Оцифрування трудових книжок до 10 червня 2026 року: чи варто поспішати?

Електронна трудова книжка містить цифрові дані про прийняття на роботу, переведення, звільнення та інші зміни щодо трудової діяльності.

Процес оцифрування трудових книжок триває з 10 червня 2021 року. Відповідно до чинного законодавства, він має завершитися 10 червня 2026 року. Водночас у Верховній Раді зареєстрували проєкт Закону від 27.11.2025 № 14257, який передбачає продовження цього строку. Така законодавча ініціатива пов’язана з тим, що значна частина трудових книжок досі не оцифрована, зокрема через наслідки війни:

• релокацію підприємств,
• втрату архівів,
• інші ускладнення.

Відомості про трудову діяльність від ПФУ: як отримати

Інформація про періоди діяльності після 1 січня 2004 року (після набуття чинності Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 № 1058-IV) вже є в електронній системі. Дані за попередні періоди можна подати до Пенсійного фонду у будь-який час :

• особисто;
• через вебпортал ПФУ.

Подати копії сканованих сторінок паперової трудової книжки через вебпортал е-послуг ПФУ може як роботодавець, так і застрахована особа. Для непрацюючих пенсіонерів оцифровувати трудову книжку не потрібно — вся інформація вже є в пенсійних справах.

Сканкопії повинні відповідати таким вимогам:

• зніматися з оригіналів документів у кольоровому форматі;
• мати чіткі зображення повних сторінок та складу тексту, його реквізитів — назва, серія та номер, дата видачі, печатки, підписи, прізвище, ім’я та по батькові власника;
• зберігатися у форматах JPG або PDF;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 МБ;
• рекомендована якість сканування — 300 dpi (щоб забезпечити високу деталізацію).

Як зробити скани трудових і передати до ПФУ

• Як виготовити скани трудових книжок
• Як передати файли до ПФУ
• Як дізнатися, чи прийняв ПФУ скан

Для онлайн-подання сканкопій застрахованою особою алгоритм дій такий:

Крок 1. На вебпорталі ПФУ авторизуйтесь за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП) або Дія.Підпису та натисніть кнопку «Увійти».

Крок 2. У розділі «Комунікації з ПФУ» оберіть вкладку «Відомості про трудові відносини».

Крок 3. Заповніть загальну інформацію про особу (якщо вона не підтягнулась автоматично) та надайте згоду на передачу та обробку персональних даних.

Крок 4. Прикріпіть скановані копії усіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку та натисніть кнопку «Підписати та відправити в ПФУ».

Із результатами опрацювання відправленої заяви можна ознайомитись у розділі «Мої звернення».

Окрім трудової книжки, для підтвердження певних періодів стажу можна завантажити скановані копії:

• військового квитка;
• диплома (свідоцтва, атестату) про очне навчання (разом із додатком);
• свідоцтва про народження дитини (для жінок);
• інші документи про стаж.

У разі зміни прізвища, імені, по батькові додаються документи, що підтверджують зміну персональних даних (зокрема, свідоцтво про шлюб, розірвання шлюбу або зміну імені).

За інформацією ПФУ в Запорізькій області

За інформацією ПФУ в Чернівецькій області