Зміни у законодавстві щодо перевірок інспекторами з праці дедалі більше лякають підприємців. І цьому сприяє запровадження по справжньому значних штрафів за неналежне оформлення, чи взагалі не оформлення працівників відповідно до законодавства.
Перш за все перевіряльники вимагаються від підприємців кадрову та первинну документацію. Але що робити підприємцям, фізичним чи юридичним особам, які здійснюють діяльність в декількох місцях, а вся необхідна для перевіряльників документація знаходиться не за місцем проведення перевірки. Де зберігати документацію і скільки потрібно її зберігати?
Для юридичних осіб
Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», питання організації бухгалтерського обліку на підприємстві належить до компетенції його власника, або власників, якщо таких декілька. Підприємство має право самостійно визначати облікову політику підприємства і обирає форму бухгалтерського обліку.
Також, за правилами організації діловодства, зберігання документів та їх архівування може відбуватися в державних органах, органах місцевого самоврядування чи на підприємствах. Загалом – в установах, що встановлюють вимоги щодо створення документів, роботи з ними та їх зберігання незалежно від форм власності таких установ.
Отже, юридична особа може самостійно, за допомогою внутрішнього документу визначити місце проведення бухгалтерського обліку і зберігання первинної документації.
Відповідно до правил діловодства, документи з моменту їх створення чи надходження і до моменту передачі в архівні установи можуть зберігатися за місцем формування справ в службі діловодства чи в інших внутрішніх підрозділах та установах підприємства.
При цьому, керівники підрозділів і установ, відповідальних за організацію діловодства зобов'язані забезпечити зберігання всіх документів та справ.
Видача справ у тимчасове користування має здійснюватися не більше ніж на один місяць. Вилучення оригіналів документів допускається лише з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу і лише з письмового дозволу керівника відповідної установи. При цьому, обов'язково залишати в установі копії вилучених документів.
Отже, юридичні особи мають повне право зберігати первинні та кадрові документи не в офісі, магазині чи виробничому приміщенні, а в місці знаходження бухгалтерії. При цьому, відповідно до правил діловодства, тимчасове переміщення документів строком до одного місяця з місця їх зберігання не порушує законодавства.
Зберігання документів підприємцем
Перше і найголовніше – підприємець є фізичною особою, а отже, правила організації діловодства та архівного зберігання документів на фізичних осіб не поширюються.
У статті 296 Податкового кодексу України встановлено наступні правила ведення обліку та складання звітності платниками єдиного податку фізичними особами:
- Ведення книги обліку доходів, а в разі оплати ПДВ – книги доходів і витрат;
- Подачі до контролюючого органу податкової декларації платника єдиного податку.
Відповідно до статті 44 ПК, для цілей оподаткування, платник податків повинен вести облік доходів і витрат, а також інших показників, що пов'язані із визначенням об'єктів оподаткування та податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, що пов'язані із обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачене законодавством.
Платники податків мають зберігати документи не менше 1095 днів із дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи.
Якщо відбувається ліквідація платника податків, документи за період діяльності останнього, якщо такий складає не менше 1095 днів мають бути передані до архіву.
Однак, ці норми нічого не кажуть стосовно місця зберігання документів, порядку їх формування, обліку та зберігання.
Отже, підприємець самостійно обирає місце зберігання первинних документів та кадрової документації. Тобто, місцем зберігання не обов'язково може бути місце, де проводиться господарська діяльність.
Відповідно, документи можна зберігати як на робочому місці (місці провадження діяльності), так і у себе вдома, що не заборонено законом.
Доречі, підготувавши відповідний внутрішній наказ, стосовно того, що первинні та кадрові документи будуть зберігатися у підприємця вдома, можна убезпечити себе від непередбачуваних ситуацій стосовно проведення перевірок. Так, підприємець, без зайвої конфронтації із перевіряльниками може надати останнім відповідний документ, що підтверджує неможливість надання необхідних документів одразу. Цим самим можна виграти достатньо часу для того, щоб юридично долучити до перевірки адвоката, та не убезпечити себе від можливих неправомірних дій перевіряючи.
Фактично, такі дії не є незаконними та протиправними, але рішення щодо використання такої поради повністю лежить на підприємці.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
