бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Директор і відрядження — це типове поєднання. Кому як не йому вирішувати всі справи поза межами підприємства? І їхати туди він може разом як з водієм, так і один. Як оформити відрядження директору — з’ясуємо
Директор відправляє себе сам. За пунктом 1 розділу ІІ Інструкції № 59 направлення працівника підприємства у відрядження здійснює керівник. Директор — це такий же працівник підприємства, тому підписати наказ про своє відрядження має саме він.
Замість наказового — у відношенні до самого директора інформативний. Погодьтеся складати наказ з формулюванням «Наказую відрядити директора…» й підписом самого ж директора виглядає дещо безглуздо, хоча й помилки тут немає ніякої. Можна й так.
Однак, краще скласти наказ у формі повідомлення: «Відбуваю у відрядження до м. Києва для підписання договору про поставку товару з ТОВ «АБВ», строком на 3 календарні дні, з 24.02.2025 по 26.02.2025». У такому чи подібному формулюванні краще вжити слово «відрядження», аби не було двозначностей. Щоправда це не має значення, якщо згадка про «відрядження» є у самому заголовку, який може бути у наступних варіантах:
«Наказ про відрядження директора»;
«Наказ про відрядження Кальченка В.В.» — можна й без зазначення посади;
«Наказ про відрядження» — взагалі без посади й ПІБ відрядженого.
Основна умова щодо цих всіх заголовків — наказ без двозначностей має читатися як такий, що пов’язаний з відрядженням конкретного працівника — директора.
Наказовий спосіб слід залишити щодо підлеглих, які мають замінити директора під час відрядження або причетні до оплати його відрядження. Як правило, використовуються наступні формулювання:
«виконання обов’язків директора на час мого відрядження покладаю на…» — загалом дане формулювання не обов’язкове, директор цілком може керувати й самостійно. За відсутності директора усі його заступники діють згідно своїх посадових інструкцій, тому дане розпорядження не несе в собі певних наслідків, якщо недеталізоване. Перекладання обов’язків краще здійснювати лише при тривалих відрядженях і тоді деталізувати які саме обов’язки й на кого покладаються, наприклад щодо прийому відвідувачів, контролю виконання певних робіт тощо;
«головному бухгалтеру відшкодувати витрати…» та «головному бухгалтеру виплатити добові…» і т.п. Дана частина є обов’язковою, адже відрядження може бути й за власний кошт, тобто без відшкодування витрат. Якщо директор вирішує перебувати у відрядженні за власний кошт, то тоді замість даних формулювань краще вжити інформативний стиль: «У відрядженні перебуватиму за рахунок власних коштів». Це знімає тоді обов’язок оплати й не парашутуватиме трудове законодавство (ч. 2 ст. 121 КЗпП). Як правило, такі ситуації відряджень за власні кошти виникають на державних підприємствах і у бюджетників.
Зрозуміло, що у списку ознайомлених з наказом про відрядження самого відрядженого — директора, згадувати не потрібно. Однак, там повинні бути всі, кому директор наказав виконати певні дії — виконувати його обов’язки, нарахувати добові, здійснити перевезення тощо. Такі відмінності наказу про відрядження директора у порівнянні з відрядженням звичайного працівника.
📝Розмір добових витрат на поїздки Україною та за кордон, строки, у які потрібно подати до бухгалтерії авансовий звіт та відповідальність за порушення: усе це зібрали для вас у зручній таблиці для відряджень на 2025 рік
Яку інформацію вказати в наказі про відрядження директора
Інформаційні ж елементи щодо самого відрядження такі ж, як і для відрядження звичайного працівника. Отже, можна користуватися пунктом 1 розділу ІІ Інструкції № 59. Вона для комерційних підприємств рекомендаційна, але податківці чомусь «люблять» на неї посилатися. Перевірте, аби в наказі про відрядження директора були наступні елементи:
пункт призначення. Краще всього маршрут пересування деталізувати. Наприклад, м. Чернігів – м. Київ – м. Львів. Це потрібно через необхідність зв’язку між транспортними витратами й господарською діяльністю. Адже потрібно буде списати квитки або паливо на авто і якщо були пересадки або маршрут був непрямий, то все має бути деталізовано;
назва установи, підприємства, заходу, куди директор відбуває у відрядження;
мета відрядження. Мета має бути така, щоб чітко прослідковувалася господарська діяльність. «Укладання договору…», «представлення зразків продукції…», «ділові перемовини перед укладанням угоди…» і т.п.;
термін відрядження. Краще всього вказати дати «З…. по…» та пораховану кількість днів. Бухгалтеру треба все це для нарахування добових;
необхідність виплати добових. Також розмір добових, якщо немає іншого внутрішнього документа, який регулює таке питання. Водночас зважте на неоподатковуваний розмір добових — 0,1 від мінімальної зарплати станом на 1 січня. Виходить, що в 2025 році вони 800 грн (пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України). У разі перевищення неоподатковуваного розміру різниця оподатковується ПДФО 18% та військовим збором 5%;
копії запрошення, програма заходу тощо. Якщо такі є;
вид транспорту. Як правило, його зазначають лише, якщо директором використовується службовий або власне авто. Якщо авто службове — можна вказати, який саме автомобіль, якщо їх декілька;
Вказувати про це не обов’язково. Особливо, якщо це звичайна практика і у директора, наприклад, взагалі немає власного водія. Згадати це в наказі можна лише, якщо й директора є власний водій, але він вирішує керувати самостійно. Можна додати тоді фразу «У відрядження буду користуватися службовим автомобілем …, яким керувати буду самостійно». Сенс у тому, що тоді директор буде оформляти й подорожній лист, який інакше мав би оформляти водій.
Як оформити наказ про відрядження директора з водієм
Водіїв у відрядження не відправляють — у них робота, яка має роз’їзний характер. Однак, згадати водія у наказі про відрядження варто, так як саме водію потім треба буде оформляти подорожній лист і списувати пальне. Наприклад, це може бути формулювання у наказовий спосіб: «Наказую водію Віктору Терещенку здійснити перевезення за вказаним маршрутом».
Як оформити наказ, якщо директор їде на власному авто
Так, директор може поїхати на власному авто. Однак, якщо йому потім планується відшкодовувати паливо, то тоді слід укласти договір оренди автомобіля між підприємством і директором як фізособою-власником автівки. Інакше податківці не визнають зв’язку списання палива з господарською діяльністю. Якщо ж відшкодування палива не планується й директор їде за власний кошт, то тоді й договір не потрібен.
У яких випадках маєте обов'язково складати звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та що вносити до кожного рядка звіту. Відеороз'яснення, зразок заповнення авансового звіту і пам’ятка щодо строків його подання та діючих санкцій
