📢 Головбух пояснює: чи можна виплатити добові, якщо немає квитків і рахунків на проживання

Насамперед зауважимо, що до оподатковуваного доходу працівника не включають добові витрати. Суму добових підтверджує наказ про відрядження та відповідні первинні документи.

Які саме? Згідно підпункту 170.9.1 Податкового кодексу України, це проїзні документи, рахунки на проживання та будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні. Ось, запам’ятаємо оце «Будь-які інші». Йдемо далі.

Базово податківці не наводять переліку документальних доказів перебування працівника у відрядженні. Тому пропоную зазирнути до пункту 4 розділу ІІ Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Мінфіну від 13.03.1998 № 59.

З-поміж очевидних документальних доказів перебування працівника, як то транспортні квитки або готельні рахунки бачимо ще два цікавих документа. Перший – довідка підприємства, куди відряджали працівника, про його перебування за місцем відрядження.

Тобто ви можете звернутися до компанії куди направляли працівника, з проханням зафіксувати той факт, що він дійсно був у відрядженні і виконував службові обов’язки. Звісно, цю довідку з місця відрядження можна отримати, якщо є приймаюча сторона.

Якщо її немає або домовитися не вдасться, то може виручити службова записка працівника довільної форма про виконання службового доручення поза місцем постійної роботи під час відрядження.

Тобто повернувшись з поїздки працівник складає довідку. В ній детально описує виконану роботу, куди і для чого його відрядили, яким маршрутом пересувався, як діставався місця призначення, де ночував. Довідку має погодити безпосередній керівник працівника.

Рекомендуємо до Положення про відрядження включити пункт про можливість документально підтвердити факт відрядження службовою запискою.

Це додасть додаткових аргументів при перевірці.

Зауважимо, що також підтвердними документами можуть слугувати запрошення сторони, що приймає, укладений договір чи контракт, акт наданих послуг чи виконаних робіт, документи, що засвідчують участь у переговорах чи заходах, які проводять за тематикою діяльності підприємства.

Отже, якщо у вас є наказ про відрядження та службова записка працівника про виконання завдання, погоджена керівником або довідка приймаючої сторони, або інші підтвердні документи, то маєте підстави виплатити добові без оподаткування.

Що стосується самих витрат на проїзд або проживання, то без документів ми їх не компенсуємо. Або ж виплачуємо, але з утриманням податків як з додаткового блага.

А ще більше рішень щодо відряджень і не тільки шукайте в системі «Експертус Головбух».