бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Списати паливо без підтвердження його господарського використання можна далеко не всім. Про подорожній лист та його роль в документальному оформленні списання пального. Як його скласти, що він має містити, як заповнити подорожній лист легкового та вантажного автомобіля, подорожній лист на електромобіль — у коментарі
Подорожній лист — це документ для обліку роботи автомобіля
Подорожній лист (інший варіант назви — дорожній лист) — це документ для обліку виконаної роботи автомобілем, який містить дані про кількість спожитого пального, яка в свою чергу залежить від пройденої відстані. Це основна, але не єдина інформація цього документа. Однак, його обов’язковість скасували уже давно — зробили це Законом від 05.07.2011 № 3565-VI. Метою було послабити надмірне державне регулювання автомобільних перевезень. Ще є рішення Вищого адміністративного суду від 21.09.2017 № К/800/34426/16, яке визнає необов’язковість подорожнього листа. Однак, не все так просто з бухгалтерським обліком, а точніше податковим обліком.
Пально-мастильні матеріали списуються на підставі даних про пробіг автомобіля. Підприємству варто мати свої норми витрат палива і паливно-мастильних матеріалі, які затверджені внутрішнім наказом. Для розробки таких норм можна взяти в основу документи. які розроблено Мінфраструктури та ДП «ДержавтотрансНДІпроект»:
Методичні рекомендації та Базові норми є тимчасовими та лише рекомендаційними. На сьогодні «одного й для всіх» офіційного та обов’язкового документа зі списання палива немає. У майбутньому Мінінфраструктури спільно з ДП «ДержавтотрансНДІпроект» мають розробити Держстандарт України у сфері нормування витрат палива на автомобільному транспорті. Так як обов’язкового документа у цій сфері немає, то й варто розробити і затвердити щодо норм списання палива власний, в якому врахувати особливості саме тих транспортних засобів, які використовує підприємство.
Перевищеннянорм витрат пального обліковується за правилами бухгалтерського обліку з урахуванням внутрішніх документів — наказу про облікову політику та внутрішніх норм списання палива. Платникам податку на прибуток — великодоходникам коригувати фінансовий результат до оподаткування на суму перевищення витрат пального над лінійною нормою не потрібно (лист ДФС від 09.06.2015 № 11999/6/99-99-19-01-01-15).
Податківці анулюють ліцензії на зберігання пального за заявою ліцензіата або своїм рішенням. Розглянемо, у яких випадках анулюють ліцензію і які наслідки матиме підприємство. Підказки експерта допоможуть подати заяву, щоб анулювати ліцензію завласним бажанням
Нічим. Такий висновок напрошується на аналізі податкових перевірок. Одного лише наказу керівника про направлення автомобіля на певне завдання явно недостатньо, так як такий наказ не фіксує:
фактично виконану роботу (кілометри);
фактичний маршрут, призначення пересування. А якщо автомобіль використовується водієм для особистих цілей?
Аналогію провести можна з відрядженням, де наказ на відрядження достатній для нарахування добових, але недостатній для підтвердження витрат на проїзд, адже треба ще й транспортні квитки. Так і тут, треба документ, який зафіксує наведені вище показники.
По-суті, суб’єкту господарювання треба заново винайти подорожній лист. Про необхідність подорожнього листа попри його скасування неодноразово висказувалися й державні органи:
лист Мінінфраструктури від 20.11.2012 № 25/3717-12;
лист ДФС від 29.06.2015 № 11999/6/99-99-19-01-01-15;
лист ДФС від 02.11.2015 № 23178/6/99-99-02-02-15.
Податківці цих листах визнають, що подорожній лист може бути розроблений платником податку самостійно. Головне, щоб він був затверджений наказом підприємства (у їхньому варіанті — наказом про облікову політику, хоча він дещо для інших цілей).
Хто може обійтися без подорожнього листа
З огляду на наведені міркування, без подорожніх листів можуть обійтися хіба що:
платники податку на прибуток-малодоходники, які неплатники ПДВ;
єдинники-підприємці груп 2 і 3 (ставка 5%). Вони неплатники ПДВ;
єдинники-юрособи групи 3 (ставка 5%). Це теж неплатники.
Їм не треба доводити витрати на амортизацію і не треба доводити податковий кредит з ПДВ, у них немає й податкових різниць. Паливо вони можуть списувати понад норми або взагалі не використовувати жодних норм. Що ж, у такому випадку можна й без подорожніх листів. Але для них подорожній лист може мати інше першочергове призначення — контроль витрачання пального водіями. Якщо не контролювати, то зрозуміло, що може відбуватися.
Увага: Подорожній лист все ж таки потрібен всім незалежно від системи оподаткування, хоча б для контролю.
Податкова готує «чорний список» несумлінних платників, щоб управляти податковими ризиками і впливати на сплату податків. Хто і як готуватиме цей список і чим це загрожує платникам, розповімо у цьому матеріалі
У статусі подорожнього листа можна не сумніватися. Первинний документ містить відомості про господарську операцію. Правильно складений подорожній лист містить відомості про те, куди з’їздив автомобіль і необхідні для майбутніх дій показники. Те, що він не містить вартісних показників не має бентежити бухгалтера. Так, за частиною 2 статті 9 Закону про бухоблік серед обов’язкових реквізитів первинних документів згадуються одиниці виміру у натуральномута/або вартісному виразі. Однак, для остаточного списання витрат пального необхідний уже згаданий акт на списання пального, адже натуральні літри спаленого бензину, дизпалива, газу, використані кВт заряду батареї треба перевести в гривні.
В обліку уже є приклади парних первинних документів:
товаро-транспортна накладна та акт приймання-передачі наданих послуг;
транспортний квиток та авансовий звіт.
У наведених прикладах товаро-транспортні накладні та транспортні квитки теж не зовсім самостійні, але й акт і авансовий звіт теж без ТТН і підтвердних транспортних квитків теж не зовсім повноцінні. Аналогічно й зв’язка подорожній лист + акт на списання пального. Потрібні обидва і всі вони первинні, розкриваючи кожний свій аспект господарської операції з транспортування.
Увага: Подорожній лист + акт на списання пального — один без одного недостатні.
Створюємо подорожній лист самостійно
В основу подорожнього листа можна взяти його бланк з минулого. Його можна знайти у вже недіючих нормативних документах:
наказ Мінтрансу від 29.12.1995 № 488/346 (вантажні автомобілі);
наказ Держкомстату від 17.02.1998 № 74 (легкові автівки).
При виборі реквізитів цього документа в першу чергу слід зберегти обов’язкові реквізити первинних документів, що відповідають вимогам частини 2 статті 9 Закону про бухоблік (дата, підписи осіб, одиниці виміру і т.д.). Однак, у практиці подорожнього листа обов’язково мають бути додаткові реквізити:
кілометраж — показники спідометра та пройдена відстань у км;
рух пального — залишок, видача, заправка, фактична витрата у л. Якщо ж використовується електромобіль, то теж проблеми ніякої — у подорожній лист можна записувати % заряду акумулятора замість кількості літрів пального у баку авто або кВт-год заряду;
маршрут — він вказує на господарське використання автомобіля. Як правило, за вантажними автомобілями наводять конкретну адресу поїздки, а за легковими — може наводитися тип поїдки (поїздка містом, поїздка степовою дорогою, міжміська поїздка). При міжміських поїздках рекомендуємо вказувати й конкретний населений пункт, в який була поїздка;
температурні умови — вони впливають на норми використання пального, тому це потрібний реквізит. Наприклад, при роботі в холодних умовах використовуються підвищувальні коефіцієнти;
норма витрат пального — цей показник (у літрах) треба для контролю витрачання палива водієм.
На перші два показники — кілометраж та рух пального — особливу увагу звертають податківці.
У колишніх подорожніх листах були ще два реквізити:
допущення водія до керування автомобілем за станом здоров’я. Сам медогляд вимагається п. 4.6 Положення з наказу МОЗ від 31.01.2013 № 65;
підпис механіка.
Це зайві реквізити у подорожньому листі, так як не мають податкових наслідків. Вони не впливають на статус цього документа. Щодо медогляду, то він фіксується у спеціальному Журналі. І для обліку транспортної роботи, податкових цілей він у подорожньому листі абсолютно не потрібен. Хоча для безпеки пасажирів і контролю водіїв його можна й залишити, якщо подорожній лист використовується для обліку транспортної роботи пасажирських автобусів і маршруток.
Розроблений подорожній лист слід затвердити внутрішнім наказом підприємства.
Щодня. В кінці дня водії мають здавати їх на підприємство. Виняток, це тільки водії, робота яких носить роз’їзний характер. Вони уже здають подорожні листи, коли повернуться.
Це правило ніде не зафіксовано, але випливає з того, що для контролю транспортної роботи показники одометра треба знімати регулярно за результатами виїзду та повернення. На цьому наполягають податківці. Хоча можна з цим і посперечатися, але навіщо?
Для довідки: одометр — це табло в авто, де відображається пробіг автомобіля у кілометрах (в американських — у милях).
Подорожній лист: як заповнити
Наводимо приклади подорожніх листів для вантажних і легкових автомобілів. Однак залежно від конкретних умов використання автотранспорту їх варто адаптувати. Наприклад, у ситуації, коли автомобіль використовують газобалонне обладнання та бензин одночасно. Треба додати поля для двох видів палива.
Подорожній лист службового легкового автомобіля зразок заповнення:
Цей вид автівок усе більше набуває популярності й закуповують їх активно й суб’єкти господарювання. Щодо подорожніх листів електромобілів — ніяких офіційно затверджених норм на витрати електроенергії електромобілем (на відміну від норм витрати палива автомобілями з двигуном внутрішнього згорання) насьогодні не існує. Може здатися, на перший погляд, що й подорожній лист у такому разі не потрібен. Однак, основне завдання подорожнього листа не контроль за нормами витрат, а доказ взаємозв’язку використання автівки з господарською діяльністю платника податків (див. вище). Отже, подорожній лист потрібен і для електромобілів, так як за ними нараховується амортизація, а у сплаті спожитої електроенергії при зарядженні батареї є й ПДВ.
Для електромобіля можна взяти подорожній лист легкового автомобіля, у якому літри замінити на заряд у кВт-годинах (або % від максимальної ємкості батареї).
