Відрядження за кордон

Відрядження за кордон

Почнемо з відмінностей між відрядженням в межах України та відрядженням за кордон. Головними з них є:

• різні норми добових витрат. По закордонним відрядженням Податковий кодекс України (ПК) встановлює неоподатковувані добові витрати на рівні 80 євро за кожний день відрядження. Для обліку використовуйте курс НБУ, який діяв на кожний з днів відрядження. Норма неоподатковуваних добових витрат для відряджень Україною у 2023 році – 670 грн (0,1 від мінімальної зарплати на 01.01);
• наявність різниць між курсами валют. Різниця є між курсами обміну валюти в банках та курсом НБУ, різниця є між курсом валюти на моменти видачі авансу на відрядження та остаточного розрахунку після повернення з відрядження. Ситуацію для обліку може ускладнити використання гривневої корпоративної картки у закордонному відрядженні (поява комісій, більше операцій для обліку);
• кількість підтвердних документів і витрат на компенсацію. Бухгалтер при оформленні закордонного відрядження може мати справу документами, нетиповими для відряджень Україною. Наприклад, авіаквитки (по Україні авіасполучення більшістю підприємств не використовується), чайові в рахунках готелю чи ресторану, чеки за зали очікування, платні дороги, витрати на страхування тощо.

Ці та інші нюанси з прикладами й розглянемо тепер більш детально. Однак є ще організаційні питання закордонних відряджень, зокрема карантинні COVID-обмеження у країні перебування та воєнний стан.

П’ять нестандартних ситуацій, що виникли під час відрядження

Ми добрали актуальні роз’яснення щодо оформлення службових поїздок та оплати днів перебування у відрядженні. Упевнені, вони закриють низку питань, з якими бухгалтер має справу у повсякденній роботі.

ЧИТАТИ ПОРАДИ ЕКСПЕРТА

Відрядження за кордон під час воєнного стану

Воєнний стан внесла корективи у відрядження за кордон. В таких умовах при оформленні закордонного відрядження зверніть увагу на те, що:

• перетин кордону військовозобов’язаними можливий лише щодо заброньованих осіб та інших категорій, які зазначені у п. 2-1 Правил перетинання державного кордону громадянами України, затверджених постановою Кабміну від 27.01.1995 № 57. Також про особливості виїзду за кордон окремих категорій чоловіків віком від 18 до 60 років – читайте роз’яснення Держприкордонслужби;
• необхідно перевірити спершу можливість придбати іноземну валюту. Одразу з’ясуйте дане питання з банком. Однак за роз’ясненням ДПС суб’єкт господарювання має право зняти в банку із власних поточних рахунків готівкову іноземну валюту, або купити іноземну валюту, для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон на підставі заяви на купівлю іноземної валюти;
• у відрядження можна направляти й працівників, які мають дітей. Однак треба отримати їхню згоду. Взагалі не можна направляти у відрядження вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до одного року (ст. 8, ст. 9 Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.05.2022 № 2136-IX).

Підприємствам, які планували закордонні відрядження вимушені були скасовувати поїздки. Як правильно оформити скасування відрядження за кордон і коли працівник має повернути кошти, якщо йому перерахували їх авансом — читайте далі.

Заробітна плата та аванс

Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%

ПОРАДИ ЕКСПЕРТА + розрахункові приклади

Наказ про відрядження за кордон зразок

СКАЧАТИ ЗРАЗОК

Документальне оформлення відрядження за кордон

Аби відправити працівника у закордонне відрядження, маєте видати наказ про відрядження, де вказати обов’язково країну, маршрут, місце відрядження. Бажано зазначити підставу (запрошення, договір-заявку тощо). Форма – довільна. Якщо підприємство не має Положення про відрядження або раніше не мало справу з відрядженнями за кордон, то обов’язково в наказі слід вказати суму добових (можна у валюті відрядження).

Якихось обов’язкових для всіх правил документального оформлення закордонних відряджень для комерційних підприємств немає. Однак є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон (наказ Мінфіну від 13.03.1998 № 59, далі – Інструкція 59). Стосується цей документ тільки бюджетників та підприємств, що отримують фінансування від держави. Для бюджетників зокрема є обмеження по сумі добових та вартості готелю (для різних країн). Деякі ідеї цього документа можуть бути використані й комерційними підприємствами, наприклад щодо кошторису.

Увага: обов’язковим є тільки наказ про відрядження. Кошторис – рекомендований, але корисний документ.

Комерційні підприємства можуть скласти кошторис витрат на закордонне відрядження, якщо планують попередньо видати працівнику аванс в іноземній валюті. Функція цього документа – обґрунтувати суму авансу, зокрема й розмір добових. Також даний розрахунок знадобиться й при використанні корпоративної платіжної картки – яку саме суму перевести на картковий рахунок. У будь-якому випадку такий документ дуже корисний і для управлінських цілей. Якщо підприємство видаватиме аванс готівкою в іноземній валюті, то аби зняти кошти треба буде подати в банк лист-розрахунок витрат на відрядження – якраз і знадобиться уже складений кошторис.

Рекомендуємо в кошторисі витрат на відрядження передбачити колонки, які наведено у таблиці нижче.

З даним кошторисом під підпис можна ознайомити й працівника.

Увага: закордонні паспорти та візи оформляємо тільки після видання наказу про відрядження, якщо хочете компенсувати їхню вартість без податкових наслідків.

Оформляти візи й закордонні паспорти рекомендуємо після видання наказу про відрядження. Це потрібно для того, щоб був взаємозв’язок між ними та господарською діяльністю й можна було їх компенсувати відряджуваним працівникам. Тоді це не буде додатковим благом працівників. Інакше, суму компенсації цих витрат треба оподаткувати ПДФО, військовим збором та нарахувати ЄСВ.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2024 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ — 2024 ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2024 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Що змінилося в документальному оформленні закордонних відряджень з 01 квітня 2023

Зміни пов’язані з оновленням п. 170.9 ПК Законом «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо платіжних послуг» від 12.01.2023 № 2888-IX, який набув чинності 01 квітня 2023 року. Детально дані зміни висвітлено у матеріалі. Щодо закордонних відряджень, то слід звернути увагу на таке.

Щодо авансового звіту. Так, він відтепер не є обов’язковим у стандартній ситуації. Винятки, коли авансовий звіт потрібен обов’язково: виникнення оподатковуваного доходу та використання готівки понад суму добових (у т.ч. отриманої з використанням платіжних інструментів) (див. оновлений пп. 170.9.4 ПК). Однак краще авансовий звіт складати завжди, особливо для закордонних відряджень, так як:

• дата складання авансового звіту = дата подачі підтвердних документів. Це потрібно для подальшого відображення витрат в обліку. Дату подачі підтвердних документів слід певним чином зафіксувати. Якщо не складати авансовий звіт, то це слід зробити в інший спосіб, тобто винаходити аналог авансового звіту. Через це краще використати традиційний документ;
• авансовий звіт допомагає проконтролювати використання підзвітних сум і наявність чи відсутність оподатковуваного доходу.

Отже, попри оновлення пп. 170.9 ПК авансовий звіт і надалі вимагаємо від відряджених. Однак, якщо вони його з тих чи інших причин не надали, але є підтвердні документи, то всі понесені ними витрати не стають «автоматично» оподатковуваним доходом, як це було раніше. Крім того, з 01 січня 2023 авансовий звіт можна оформляти в електронній формі, що може бути зручно в ситуації, коли особа з одного закордонного відрядження одразу відбула в інше й не оформила «на місці» авансовий звіт.

Щодо тривалості відрядження. Рахуємо його на основі наказу про відрядження. Відтепер чітко вказується на необхідність підтвердження доказів перебування особи у відрядженні. Для закордонного відрядження це відмітки про перетин кордону, проїзні документи, готельні рахунки (див. абз. 4 оновленого пп. 170.9.1 ПК).

Щодо платіжних карток (як корпоративних, так і особистих) – для закордонних відряджень актуальна можливість використання у якості підтвердження витрат на відрядження виписки/відомості з рахунку, що можливо з оновленням пп. 170.9.2 ПК).

Аванс на відрядження за кордон

Аванс на відрядження повинен покривати добові витрати, витрати на проїзд, проживання та інші витрати та може підтверджуватися кошторисом. Видати аванс можете (лист Мінфіну від 21.05.2014 р. № 31-07250-06-25/12181):

• у національній валюті (гривні) – для покриття витрат під час проїзду й проживання на території України;
• в іноземній валюті – для здійснення необхідних витрат за кордоном.

Дані суми можна видати готівкою, перерахувати за особисту або зарплатну картку працівника, перерахувати на корпоративну картку. Можливе використання як гривневих, так і валютних карток.

Щоб видати аванс в іноземній валюті готівкою, то маєте:

• зняти її з валютного рахунку, якщо такий є у підприємства (заповніть заяву на видачу готівки, подайте лист-розрахунок витрат у довільній формі);
• якщо валюти на рахунку немає, придбайте її через уповноважений банк на Міжбанківському валютному ринку. Важливо: купувати валюту в обмінниках юрособи не можуть;
• оприбуткувати готівку в іноземній валюті в касі підприємства.

Увага: іноземну валюту на відрядження підприємство може отримати тільки через банк.

Використовувати валюту на інші цілі, ніж відрядження, суворо заборонено.

Довідка-розрахунок на виплату зарплати

Щоразу, коли виплачуєте заробітну плату, маєте сплатити ЄСВ. Причому не менше ніж 1/5 суми зарплати. Інакше банк просто не перерахує грошей або не видасть готівку. Та інколи врятувати може довідка-розрахунок. Тримайте готовий зразок, щоб заповнити її з першого разу

Інструкція із заповнення і подання

Добові на відрядження за кордон 2023

Розмір добових для комерційних підприємств має такі обмеження:

• мінімальне – використовуємо обмеження по кожній країні з постанови КМУ від 02.02.2011 № 98. Так, дані обмеження призначені для бюджетних установ, але їхнє використання небюджетниками йде мова в листі Мінсоцполітики від 21.12.2016 р. № 1732/0/101-16/28. Виходить, що встановлення меншого розміру добових є порушенням трудового законодавства;
• максимальне – по факту його немає. Підприємство може встановлювати добові, більші за неоподатковувану норму 80 євро. Але суму перевищення слід оподаткувати ПДФО та військовим збором, як додаткове благо. При цьому застосовується натуральний коефіцієнт 1,21951 (п. 164.5 ПК). Така наднормова сума перевищення відображається в Додатку 4ДФ з ознакою доходу «118». Самі ж добові у межах податкової норми у Додатку 4ДФ не відображаються.

Постанова № 98 для відрядження до Польщі, наприклад, встановлює суму добових у розмірі 61$. Це й буде мінімальна сума добових по відрядження до цієї країни (або її еквівалент в іншій валюті, – злотих, євро, гривні).

Зменшувати добові у зв’язку з наявністю окремих витрат на харчування в готельному рахунку звичайне підприємство не зобов’язане (на відміну від бюджетників).

Крім валютних добових працівник може отримати й гривневі, так як він частину відрядження перебуває в Україні. Також проблема тут у розрахунку неоподатковуваної добової норми (80 євро чи 670,00 грн). ДПС у своєму роз’ясненні в 103.17 ЗІР посилається на правила Інструкції 59, вимагаючи використовувати її всім. Правило таке: слідкуємо за пересадкою відрядженого працівника по дорозі до іноземної держави та його зупинками в готелі чи іншому приміщенні на території України. Це і є роздільна точка. Норма «80 євро» працює з моменту останньої посадки на транспортний засіб, що ввозить працівника до іноземної держави та до моменту першої пересадки на транспортний засіб (чи зупинки в готелі) не території України. Якщо вибуття (прибуття) та пересадка відбувається в один день, то також використовується закордонна норма 80 євро. Виходить, що якщо пересадок чи зупинок на території України не було, то повністю все відрядження оплачується за закордонними нормами.

Увага: якщо не пересідати та не зупинятися в готелях на території України, то повністю всі дні відрядження рахуються за «закордонним» режимом добових.

Приклад 1 (пересадок не було)

Працівник був направлений з м. Чернігова до м. Кошице (Словаччина). Він вибув 10.01.2023 р. з м. Чернігова і у цей же день пересів на автобус у м. Києві, який доставив його на територію Словаччини 12.01.2023 р. Усі 3 дні (10.01.2023 р. – 12.01.2023 р.) рахуємо за «закордонними» добовими.

Приклад 2 (пересадка була в Україні)

Працівник був направлений з м. Чернігова до м. Кошице (Словаччина). Він вибув 10.01.2023 р. з м. Чернігова і у цей же день пересів на поїзд у м. Києві, який доставив його до м. Львова 11.01.2023 р. У Львові працівник здійснив пересадку на автобус, що прямував на територію Словаччини, куди він прибув 12.01.2023 р. У такій ситуації:

• 1 день (10.01.2023 р.) рахуємо як відрядження за українськими нормами (670,00 грн);
• 2 дні (11.01.2023 р. –12.01.2023 р.) рахуємо за закордонною нормою (80 євро).

Якщо відрядження здійснюється за рахунок приймаючої сторони, що оплачує транспортні витрати, проживання, харчування, то добові працівнику все одно нараховуйте. Це обов’язок роботодавця.

Колективний договір: які зміни очікують на роботодавців

Спільний представницький орган, нові строки колективних переговорів, пауза в дії окремих положень колективного договору — з’ясуємо, коли запрацюють ці та інші зміни в регулюванні трудових відносин і до чого ще готуватися роботодавцям

ЧИТАТИ КОМЕНТАР ЕКСПЕРТА

Первинні документи для відрядження за кордон

Розглянемо тепер підтвердні документи, які використовують у закордонних відрядженнях.

Також може виникнути ситуація необхідності перекладу документів по закордонному відрядженню. Однак не поспішайте перекладати документи, так як це обов’язково лише за запитом представника контролюючого органу (пп. 170.9.1 ПК).

Аванс, якщо закордонне відрядження не сталося

Якщо ж видали кошти на закордонне відрядження, а потім воно не сталося. Наприклад, прикордонники не випустили військовозобов’язаного працівника, то за роз’ясненням Головного управління ДПС у Тернопільській області на повернення авансу таким працівником залишається 3 банківських дні, коли він повинен:

• перерахувати кошти на відповідний рахунок підприємства;
• внести кошти до каси – у разі отримання їх готівкою.

Через які додаткові блага роботодавцеві доведеться судитися з податківцями

Роботодавці інколи намагаються покращити умови праці для працівників, але це може спричинити для них неочікувані штрафи. Підкажемо, що податківці вважають додатковим благом і чи можна уникнути податкових ризиків, коли надаєте працівникам додаткові послуги або товари

ПІДКАЗКИ ЕКСПЕРТА

Компенсація окремих витрати при відрядженні за кордон

Окрім витрат на харчування, проїзд та проживання у працівника можуть виникнути інші витрати. Так, підлягають відшкодуванню та не вважаються доходом відрядженого працівника витрати на (див. абз. 3 пп. 170.9.1 ПК):

• перевезення вантажу;
• бронювання транспортних квитків;
• оформлення закордонних паспортів;
• обов’язкове страхування;
• побутові послуги, які включено до готельних рахунків (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни);
• оплату телефонних розмов;
• оформлення дозволів на в’їзд (віз);
• інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в т. ч. будь-які збори і податки, які підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат. Наприклад, страхування життя або здоров’я відрядженої особи чи її цивільної відповідальності, якщо воно обов’язкове за законами країни відрядження.

Не мають податківці заперечень щодо відшкодування витрат за користування камерами схову, платним залом очікування, сервісними центрами з придбання квитків (лист Міндоходів від 24.12.2013 № 18173/6/99-99-19-03-02-15).

Умова щодо всіх витрат – наявність підтвердних документів. При цьому їх треба буде перекласти на українську мову, якщо буде запит податківців (роз’яснення Офісу ВПП ДПС).

Також з особливими застереженнями не вважаються доходом витрати наведені у таблиці нижче.

Бухгалтерський облік відрядження за кордон

Головна складність обліку витрат у закордонному відрядженні – це правильне застосування валютних курсів. Для того, щоб зрозуміти дещо заплутані правила поглянемо на їхні першопричини:

• вимоги НП(С)БО 21 «Вплив змін валютних курсів» щодо визначення курсових різниць по монетарним активам. Монетарна стаття, нагадуємо, – це гроші або заборгованість, яка буде погашена грошовими коштами;
• додаткове відшкодування суми витрат працівнику здійснюється у гривні за курсом НБУ на день виплати.

Якщо відряджений працівник отримав аванс, то його заборгованість по субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» є немонетарною статтею, так як початково очікується, що авансу вистачить на відрядження та ніяких грошових коштів він повертати не буде. З цього такий наслідок: до обліку таких коштів курсові різниці не розраховують (п. 7 НП(С)БО 21) і при проведенні відрядженні в обліку всі витрати списуються за курсом, що діяв на дату видачі авансу.

Ситуація ускладняється, коли із суми авансу залишаються невитрачені кошти. Тоді заборгованість працівника по авансу за субрахунком 372 стає монетарною статтею й повинні бути нараховані курсові різниці з використанням субрахунків:

• 714 – «Дохід від операційної курсової різниці»;
• 945 – «Втрати від операційної курсової різниці» .

Крім того, відображайте в обліку відрядження та складайте авансовий звіт тоді за курсом НБУ, що діє на день подання підтвердних документів (авансового звіту), так як сума заборгованості уже має бути повністю по субрахунку 372 перерахована за новим курсом.

Якщо суми авансу не вистачило, й підприємство винне кошти працівнику, то заборгованість по субрахунку 372 залишається немонетарною. Курсову різницю визначати не треба й відображайте в обліку відрядження та складайте авансовий звіт за курсом НБУ на дату видачі авансу. Однак на дату видачі боргу працівнику необхідно відкоригувати суму з урахуванням курсу НБУ на день видачі. Така різниця не вважається курсовою, так як не обумовлена вимогами НП(С)БО 21, тому її слід відображати за іншими субрахунками, а саме:

• 719 – «Інші доходи від операційної діяльності»;
• 949 – «Інші витрати операційної діяльності».

Дані правила наведено у вигляді компактної таблиці нижче.

У разі, якщо відрядження за кордон відбулося з використанням корпоративної платіжної картки, то правила щодо подачі підтвердних документів (заповнення авансового звіту) аналогічні. Однак кожне використання платіжної картки розглядається як дата видачі авансу. Якщо залишку коштів немає, то звітування за використані кошти відбувається за курсами НБУ, що діяли на момент зняття коштів з картки.

Ласкаво просимо до системи «Експертус Головбух»

У системі «Експертус Головбух» бухгалтер завжди може отримати швидку і точну відповідь на своє професійне запитання. Кожне рішення, запропоноване Системою, є актуальним і своєчасним. Цим вона і унікальна.

Хочемо вас порадувати — дати безплатний демодоступ до Системи

Отримати демодоступ ⚡️

Податковий облік відрядження за кордон

Облік витрат у відрядженні не спричиняє податкових різниць. Тому будь-які витрати на відрядження можна включати у витрати, що формують базу оподаткування податком на прибуток.

Щодо ПДВ, то отримання послуг відрядженими за кордон працівниками відбувається за межами митної території України, тому не виникає й податкового зобов’язання з імпортного ПДВ. Якщо працівник особисто ввозить ТМЦ, то він сплачує мито й ПДВ за загальними правилами.

У разі відшкодування витрат, які розглядаються як додаткові блага (наприклад, документально не підтверджені), то утримайте ПДФО, військовий збір, та нарахуйте ЄСВ. Такі відшкодування за своєю суттю прирівнюють до зарплати.

Відрядження за кордон проведення

Розглянемо тепер облік закордонного відрядження на типовому прикладі.

Приклад 3. Менеджер зі збуту підприємства у м. Харків направлений у відрядження у Словаччину до м. Кошице. Добові встановлено 70 євро/доба. Відбулися такі події:

• 20.02.2023 – видано аванс на відрядження у сумі 2000 євро та 3600 грн (курс НБУ 38,8377 грн/євро);
• 22.02.2023 – вибуття у відрядження та прибуття до м. Львова, вартість квитка 460 грн, у цей же день відбувся приїзд до Кошице. Вартість квитка 1250 грн;
• 23.02.2023 – 24.02.2023 – перебування у Кошице. Готель 2 доби зі сніданком 750 євро/доба. Оплата послуг відбулася 23.02.2023 (курс НБУ 38,9328 грн/євро);
• 24.02.2023 – виїзд з Кошице та прибуття у Львів. Вартість квитка 1350 грн (квиток було куплено ще в Україні). Прибуття у м. Харків, вартість квитка 460 грн.
• 27.02.2023 – подано підтвердні документи (складено авансовий звіт) (курс НБУ 38,6402 грн/євро).

Бухгалтерські проведення матимуть такий вигляд, як у таблиці нижче.

Якщо видача валютного авансу відбувається з використанням корпоративної платіжної валютної картки, то тоді бухгалтерські проведення матимуть вигляд, як у таблиці нижче.

Пояснення щодо обраного курсу євро. Курс використано на 23.02.2023 р. – день оплати валютною карткою у Німеччині. Відповідно до п. 5 НП(С)БО 21 операції в іноземній валюті під час початкового визнання відображаються із застосуванням валютного курсу на початок дня дати здійснення операції (дати визнання активів, зобов’язань доходів і витрат).

Приклад 4. Ситуація та ж сама, що й у прикладі 3. Однак авансу було видано лише 1700 євро, а тому його не вистачило. Не вистачило 10 євро (= 1700€–210€–1500€). Бухгалтерські проведення наведено у таблиці нижче.