Щорічна відпустка: оформлення, заява, розрахунок

Чинне законодавство установлює, що громадянам, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи, надаються щорічні (основна та додаткові) відпустки зі збереженням на їх період місця роботи (посади) і заробітної плати (ст. 74 Кодексу законів про працю; КЗпП). Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96­-ВР (далі — Закон про відпустки).

Заява на щорічну відпустку ЗРАЗОК 2019

Щорічна відпустка: оформлення

Щоб усі працівники мали змогу вчасно та почергово використати належні їм відпустки, підприємству доцільно складати графік відпусток. Як правило, його затверджує власник або уповноважений ним органом за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом, і доводить до відома всіх працівників. При складанні графіків ураховують інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.

Звісно, у робочому процесі може скластися така ситуація, коли працівник бажає перенести щорічну відпустку на інший строк, аніж встановлює графік відпусток. Це питання узгоджують з керівництвом та встановлюють інші строки щорічної відпустки для конкретного працівника. Адже згідно зі статтею 139 КЗпП працівники зобов’язані вчасно і точно виконувати розпорядження (накази) роботодавця. Тому, якщо працівник відмовляється використати надане йому Конституцією України, Законом про відпустки право на відпочинок (щорічну відпустку), зважаючи на те, що роботодавець несе відповідальність за ненадання відпустки, він має право в межах, установлених графіком, без заяви працівника видати наказ про надання йому відпустки.

Стаття 11 Закону про відпустки встановлює умови перенесення та продовження щорічної відпустки. Щорічна відпустка за ініціативою власника або уповноваженого ним органу як виняток може бути перенесена на інший період тільки за письмовою згодою працівника та за погодженням з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим органом, уповноваженим на представництво трудовим колективом. Така ситуація може мати місце тоді, коли надання щорічної відпустки в раніше обумовлений період може несприятливо вплинути на нормальну роботу підприємства, але за умови, що частина відпустки тривалістю не менше 24 календарних днів буде використана в поточному робочому році.

Заява на відпустку

Законодавство про працю не вимагає подання заяви від працівників, час відпусток яких визначає графік відпусток та які йдуть у відпустку в обумовлений у ньому строк. У цьому випадку підставою для видання наказу про відпустки буде затверджений графік відпусток.

Якщо працівник має намір піти у щорічну відпустку в інший час, ніж обумовлено графіком відпусток (узгодивши це з роботодавцем), або взяти лише частину щорічної основної відпустки — працівником має бути подана заява на відпустку на ім’я керівника підприємства.

У заяві зазвичай зазначають дату початку щорічної відпустки (про яку просить працівник) і тривалість відпустки. Якщо працівник має право ще й на додаткову щорічну відпустку, то в заяві він має зазначити також підставу для надання такої відпустки.

Наказ про відпустку

На складеній працівником заяві керівник підприємства ставить свій підпис, погоджуючись надати щорічну відпустку у зазначені в ній строки, або через певні обставини пропонує перенести її на інший період. Далі заява на відпустку передається до відділу кадрів підприємства, де на її підставі оформлюють наказ про відпустку.

На підприємстві надання щорічних відпусток оформлюють наказом. Для цього можна використати типову форму № П­3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки», затверджену наказом Державного комітету статистики України «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 5 грудня 2008 року № 489 (далі — Наказ № 489). Ця форма наказу є рекомендованою, тому роботодавець може внести до неї корективи або скласти наказ довільної форми.

Наказ про відпустку складають у двох примірниках, один — для відділу кадрів, другий — для бухгалтерії. Підписує наказ керівник підприємства.

Якщо працівник ставить підпис у наказі про надання відпустки, одночасно погоджуючись із її строками, це може слугувати письмовим повідомленням про дату початку відпустки (звісно, якщо це зроблено не пізніше як за два тижні до початку відпустки).

Грошова компенсація за невикористану відпустку

У статті 24 Закону про відпустки наведено вичерпний перелік випадків, у яких виплачується компенсація за невикористану відпустку, а також додаткову відпустку працівникам, які мають дітей.

Таку компенсацію надають:

• під час звільнення працівника — грошову компенсацію виплачують за всі невикористані дні щорічної відпустки, а також додаткові відпустки працівникам, які мають дітей;
• у разі переведення працівника на роботу на інше підприємство — грошову компенсацію за відпустку за його бажанням можуть перерахувати на рахунок підприємства, на яке перейшов працівник (або виплатити під час звільнення);
• коли за бажанням працівника частину щорічної відпустки замінюють грошовою компенсацією — за умови, що тривалість наданої працівникові щорічної та додаткових відпусток не менше ніж 24 календарних дні (таку компенсацію не надають за дні додаткових відпусток на дітей, останню можна отримати тільки під час звільнення);
• у разі смерті працівника — компенсацію за невикористані відпустки виплачують спадкоємцям.

Якщо працівнику не надавали щорічну відпустку протягом кількох років, він не втрачає права на відпустки за попередні роки і може їх використовувати у зручний для нього час за погодженням з роботодавцем. А грошову компенсацію за дні, що перевищують норму, установлену в кількості 24 днів, може отримати тільки в разі надання цієї відпустки (ст. 83 КЗпП, ст. 24 Закону про відпустки).

Отже, головною умовою для отримання грошової компенсації працівником, який працює на підприємстві, за частину щорічної відпустки є фактичне використання працівником в обов’язковому порядку 24 календарних днів щорічної відпустки. Тому за бажанням працівника (за його письмовою заявою) у разі використання ним в робочому році, за який надається відпустка, 24 календарних днів щорічної відпустки, за решту днів невикористаної щорічної відпустки за цей же робочий рік має бути виплачена грошова компенсація за невикористану відпустку.

Особам віком до вісімнадцяти років заміна всіх видів відпусток грошовою компенсацією не допускається.

У разі якщо компенсацію за невикористану відпустку нараховують після звільнення працівника, її не включають до бази нарахування ЄСВ (лист ПФУ від 18.10.2011 № 22373/03­20). Адже на момент нарахування компенсації (виплати за невідпрацьований час) звільнена особа вже не є застрахованою, оскільки не перебуває з колишнім роботодавцем у трудових відносинах.

Нагадаємо, що терміну позовної давності для виплати грошової компенсації за невикористані працівником дні відпустки не встановлено, тобто якщо працівник не брав щорічні та «дитячі» відпустки кілька років, під час звільнення компенсацію надають за всі роки (лист Мінпраці від 22.02.2008 № 33/13/116­08).

Розрахунок відпускних

Обчислення середньої заробітної плати для нарахування компенсацій за невикористану відпустку проводять згідно з Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.95 № 100 (далі — Порядок № 100).

Згідно з пунктом 2 Порядку № 100 час, протягом якого працівники згідно з чинним законодавством або з інших поважних причин не працювали і за ними не зберігався заробіток або зберігався частково, виключається з розрахункового періоду. Це можуть бути, наприклад, такі дні:

• святкові;
• неробочі;
• час простою підприємства;
• відпустка без збереження заробітної плати тощо.

Заробітна плата працівникам за час відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до її початку, незалежно від тривалості наданої відпустки (24, 48 тощо календарних днів).

Тут не слід забувати, що середня заробітна плата для розрахунку відпускних за всі дні відпусток за минулі роки береться за останні 12 місяців, які передують місяцю виходу у відпустку. Тобто якщо працівник йде у відпустку за відпрацьований період з 01.01.2012 по 31.12.2013 (2 відпустки) з 01.07.2014, то для розрахунку середнього заробітку беремо зарплату за період липень 2013 року–червень 2014 року, а не зарплату 2012–2013 років.

Розрахунок відпускних: приклад

Працівник подав заяву на відпустку за період з 01.01.2012 по 31.12.2013 (за 2 роки невикористаної відпустки) з 01.07.2014 р. на 48 календарних днів. Зарплата за останні 12 місяців за період липень 2013–червень 2014 рр. становить 30 000 грн.

Кількість календарних днів у розрахунковому періоді: 365 – 10 = 355 к. дн.

Середньоденна заробітна плата: 30 000 грн. ÷ 355 = 84,51 грн.

Сума відпускних: 84,51 грн. × 48 к. дн. = 4056,48 грн.

Відповідальність роботодавця за ненадання щорічної відпустки

Ненадання щорічних відпусток у строки, визначені Законом про відпустки та КЗпП, є грубим порушенням законодавства про працю, за що роботодавець може бути притягнений до дисциплінарної відповідальності згідно із законодавством.

Стаття 11 Закону про відпустки забороняє ненадання щорічних відпусток повної тривалості протягом двох років поспіль, а також ненадання їх протягом робочого року особам віком до вісімнадцяти років та працівникам, які мають право на щорічні додаткові відпустки за роботу із шкідливими і важкими умовами чи з особливим характером праці.

Отже, стаття 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення передбачає відповідальність за порушення законодавства про працю у частині ненадання відпустки роботодавцем, що карається штрафом у сумі від 510 до1700 гривень.

Щоб уникнути настання негативних наслідків для роботодавця, у ситуації з великою кількістю днів невикористаних відпусток працівниками, слід виконувати такі умови:

• визначення графіком відпусток черговості надання відпусток працівникам;
• надання відпусток працівникам відповідно до визначеного графіка відпусток;
• ненадання відпусток працівникам відповідно до визначеного графіка відпусток — лише з ініціативи самих працівників, тобто подання працівниками заяв про перенесення відпусток на інший період.

Дотримання зазначених умов буде свідчити про те (та мати відповідне документальне підтвердження), що роботодавцем виконано обов’язок із надання відпусток працівникам, а отже, не порушено законодавство про працю України.

• виплати за виконання окремих доручень;
• одноразові виплати;
• компенсаційні виплати на відрядження і переведення;
• премії за винаходи та раціоналізаторські пропозиції, за сприяння впровадженню винаходів і раціоналізаторських пропозицій, за впровадження нової техніки і технології, за збирання і здавання брухту чорних, кольорових і дорогоцінних металів, збирання і здавання на відновлення відпрацьованих деталей машин, автомобільних шин, введення в дію виробничих потужностей та об’єктів будівництва (за винятком цих премій працівникам будівельних організацій, що виплачуються у складі премій за результати господарської діяльності);
• грошові і речові винагороди за призові місця на змаганнях, оглядах, конкурсах тощо;
• пенсії, державна допомога, соціальні та компенсаційні виплати;
• літературний гонорар штатним працівникам газет і журналів, що сплачується за авторським договором;
• вартість безплатно виданого спецодягу, спецвзуття та інших засобів індивідуального захисту, мила, змивних і знешкоджувальних засобів, молока та лікувально-профілактичного харчування;
• дотації на обіди, проїзд, вартість оплачених підприємством путівок до санаторіїв і будинків відпочинку;
• виплати, пов’язані з ювілейними датами, днем народження, за довголітню і бездоганну трудову діяльність, активну громадську роботу тощо;
• вартість безплатно наданих деяким категоріям працівників комунальних послуг, житла, палива та сума коштів на їх відшкодування;
• заробітна плата на роботі за сумісництвом (за винятком працівників, для яких включення її до середнього заробітку передбачено чинним законодавством);
• суми відшкодування шкоди, заподіяної працівникові каліцтвом або іншим ушкодженням здоров’я;
• доходи (дивіденди, проценти), нараховані за акціями трудового колективу і вкладами членів трудового колективу в майно підприємства;
• компенсація працівникам втрати частини заробітної плати у зв’язку з порушенням термінів її виплати.