Начисление заработной платы работникам предприятия и арендной платы за паи проводят в расчетно-платежной ведомости. Такой документ имеет статус первичного. Порядок составления и хранения первичных документов регулирует Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.1995 № 88 (далее — Положение № 88).
В соответствии с пунктом 2.1 Положения № 88 первичные документы могут быть созданы как в письменной форме, так и в электронной. При этом созданные в электронной форме первичные документы применяют в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте (п. 2.3 Положения № 88).
Ведомость начисления заработной платы
Электронный документ должен содержать все обязательные реквизиты, в частности, и электронную подпись (ст. 7 Закона Украины «Об электронных документах и электронном документообороте» от 22.05.2003 № 851 IV). Как разъяснили специалисты ГФС в письме от 04.05.2016 № 9985/6/99-95-42-01-16-01-15, электронная цифровая подпись (далее — ЭЦП) приравнивается к собственноручной подписи, если:
- ЭЦП подтверждена с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных средств цифровой подписи;
- во время проверки использовался усиленный сертификат ключа, действующий на момент наложения ЭЦП;
- личный ключ подписанта соответствует открытому ключу, указанному в сертификате.
Следовательно, предприятие имеет право хранить электронную расчетно-платежную ведомость о начислении зарплаты и арендной платы в электронном виде. Но по требованию налоговиков во время проверки предприятие имеет предоставить копии документов, относящихся к объекту проверки (п. 85.8 Налогового кодекса Украины).
Однако расчетно-платежная ведомость, которую присылают в банк, не имеет статуса первичного документа. Она является вспомогательным документом, позволяющим банку распределить общую сумму, указанную в платежном поручении для выплаты зарплаты, между работниками. Первичным документом, свидетельствующим о выплате заработной платы, является именно платежное поручение. Поэтому предприятие не обязано сохранять бумажные копии таких расчетно-платежных сведений.
Не вскочте в грошову халепу, рахуючи зарплату!
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
