Загальні правила документообігу за операціями з використанням електронних платіжних засобів встановлені у розділі VII Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затвердженого постановою Правління НБУ від 05.11.2014 № 705 (далі — Положення № 705).
Підтвердні документи
Згідно з пунктом 8 розділу VII Положення № 705 банк має надавати власникам рахунків виписки про рух коштів на їх рахунках за операціями, що виконані користувачами електронних платіжних засобів. Форма виписки банку має містити всі обов’язкові реквізити, передбачені нормативно-правовим актом Національного банку з питань організації операційної діяльності в банках України.
Тобто у разі придбання електронних залізничних квитків документальним підтвердженням оплати за ці квитки можуть бути як виписка банку, засвідчена підписом та печаткою банку, так і квитанція з платіжного терміналу, яка свідчить про рух коштів на картковому рахунку працівника.
На сьогодні витрати на відрядження відображаються в обліку підприємства згідно з П(С)БО 16 «Витрати». Проте П(С)БО 16 не містить переліку документів, якими мають підтверджувати такі витрати. Такий перелік передбачено у підпункті «а» підпункту 170.9.1 Податкового кодексу України (ПК), який визначає порядок оподаткування ПДФО коштів, виданих на відрядження. Щоб уникнути оподаткування ПДФО, у підприємства мають бути у наявності оригінали документів, що засвідчують вартість витрат на проїзд, а саме:
- транспортні квитки, у т. ч. електронні квитки за наявності посадкового талона;
- документ про сплату за всіма видами транспорту.
З’ясуємо, що є транспортним квитком та посадковим документом.
Електронний проїзний (перевізний) документ — електронний документ, сформований за допомогою програмно-апаратного комплексу з оформлення/повернення електронних проїзних (перевізних) документів для забезпечення пасажирських перевезень, який є договором на перевезення пасажира (багажу). Таке визначення містить пункт 1.4 Порядку оформлення розрахункових і звітних документів при здійсненні продажу проїзних і перевізних, документів на залізничному транспорті, затвердженого спільним наказом Мінінфраструктури та МДЗ від 30.05.2013 № 331/137 (далі — Порядок № 331/337).
Відповідно до пункту 5.2 Порядку № 331/137 посадочний документ (візуальна форма електронного перевізного документа) роздруковується на паперовому носії або зберігається як сукупність електронних даних (мобільний телефон, смартфон, планшет, компактний персональний комп’ютер, чип-карта тощо).
Також пункт 5.6 Порядку № 331/137 встановлює, що посадочний документ, роздрукований на паперовому носії, є транспортним квитком.
Підсумуємо, що для підтвердження витрат на придбання електронних залізничних квитків необхідно мати такі документи:
- оригінал виписки банку з особистого карткового рахунка працівника, засвідченої підписом та печаткою банку або квитанція з платіжного термінала;
- роздрукований на паперовому носії електронний залізничний квиток;
- посадочний документ, перевізний документ, роздруковані на паперовому носії (транспортні квитки).
Тільки за наявності зазначених документів працівнику будуть відшкодовані витрати на придбання електронних залізничних квитків без оподаткування ПДФО.
Відшкодування витрат на відрядження
Порядок відшкодування витрат на відрядження визначено в Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом МФУ від 13.03.1998 № 59 (далі — Інструкція № 59).
Якщо для остаточного розрахунку за відрядження потрібно виплатити додаткові кошти, їх виплата має здійснюватися до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження (абз. 6 п. 11 Інструкції № 59).
Отже, Інструкція № 59 встановлює лише граничний строк виплати додаткових коштів для остаточного розрахунку за відрядження. У який спосіб мають здійснювати виплату таких коштів — Інструкція № 59 не передбачає.
Варто зазначити, що норми Інструкції № 59 поширюються лише на бюджетні установи та організації. Тобто комерційним підприємствам не обов’язково керуватися Інструкцією № 59.
Тому строк та спосіб виплати коштів для відшкодування витрат на відрядження підприємство має обрати самостійно та визначити у Положенні про відрядження. На нашу думку, такі розрахунки з працівниками можна проводити як через касу підприємства, так і перераховувати відповідні суми на особисті чи зарплатні платіжні картки працівника. Але у разі перерахування на особисті та зарплатні платіжні картки потрібно мати відповідну заяву від працівника із зазначенням банківських реквізитів.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
