бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Цифровізація змінює й таку консервативну сферу, як оформлення трудових відносин. Ще з червня 2021 року в Україні впровадили електронні трудові книжки. Як перенести дані про стаж з паперової трудової книжки до електронної трудової книжки, якими мають бути скан-копії, як зміниться порядок виходу на пенсію — про все це в огляді
Електронна трудова книжка — це цифровий аналог паперових трудових книжок. Електронні трудові книжки забезпечують наступне:
поступову відмову від паперового документообігу — погодьтеся, що це лише питання часу й розвитку цифрових технологій;
зменшення витрат часу на паперову роботу. Електронна форма зручніша;
спрощення доступу до інформації як роботодавцю, так і самому працівнику. Фізособи уже мають можливість звіряти інформацію про свій страховий стаж у базі Пенсійного фонду України (ПФУ);
зменшення негативних ризиків втрати паперової трудової книжки та потім її відновлення. Особливо це стосується тих осіб, у яких записи у електронній базі ПФУ мають розбіжність з такими у паперовій трудовій книжці. Звичайно й паперові трудові книжки відновлювали, але це значні витрати часу на відвідування колишніх місць роботи, а то й архівів, якщо дані підприємства уже позакривали;
створення можливостей для нарахування пенсій в автоматичному режимі.
Облік трудової діяльності працівника здійснюється в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
Повністю перейти на електронні трудові книжки потрібно до 10 червня 2026 року. Закон не забороняє користуватися як паперовою, так і електронною формами книжок, поки триватиме перехідний період. За бажанням працівника паперова трудова книжка може вестися і після закінчення п’ятирічного терміну.
Чи всі дані щодо стажу є у Реєстрі ПФУ
Ні, можуть бути не всі дані. Через це варто перевірити та періодично моніторити інформацію про себе на порталі ПФУ щодо страхового стажу та правильності відомостей в електронних трудових книжках, адже помилку можуть зробити:
роботодавець при подачі даних щодо початку і закінчення трудових відносин тощо;
працівник ПФУ при обробці скан-копій.
Окрім помилок можуть бути не внесені цілі роки. З суто технічних причин. Особливо це стосується даних до 2004 року.
Увага:від автоматичних пенсій можна буде відмовитися. Подайте повідомлення про своє небажання до досягнення пенсійного віку. Або просто не подавайте дані щодо способу отримання пенсії до ПФУ уже після призначення пенсії.
Яких років може не бути у електронній трудовій книжці
На вебпорталі ПФУ страховий стаж розраховується з 01.01.2004. До цього моменту стаж був трудовим. Тому в електронній трудовій книжці може не бути даних до 2004 року. Також проблемні періоди до 1998 року — до запровадження персоніфікованого обліку. У ПФУ відсутні дані щодо страхових внесків до цього року, тому слідкуймо.
Увага: особливо слід перевіряти дані в електронних трудових книжках до 2004 року.
Хто подає інформацію з паперової трудової книжки для внесення даних в електронному вигляді
Роботодавець або працівник подає скановані або оцифровані копії документів, засвідчені КЕПом через вебпортал електронних послуг ПФУ.
Внесення даних працівником
Внесення даних роботодавцем
Після того, як роботодавець або громадянин заповнив анкету та прикріпив скан-копій документів, фахівці ПФУ переводять їх у цифровий формат, звіряють записи трудової книжки із даними, що вже містяться в персональній картці Реєстру застрахованих осіб.
Таким чином формується кінцевий варіант е-трудової. Після оцифрування трудової, інформація про періоди роботи і наявний страховий стаж будуть доступні для перегляду в особистому кабінеті на вебпорталі електронних послуг ПФУ.
Електронна трудова книжка на підприємстві: як підготуватися до передавання скан копії трудових книжок
Перед скануванням трудових книжок необхідно провести їх ретельний аудит. Передусім треба перевірити першу сторінку (титульний аркуш).
1. Звірити паспортні дані
На першій сторінці трудової книжки зазначають відомості про працівника. Отож, на відповідність паспортним даним необхідно перевірити такі записи в трудовій:
прізвище, ім’я та по батькові працівника;
дату народження.
Окрім того, зверніть увагу на наявність:
підпису власника трудової книжки, яким він завірив правильність внесених даних;
підпису особи, відповідальної за видачу трудових книжок;
печатки закладу, де трудову заповнили вперше.
2. Перевірити записи про зміни ПІБ
У разі зміни працівником прізвища, імені, по батькові роботодавець зобов’язаний внести відповідні записи до його трудової книжки. Підстава — документи, що підтверджують зміни:
паспорт;
свідоцтво про шлюб;
свідоцтво про зміну прізвища, імені чи по батькові тощо.
Зміни вносять на першій сторінці трудової книжки. Роблять це так:
однією рискою закреслюють колишнє прізвище і записують нове;
на внутрішньому боці обкладинки вказують інформацію про документ, на підставі якого зроблено запис, з його реквізитами;
запис завіряють підписом відповідальної особи і печаткою підприємства.
Як усунути виявлені помилки
Помилка у записі ПІБ чи даті народження. Такий бланк трудової книжки вважають зіпсованим, складають акт на його списання та оформляють трудову на іншому бланку. Якщо помилився попередній роботодавець — працівнику необхідно звернутись до нього для виправлення помилки. У разі ліквідації попереднього місця роботи, виправити ситуацію необхідно в судовому порядку.
Не внесено запис про зміну ПІБ. Як останньому роботодавцю, вам необхідно зробити відповідні зміни.
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
Вимоги до сканування трудових книжок. Внесення даних здійснюється шляхом відправки на через сайт ПФУ скан-копій паперової трудової книжки. Тобто відсканованих потрібних сторінок трудової книжки. В принципі, можна зробити й фото, але все одно доведеться його обробити таким чином, щоб воно відповідало потрібному формату та розміру файлу. Через це краще все ж таки у даному разі застосувати сканер.
Необхідно підготувати копії наступних документів:
трудової книжки. Скануються лише заповнені сторінки з розділів «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» та вкладиші оригіналу трудової книжки. Порожні сторінки трудової книги сканувати не потрібно;
окремої згоди на обробку даних від працівника — цей документ треба підготувати, якщо дані вносить роботодавець. Насьогодні її подають у довільній формі роботодавцю та сканують.
В окремих випадках для підтвердження страхового стажу потрібно завантажити диплом про освіту, військовий квиток та копії свідоцтв про народження дітей.
Увага:якщо дані вносить працівник особисто, то скан-копія згоди на обробку даних непотрібна.
Відправити дані може:
фізособа, тобто працівник самостійно. Однак йому для цього треба спершу отримати електронний цифровий підпис. Його можна мати на будь-якому носії (комп’ютері, диску, флешці), тобто не обов’язково на захищених флешках-токенах. Отримати електронний підпис фізособа може безкоштовно у КНЕДП ІДД ДПС або ж у найбільш зручний спосіб — в обслуговуючому банку;
юрособа, тобто роботодавець. Електронний цифровий підпис теж треба, але він, як правило, уже є. За рекомендацією ПФУ вносити дані має роботодавець. Але наразі значна кількість підприємств переклала цей обов’язок на працівників.
Після отримання скан-копій подальша їх обробка та внесення даних у базу здійснюється працівником ПФУ (п. 9 Порядку № 1084), тому варто все ж таки перевірити дані про себе, аби не було допущено людської помилки.
Потім заходимо на портал електронних послуг ПФУ та у правому верхньому кутку знаходимо «Вхід».
У вікні, яке з’явилося – вводимо дані, хто працюватиме з реєстром (юрособа/фізособа), а також щодо електронного підпису.
Після цього обираємо зліва потрібне меню. Для фізосіб, наприклад, «Мій страховий стаж» або «Електронна трудова книжка». Перевіряємо дані.
Якщо є потреба, то скан-копії документів відправляємо через меню «Комунікації з ПФУ» — «Надання скан-копій трудової книжки».
Після прикріплення всіх документів натискаємо на «Відправити до ПФУ».
Вимоги до скан-копій трудової книжки для пенсійного фонду
Скан-копії мають бути підготовлені з дотриманням наступних вимог:
кольорове, а не чорно-біле сканування;
роздільна здатність 300 dpi;
формат jpg (але тоді кожну сторінку треба окремо) або pdf (всі сторінки єдиним файлом);
розмір кожного файлу має не перевищувати 1 Мб;
скан-копії мають бути чіткими, мають читатися назва документа, серійний номер (якщо є), ПІБ працівника, печатки, підписи тощо;
назва файлу має бути у форматі НННННННННН_ЛС_ПС.jpg, де НННННННННН — ідентифікаційний код застрахованої особи, тобто реєстраційний номер облікової картки платника податку; ЛС — номер лівої сторінки трудової книжки, починаючи з 02; ПС — номер правої сторінки трудової книжки, починаючи з 03; перший розворот, де міститься ПІБ, повинен мати значення ЛС_ПС рівне 00_01. Такі рекомендації до назв файлів містяться зокрема у вимогах самого ПФУ.
Приклад назви файлів зі сторінками трудової книги:
7680032573_00_01.jpg — це сканована перша сторінка трудової книжки (перший розворот з ПІБ застрахованої особи);
7680032573_10_11.jpg — це сторінки трудової книжки 10 та 11 (це п’ятий розворот).
Якщо ж подаєте скан трудової книжки у форматі pdf, то тоді назвіть файл НННННННННН.pdf, наприклад 7680032573.pdf.
Зробити файл меншим (до 1 МБ) та зробити роздільну здатність 300 dpi можна наступним чином:
заходимо у «Зберегти документ як», обираємо форму файлу, а також параметри збереження;
у параметрах збереження необхідно обрати якість зображення «Невеликий розмір (300 dpi)».
Якщо не вдалось отримати потрібний розмір файлу, скористайтесь будь-яким онлайн сервісом для зменшення розміру файлів, наприклад, 11zon. Завантажте файл та оберіть ступінь стиснення:
Трудову книжку оцифрували: що робити з паперовою
Після оцифрування трудової книжки видайте оригінал паперову трудову працівникам під підпис.
Якщо працівник вимагатиме вести паралельно із електронним варіантом паперову трудову книжку — роботодавець зобов’язаний це робити (ст. 48 КЗпП).
☑ Основні моменти у процедурі бронювання за списками ☑ Особливості електронного бронювання працівників через Дію ☑ Категорії військовозобов’язаних, які підлягають 100% бронюванню ☑ Строк дії відстрочки для заброньованих військовозобов’язаних
ФОПу необхідно робити запис в е-трудову лише якщо він має найманих працівників.
Однак ПФУ рекомендує ФОПам подати через персональний кабінет скан-копії:
витягу з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб-підприємців та громадських формувань про державну реєстрацію ФОП,
або довідки з Державної податкової служби про облік як суб’єкта підприємницької діяльності.
Як зміниться порядок виходу на пенсію із запровадженням електронних трудових
Із запровадженням е-трудової, пенсії за віком призначатимуть автоматично, за фактом настання події — досягнення пенсійного віку, без необхідності додатково звертатись та особисто відвідувати органи ПФУ.
Якщо працівник захоче вийти на пенсію пізніше, йому варто про це повідомити ПФУ до досягнення пенсійного віку.
Якщо особа продовжила працювати, або якщо паперову трудову не оцифрували і упродовж трьох місяців з дня досягнення пенсійного віку її також не надали, то вважається, що людина виявила бажання вийти на пенсію пізніше.
Якщо особа не повідомила про свій вибір щодо часу призначення пенсії і в Реєстрі застрахованих осіб наявна інформація про страховий стаж, то пенсія призначать автоматично з наступного дня за днем досягнення пенсійного віку.
