Як відрядити працівника за біометричним паспортом

Компенсація вартості паспорта: додаткове благо

Здавалося б,не має бути жодних сумнівів щодо оподаткування ПДФО вартості оформлення закордонного паспорта працівника. Позаяк відповідно до підпункту 170.9.1 Податкового кодексу України (ПК) сума відшкодованих роботодавцем витрат на оформлення закордонних паспортів не є доходом платника податку — працівника. Але такі витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують їх вартість.

Втрата первинних документів через руйнування офісу

«Будь-які витрати на відрядження не включають до оподатковуваного доходу платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає»(абз. 15 пп. «а» пп. 170.9.1 ПК).

Такими документами можуть бути, зокрема (але не виключно):

• запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
• укладений договір чи контракт;
• інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводять за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає.

Однак цілком імовірно, що роботодавець компенсуватиме вартість закордонного паспорта працівнику,зважаючи на майбутні відрядження за кордон, а не тоді, коли вирішить направити працівника у службову поїздку. За таких обставин говорити про вартість оформлення закордонного паспорта як про витрати на відрядження не доцільно. А отже, не можна компенсувати вартість паспорта без оподаткування ПДФО до прийняття рішення направити працівника у закордонне відрядження. Оскільки неможливо довести зв’язок оформлення документа з господарською діяльністю підприємства.

Крім того, раніше податківці наполягали оподатковувати як додаткове благо відшкодування працівникові вартості оформлення закордонного паспорта (лист ДПА від 12.04.2005 № 3064/6/17-3116). Хоча лист можна назвати «давнім», однак норми щодо оподаткування витрат у відрядженні майже не змінились. Зважаючи на персоніфікований характер виплати, податківці під час перевірки можуть наполягати на оподаткуванні компенсації вартості закордонного паспорта.

Наступною завадою у прийнятті рішення про оподаткування компенсації працівникові може бути вартість закордонного паспорта. Адже вона буде різною залежно від того, через кого оформлюють паспорт: безпосередньо через Міграційну службу чи через державне підприємство. Державні підприємства включають до вартості документа вартість послуги. Також на ціну оформлення паспорта впливатиме терміновість виготовлення документа.

Не вскочте в грошову халепу, рахуючи зарплату!

Ірина Чигирголовний редактор комерційних видань Експертус: Головбух

Іноді, щоб зберегти зарплату чи відпускні, працівники просять перенести виплату грошей на потім. Або навпаки, маючи потребу у грошах, просять видати зарплату раніше за встановлений термін. Виручати працівника чи ні — справа компанії. Але перш ніж прийняти рішення, з’ясуйте, чим ризикує компанія, погоджуючись на такі забаганки. А ми підкажемо вам відповіді

у статті "Виплата зарплати на прохання працівника: чим ризикує роботодавець"

Яке рішення прийняти

З огляду на можливі податкові ризики рекомендуємо поміркованим платникам оподаткувати компенсацію витрат на виготовлення закордонного паспорта працівника як додаткове благо. Тобто утримати ПДФО за ставкою 18% та військовий збір за ставкою 1,5%.

Базу оподаткування ПДФО визначайте із урахуванням «натурального» коефіцієнта. Суму ПДФО і військового збору утримуйте із зарплати працівника або інших його доходів у грошовій формі. Якщо роботодавець сплатить податки за власний рахунок, це зумовить появу ще одного додаткового блага. І так без кінця.

Сміливі платники податків можуть не оподатковувати вартість закордонного паспорта працівника. Однак за умови, що наказ про відрядження вже видали, а у положенні про відрядження зазначена можливість такого відшкодування.

З прикладом оформлення наказу про службове відрядження за кордон можете ознайомитися тут.

Читайте також у системі «ЕкспертусГоловбух» :

• Яких помилок слід уникати бухгалтеру під час розрахунку добових
• Як повідомити бухгалтерію про придбані онлайн авіаквитки
• Як оформити та оподатковувати відрядження працівника на орендованому в нього автомобілі
• Неповернуті підзвітні кошти і борг перед директором: чи проводити залік

Новий закон про валюту: до чого готуватися бухгалтеру

ГАВРИЛОВА Олена адвокат, партнер Адвокатського об’єднання «Едвайзер», Київ

Покроково і з прикладами про те: • Закон України «Про валюту і валютні операції»: головні положення (що залишилось, що скасовано, а що нового); • коли зміни починають діяти; • нормативно-правові акти, які втрачають силу; • валютні операції: інвестування без обмежень, кредити без реєстрації — заміна слів чи процедури; • ЗЕД: чи стане простіше працювати; • розрахунки в інвалюті в Україні та переказ коштів за кордон, купівля/продаж валюти: чи спростять відносини між українськими та іноземними підприємствами; • валютний контроль: які операції звільнені від контролю, а які підпадають під нього; • який порядок, хто і як здійснюватиме контроль; • відповідальність і санкції: які штрафи скасують, посилять чи доповнять

Переглянути відеозапис