шеф-редактор «Експертус Головбух», Експертус Медіа, Київ
Наші експерти підготували поради, щоб допомогти вам позбавитися від софту країни-агресора та обрати вітчизняний аналог. Підкажемо також як задокументувати заміну ПЗ і відобразити в обліку
Окрім фінансування агресора компанії, що у своїй діяльності використовують ПЗ російського походження, також ризикують втратити інформацію чи опинитися в ситуації, коли дані потрапляють безпосередньо до ворога. Можливі й випадки кібератак із боку росії через такий софт і відмови програми працювати.
Яке вітчизняне ПЗ обрати для бухгалтерії замість російського
Перші санкції щодо компаній і торговельних марок російського походження запровадили 2017 року.
В Україні офіційно заборонене програмне забезпечення сімейства «1С» та низки суміжних продуктів. Тож якщо ваше підприємство ще не припинило використовувати розробку росіян, час про це всерйоз замислитися. Крім того, проблема вибору програми для ведення бухгалтерського обліку актуальна для бухгалтера або фінансового директора в міру появи нових рішень від провідних розробників. На сьогодні ПЗ — це не лише бухоблік, а й фінансове планування та аналіз, це круті інструменти управління компанією.
Далі у Таблиці наводимо перелік програмних продуктів для ведення обліку. Вивчайте, обирайте, впроваджуйте!
Крім перелічених облікових систем на базі систем управління бізнесом SAP та Microsoft Dynamics 365 вітчизняні айтішники розробляють системи, адаптовані під українське законодавство. Бухоблікові можливості таких систем залежать від домовленостей із конкретним розробником, але загалом вони дають змогу:
автоматизувати бухгалтерію, торговельні та складські операції;
вести кадровий і фінансовий облік;
управляти логістикою.
Зазвичай через високу вартість такі системи впроваджують великі підприємства.
Як перенести інформацію з російського ПЗ на вітчизняне
Організуйте роботу в декілька кроків.
Крок 1. Підготуйте наказ керівника про зміну ПЗ, призначте відповідальних осіб, встановіть строки переходу на українську облікову систему. Визначте дату, з якої вестимете облік у вітчизняному ПЗ.
Порада: замініть ПЗ наприкінці кварталу або місяця — так полегшите перенесення залишків на рахунках обліку.
Крок 2. Перевірте, чи коректні записи на рахунках обліку, особливо стосовно ПДВ, розрахунків із контрагентами. Проведіть усі незареєстровані операції/документи в інформаційній базі, перш ніж переносити залишки на нове ПЗ. Ваша уважність на цьому етапі — запорука подальшого налагодженого обліку на вітчизняному ПЗ.
Крок 3. Роздрукуйте всі первинні документи і регістри обліку на дату перенесення залишків зі старого ПЗ. Перш ніж друкувати, активуйте всі можливі налаштування аналітичного обліку, щоб отримати якомога більш детальну інформацію за рахунками обліку.
Крок 4. Вивантажте довідники (контрагенти, номенклатура, працівники тощо) з ворожого ПЗ у форматі Excel для імпорту в нову систему.
Крок 5. Сформуйте облікові регістри за допомогою українського ПЗ після того, як внесете початкові залишки на рахунки бухобліку. Перевірте, чи коректні записи, чи дотримали балансове рівняння — активи мають збігатися з пасивами. Після цього роздрукуйте облікові регістри.
Рекомендуємо вести облік паралельно у двох системах протягом одного звітного періоду — місяця або кварталу, щоб перевірити, чи коректні нарахування у новому ПЗ.
Як задокументувати та відобразити бухобліку українське ПЗ
Перш ніж позбутися російського ПЗ, оберіть вітчизняний софт. Укладіть із постачальником ліцензійний договір. ПЗ є об’єктом права інтелектуальної власності (ст. 420 ЦК). Оскільки використовуватимете ПЗ винятково як користувач для власних потреб, договір із розробником має передбачати, як правило, передачу невиключних майнових прав на використання комп’ютерної програми.
Увага: за ліцензійним договором кінцевий користувач має право користуватися примірником комп’ютерної програми без права відтворювати її (тиражувати) і продавати іншим особам.
Об’єкти інтелектуальної власності — різновид нематеріальних активів (НМА). НМА — це немонетарний актив, що не має матеріальної форми і може бути ідентифікований (п. 4 НП(С)БО 8 «Нематеріальні активи»). До НМА як їх група входять інші нематеріальні активи (п. 5 НП(С)БО 8).
Мінфін рекомендує вартість придбаних ліцензій та комп’ютерних програм, які відповідають визначенню НМА, включати до інших нематеріальних активів та обліковувати на субрахунку 127 «Інші нематеріальні активи».
Якщо за умовами ліцензійного договору (ліцензії) постачальник передає підприємству виключні майнові права на ПЗ, тобто не примірник комп’ютерної програми, а ліцензію кінцевого користувача — застосовуйте субрахунок 125 «Авторське право та суміжні з ним права».
Придбане за грошові кошти ПЗ оцініть за первісною вартістю (п. 11 НП(С)БО 8).
Щоб зарахувати на баланс нове ПЗ, комісія, відповідальна за операції з необоротними активами, складає в одному примірнику акт введення в господарський оборот об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (типова форма № НА-1). Підстава — ліцензійний договір (ліцензія) та видаткові документи постачальника. Акт підписує головбух і затверджує керівник підприємства або уповноважена керівником особа.
Увага: бухоблік ПЗ ведіть із застосуванням типових форм, що наразі залишаються чинними. Порядок застосування типових форм первинного обліку об’єктів права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів регулює наказ Мінфіну від 22.11.2004 № 732.
встановіть метод амортизації облікової програми з урахуванням облікової політики підприємства та вимог пункту 26 НП(С)БО 7 «Основні засоби»;
призначте особу, відповідальну за експлуатацію ПЗ.
Обов’язково пропишіть у наказі строк використання, адже ПЗ із невизначеним строком корисного використання в бухобліку не підлягає амортизації (п. 25 НП(С)БО 8). Строк корисного використання ПЗ визначте з огляду:
на строки використання подібних активів;
моральний знос, що планується;
правові та інші обмеження щодо строків використання;
очікуваний строк корисного використання ПЗ тощо (п. 26 НП(С)БО 8).
Нацстандарти не забороняють встановити строки, визначені Податковим кодексом України (ПК) (п. 26 НП(С)БО 8). Для групи «Інші нематеріальні активи» строк використання визначає правовстановлювальний документ, групи «Авторське право та суміжні з ним права» — правовстановлювальний документ, але не менш як 2 роки. Якщо власник/розробник ПЗ не визначив строку використання, суб’єкт господарювання визначає його на свій розсуд, але не менше ніж 2 і не більше ніж 10 років (пп. 138.3.4 ПК).
На підставі наказу керівника й акта форми № НА-1 відкрийте інвентарну картку обліку об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (типова форма № НА-2). Інвентарну картку оформте на кожен об’єкт інтелектуальної власності та розпочинайте вести аналітичний облік. Старт нарахування амортизації українського ПЗ — наступний місяць після введення його в експлуатацію (п. 29 НП(С)БО 8).
Штучний інтелект уміє багато. Та у питаннях податків і звітів вирішальне — не швидкість, а досвід. У системі «Експертус Головбух» консультують живі експерти, які не генерують відповіді, а перевіряють і зважують кожну рекомендацію 👇
Приклад 1. Придбання українського ПЗ для бухобліку
Підприємство (платник податку на прибуток та ПДВ) придбало на умовах попередньої оплати українське ПЗ «ІС-ПРО» в сумі 21 840,00 грн в т.ч. ПДВ. ПЗ ввели в експлуатацію та встановили:
Постачання програмної продукції оподаткуйте ПДВ за загальною ставкою — 20 %.
Як оподаткувати податком на прибуток українське ПЗ
Якщо в наказі про введення в експлуатацію НМА встановили різні строки корисного використання для бухгалтерського та податкового обліку, зважайте на таке:
малодохідні прибутківці ведуть облік винятково за правилами НП(С)БО. На них не поширюються мінімальні строки корисного використання та інші обмеження, прописані в ПК. Отже, визначати різні строки використання немає потреби;
високодохідники, які застосовують податкові різниці, зобов’язані в бухобліку на суму амортизації НМА збільшити фінрезультат, а на суму податкової амортизації — зменшити фінрезультат згідно з вимогами пунктів 138.1, 138.2 ПК.
Навіть якщо суми податкової та бухгалтерської амортизації однакові, високодохідники все одно зобов’язані показати амортизаційні різниці в декларації з податку на прибуток. У додатку РІ до прибуткової деки окремо покажіть у збільшувальних різницях (р. 1.1.1) суму бухгалтерської амортизації, а в зменшувальних (р. 1.2.1) — податкової.
Суму податкової амортизації НМА покажіть також у додатку АМ до прибуткової декларації за кожною групою НМА окремо.
На підставі протоколу комісії керівник видає наказ про виведення ПЗ із господарського обороту.
Списання ПЗ комісія оформлює актом вибуття (ліквідації) об’єкта права інтелектуальної власності у складі нематеріальних активів (форма № НА-3) у двох примірниках. На підставі акта форми № НА-3 зробіть в інвентарній картці позначку про ліквідацію об’єкта НМА.
Перш ніж ліквідувати вороже ПЗ, нарахуйте амортизацію за поточний місяць (п. 30 НП(С)БО 8). Визначте залишкову вартість облікової програми та включіть її до інших витрат (п. 35 НП(С)БО 8; п. 29 НП(С)БО 16 «Витрати»). Залишкову вартість і витрати на списання узагальніть за дебетом субрахунку 976 «Списання необоротних активів». Спишіть із балансу накопичену суму амортизації ліквідованого НМА.
Підприємство (платник податку на прибуток і ПДВ) списує програму «1С:Бухгалтерія». Щомісячна сума амортизації — 108,30 грн. Первісна вартість — 6500,00 грн, накопичена амортизація — 4800,00 грн. ПЗ придбавали без ПДВ.
Оподаткування списання російського ПЗ ПДВ та податком на прибуток
Ліквідація необоротних активів є постачанням (пп. 14.1.191 ПК), отже, й об’єктом оподаткування ПДВ. Проте у пункті 189.9 ПК згадано лише про особливий порядок оподаткування ПДВ списання основних засобів. Тож на НМА норми цього пункту не поширюються.
Немає і законодавчих підстав нараховувати компенсувальні ПДВ-зобов’язання за пунктом 198.5 ПК, оскільки ПЗ придбавали без ПДВ. Отже, списання російського ПЗ за рішенням керівника не оподатковуйте ПДВ.
Високодохідні платники податку на прибуток відкоригують фінрезультат до оподаткування на різниці, а саме:
збільшать його на суму бухгалтерської залишкової вартості ліквідованого НМА (п. 138.1 ПК);
зменшать на суму податкової залишкової вартості ліквідованого НМА (п. 138.2 ПК).
