бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Бухгалтер під час нарахування зарплати працює з безліччю первинних документів, основним з яких є розрахунково-платіжна відомість. Якщо зарплатна відомість працівника містить помилки, це може призвести до чималих штрафів. Як все правильно оформити та які форми документів краще використати, читайте у консультації
різноманітні спеціалізовані розрахунки пов’язані з заробітною платою. Наприклад, окремий розрахунок оплати за окладом, відпускних, оплати днів перебування у відрядженні на основі середньоденного заробітку, розрахунок премій тощо;
розрахунково платіжна відомість працівника (наприклад, є типова форма П-7 з наказу № 489);
розрахунково-платіжна відомість працівника (або розрахунковий листок при виплаті зарплати, існує типова П-6 з наказу № 489).
Все це типовий набір первинної документації щодо оформлення господарських операцій, пов’язаних з заробітною платою.
Табель обліку робочого часу документує дні та години, які були відпрацьовані працівником, а також причини його неявок (відпустка, хвороба, відрядження, прогул тощо), також у ньому можна знайти табельні номери щодо кожного співробітника. Ведення табелю є обов’язковим для всіх підприємств, у т.ч. малих (лист Мінпраці від 13.05.2010 р. № 140/13/116-10). Табель, як правило, ведеться в електронному та/або паперовому вигляді, але паперовий варіант має бути обов’язково. Підприємство може використати для обліку й іншу форму, ніж П-5, забезпечивши наявність первинного обліку показників щодо використання робочого часу, явок та неявок працівників (лист Держстатистики від 12.01.2012 р. № 9/4-10/9). Однак, модернізацію табелю слід здійснювати без вилучення його реквізитів – усе треба зберегти, можна лише додати свої, перемістити існуючі.
Штатний розпис підприємства містить усі передбачені на ньому посади по структурних підрозділах з указанням кількості ставок та затверджені за ними посадові оклади з постійними надбавками.
Саме ж нарахування та виплата зарплати має також супроводжуватися дотриманням нормколективного трудового договору, контракту, внутрішніх наказів підприємства про встановлення певних премій та доплат. Нагадаємо, що з 27.05.2022 р. передбачається укладання колективних трудових договорів фізичними особами, що використовують найману працю (ст. 2 Закону «Про колективні договори і угоди» від 01.07.1993 № 3356-XII). На малих підприємствах та у підприємців весь цей обсяг документів може бути спрощений.
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
Відомість нарахування заробітної плати – це ключовий документ у нарахуванні заробітної плати, нарахувань та утримань пов’язаних з нею, вона є зведенням сум нарахованих по окладу, премій, а також відпускних та лікарняних, інших виплат. Затвердженої офіційно форми відомості нарахування зарплати не існує, тому підприємство може розробити її самостійно. Однак, обов’язково мають бути враховані вимоги п. 2 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV (далі – Закон про бухоблік) щодо обов’язкових реквізитів, а саме на документі у нашому випадку мають бути:
назва («Відомість по нарахуванню заробітної плати»);
назва підприємства, від імені якого складається відомість;
дата складання (у даному випадку не тільки дата, але й період (місяць) якого стосується відомість);
одиниця виміру господарських операцій (гривня з копійками);
посади і прізвища осіб, що відповідальні за здійснення господарської операції і правильність її оформлення (як правило, це бухгалтер, головний бухгалтер, керівник; ФОП указує себе, а також може вказати особу, яка веде для нього облік);
особисті підписи та інші дані осіб, які брали участь у здійсненні господарської операції.
Що має містити бланк відомості нарахування зарплати
Складові (графи) бланку мають розкривати зміст господарських операцій, які відображаються відомістю. Традиційне розташування граф: зліва мають бути нарахування складових зарплати, а справа – утримання з зарплати.
Крім прізвищ, імен, по-батькові працівників доцільно вказати графу з їх табельними номерами, так як це, по-перше, дозволяє показати зв’язок даного документа з табелем обліку робочого часу, а по-друге, унеможливлює збіги через однакові ПІБ співробітників (у житті, як відомо, все буває).
оплата згідно окладу (це ключове нарахування, обчислюється на основі окладу пропорційно кількості відпрацьованих днів по табелю, для розрахунку можна оформити окрему відомість-розрахунок оплати за окладом);
виплати, що нараховуються на основі середньої зарплати у випадках їх збереження, наприклад, оплата днів відрядження (також оформляється окремою довідкою-розрахунком);
нараховані лікарняні та інші виплати за рахунок ПФУ, наприклад, оплата днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (їх розрахунок слід вести в окремій довідці-розрахунку);
також варто навести графу «Інше», куди заносити все, що не потрапило до вищенаведеного, наприклад, певні виплати передбачені колективним договором, а також доплата до мінімальної зарплати 2023.
Спільний представницький орган, нові строки колективних переговорів, пауза в дії окремих положень колективного договору — з’ясуємо, коли запрацюють ці та інші зміни в регулюванні трудових відносин і до чого ще готуватися роботодавцям
Як бачимо, відомість по нарахуванню зарплати є зведеним первинним документом і до неї можуть додаватися як частина розрахунку різні відомості-розрахунки, довідки-розрахунки тощо, які оформлюють відповідні нарахування лікарняних, відпускних, індексації, розрахунків окладу по днях, оплати днів відрядження тощо. Єдина вимога – це дотримання обов’язкових реквізитів з Закону про бухоблік.
внески до профспілкової організації (за наявності);
графа «Інше», в якій можна відображати різні утримання, що здійснюються на основі рішень суду (аліменти), відшкодування матеріального збитку тощо.
Існує також поширена практика внесення до розділу утримань у відомості нарахування заробітної плати суми виплаченого авансу (оплати першої частини місяця). Інший варіант – наводити дану колонку окремо за межами утримань (так зроблено у зразку до цієї консультації).
Обов’язково слід навести графу «До видачі», де відображається різниця між нарахуваннями та утриманнями. Якщо у відомості включена графа «Аванс», то тоді наводиться графа «До видачі за 2-гу половину місяця».
Зразок відомості по нарахування заробітної плати 2023
Розглянемо тепер відомість нарахування та виплати заробітної плати. Звичайно, це лише орієнтир і кожне підприємство може внести свої корективи, наприклад прибрати графу «Аванс» (по виплаті авансу можна завести окрему відомість-розрахунок) або, скажімо, виділити окремо нарахування по відрядженням, або нарахування за класність водіям, або утримання пов’язані з відшкодуванням збитків чи аліменти. Все залежить від господарської ситуації, обсягу операцій та їх частоти, кількості працівників.
Знову типова форма П-7 сама по собі не призначена для виплати зарплати (наказ № 489). Це зведений регістр для обробки даних при складання форм статистичної звітності по зарплаті.
Факт виплати коштів на зарплату працівникам підтверджують:
якщо виплата відбувається у безготівковій формі через банк – Платіжна відомість, що надана банком відповідно до укладеного між банком та підприємством договором про обслуговування.
Відомість на виплату готівки складається бухгалтером або іншим уповноваженим працівником. Серед основних правил:
якщо працівник отримав зарплату, він підтверджує отримання розписом у відомості. Колонка «Примітки» призначена для занесення даних по пред’явлених документах (серія та номер паспорту). Однак, може й не заповнюватися (крім випадків отримання коштів за довіреністю);
на фактично видану суму за відомістю відбувається заповнення видаткового касового ордеру та здійснюється запис у касовій книзі.
Щодо платіжної відомості для безготівкової виплати, то така відомість формується за допомогою програмного забезпечення та за допомогою системи «Клієнт-Банк» передається банку для зарахування коштів на поточні рахунки працівників. Даний файл підписується шляхом накладання кваліфікованого електронного підпису (КЕП). На відомості банк має поставити штамп з підписом (електронну печатку). Це й буде підтвердженням зарахування зарплати на рахунки працівників.
