Електронна розрахунково-платіжна відомість: чи зберігати паперову копію

Нарахування заробітної плати працівникам підприємства та орендної плати за паї проводять у розрахунково-платіжній відомості. Такий документ має статус первинного. Порядок складання та зберігання первинних документів регулює Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі — Положення № 88).

Відповідно до пункту 2.1 Положення № 88 первинні документи можуть бути створені як у письмовій формі, так і в електронній. При цьому створені в електронній формі первинні документи застосовують у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг (п. 2.3 Положення № 88 ).

Електронний документ має містити всі обов’язкові реквізити, зокрема й електронний підпис (ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV ). Як роз’яснили фахівці ДФС у листі від 04.05.2016 № 9985/6/99-95-42-01-16-01-15 , електронний цифровий підпис (далі — ЕЦП) прирівнюється до власноручного підпису, якщо:

• ЕЦП підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
• під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення ЕЦП;
• особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Отже, підприємство має право зберігати електронну розрахунково-платіжну відомість про нарахування зарплати та орендної плати в електронному вигляді. Але на вимогу податківців під час перевірки підприємство має надати копію документів, що належать до об’єкта перевірки (п. 85.8 Податкового кодексу України ).

Проте розрахунково-платіжна відомість, що її надсилають до банку, не має статусу первинного документа. Вона є допоміжним документом, який дає змогу банку розподілити загальну суму, зазначену у платіжному дорученні на виплату зарплати, між працівниками. Первинним документом, що свідчить про виплату заробітної плати, є саме платіжне доручення. Тому підприємство не зобов’язане зберігати паперові копії таких розрахунково-платіжних відомостей.

Не вскочте в грошову халепу, рахуючи зарплату!

Ірина Чигирголовний редактор комерційних видань Експертус: Головбух

Іноді, щоб зберегти зарплату чи відпускні, працівники просять перенести виплату грошей на потім. Або навпаки, маючи потребу у грошах, просять видати зарплату раніше за встановлений термін. Виручати працівника чи ні — справа компанії. Але перш ніж прийняти рішення, з’ясуйте, чим ризикує компанія, погоджуючись на такі забаганки. А ми підкажемо вам відповіді

у статті "Виплата зарплати на прохання працівника: чим ризикує роботодавець"

Читайте також в системі "Експертус Головбух"

• Зберігання електронних документів
• Виплата зарплати найманим працівникам приватного підприємця
• Чим загрожує непідписання працівниками відомостей на виплату зарплати
• Чи можна виплачувати зарплату на особисту картку працівника