Почнемо з головного — коли складається заява на відпустку? Усе залежить відграфіка відпусток: чи є він на підприємстві та чи відповідає йому відпустка працівника. Відсутність графіка відпусток – це порушення статті 79 Кодексу законів про працю (далі – КЗпП). Він складається тільки за щорічними і додатковими відпустками. Коли заява на відпустку обов’язкова, а коли ні — розкриваємо.
ЗАЯВА НА ВІДПУСТКУ — ЩОРІЧНУ І ДОДАТКОВУ
НЕ ОБОВ’ЯЗКОВА*
ОБОВ’ЯЗКОВА
на підприємстві є графік відпусток, а відпустка, в яку виходить працівник, відповідає такому графіка; у такому разі працівник за 2 тижні до відпустки отримує повідомлення й заяви від нього не потрібні
працівник хоче вийти у відпустку, яка не відповідає графіку відпусток, або такий на підприємстві взагалі не складався
відпустка на навчання, творча відпустка, соціальні відпустки
* у цьому випадку підставою надання відпустки є затверджений графік відпусток. Чинне законодавство у такому разі не зобов’язує працівника писати заяву на відпустку. Однак на деяких підприємствах практикується написання заяви завжди — навіть за наявності графіка відпусток
Зміни чекають на неоплачувані відпустки, щорічну основну відпустку у воєнний час, компенсацію за невикористані відпустки демобілізованим працівникам таще багато, на перший погляд, незначних дрібниць — усе на користь роботодавців
Коли заява на відпустку підлягає обов’язковому задоволенню
жінки, які мають 2-х і більше дітей віком до 15 років;
жінки, які мають дитину з інвалідністю;
одинокі матері (батьки), якщо вони виховують дитину;
опікуни, які виховують дитину чи кількох дітей віком до 15 років;
дружини (чоловіки) військовослужбовців;
ветерани війни;
працівники, які є членами пожежно-рятувальних підрозділів для забезпечення добровільної пожежної охорони не менше року;
батьки-вихователі дитячих будинків сімейного типу;
особи, які звільнення після проходження військової служби за призовом під час мобілізації, якщо після такого звільнення вони були прийняті на роботу впродовж 3-х місяців, не враховуючи час переїзду до місця проживання.
По-друге, є ще одна категорія працівників, яких варто виділити окремо, оскільки їхні права часто порушуються. Це ті працівники, які навчаються у навчальних закладах. Проте законодавство не уточнює:
форму навчання (денна, заочна, дистанційна, змішана);
приналежність таких навчальних закладів лише до закладів вищої освіти. Тобто це може бути будь-який освітній заклад, тобто юрособа або фізособа, які проводять освітню діяльність. Однак він має відповідати вимогам Закону «Про освіту» від 05.09.2017 № 2145-VIII. Зокрема освітня діяльність на підставі ліцензії, що видається органом ліцензування відповідно до законодавства. Якщо є сумніви щодо статусу навчального закладу, то можна вимагати у працівника надання копії ліцензії на здійснення освітньої діяльності від такого навчального закладу;
рівень освіти, який здобувається, також не уточнюється. Теоретично це можуть бути навіть курси;
форму власності навчальних закладів — вона також може бути будь-яка (державна/комунальна, приватна).
Працівники, які навчаються, можуть брати щорічні відпустки у час екзаменаційних сесій або установчих чи інших занять, написання дипломних, курсових, лабораторних та інших робіт, які передбачені навчальною програмою у цих закладах, але за умови наявності довідки про успішне навчання (див. пп. «7» ст. 10 Закону про відпустки).
Особливості та чотири приклади розрахунку компенсації за невикористану відпустку, якщо працівник звільняється у 2024 році. Обчислення компенсації 2024 року, якщо у 2023-му є періоди без виплат працівникам
У чому різниця між такими категоріями працівників та звичайними? У тому, що їхні:
заявлені потреби у відпустках — повинні бути враховані першочергово при складанні графіка відпусток;
подані заяви на відпустку — мають бути задоволені обов’язково, навіть поза графіком. Натомість щодо інших працівників, то дозволити їм відпустка поза графом – це лише право, а не обов’язок роботодавця.
Виходить, що за всіма іншими працівниками питання позапланової відпустки потрібно вирішувати на основі згоди двох сторін: працівника та роботодавця. І подається заява на відпустку будь-коли. Питання тільки в тому, чи буде прохання працівника задоволене, якщо він не потрапляє в пільгові категорії за статтею 10 Закону про відпустки.
Увага: є категорії працівників, заява на відпустку яких має бути задоволена обов’язково.
Заява на відпустку за власний рахунок
Заява на відпустку за власний рахунок складається завжди, адже графіка таких відпусток законодавчо немає й офіційно не може бути. Однак тут теж можливі 2 варіанти.
ЗАЯВА НА ВІДПУСТКУ ЗА ВЛАСНИЙ РАХУНОК
НЕ ОБОВ’ЯЗКОВА
ОБОВ’ЯЗКОВА
Стаття Закону про відпустки
ст. 26 Закону про відпустки
ст. 25 Закону про відпустки
приклади ситуацій для працівника:
за сімейними обставинами;
на час загрози поширення епідемії, пандемії, необхідності самоізоляції працівника у випадках, встановлених законодавством;
у разі виникнення загрози збройної агресії проти України, надзвичайної ситуації техногенного, природного чи іншого характеру;
інші причини, які вважає серйозними сам працівник
дружина народила дитину – коли дружина перебуває у післяпологовій відпустці;
є пенсіонером;
має інвалідність;
у разі одруження;
смерть близьких;
працівник-сумісник іде у відпустку за основним місцем роботи;
працівник приступив до роботи після звільнення з військової служби у зв’язку із закінченням особливого періоду або оголошенням демобілізації
особливості заяви про відпустки:
точну причину відпустки вказувати не обов’язково, можна обмежитися фразою «за сімейними обставинами», «для вирішення соціально-побутових питань», так як визнання серйозності підстави на відпустку – це суб’єктивне рішення керівника;
у разі відмови на заяві має бути записана резолюція працівника «Відмовити» з указанням причини такої відмови
має вказуватися причина, перераховуватися додані до неї документи, які підтверджують підставу для такої відпустки;
строки відпустки мають відповідати визначеним у статті 25 Закону про відпустки
Заява на відпустку: писати чи друкувати
Більшість тут дадуть відповідь: звичайно, писати. Звісно, це перевірений варіант, до якого не буде ніяких претензій зі сторони перевірок Держпраці. Однак питання можуть постати, якщо працівник приніс надруковану заяву зі своїм підписом. Або уже на підприємстві була заведена така практика раніше. Заставити переписати від руки? Чи можна все ж таки в наш час електронних технологій прийняти її у такому вигляді?
Увага:рукописний варіант — найпоширеніший спосіб оформити заяву на відпустку.
Відповідь дамо таку: можна і надруковану. По-перше, ні КЗпП, ні Закон про відпустки не врегульовують це питання. По-друге, є такий державний орган — Державна архівна служба України. Саме вона встановлює вимоги до різної управлінсько-розпорядчої та іншої документації підприємств і держорганів та терміни її зберігання.
Так, вимоги до оформлення документації суб’єктами господарювання визначає Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» ДСТУ 4163:2020, затвердженого наказом ДП «Український науково-дослідний і навчальний центр проблем стандартизації, сертифікації та якості» від 01.07.2020 № 144.
Зокрема, пункт 7.1 ДСТУ 4163:2020 вказує, що організаційно-розпорядчі документи виготовляють за допомогою автоматизованих та/або друкувальних засобів. Водночас деякі внутрішні папери (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо) за авторством посадовців та інших фізосіб допустимо оформлювати в рукописний спосіб.
Увага:друкований варіант — можливий для заяви про відпустку і це не є порушенням законодавства.
Виходить, що рукописний варіант дозволений, але не основний. Основним саме вважається в документації друкований варіант. Штрафувати за надруковані заяви органи Держпраці не мають права. Це не можна вважати порушенням оформлення трудових відносин з працівниками. Також можна використовувати трафарет (шаблон), коли основна частина заяви (шапка, заголовок тощо) надруковані, а працівник лише вписує в нього свої прізвище, ім’я, по батькові, дату початку відпустки та кількість днів (для щорічної відпустки) і ставить дату й підпис.
Затвердженої конкретної форми (бланку) заяви на відпустку немає. Однак цей ДСТУ 4163:2020 містить стандартизовану форму заяви працівника, тому орієнтуватися будемо саме на неї.
Заява на відпустку: правила складання
Даємо загальні рекомендації щодо окремих елементів заяви про відпустку.
ЗАЯВА НА ВІДПУСТКУ: ОСНОВНІ ЕЛЕМЕНТИ
Елемент заяви
Що треба врахувати й перевірити
звернення до керівника у верхній частині
посада, прізвище та ім’я керівника (у давальному відмінку)
інформація про працівника у верхній частині
найменування посади, прізвище, ім’я повністю працівника (у родовому відмінку)
дата подання
ставиться внизу дата підписана автором заяви, тобто працівником
у тексті заяви дата початку та тривалість бажаної відпустки
Зазвичай у заяві на надання щорічної відпустки вказується дата початку та загальна кількість календарних днів відпустки. Нагадуємо, що тривалість щорічної відпустки – це 24 к. дн. Такі відпустки можна ділити, але безперервна частина щорічної відпустки має становити мінімум 14 к. дн. Ці 14 к. днів не обов’язково мають бути першими, тобто відпустка може ділитися, наприклад, 5+5+14, 5+14+5 і т.д.
Визначаючи тривалість щорічної і додаткової відпустки, святкові і неробочі дні не враховуємо (за мирних часів). Наприклад, заява на відпустку з 2 березня на 14 к. дн. означала б за довоєнних часів вихід на роботу не 16 березня, а 17 березня, так як 8 березня не рахується (святковий день) і відпустка продовжується на 1 к. день. Відпускні при цьому будуть рахуватися за 14 к. днів, хоча фактично працівника не буде на роботі 15 к. днів. Однак під час воєнного стану святково-неробочих днів немає, тому 08 березня треба враховувати.
У заявах на начальні відпустки та відпустки за власний рахунок вказують часовий інтервал (з … по …). Визначаючи тривалість навчальних, творчих відпусток святкові і неробочі дні тут уже слід враховувати
дата реєстрації та реєстраційний номер
Номер ведеться за реєстраційним журналом (картотекою) документів підприємства. Дата реєстрації ставиться у лівому верхньому кутку
додаткові документи
Документи, що додаються, вказуються у тексті заяви, якщо вони забезпечують працівнику правом на відпустку або, на його думку, є підтвердженням серйозності причини виходу у відпустку за власний рахунок
підпис працівника
Підпис обов’язковий. Однак розшифровка не потрібна, так як ім’я та прізвище працівника згадуються вгорі (рекомендації до заповнення заяви працівника з ДСТУ 4163:2020)
віза керівника (керівників)
Начальник відділу може поставити в лівому верхньому кутку надпис «Не заперечую». Погодження заяви на відпустку. Якщо директор погоджується надати відпустку, то в лівому верхньому кутку він накладає резолюцію: «Підготувати наказ про надання відпустки». У разі відмови – «Відмовити» чи «Заперечую» з указанням причин
Заява на відпустку: чи можна складати з вихідного чи святкового дня
Заборони вказувати в початку відпустки першим святковий (неробочий) день в законодавстві немає. Єдине тільки, що у щорічних і додаткових відпустках у тривалості святкові (неробочі) дні за статтею 73 КЗпП не рахуються (у мирний час; під час воєнного стану дане правило не діє й усі дні зі статті 73 КЗпП рахуються як звичайні, стаття 6 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-IX). Це означає, що тривалість такої відпустки продовжується на ці святкові (неробочі) дні.
Увага:заява на відпустку зі святкового чи вихідного дня – дозволена.
Розпочати ж відпустку з вихідного дня може бути обумовлено наявністю значної частини невикористаних днів щорічної відпустки або просто бажанням отримати оплату (відпускні) за ці дні. Ситуації бувають різні і відмовляти працівнику законодавчих підстав також немає.
Що ще треба проконтролювати: чи встигає бухгалтерія оплатити відпустку до її початку, як цього вимагає законодавство (ч. 4 ст. 115 КЗпП, ст. 21 Закону про відпустки). А якщо не встигає? Що ж тоді робити, щоб не порушити законодавство?
Увага:у разі раптових відпусток у заяві на відпустку слід передбачити іншістроки виплати відпускних.
Необхідно у заяві на відпустку прописати прохання працівника: «Прошу оплатити надану відпустку в найближчий строк виплати зарплати (авансу)». Що це дає? Справа в тому, що є ратифікована Україною Конвенція про оплачувані відпустки від 24.06.1970 № 132. Її пункт 2 статті 7 передбачає можливість наявності угоди між працівником та роботодавцем щодо інших строків оплати відпустки. Прохання працівника у заяві та підписана керівником заява формально й стають підтвердженням наявності такої угоди. Таким чином, юридично підприємство убезпечує себе від порушення законодавства про працю та може виплатити відпускні такому працівнику пізніше.
Заява на відпустку: зразок
Розглянемо тепер приклади оформлення заяв на відпустку в різних ситуаціях.
