бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Розглядаємо, що таке дефектний акт, наводимо зразок дефектного акту та аналізуємо законодавчі правила, за якими дефектний акт слід використовувати у будівництві
Дефектний акт— це документ, який підтверджує необхідність ремонту матеріального об’єкта та містить перелік робіт, які необхідно з даною метою виконати, посвідчений членами кваліфікованої комісії. Саме таке визначення можна дати цьому документу, який зустрічається в господарській практиці. Інші назви цього документа — дефектна відомість, акт про виявлені дефекти, відомість дефектів.
У документообігу підприємства дефектний акт на ремонт передує складанню кошторису ремонту. Разом із ним дефектний акт належить до початкової проєктної документації.
Спочатку зрозуміємо функції, які виконує дефектний акт в будівництві. Серед них можна назвати:
дефектний акт підтверджує сам факт поломки об’єкта, необхідність його ремонту чи поліпшення. Однієї лише думки матеріально відповідальної особи недостатньо для обґрунтування необхідності ремонту;
дефектний акт вказує на виявлені проблеми об’єкта. В акті можуть бути вказані виявлені дефекти об’єкта та перелік робіт щодо їх виправлення. Також це може бути просто перелік робіт під час ремонтно-будівельних робіт;
дефектний акт узагальнює думку експертів. У дефектному акті факт необхідності ремонту посвідчують спеціалісти (комісія). У звичайній ситуації матеріально відповідальна особа виявляє факт поломки об’єкта, а потім повинна проінформувати керівництво. Однак, ні керівник, ні сама матеріально відповідальна особа можуть не бути технічними спеціалістами, що можуть визначити, що ж робити з об’єктом, що й потребує створення комісії. Дефектний акт стає рівнозначним аналогом протоколу зборів спеціальної комісії;
дефектний акт є проміжною ланкою у визначенні кошторису необхідних робіт. Також на цьому етапі за результатами дефектного акта може визначити, хто буде проводити ремонт об’єкта (підрядник чи господарським способом);
дефектний акт документує ідею керівництва під час проведення поліпшення, модернізації, добудови й цілком справного об’єкта. Модернізація обладнання чи іншого об’єкта основних засобів — це покращення його властивостей, підвищення його техніко-економічних можливостей. Витрати на модернізацію є капітальними, низка підприємств, організацій можуть планувати їх наперед, хоча б на рік на основі кошторису витрат. Однак, перед складанням кошторису необхідно визначитися з конкретними роботами, які треба провести на об’єкті. Цю функцію й виконує дефектний акт.
Увага: дефектний акт — це проміжний документ початкової проєктної документації, який обґрунтовує, що ж треба зробити з об’єктом, підтверджує необхідність конкретних витрат, що потім включаються до кошторису ремонтних робіт.
Постає цілком логічне питання, а чи дійсно такий уже необхідний цей дефектний акт? Чи можна обійтися без дефектного акта? Відповідь на це запитання залежить від господарської ситуації та якого типу підприємство/організація, що проводить ремонтні роботи.
Не використовувати дефектний акт можуть:
ТОВ, приватні підприємства, будь-які інші комерційні підприємства, що не мають потреби обґрунтовувати перед вищою організацією необхідність і кошторис ремонту, яке не становить суспільний інтерес, не має наглядових рад. Якщо мова йде про приватне підприємство з одним власником, товариство з обмеженою відповідальністю з одним чи декількома власниками, то для них дефектний акт не більше ніж допоміжний документ. Такі підприємства одразу можуть почати справу з кошторису робіт або навіть одразу з укладання договору підряду на проведення ремонтних робіт;
фізособи-підприємці. Їм взагалі нікому не треба обґрунтовувати доцільність своїх витрат.
Хоча, дефектний акт для комерційних підприємств не є обов’язковим, він допоможе під час проведення податкової перевірки довести, що придбання ТМЦ, робіт було пов’язане із господарською діяльністю підприємства.
Увага: дефектний акт обов’язково рекомендуємо складати бюджетним установам, державним і комунальним підприємствам, неприбутковим організаціям, підприємствам, які становлять суспільний інтерес, філіалам та відділенням, що виділені на окремий баланс.
Вважаємо, що дефектний акт обов'язково мають використовувати:
бюджетні установи. Хоча в нормативній базі це прямо не прописано, але специфіка їх документообігу та підконтрольність державній аудиторській службі, що контролює зокрема й доцільність витрачання коштів, відповідність такого витрачання затвердженому на рік кошторису. Дефектний акт — це або обґрунтування доцільності поточних витрат, або обґрунтування доцільності включення до кошторисних витрат на наступний звітний період;
державні та комунальні підприємства. З тих же причин, що й бюджетним організаціям;
неприбуткові організації. У них є підзвітність їх донорам;
підприємства, що становлять суспільний інтерес. Акціонерні товариства мають наглядову раду, що виконує контрольні функції. Акт дефектування знову ж є підтвердженням обґрунтованості та доцільності ремонтних витрат для них;
філіали чи відділення, виділені на окремий баланс. Для них це обґрунтування витрат перед головним офісом.
«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!
Відомість дефектів на ремонт машин (форма № ВЗСГ-6)
Облік встановлених дефектів сільськогосподарської техніки (тракторів, комбайнів, сівалок, плугів і тому подібне)
Наказ Мінагрополітики від 21.12.2007 № 929
Дефектний акт
Ремонт житла, об’єктів соціальної інфраструктури та благоустрою
Додаток до листа Держбуду та Держкомітету з питань житлово-комунального господарства від 24.02.2005 № 7/8-134, № 4/3-260
Відомість дефектів (форма 5) до Форми паспорта споруди паспорт (Додаток Б)
Проведення ремонтів мостів і труб
ДБН В.2.3-6:2009 «Мости та труби. Обстеження і випробування»
Дефектний акт потрібно складати відповідно до потреб установи, але головне, щоб у ньому містилися всі необхідні відомості про витрати, які понесе заклад під час ремонту. Якщо дефектний акт складаєте у довільній формі, то рекомендуємо обов’язково включати такі реквізити:
найменування об’єкта, що підлягає ремонту (таке ж саме, як було вказано в інвентарній картці обліку основного засобу). Також може бути частина основного засобу (двигун, приміщення будівлі тощо);
на підставі чого складений акт (на підставі огляду об’єкта або на підставі тестування об’єкта, результатів лабораторних досліджень, випробувань, експертний висновок сторонньої організації тощо);
тип ремонту (поточний чи капітальний). Нагадуємо, що «капітальний» ремонт не є замінником поняття «модернізація, поліпшення» об’єкта основного засобу з точки зору бухгалтерського обліку. «Капітальний» ремонт відновлює корисні властивості об’єкта і за будівельними і технічними нормами від поточного відрізняється тільки важкістю і комплексністю робіт. Водночас «модернізація, поліпшення» надає об’єкту нових властивостей, які збільшують його можливість приносити економічні вигоди підприємству. Саме в останньому варіанті витрати на ремонт належать до збільшення первісної вартості ремонтованого об’єкта («капіталізуються»);
вказати «модернізація, поліпшення, добудова, переобладнання», якщо об’єкт ремонтується з метою збільшення його властивостей тощо;
одиниця виміру матеріалів, робіт тощо (штуки, кілограми, послуга тощо);
примітки, де можна вказати, хто виконує роботи (назва підприємства-підрядника чи господарським способом), також можуть бути наведені рекомендації до якості матеріалів чи альтернативні варіанти щодо матеріалів чи робіт, якщо є потреба;
голова комісії, члени комісії та їх підписи. Окремо можуть бути підписи залучених експертів.
Увага:поточний ремонт, капітальний ремонт і «модернізація, поліпшення, добудова, переобладнання» — це різні поняття з точки зору бухгалтерського обліку.
Аби не припиняти госпдіяльність, бізнес почав встановлювати альтернативні джерела енергії. Місцева влада допомагає сміливцям — частково компенсує вартість обладнання. Як суб’єктам господарювання оподаткувати й облікувати цільові кошти — пояснює експерт
Складати дефектний акт мають компетентні фахівці, включені до складу комісії, наприклад, механік, електрик, будівельник, майстер, тобто фахівці з тієї галузі, де виникла поламка об’єкта.
Коли формуєте дефектний акт, керуйтеся цими загальними рекомендаціями:
дефектний акт складайте на кожний об’єкт основних засобів окремо, навіть якщо одночасно ремонтується декілька об’єктів;
можете зазначити найменування деталей, що потребують заміни, вказуватися матеріали, що необхідні для ремонту (поліпшення) основного засобу. Наприклад, можуть бути указані конкретні назви матеріалів, наприклад, «самовирівнювальна суміш 3-5 мм Ceresit CN69» і т.д. Хоча це все можна зробити уже більш детально у кошторисі. Головне, коли складаєте дефектний акт,— це опис робіт, які необхідно виконати;
дефектний акт складайте у двох примірниках, якщо роботи буде виконувати підрядна організація, тобто стороннє підприємство чи фізособа-підприємець. Один примірник залишається у підприємства-замовника для контролю повноти та якості ремонту (хоча цю функцію може виконувати й кошторис), а другий — залишається у виконавця робіт;
дефектний акт складайте в одному екземплярі, якщо роботи будуть виконувати господарським способом, тобто саме же підприємство;
вартість робіт у дефектному акті не вказуються. Це уже інформація кошторису. Комісія визначає тільки, що треба зробити, а не вартість робіт;
до складання дефектного акта можна залучити третіх осіб. Вони можуть бути членами комісії або надати висновок (експертний висновок) щодо стану об’єкта, або підписати акт, як експерти поза межами комісії (як у зразку нижче). Ними можуть бути потенційні підрядники. У будь-якому випадку, комісія має включати фахівців з напряму поломки, ремонту об’єкта. Якщо ж підприємство не має власних, то мають бути сторонні.
Увага: головне в дефектному акті — це перелік необхідних робіт. Однак, дефектний акт не повинен містити вартість робіт, — це уже завдання кошторису.
Дефектний акт: зразок заповнення
Розглянемо тепер дефектний акт на ремонт: зразок. Ще раз нагадуємо, що дефектний акт можна складати у довільній формі. Як приклад візьмемо дефектний акт на поточний ремонт приміщення.
