Без бухгалтера у разі звільнення працівника не обійтись. Він має знати і причину звільнення і дату припинення трудових відносин. А все тому, щоб правильно і вчасно розрахуватись із працівником. У статті розглянемо також особливості звільнення в умовах воєнного стану
Звільнення працівника: коли можливе
Усі підстави для звільнення працівника наведено у Кодексі законів про працю (КЗпП). Їх можна класифікувати на:
- за згодою сторін (п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП);
- з ініціативи роботодавця (ст. 40 КЗпП);
- з інших підстав (п. 2-8 ст. 36 КЗпП).
Тобто причини звільнення можуть бути «мирними», або ж «конфліктними».
Звільнення працівника: «мирні» причини звільнення
Звільнення працівника за згодою сторін
За згодою сторін – причина, під яку на практиці маскують усі інші підстави. Цей мирний спосіб звільнення працівника дає можливість припинити трудовий договір будь-коли, якщо дійшли згоди роботодавець та працівник. Кожний з них може бути ініціатором припинення трудових відносин. Сторони визначають дату припинення трудового договору. У трудовій книжці у такому разі роблять запис «Звільнений за згодою сторін, п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП України».
Звільнення через закінчення строку дії трудового договору (контракту)
Роботодавець має право не продовжувати контракт по його закінченню. З іншої сторони працівник теж може забрати в останній день дії контракту трудову книжку. У трудовій робиться відповідний запис щодо закінчення дії трудового договору (контракту). Можна вказати номер і дату підписання контракту. «Звільнений через закінчення строку трудового договору, п. 2 ч. 1 ст. 36 КЗпП» – типовий запис у такому випадку.
Звільнення працівника за власним бажанням
Звільнення за власним бажанням – найпоширеніша причина звільнення. Це коли працівник знайшов кращого роботодавця чи має поважні причини до такого кроку, наприклад, переїзд до іншого міста, вступ до вищого навчального закладу, переїзд чоловіка (дружини), необхідність догляду за дитиною до 14 років чи дитиною з інвалідністю та інші. Що таке «поважна причина звільнення» знаходимо в ч. 1 ст. 38 КЗпП. У разі звільнення за власним бажанням з поважної причини у трудовій, наприклад, пишеться «Звільнений за власним бажанням у зв’язку з переїздом до іншого міста, ст. 38 КЗпП України». Якщо поважної причини немає, то тоді: «Звільнений за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України».
Для звільнення за власним бажанням необхідно:
- написати та подати заяву про звільнення. Заява на звільнення має містити: підставу (згадка про ст. 38 КЗпП), бажану дату звільнення, дату складання, підпис. Все це є обов’язкові реквізити, без яких заява недійсна. Заява подається за 2 тижні до бажаної дати звільнення (строк відраховується від дати попередження поданою заявою роботодавця);
- керівник має поставити свою візу на заяві та передати її кадровику;
- готується наказ на звільнення за формою № П-4;
- наказ про звільнення підписує керівник;
- з наказом під підпис ознайомлюють працівника.
Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%
Днем звільнення є:
- останній день роботи;
- останній день відпустки (якщо працівник скористався правом на відпустку);
- день видачі трудової книжки (якщо роботодавець її вчасно не видав). При цьому видається новий наказ на звільнення й проміжок часу між старою й новою датою оплачується за середнім заробітком. Оскільки це вважається вимушеним прогулом.
Увага: 2 тижні – це строк на звільнення без наявності поважної причини. Працівник протягом даного терміну має право відкликати заяву.
2-тижневий термін не застосовується, якщо працівник має поважну причину до звільнення за ст. 38 КЗпП. Такі працівники можуть указувати будь-яку дату звільнення. Якщо причина прямо не зазначена в даній статті, то поважність причини вирішує сам роботодавець.
Керівник підприємства може скоротити строк відробітку або взагалі його не застосовувати та звільнити працівника одразу за його згоди.
Зауважимо: якщо керівник погоджується звільнити без 2-тижневого відпрацювання чи в коротший термін, то краще переписати заяву з указанням точної дати звільнення. Крім того, дата звільнення у заяві та фактична дата звільнення бажано щоб співпадали. Також можлива зміна формулювання на «за згодою сторін», якщо це не впливає на виплату вихідної допомоги.
Заява на звільнення має містити, наприклад, фразу: «прошу звільнити мене за власним бажанням 1 червня 2023 р. згідно ст. 38 КЗпП».
Звільнення директора за власним бажанням
Звільненням посадових осіб підприємства дещо ускладнює процес розірвання трудових відносин. Цікавість даної ситуації – кому має писати заяву на звільнення директор? Відповідь: власнику (засновникам). Це необхідно для дотримання процедури за статтею 38 КЗпП. Директор попередньо має подати заяву власнику підприємства з дотриманням 2-тижневого строку. Якщо цих власників декілька, то заява має бути направлена їх колегіальному органу за статутом, наприклад, загальним зборам. Як варіант, заяву можна надіслати рекомендованим листом. Також директор має ініціювати проведення позачергових загальних зборів. Заява про звільнення директора має довільну форму та адресується власнику або загальним зборам засновників (чи іншому органу за статутом).
Увага: директора звільняють збори засновників з дотриманням процедури передачі справ.
Після отримання згоди власників директор має видати наказ про власне звільнення, де вказати рішення власника (чи зборів засновників).
Ще один необхідний крок на звільнення директора – повідомлення держреєстратора про зміни посадових осіб підприємства, передача справ, а також печатки та переоформлення електронного підпису та зміна в обслуговуючих банках картки з підписами посадових осіб.
Переведення на інше місце роботи
У зв’язку з переведенням на інше підприємство – можлива причина розірвати трудові відносини. Але у такому випадку потрібно дотримати умови: наявність листа-клопотання на ім’я керівника підприємства, куди переводиться працівник, письмова відповідь-згода цього керівника, а також 2 заяви від працівника – на звільнення зі старого місця роботи та на прийняття на нове місце роботи. У такому випадку роблять запис, наприклад: «Звільнений у зв’язку з переведенням на роботу на ТОВ «Едельвейс», п. 5 ч. 1 ст. 36 КЗпП України».
Скористайтеся готовими рішеннями, щоб обчислити кількість днів відпустки та середньоденну зарплату демобілізованим працівникам. Стаття допоможе розрахувати відпускні та лікарняні, якщо з 19.07.2022 мобілізовані не отримували середнього заробітку
Звільнення працівника: «конфліктні» причини звільнення
Систематичний порушник
Звільнення за систематичне порушення трудової дисципліни – потребує особливого документування. По-перше, за такої причини можна замість звільнення оголосити догану (можливе щось одне – звільнення або догана). По-друге, працівник може оскаржити звільнення у суді і поновитися на роботі. Тому необхідні:
- акт комісії (не менше 3-х чоловік);
- записка начальника працівника на ім’я керівника підприємства;
- докази систематичного невиконання трудової дисципліни (наприклад, запізнення за даними прохідної чи Табелю обліку використання робочого часу).
Також необхідна відсутність поважної причини у працівника. У працівника бажано взяти пояснювальну записку. А ще потрібно отримати згоду профспілки (якщо є), доведення факту систематичності проступків. Звільнити порушника маєте не пізніше ніж через місяць з дня виявлення проступку. Складно? Так, у даній ситуації кадровику чи особі, яка виконує його функції, треба належно попрацювати й усе задокументувати. І дуже напрошується домовитися з працівником і знайти «згоду сторін за п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП», а не «Звільнений за систематичне невиконання покладених обов’язків за строковим договором, п. 3 ч. 1 ст. 40 КЗпП».
Працівник-прогульник
Звільнення за прогул (п. 4 ч. 1 ст. 40 КЗпП) – для того, щоб працівнику можна було зарахувати прогул, йому треба безперервно або у сумі бути відсутнім на роботі без поважної причини протягом 3 годин одного робочого дня. І все? Записали в табель і можна звільняти? Ні, необхідно:
- щоб працівник був відсутній не просто на робочому місці, а взагалі на території підприємства (систематична відсутність на робочому місці – це вже порушення трудової дисципліни, попередній варіант);
- щоб працівник не мав поважних причин (як і у попередній ситуації). Це може бути хвороба (відсутність листка непрацездатності при цьому не достатньою причиною вважати дану причину неповажною), аварія, стихійні явища (заметіль, сильна злива – це все аргументи на користь працівника, довідку з метеослужби можна отримати завжди), причини сімейно-побутові (раптова хвороба члена сім’ї тощо). Як бачимо, працівник може обґрунтувати свій прогул;
- належне документування (акт комісії з 3 осіб, Табель обліку робочого часу, записка начальника працівник на ім’я керівника підприємства, пояснювальна записка працівника або складений акт про відмову працівника її надати, згода профспілки);
- з дня прогулу має пройти не більше місяця і працівник не повинен бути покараний дисциплінарно шляхом винесення інших заходів дисциплінарного стягнення .
Як бачимо, за разовий прогул звільнити працівника не менш складно, ніж за систематичне порушення трудової дисципліни.
Увага: усі конфліктні статті звільнення мають бути правильно оформлені. Працівник може відновити свої права через суд, якщо доведе поважність причини прогулу чи порушення трудової дисципліни.
Обхідний лист при звільненні
Підприємства під час звільнення використовують процедуру підписання обхідного листа. У ньому необхідні підрозділи підприємства роблять запис, чи розрахувався з ними працівник, наприклад віддав виданий йому раніше спецодяг. Однак, він не є обов’язковим документом та є суто внутрішнім елементом трудового розпорядку. Виконує документ скоріше контрольну функцію – працівник теж має розраховуватися з матеріально відповідальними особами підприємства, тобто повернути те майно, яким він користувався. Одним з підписантів цього листа, як правило, є бухгалтер (посвідчує відсутність заборгованості по підзвітних сумах і т. д.). Обхідний лист має довільну форму. Хто має його підписувати визначається самим підприємством.
Що має робити бухгалтер при звільненні працівника
Зупинимося на обов’язках бухгалтера у разі звільнення працівника - не скільки в проведенні виплат, а саме в документальному оформленню.
В таблиці нижче наведено перелік дій бухгалтера та нормативне забезпечення даного питання, а також – необхідний документ, який дає підстави для здійснення даних нарахувань.
№ | Робота бухгалтера | Нормативне забезпечення | Документ-підстава |
Дії, які мають відбутися до дати звільнення включно |
1 | Нарахувати заробітну плату за останній місяць роботи, включаючи і день звільнення | КЗпП, Закон про оплату праці, Закон про відпустки, ПКУ | Табель обліку робочого часу |
2 | Нарахувати компенсацію невикористаних днів відпустки, у т.ч. й відпустки «на дітей». Попередньо треба розрахувати ці невикористані дні відпустки. Оплачуються дні невикористаних відпусток як за поточний, так і за минулі роки | Закон про відпустки, КзПП, ПКУ | Заява працівника на звільнення та наказ керівника на звільнення, де вказано про компенсацію |
3 | Утримати зайве нараховані відпускні, якщо працівник використовував до звільнення щорічну відпустку та йому були оплачені дні відпустки, які він ще «не відпрацював». Попередньо треба розрахувати ці надміру оплачені дні відпустки, по яким слід утримати раніше нараховані відпускні | Закон про відпустки | Заява працівника на звільнення та наказ керівника на звільнення, де вказано про утримання зайве нарахованих сум |
4 | Нарахувати відпускні, якщо працівник вирішив перед звільнення піти у відпустку. Попередньо треба розрахувати можливу кількість днів відпустки, яку використовує працівник | Закон про відпустки | Заява працівника на звільнення, наказ керівника на звільнення або окремий наказ керівника про надання відпустки |
5 | Нарахувати у певних випадках вихідну допомогу | п. 6 ст. 36, п. 2 ст. 40, п. 6 ст. 40, ст. 38 і ст. 39, п. 5 ч. 1 ст. 41 КЗпП | Про нарахування вихідної допомоги має бути зазначено у наказі на звільнення. |
6 | Утримати з працівника борги, які він має перед підприємством. Це можуть бути: - недоплата ПДФО, якщо вона має місце (чи військового збору);
- борг по аліментам, якщо він виник;
- використані, але не повернуті працівником предмети, які видавалися працівнику, наприклад, спецодяг, інструмент**.
| ПКУ, ст. 163 КЗпП | Для підтвердження факту неповернення певних предметів – необхідний протокол інвентаризації або заява самого ж працівника, де він визнає цей факт. По аліментам та іншим утриманням – усе стандартно (заяви отримувачів, лист виконавчої служби) |
7 | Розрахувати та оплатити перші 5 днів лікарняних, якщо вони мале місце та виплатити їх не пізніше дня звільнення. Подати заяву-розрахунок на отримання лікарняних по решті днях непрацездатності, якщо працівником наданий відповідний листок непрацездатності | Наказ Мінсоцполітики вiд 21.10.2015 р. №1022 | Листок непрацездатності |
8 | Розрахувати та оплатити за середнім заробітком проміжок часу між старим і новим наказом про звільнення, якщо працівнику вчасно не була видана трудова книжка | ст. 117 КЗпП | Новий наказ про звільнення працівника |
9 | Нарахувати інші виплати, якщо вони передбачені колективним договором | КзПП | Колективний договір |
Дії, які можуть/мають бути виконані після звільнення |
10 | Виплатити лікарняні, якщо надійшло фінансування з ПФУ. Наприклад, працівник звільняється, але ще не отримав лікарняні з ПФУ. Однак, оплата перших 5 днів лікарняних має відбутися не пізніше дня звільнення***. | Наказ Мінсоцполітики вiд 21.10.2015 р. №1022 | Листок непрацездатності |
11 | Розрахувати, подати до ПФУ, отримати на спецрахунок та оплатити декретні (допомогу по вагітності та пологам) за 14 днів, якщо відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами подовжується через ускладненні пологи та уже непрацююча працівниця звернулася на підприємство з відповідним листком непрацездатності | Лист ФСС від 15.05.2018 р. № 2.4-15-1677*** | Другий листок непрацездатності по відпустці та пологам |
* за цим документом перерахування декретних при звільненні працівниці не відбувається. Вона не повинна нічого повертати; ** лікарняні за 5 днів – це зобов’язання підприємства перед працівником, яке сплачується з коштів підприємства. Щодо лікарняних за інші дні – вони сплачуються за рахунок коштів ПФУ, то це не кошти підприємства, а тому це й не є зобов’язанням підприємства перед працівником – отже, й немає порушення ст. 116 КЗпП; *** дані суми не можуть перевищувати обмежень установлених в ст. 128 КЗпП. У випадках, коли розмір шкоди перевищує середньомісячний заробіток працівника та він заперечує заподіяну шкоду, утримувати можна тільки на основі рішення суду. В цілому буває простіше просто «простити» даний борг працівнику, якщо суми незначні |
Звичайно, що дані дії мають виконуватися в ідеалі на основі наказу на звільнення. Однак, якщо очікувати остаточне підписання даного наказу та ознайомлення з ним працівника, то можна просто не встигнути вчасно провести виплати. А це уже штрафонебезпечно. На яку дату все має встигнути бухгалтер?
З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи
Звільнення працівника – день «Х» для бухгалтера
Коли потрібно провести остаточний розрахунок із працівником наведемо у Таблиці.
Тож рекомендуємо провести всі розрахунки заздалегідь. Більше того, деякі дані необхідні для запису в наказ про звільнення:
- кількість днів відпустки, які слід компенсувати;
- кількість днів надміру витраченої відпустки, по яким слід зробити утримання.
Саме цю інформацію буде вимагати кадровик і керівник при складанні наказу на звільнення працівника.
Увага: бухгалтер має завчасно подбати про наявність коштів на виплату працівникам у день їх звільнення, щоб провести повний розрахунок.
Причини звільнення не впливають на день остаточного розрахунку за працівником.
Оформлення звільнення: коли заява про звільнення працівника потрібна/непотрібна
Не завжди для звільнення необхідна заява самого працівника (див. таблицю нижче). Однак, наказ про звільнення – це обов’язковий елемент документального оформлення, без якого бухгалтер формально не може нарахувати виплати та розрахуватись із працівником.
В таблиці наведений не повний перелік інших причин.
Мораторій на податкові перевірки планують скасувати повністю. Щойно це станеться, податківці за своєю методичкою відпрацьовуватимуть ризики несплати податків. З’ясуймо, які забаганки ДПС потрібно виконати, щоб стати «ідеальним платником податків» та уникнути перевірки. І чи можливо це взагалі
Якщо працівник не підписав обхідний лист – чи проводити розрахунок?
Із працівником обов’язково розрахуватись у будь-якому випадку. Адже затримати звільнення працівника чи не провести його, або ж затримати виплати через непідписання працівником обхідного листка підприємство не має права. Законодавство обхідний лист як умову не ставить. Тож підписав чи не підписав обхідний листок працівник, – все одно треба нарахувати йому виплати та провести розрахунок повністю.
Увага: працівник не підписав обхідний листок – все одно всі виплати він має отримати в день звільнення.
Звільнення з роботи директора та головного бухгалтера
Особливості має звільнення цих 2-х посадових осіб, які мають права підпису. При звільненні головного бухгалтера бажано уже в наказі про звільнення зазначити:
- проведення обов’язкової інвентаризації, якщо головний бухгалтер був матеріально відповідальною особою. Навіть якщо не був таким – все одно краще провести інвентаризацію, так як він відповідав за достовірність і повноту бухгалтерського обліку;
- зміну сертифікатів електронного підпису;
- подача до обслуговуючого банку нових зразків підпису. Головний бухгалтер має право другого підпису;
- повідомити ДПС у 10-денний термін про звільнення головного бухгалтера за формою № 1-ОПП. При звільненні директора – не треба, так як таку інформацію ДПС отримує з ЄДР.
У разі зміни директора, крім зміни сертифікатів цифрового підпису та подачі документі до обслуговуючого банку про зміну першого підпису, ще й необхідно реєструвати зміни у держреєстратора, який вносить зміни до ЄДР. Звільнення головного бухгалтера це не стосується, так як даних по ньому в ЄДР немає.
Особливості звільнення працівника в умовах військового стану 2023
Військовий стан передбачає певні обмеження, зокрема й щодо права на працю й трудових прав працівників, а також і їхніх роботодавців. Так, при звільненні працівника в умовах військового стану 2023 слід врахувати положення Закону «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136 (далі – Закон № 2136).
По-перше, у працівника з’явилося право розірвати трудовий договір з власної ініціативи у той строк, який він сам указав у своїй заяві, якщо у районі розташування підприємства (установи, організації) ведуться бойові дії, існує загроза життю та здоров’ю (ч. 1 ст. 4 Закону № 2136). Мається на увазі відсутність 2-тижневого завчасного повідомлення роботодавця про намір звільнитися. Однак тут є й винятки – виконання суспільно корисних робіт в умовах воєнного стану, залучення до виконання робіт на об’єктах критичної інфраструктури.
Для довідки: об’єкти критичної інфраструктури – до них зокрема належать підприємства та установи (як державні/комунальні, так і приватні) комунального господарства, енергетичної галузі, транспорту, охорони та здоров’я. Також інформаційних технологій та телекомунікацій, банки та фінанси, хімічної промисловості, продовольства. Конкретний перелік таких об’єктів є інформацією з обмеженим доступом. Однак основні сектори можна знайти у постанові КМУ від 09.10.2020 № 1109.
По-друге, у роботодавця з’явилася можливість звільнити працівника у період лікарняного та у період перебування у відпустці (винятки – відпустка по вагітності, декрет). Однак дата звільнення – перший робочий день, який наступний за днем закінчення лікарняного або відпустки (ч. 1 ст. 5 Закону № 2136).
По-третє, роботодавець не потребує при звільненні підтримки працівників профспілки у випадках, визначених ст. 43 КЗпП (виняток – звільнення членів органів профспілки) (ч. 2 ст. 5 Закону № 2136). Приклад такого звільнення – звільнення через скорочення штату працівників і скорочення їхньої чисельності, ліквідації підприємства.
Також зверніть увагу, що якщо працівник не з’явився на роботу в умовах війни, наприклад виїхав за кордон, то таку ситуацію не можна розглядати як прогул і недопустимо за це звільняти працівника (роз’яснення Держслужби з питань праці). Як вихід з ситуацію можна оформити дистанційну роботу, надомну роботу, оформити відпустку. Є ще варіанти:
- відпустка за свій рахунок на період військового стану, яку дозволяє оформити ч. 3 ст. 12 Закону № 2136;
- призупинення трудового договору, коли трудові відносини зберігаються, але зарплату можна не платити, про що йде мова у ст. 13 Закону № 2136.
