експерт, адвокатка зі спорів з органами контролю, консультантка з закупівель
Розглядаємо, що таке дефектний акт, наводимо зразок дефектного акта та аналізуємо законодавчі правила, за якими дефектний акт слід використовувати у будівництві
Дефектний акт– це документ, який підтверджує необхідність ремонту матеріального об’єкта та містить перелік робіт, які необхідно з даною метою виконати, посвідчений членами кваліфікованої комісії. Саме таке визначення можна дати цьому документу, який зустрічається в господарській практиці. Інші назви цього документа – дефектна відомість, акт про виявлені дефекти, відомість дефектів.
У документообігу підприємства дефектний акт на ремонт передує складанню кошторису ремонту. Разом із ним дефектний акт належить до початкової проєктної документації.
Спочатку зрозуміємо функції, які виконує дефектний акт. Серед них можна назвати:
дефектний акт підтверджує сам факт поломки об’єкта, необхідність його ремонту чи поліпшення. Однієї лише думки матеріально відповідальної особи недостатньо для обґрунтування необхідності ремонту;
дефектний акт вказує на виявлені проблеми об’єкта. В акті можуть бути вказані виявлені дефекти об’єкта та перелік робіт щодо їх виправлення. Також це може бути просто перелік робіт під час ремонтно-будівельних робіт;
дефектний акт узагальнює думку експертів. У дефектному акті факт необхідності ремонту посвідчують спеціалісти (комісія). У звичайній ситуації матеріально відповідальна особа виявляє факт поломки об’єкта, а потім повинна проінформувати керівництво. Однак, ні керівник, ні сама матеріально відповідальна особа можуть не бути технічними спеціалістами, що можуть визначити, що ж робити з об’єктом, що й потребує створення комісії. Дефектний акт стає рівнозначним аналогом протоколу зборів спеціальної комісії;
дефектний акт є проміжною ланкою у визначенні кошторису необхідних робіт. Також на цьому етапі за результатами дефектного акта може визначити, хто буде проводити ремонт об’єкта (підрядник чи господарським способом);
дефектний акт документує ідею керівництва під час проведення поліпшення, модернізації, добудови й цілком справного об’єкта. Модернізація обладнання чи іншого об’єкта основних засобів – це покращення його властивостей, підвищення його техніко-економічних можливостей. Витрати на модернізацію є капітальними, низка підприємств, організацій можуть планувати їх наперед, хоча б на рік на основі кошторису витрат. Однак, перед складанням кошторису необхідно визначитися з конкретними роботами, які треба провести на об’єкті. Цю функцію й виконує дефектний акт.
Увага:дефектний акт – це проміжний документ початкової проєктної документації, який обґрунтовує, що ж треба зробити з об’єктом, підтверджує необхідність конкретних витрат, що потім включаються до кошторису ремонтних робіт.
Постає цілком логічне питання, а чи дійсно такий уже необхідний цей дефектний акт? Чи можна обійтися без дефектного акта? Відповідь на це запитання залежить від господарської ситуації та якого типу підприємство/організація, що проводить ремонтні роботи.
Не використовувати дефектний акт можуть:
ТОВ, приватні підприємства, будь-які інші комерційні підприємства, що не мають потреби обґрунтовувати перед вищестоящою організацією необхідність і кошторис ремонту, яке не становить суспільний інтерес, не має наглядових рад. Якщо мова йде про приватне підприємство з одним власником, товариство з обмеженою відповідальністю з одним чи декількома власниками, то для них дефектний акт не більше ніж допоміжний документ. Такі підприємства одразу можуть почати справу з кошторису робіт або навіть одразу з укладання договору підряду на проведення ремонтних робіт;
фізособи-підприємці. Їм взагалі нікому не треба обґрунтовувати доцільність своїх витрат.
Хоча, дефектний акт для комерційних підприємств не є обов’язковим, він допоможе під час проведення податкової перевірки довести, що придбання ТМЦ, робіт було пов’язане із господарською діяльністю підприємства.
Увага:дефектний акт обов’язково рекомендуємо складати бюджетним установам, державним і комунальним підприємствам, неприбутковим організаціям, підприємствам, які становлять суспільний інтерес, філіалам та відділенням, що виділені на окремий баланс.
Вважаємо, що дефектний акт обов'язково мають використовувати:
бюджетні установи. Хоча в нормативній базі це прямо не прописано, але специфіка їх документообігу та підконтрольність державній аудиторській службі, що контролює зокрема й доцільність витрачання коштів, відповідність такого витрачання затвердженому на рік кошторису. Дефектний акт – це або обґрунтування доцільності поточних витрат, або обґрунтування доцільності включення до кошторисних витрат на наступний звітний період;
державні та комунальні підприємства. З тих же причин, що й бюджетним організаціям;
неприбуткові організації. У них є підзвітність їх донорам;
підприємства, що становлять суспільний інтерес. Акціонерні товариства мають наглядову раду, що виконує контрольні функції. Дефектний акт знову ж є підтвердженням обґрунтованості та доцільності ремонтних витрат для них;
філіали чи відділення, виділені на окремий баланс. Для них це обґрунтування витрат перед головним офісом.
Щоб узяти на баланс об’єкт ОЗ, визначте строк його корисного використання. Адже від нього залежить, протягом якого часу об’єкт амортизуватиметься в обліку й, відповідно, впливатиме на фінрезультат підприємства. Стаття допоможе визначити строк корисного використання і вчасно його переглянути
Відомість дефектів на ремонт машин (форма № ВЗСГ-6)
Облік встановлених дефектів сільськогосподарської техніки (тракторів, комбайнів, сівалок, плугів і тому подібне)
Наказ Мінагрополітики від 21.12.2007 № 929
Дефектний акт
Ремонт житла, об’єктів соціальної інфраструктури та благоустрою
Додаток до листа Держбуду та Держкомітету з питань житлово-комунального господарства від 24.02.2005 № 7/8-134, № 4/3-260
Відомість дефектів (форма 5) до Форми паспорта споруди паспорт (Додаток Б)
Проведення ремонтів мостів і труб
ДБН В.2.3-6:2009 «Мости та труби. Обстеження і випробування»
Дефектний акт потрібно складати відповідно до потреб установи, але головне, щоб у ньому містилися всі необхідні відомості про витрати, які понесе заклад під час ремонту. Якщо дефектний акт складаєте у довільній формі, то рекомендуємо обов’язково включати такі реквізити:
найменування об’єкта, що підлягає ремонту (таке ж саме, як було вказано в інвентарній картці обліку основного засобу). Також може бути частина основного засобу (двигун, приміщення будівлі тощо);
на підставі чого складений акт (на підставі огляду об’єкта або на підставі тестування об’єкта, результатів лабораторних досліджень, випробувань, експертний висновок сторонньої організації тощо);
тип ремонту (поточний чи капітальний). Нагадуємо, що «капітальний» ремонт не є замінником поняття «модернізація, поліпшення» об’єкта основного засобу з точки зору бухгалтерського обліку. «Капітальний» ремонт відновлює корисні властивості об’єкта і за будівельними і технічними нормами від поточного відрізняється тільки важкістю і комплексністю робіт. Водночас «модернізація, поліпшення» надає об’єкту нових властивостей, які збільшують його можливість приносити економічні вигоди підприємству. Саме в останньому варіанті витрати на ремонт належать до збільшення первісної вартості ремонтованого об’єкта («капіталізуються»);
вказати «модернізація, поліпшення, добудова, переобладнання», якщо об’єкт ремонтується з метою збільшення його властивостей тощо;
одиниця виміру матеріалів, робіт тощо (штуки, кілограми, послуга тощо);
примітки, де можна вказати, хто виконує роботи (назва підприємства-підрядника чи господарським способом), також можуть бути наведені рекомендації до якості матеріалів чи альтернативні варіанти щодо матеріалів чи робіт, якщо є потреба;
голова комісії, члени комісії та їх підписи. Окремо можуть бути підписи залучених експертів.
Увага:поточний ремонт, капітальний ремонт і «модернізація, поліпшення, добудова, переобладнання» – це різні поняття з точки зору бухгалтерського обліку.
Складати дефектний акт мають компетентні фахівці, включені до складу комісії, наприклад, механік, електрик, будівельник, майстер, тобто фахівці з тієї галузі, де виникла поламка об’єкта.
Коли формуєте дефектний акт, керуйтеся цими загальними рекомендаціями:
дефектний акт складайте на кожний об’єкт основних засобів окремо, навіть якщо одночасно ремонтується декілька об’єктів;
можете зазначити найменування деталей, що потребують заміни, вказуватися матеріали, що необхідні для ремонту (поліпшення) основного засобу. Наприклад, можуть бути указані конкретні назви матеріалів, наприклад, «самовирівнювальна суміш 3-5 мм Ceresit CN69» і т.д. Хоча це все можна зробити уже більш детально у кошторисі. Головне, коли складаєте дефектний акт,– це опис робіт, які необхідно виконати;
дефектний акт складайте у двох примірниках, якщо роботи буде виконувати підрядна організація, тобто стороннє підприємство чи фізособа-підприємець. Один примірник залишається у підприємства-замовника для контролю повноти та якості ремонту (хоча цю функцію може виконувати й кошторис), а другий – залишається у виконавця робіт;
дефектний акт складайте в одному екземплярі, якщо роботи будуть виконувати господарським способом, тобто саме же підприємство;
вартість робіт у дефектному акті не вказуються. Це уже інформація кошторису. Комісія визначає тільки, що треба зробити, а не вартість робіт;
до складання дефектного акта можна залучити третіх осіб. Вони можуть бути членами комісії або надати висновок (експертний висновок) щодо стану об’єкта, або підписати акт, як експерти поза межами комісії (як у зразку нижче). Ними можуть бути потенційні підрядники. У будь-якому випадку, комісія має включати фахівців з напряму поломки, ремонту об’єкта. Якщо ж підприємство не має власних, то мають бути сторонні.
Увага: головне в дефектному акті – це перелік необхідних робіт. Однак, дефектний акт не повинен містити вартість робіт, – це уже завдання кошторису.
Дефектний акт: як заповнити
Розглянемо тепер дефектний акт на ремонт. Ще раз нагадуємо, що дефектний акт можна складати у довільній формі. Як приклад візьмемо дефектний акт на поточний ремонт приміщення.
