Для працівників вояж у відрядження на автомобілі комфортніший та зручніший, ніж на громадському транспорті, однак для бухгалтера — додаткова робота. Розглянемо, як відобразити у податковому та бухгалтерському обліку витрати на відрядження працівника на власному автомобілі
Коли працівник вирушив у відрядження і замість громадського транспорту скористався власним автомобілем, він має право отримати за це компенсацію. Але це не та компенсація, яку надають відрядженому працівникові на підставі авансового звіту. У такій ситуації велике значення має, як підприємство оформило використання працівником власного авто. Є три можливих варіанти:
- договір оренди;
- договір позички автомобіля;
- поїздка з подальшою виплатою компенсації.
Нас цікавить останній — про нього й поговоримо.
Відрядження-2024: добові, положення, підтвердні документи
Як оформити відрядження працівника на власному авто
Питання виплати компенсації працівникові за використання власного автомобіля зі службовою метою не врегульоване. Але стаття 125 Кодексу законів про працю України (КЗпП) передбачає, що працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, мають право одержати компенсацію за їх зношування (амортизацію).
Розмір і порядок виплати такої компенсації, якщо вони не встановлені нормативно, на свій розсуд визначає власник або уповноважений ним органом за погодженням із працівником.
Поняття «компенсації за використання особистого транспорту» містить і пункт 3.22 Інструкції зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5. При цьому вона не належить до фонду оплати праці.
Тому вважаємо, що можна виплачувати працівникові компенсацію за використання власного автомобіля на підставі статті 125 КЗпП. Радимо таку умову прописати у колективному договорі.
Щоб отримати компенсацію, працівник подає заяву. На її підставі підготуйте наказ по підприємству. У наказі зазначте, за що виплачуєте компенсацію, кому, скільки і в які строки.
У яких випадках маєте обов'язково складати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та що вносити до кожного рядка звіту. Відеороз'яснення, зразок заповнення авансового звіту і пам’ятка щодо строків його подання та діючих санкцій
Як оподатковувати й обліковувати компенсацію працівникові за використання особистого автомобіля
Знати юридичний аспект бухгалтерові замало. Пояснимо, як обліковувати операцію і якими будуть наслідки.
Податок на прибуток, ПДВ
Об’єкт оподаткування податком на прибуток визначайте за правилами бухгалтерського обліку. Щоб підтвердити витрати на компенсацію використання працівником власного автомобіля підготуйте відповідні документи.
Підприємства, в яких дохід за останній річний звітний період перевищує 40 млн грн, або дохід менший за 40 млн грн, але вони самостійно прийняли рішення коригувати фінансовий результат до оподаткування, не мусять його коригувати на суму компенсації (розд. III Податкового кодексу України; ПК).
Компенсацію працівникові за використання автомобіля не оподатковуйте і ПДВ, оскільки така операція не є об’єктом оподаткування (п. 185.1 ПК).
ПДФО та військовий збір
Компенсація за використання власного авто у відрядженні — додаткове благо для працівника. Тому його потрібно оподаткувати ПДФО (пп. 170.9.1 ПК, роз'яснення ДПС). Відповідно, оподаткуйте таку компенсацію і військовим збором. Адже об’єкт оподаткування військовим збором і ПДФО один і той самий.
ЄСВ
На компенсацію працівникам за використання для потреб підприємства власного інструмента й особистого транспорту не нараховуйте ЄСВ. Підтвердження — пункт 11 Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170.
Застерігаємо: якщо в наказі про компенсацію ви згадаєте про компенсацію працівникові пального, контролери трактуватимуть це як виплату, що має індивідуальний характер (пп. 2.3.4 Інструкції № 5). Тобто, окремо зазначена в наказі компенсація пального в разі використання власного авто у відрядженні, належить до фонду оплати праці і, як наслідок, підпадає під оподаткування ЄСВ.
Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків – скористайтеся готовими зразками
Розглянемо викладене на Прикладі.
Роботодавець компенсує працівникові використання його авто у відрядженні
Підприємство компенсувало працівникові використання у відрядженні власного автомобіля. Компенсацію виплатили на підставі наказу. Сума компенсації — 2600 грн.
№ з/п | Зміст господарської операції | Бухгалтерський облік | Сума, грн |
Д-т | К-т |
1 | Нарахували працівникові компенсацію за використання ним власного автомобіля у відрядженні | 949 | 377 | 2600 |
2 | Утримали: |
ПДФО (2600 грн × 18%) | 377 | 641/пдфо | 468 |
військовий збір (2600 грн × 1,5%) | 377 | 642 | 39 |
4 | Перерахували до бюджету: |
ПДФО | 641/пдфо | 311 | 468 |
військовий збір | 642 | 311 | 39 |
5 | Виплатили компенсацію працівникові | 377 | 301 (311) | 2093 |
