприємство використовує РРО та РК і веде КОРО, а також не оформлює прибуткових та видаткових касових ордерів
Відзначимо, що спостерігається певна невідповідність норм Положення № 637 вимогам Закону № 265. Річ у тім, що з огляду на останні зміни, внесені до Закону № 265, під час продажу товарів і послуг відокремлені підрозділи підприємств мають застосовувати РРО на загальних підставах. І, як випливає з пункту 4.2 Положення № 637, такі підрозділи касової книги не ведуть. Ця норма базується на основоположній нормі пункту 2.6 Положення № 637 щодо оприбуткування виручки — усю готівку, яка надходить до каси, потрібно своєчасно, у день отримання грошових коштів, оприбутковувати.
У разі проведення готівкових розрахунків із застосуванням РРО або використанням РК оприбуткуванням готівки є облік готівкових коштів (торговельної виручки) у книзі обліку розрахункових операцій (КОРО), яка зареєстрована на відповідний РРО, на підставі фіскальних звітних чеків або даних РК.
Тобто, на думку НБУ, який є автором Положення № 637, оскільки КОРО є обліковим регістром для оприбуткування готівки, касова книга у відокремленому підрозділі не потрібна. І тут зазначимо, що, коли у відокремленому підрозділі, крім розрахунків через РРО, провадять розрахунки з оформленням касових ордерів (видача зарплати з виручки, підзвітних сум тощо), касова книга є обов’язковою.
Але навіть якщо, крім розрахунків через РРО, жодних інших розрахунків відокремлений підрозділ не здійснює, інколи касова книга необхідна. Усе залежить від способу інкасування торговельної виручки.
Якщо його здійснює банківський інкасатор, він залишає у відокремленому підрозділі копію супровідної відомості. Цей документ підтверджує, що виручку вилучено у відокремленого підрозділу на законній підставі. Тоді без касової книги можна обійтися, тобто вчинивши відповідно до пункту 4.2 Положення № 637.
Якщо ж виручку доставляють до банку самостійно, безпосередньо з відокремленого підрозділу (або «транзитом» через касу офісу підприємства), ситуація інша. Працівникові, який відповідає за інкасацію, виручку видають на підставі документа, яким може бути лише видатковий ордер. При цьому оформленню видаткового ордера має передувати оформлення прибуткового ордера. А оскільки прибуткові та видаткові ордери необхідно записувати до касової книги, то цілком очевидно, що вона має бути у відокремленому підрозділі.
Оформлення видачі виручки, яку передають банківському інкасаторові
Є ще один нюанс, з яким доводиться мати справу відокремленим підрозділам, у яких заведено касову книгу.
На практиці буває, що касова книга є навіть у тих відокремлених підрозділах, де застосовують РРО, і при цьому виручку до банку доправляють банківські інкасатори. Але якщо частину цієї виручки використовують для господарських потреб і на виплату зарплати, такі виплати необхідно оформлювати видатковими касовими ордерами. І тут виникає запитання: як правильно оформити видачу виручки, яку передають банківському інкасаторові? Інкасатор залишає у відокремленому підрозділі копію супровідної відомості, але занести її до касової книги не можна — записи у касовій книзі здійснюють лише на підставі касових ордерів. Виписування витратного ордера на інкасатора, на думку автора, можна собі уявити лише теоретично, на практиці такого не буває. Тому, щоб відповісти на запитання, проведемо аналогію. Коли виручку відокремлений підрозділ доправляє до банку самостійно, видатковий ордер виписують на уповноважену особу, якій доручено таку доставку. Коли виручку інкасує банківський інкасатор, це означає, що в особі інкасатора до відокремленого підрозділу нібито «приїжджає» банк. Тому видатковий ордер необхідно виписати на працівника відокремленого підрозділу (касира, адміністратора, директора магазину), який безпосередньо передає виручку інкасаторові.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
