Дефектний акт: як скласти

Що таке дефектний акт

Дефектний акт – це документ, який підтверджує необхідність ремонту матеріального об’єкта та містить перелік робіт, які необхідно з даною метою виконати, посвідчений членами кваліфікованої комісії. Саме таке визначення можна дати цьому документу, який зустрічається в господарській практиці. Інші назви цього документа – дефектна відомість, акт про виявлені дефекти, відомість дефектів.

У документообігу підприємства дефектний акт на ремонт передує складанню кошторису ремонту. Разом з ним він належить до початкової проєктної документації.

Як новоствореному благодійному фонду безпечно облікувати надходження і витрати

Дефектний акт: для чого потрібен

Спочатку зрозуміємо функції, які виконує дефектний акт. Серед них можна назвати:

• він підтверджує сам факт поломки об’єкта, необхідність його ремонту чи поліпшення. Однієї лише думки матеріально відповідальної особи недостатньо для обґрунтування необхідності ремонту;
• дефектний акт вказує на виявлені проблеми об’єкта. В акті можуть бути вказані виявлені дефекти об’єкта та перелік робіт щодо їх виправлення. Також це може бути просто перелік робіт під час ремонтно-будівельних робіт;
• дефектний акт узагальнює думку експертів. У дефектному акті факт необхідності ремонту посвідчують спеціалісти (комісія). У звичайній ситуації матеріально відповідальна особа виявляє факт поломки об’єкта, а потім повинна проінформувати керівництво. Однак, ні керівник, ні сама матеріально відповідальна особа можуть не бути технічними спеціалістами, що можуть визначити, що ж робити з об’єктом, що й потребує створення комісії. Дефектний акт стає рівнозначним аналогом протоколу зборів спеціальної комісії;
• дефектний акт є проміжною ланкою у визначенні кошторису необхідних робіт. Також на цьому етапі за результатами дефектного акта може визначити, хто буде проводити ремонт об’єкта (підрядник чи господарським способом);
• дефектний акт документує ідею керівництва під час проведення поліпшення, модернізації, добудови й цілком справного об’єкта. Модернізація обладнання чи іншого об’єкта основних засобів – це покращення його властивостей, підвищення його техніко-економічних можливостей. Витрати на модернізацію є капітальними, низка підприємств, організацій можуть планувати їх наперед, хоча б на рік на основі кошторису витрат. Однак, перед складанням кошторису необхідно визначитися з конкретними роботами, які треба провести на об’єкті. Цю функцію й виконує дефектний акт.

Увага: дефектний акт – це проміжний документ початкової проєктної документації, який обґрунтовує, що ж треба зробити з об’єктом, підтверджує необхідність конкретних витрат, що в подальшому включаються до кошторису ремонтних робіт.

Мінімальне податкове зобов’язання у бухобліку

Консультація допоможе платникам на загальній і спрощеній системах оподаткування правильно показати у бухобліку та фінзвітності розрахунки за МПЗ

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Чи можна обійтися без дефектного акта

Постає цілком логічне питання, а чи дійсно такий уже необхідний цей дефектний акт? Чи можна обійтися без нього? Відповідь на це запитання залежить від господарської ситуації та якого типу підприємство/організація, що проводить ремонтні роботи.

Без дефектного акта можуть обійтися:

• ТОВ, приватні підприємства, будь-які інші комерційні підприємства, що не мають потреби обґрунтовувати перед вищестоящою організацією необхідність і кошторис ремонту, яке не становить суспільний інтерес, не має наглядових рад. Якщо мова йде про приватне підприємство з одним власником, товариство з обмеженою відповідальністю з одним чи декількома власниками, то для них дефектний акт не більше ніж допоміжний документ. Такі підприємства одразу можуть почати справу з кошторису робіт або навіть одразу з укладання договору підряду на проведення ремонтних робіт;
• фізособи-підприємці. Їм взагалі нікому не треба обґрунтовувати доцільність своїх витрат.

Хоча, наявність дефектного акта для комерційних підприємств не є обов’язковою, він допоможе під час проведення податкової перевірки довести, що придбання ТМЦ, робіт було пов’язане із господарською діяльністю підприємства.

Увага: дефектний акт обов’язково рекомендуємо складати бюджетним установам, державним і комунальним підприємствам, неприбутковим організаціям, підприємствам, які становлять суспільний інтерес, філіалам та відділенням, що виділені на окремий баланс.

Вважаємо, що не можуть обійтися без дефектного акта:

• бюджетні установи. Хоча в нормативній базі це прямо не прописано, але специфіка їх документообігу та підконтрольність державній аудиторській службі, що контролює зокрема й доцільність витрачання коштів, відповідність такого витрачання затвердженому на рік кошторису. Дефектний акт – це або обґрунтування доцільності поточних витрат, або обґрунтування доцільності включення до кошторисних витрат на наступний звітний період;
• державні та комунальні підприємства. З тих же причин, що й бюджетним організаціям;
• неприбуткові організації. У них є підзвітність їх донорам;
• підприємства, що становлять суспільний інтерес. Акціонерні товариства мають наглядову раду, що виконує контрольні функції. Дефектний акт знову ж є підтвердженням обґрунтованості та доцільності ремонтних витрат для них;
• філіали чи відділення, виділені на окремий баланс. Для них це обґрунтування витрат перед головним офісом.

ПЕРВИННІ ДОКУМЕНТИ

• Правила зберігання первинних документів
• Нові правила складання та виправлення помилок у первинних документах

Дефектний акт бланк

Форма дефектного акта може бути довільна, розроблена за власними потребами підприємства з дотриманням вимог щодо обов’язкових реквізитів за частиною 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV. Однак, існують й затверджені офіційно форми дефектних актів, що наведені нижче в таблиці.

 Дефектний акт потрібно складати відповідно до потреб установи, але головне, щоб у ньому містилися всі необхідні відомості про витрати, які понесе заклад під час ремонту. Якщо акт складається у довільній формі, то рекомендуємо обов’язково включати такі реквізити:

• найменування об’єкта, що підлягає ремонту (таке ж саме, як було вказано в інвентарній картці обліку основного засобу). Також може бути частина основного засобу (двигун, приміщення будівлі тощо);
• на підставі чого складений акт (на підставі огляду об’єкта або на підставі тестування об’єкта, результатів лабораторних досліджень, випробувань, експертний висновок сторонньої організації тощо);
• тип ремонту (поточний чи капітальний). Нагадуємо, що «капітальний» ремонт не є замінником поняття «модернізація, поліпшення» об’єкта основного засобу з точки зору бухгалтерського обліку. «Капітальний» ремонт відновлює корисні властивості об’єкта і за будівельними і технічними нормами від поточного відрізняється тільки важкістю і комплексністю робіт. Водночас «модернізація, поліпшення» надає об’єкту нових властивостей, які збільшують його можливість приносити економічні вигоди підприємству. Саме в останньому варіанті витрати на ремонт належать до збільшення первісної вартості ремонтованого об’єкта («капіталізуються»);
• вказати «модернізація, поліпшення, добудова, переобладнання», якщо об’єкт ремонтується з метою збільшення його властивостей тощо;
• одиниця виміру матеріалів, робіт тощо (штуки, кілограми, послуга тощо);
• примітки, де можна вказати, хто виконує роботи (назва підприємства-підрядника чи господарським способом), також можуть бути наведені рекомендації до якості матеріалів чи альтернативні варіанти щодо матеріалів чи робіт, якщо є потреба;
• голова комісії, члени комісії та їх підписи. Окремо можуть бути підписи залучених експертів.

Увага: поточний ремонт, капітальний ремонт і «модернізація, поліпшення, добудова, переобладнання» – це різні поняття з точки зору бухгалтерського обліку.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2024 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ — 2024 ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2024 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Хто складає дефектний акт

У складанні дефектного акта мають брати участь компетентні фахівці, включені до складу комісії, наприклад, механік, електрик, будівельник, майстер, тобто фахівці з тієї галузі, де виникла поламка об’єкта.

Загальні рекомендації до складання дефектного акта:

• дефектний складається на кожний об’єкт основних засобів окремо, навіть якщо одночасно ремонтується декілька об’єктів;
• можуть бути зазначені найменування деталей, що потребують заміни, вказуватися матеріали, що необхідні для ремонту (поліпшення) основного засобу. Наприклад, можуть бути указані конкретні назви матеріалів, наприклад, «самовирівнювальна суміш 3-5 мм Ceresit CN69» і т.д. Хоча це все можна зробити уже більш детально у кошторисі. Головне в дефектному акті – це опис робіт, які необхідно виконати;
• дефектний акт складається у двох примірниках, якщо роботи буде виконувати підрядна організація, тобто стороннє підприємство чи фізособа-підприємець. Один примірник залишається у підприємства-замовника для контролю повноти та якості ремонту (хоча цю функцію може виконувати й кошторис), а другий – залишається у виконавця робіт;
• дефектний акт складається в одному екземплярі, якщо роботи будуть виконуватися господарським способом, тобто самим же підприємством;
• вартість робіт у дефектному акті не вказуються. Це уже інформація кошторису. Комісія визначає тільки, що треба зробити, а не вартість робіт;
• до складання дефектного акта можна залучити третіх осіб. Вони можуть бути членами комісії або надати висновок (експертний висновок) щодо стану об’єкта, або підписати акт, як експерти поза межами комісії (як у зразку нижче). Ними можуть бути потенційні підрядники. У будь-якому випадку, комісія має включати фахівців з напряму поломки, ремонту об’єкта. Якщо ж підприємство не має власних, то мають бути сторонні.

Увага: головне в дефектному акті – це перелік необхідних робіт. Однак, дефектний акт не повинен містити вартість робіт, – це уже завдання кошторису.

Ласкаво просимо до системи «Експертус Головбух»

У системі «Експертус Головбух» бухгалтер завжди може отримати швидку і точну відповідь на своє професійне запитання. Кожне рішення, запропоноване Системою, є актуальним і своєчасним. Цим вона і унікальна.

Хочемо вас порадувати — дати безплатний демодоступ до Системи

Отримати демодоступ ⚡️

Дефектний акт: зразок

Розглянемо тепер дефектний акт на ремонт зразок. Ще раз нагадуємо, що його можна складати у довільній формі. Як приклад візьмемо дефектний акт на поточний ремонт приміщення.

Дефектний акт: зразок заповнення