експерт, адвокатка зі спорів з органами контролю, консультантка з закупівель
Здания, сооружения, машины, оборудование, помещения, — все это требует ухода и надлежащих условий эксплуатации. Однако, как бы ни старался владелец или пользователь этих всех объектов, каждая материальная вещь имеет свойство физически изнашиваться и время от времени нуждается в замене или ремонте. И здесь перед бухгалтером встает вопрос о правильности документального оформления ремонта основных средств. Сегодня в консультации о специфическом документе, связанном с ремонтами — дефектный акт на ремонт
Дефектный акт— это документ, который подтверждает необходимость ремонта материального объекта и содержит перечень работ, которые необходимо с данной целью выполнить, удостоверенный членами квалифицированной комиссии. Именно такое определение можно дать этому документу, который встречается в хозяйственной практике. Другие названия этого документа - дефектная ведомость, акт о выявленных дефектах, ведомость дефектов.
В документообороте предприятия дефектный акт на ремонт предшествует составлению сметы ремонта. Вместе с ним он относится к начальной проектной документации.
Для чего нужен дефектный акт
Сначала поймем функции, которые выполняет этот документ. Среди них можно назвать:
подтверждает сам факт поломки объекта, необходимость его ремонта или улучшения. Одной только мысли материально ответственного лица недостаточно для обоснования необходимости ремонта;
указывает на выявленные проблемы объекта. В акте могут быть указаны выявленные дефекты объекта и перечень работ по их исправлению. Также это может быть просто перечень работ при ремонтно-строительных работах;
обобщает мнение экспертов. В дефектном акте факт необходимости ремонта удостоверяют специалисты (комиссия). В обычной ситуации материально ответственное лицо выявляет факт поломки объекта, а затем должно проинформировать руководство. Однако, ни руководитель, ни само материально ответственное лицо могут не быть техническими специалистами, которые могут определить, что же делать с объектом и требует создания комиссии. Дефектный акт становится равнозначным аналогом протокола собрания специальной комиссии;
является промежуточным звеном в определении сметы необходимых работ. Также на этом этапе по результатам дефектного акта может быть определено, кто будет проводить ремонт объекта (подрядчик или хозяйственным способом);
документирует идею руководства при проведении улучшения, модернизации, достройки и вполне исправного объекта. Модернизация оборудования или иного объекта основных средств — это улучшение его свойств, повышения его технико-экономических возможностей. Затраты на модернизацию являются капитальными и в ряде предприятий, организаций могут планироваться заранее, хотя бы на год на основе сметы расходов. Однако, перед составлением сметы необходимо определиться с конкретными работами, которые надо провести на объекте. Эту функцию и выполняет дефектный акт.
Внимание: Дефектный акт — это промежуточный документ начальной проектной документации, обосновывает, что надо сделать с объектом, подтверждает необходимость конкретных расходов, которые в дальнейшем включаются в смету ремонтных работ.
Возникает вполне логичный вопрос, а действительно так уж необходим этот дефектный акт? Можно ли обойтись без него? Ответ на этот вопрос зависит от хозяйственной ситуации и какого типа предприятие / организация, проводит ремонтные работы.
Без дефектного акта могут обойтись:
ООО, частные предприятия, любые другие коммерческие предприятия, которые не нуждаются в обосновании перед вышестоящей организацией необходимости и сметы ремонта, не представляют общественный интерес, не имеют наблюдательных советов. Если речь идет о частном предприятии с одним владельцем, общество с ограниченной ответственностью с одним или несколькими владельцами, то для них дефектный акт не более чем вспомогательный документ. Такие предприятия сразу могут начать дело с сметы работ или даже сразу по заключению договора подряда на проведение ремонтных работ;
физлица-предприниматели. Им вообще никому не надо обосновывать целесообразность своих расходов.
Хотя наличие дефектного акта для коммерческих предприятий не обязательно, он поможет при проведении налоговой проверки доказать, что приобретение ТМЦ, работ было связано с хозяйственной деятельностью предприятия.
Внимание: Дефектный акт обязательно рекомендуем составлять бюджетным учреждениям, государственным и коммунальным предприятиям, неприбыльным организациям, предприятиям, представляющим общественный интерес, филиалам и отделениям, выделенных на отдельный баланс.
Считаем, что не могут обойтись без дефектного акта:
бюджетные учреждения. Хотя в нормативной базе это прямо не прописано, но специфика их документооборота и подконтрольность государственной аудиторской службе, контролирующей в том числе и целесообразность расходования средств, соответствие такого расходования утвержденном в год сметы. Дефектный акт - это либо обоснования целесообразности текущих расходов, или обоснования целесообразности включения в сметные расходы на следующий отчетный период;
государственные и коммунальные предприятия. По тем же причинам, что и бюджетным организациям;
неприбыльные организации. У них есть подотчетность их донорам;
предприятия, представляющие общественный интерес. Акционерные общества имеют наблюдательный совет, выполняющий контрольные функции. Дефектный акт опять же является подтверждением обоснованности и целесообразности ремонтных расходов для них;
филиалы или отделения выделенные на отдельный баланс. Для них это обоснование расходов перед главным офисом.
Щоб узяти на баланс об’єкт ОЗ, визначте строк його корисного використання. Адже від нього залежить, протягом якого часу об’єкт амортизуватиметься в обліку й, відповідно, впливатиме на фінрезультат підприємства. Стаття допоможе визначити строк корисного використання і вчасно його переглянути
Ведомость дефектов на ремонт машин (форма № ВЗСГ-6)
Учет установленных дефектов сельскохозяйственной техники (тракторов, комбайнов, сеялок, плугов и т.п.)
Приказ Минагрополитики от 21.12.2007 № 929
Дефектный акт
Ремонт жилья, объектов социальной инфраструктуры и благоустройства
Приложение к письму Госстроя и Госкомитета по вопросам жилищно-коммунального хозяйства от 24.02.2005 № 7/8-134, № 4 / 3-260
Ведомость дефектов (форма 5) в Форму паспорта сооружения паспорт (Приложение Б)
Проведение ремонтов мостов и труб
ДБН В.2.3-6:2009 Мосты и трубы. Обследование и испытание»
Дефектный акт нужно составлять в соответствии с потребностями учреждения, но главное, чтобы в нем содержались все необходимые сведения о расходах, которые понесет заведение при ремонте. Если акт составляется в любой форме, то рекомендуем обязательно включать такие реквизиты:
наименование объекта, подлежащего ремонту (такое же, как было указано в инвентарной карточке учета основного средства). Также может быть часть основного средства (двигатель, помещения здания и т.д.);
на основании чего составлен акт (на основании осмотра объекта или на основании тестирования объекта, результатов лабораторных исследований, испытаний, экспертное заключение сторонней организации и т.п.);
тип ремонта (текущий или капитальный). Напоминаем, что «капитальный» ремонт не является заменителем понятия «модернизация, улучшение» объекта основного средства с точки зрения бухгалтерского учета. «Капитальный» ремонт восстанавливает полезные свойства объекта и по строительным и техническим нормам от текущего отличается только тяжестью и комплексностью работ. В то же время, «модернизация, улучшение» предоставляет объекту новые свойства, которые увеличивают его возможность приносить экономические выгоды предприятию. Именно в последнем варианте расходы на ремонт относятся на увеличение первоначальной стоимости ремонтируемого объекта («капитализируются»);
указать «модернизация, улучшение, достройка, переоборудование», если объект ремонтируется с целью увеличения его свойств и тому подобное;
единица измерения материалов, работ и др (штуки, килограммы, услуга и т.д.);
примечания, где можно указать кто выполняет работы (название предприятия-подрядчика или хозяйственным способом), также могут быть приведены рекомендации к качеству материалов или альтернативные варианты по материалам работ или, если есть необходимость;
председатель комиссии, члены комиссии и их подписи. Отдельно могут быть подписи привлеченных экспертов.
Внимание:текущий ремонт, капитальный ремонт и «модернизация, улучшение, достройка, переоборудование» — это разные понятия с точки зрения бухгалтерского учета.
В составлении дефектного акта должны принимать участие компетентные специалисты, включенные в состав комиссии, например, механик, электрик, строитель, мастер, то есть специалисты той области, из которой произошла поломка объекта.
Общие рекомендации по составлению дефектного акта:
составляется на каждый объект основных средств отдельно, даже если одновременно ремонтируется несколько объектов;
могут быть указаны наименование деталей, требующих замены, указываться материалы, необходимые для ремонта (улучшения) основного средства. Например, могут быть указанные конкретные названия материалов, например, «Самовыравнивающиеся смеси 3-5 мм Ceresit CN69» и т.д. Хотя это можно сделать уже более подробно в смете. Главное в дефектном акте - это описание работ, которые необходимо выполнить;
дефектный акт составляется в 2-х экземплярах, если работы будут выполняться подрядной организации, то есть сторонним предприятием или физлицом-предпринимателем. Один экземпляр остается у предприятия-заказчика для контроля полноты и качества ремонта (хотя эту функцию может выполнять и смету), а второй - остается у исполнителя работ;
дефектный акт составляется в 1 экземпляре, если работы будут выполняться хозяйственным способом, то есть самим же предприятием;
стоимость работ в дефектном акте не указывается. Это уже информация сметы. Комиссия определяет только, что надо сделать, а не стоимость работ;
до составления дефектного акта можно привлечь третьих лиц. Они могут быть членами комиссии или дать заключение (экспертное заключение) о состоянии объекта, либо подписать акт как эксперты вне комиссии (как в образце ниже). Ими могут быть потенциальный подрядчик. В любом случае, комиссия должна включать специалистов по направлению поломки, ремонта объекта. Если же предприятие не имеет собственных, то должны быть посторонние.
Внимание:главное в дефектном акте — это перечень необходимых работ. Однако, дефектный акт не должен содержать стоимость работ — это уже задача сметы.
Рассмотрим теперь дефектный акт на ремонт образец. Еще раз напоминаем, что его можно составлять в произвольной форме. В качестве примера возьмем дефектный акт на ремонт помещения.
