бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
У консультації про те, скільки добових можна виплатити, чим обґрунтувати підвищені добові та як оподатковувати добові, що нараховані понад податкову норму
Працівникам за дні відрядження виплачують добові, розмір яких підприємство визначає самостійно. Однак бажано не перевищувати неоподатковуваний розмір добових, який складає (абз. 12 пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України, далі — ПК):
0,1 розміру мінімальної зарплати — для відряджень у межах України. У 2025 році — 800 грн;
80 євро — для закордонних відряджень.
Добові у межах цих податкових норм не включаються до оподатковуваного доходу, а отже з них не сплачують податок на доходи фізичних осіб (ПДФО), військовий збір (ВЗ).
Розмір добових фіксуйте в Наказі або власному Положенні про відрядження. І понаднормові добові — не виняток. Краще обрати:
Наказ — якщо підвищуються добові окремим працівникам на конкретні поїздки;
Положення — якщо понаднормові добові запроваджуєте для всіх працівників (можна за категоріями посад різні розміри).
Запис можна сформулювати на кшталт:
«Із 14.03.2025 встановити добові для відряджень Україною у розмірі 900,00 грн на день. Добові виплачувати за кожен день відрядження, зокрема в день від’їзду і день приїзду.».
Якось виділяти в Наказі чи Положенні, що добові є понаднормові, не потрібно.
Після повернення з відрядження за наявності понаднормових добових треба обов’язково подати авансовий звіт, тобто Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, форма якого затверджена наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841. Узагалі авансовий звіт на сьогодні є не обов’язковим документом після відрядження. Однак він стає обов’язковим, якщо за витратами на відрядження у відрядженого виникає оподатковуваний дохід, який розраховується за пп. 170.9.1 ПК (пп. «а» пп. 170.9.4 ПК). Якраз перевищення над нормою і є таким оподатковуваним доходом.
📝Розмір добових витрат на поїздки Україною та за кордон, строки, у які потрібно подати до бухгалтерії авансовий звіт та відповідальність за порушення: усе це зібрали для вас у зручній таблиці для відряджень на 2025 рік
Понаднормові добові ніяк не впливають на визначення об’єкта оподаткування податком на прибуток — як у малодоходників, так і у великодоходників. Податкові різниці за понаднормовими добовими відсутні.
Понаднормові добові та ПДФО
Із добових, що виплачуєте у межах граничних розмірів, ПДФО не утримується (пп. 165.1.11 ПК). Усе, що вище, — це надміру витрачені кошти, що платник податку отримав на відрядження (пп. 164.2.11 ПК). З них і утримується ПДФО.
База оподаткування визначається із застосуванням коефіцієнта (п. 164.5 ПК). Для ставки податку 18% коефіцієнт дорівнює 1,21951. Сума нарахованого ПДФО утримується за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після оподаткування) працівника за відповідний місяць. Якщо коштів не вистачає —за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців. І так до повної сплати податку.
Якщо понаднормові добові виплачуються в іноземній валюті, то вони перераховуються у гривню за валютним курсом НБУ, що діє на момент нарахування (отримання) таких доходів (п. 164.4 ПК). Здійснюється це на дату затвердження звіту керівником.
Код ознаки доходу для понаднормових добових у Додатку 4ДФ — «118» (Довідник ознак доходів фізосіб). Сумою перевищення є надміру витрачені кошти для працівника та, відповідно, є його додатковим благом.
Від оподаткування військовим збором звільнені доходи, що не входять до загального оподатковуваного доходу фізосіб (пп. 1.7 п. 161 підрозд. 10 Перехідних положень ПК). Тому з понаднормової суми добових утримується ВЗ за ставкою 5% і сплачується до бюджету. Підвищувальний коефіцієнт не застосовується.
Ставка військового збору збільшилася з 1,5% до 5%. Тримайте пояснення експерта, як утримувати військовий збір із зарплатних виплат та винагороди за ЦПД за новою ставкою
Підприємство направило менеджера зі збуту у відрядження Україною на 3 дні. Аванс йому виплатили готівкою в сумі 12 600,00 грн. У наказі про відрядження визначили розмір добових — 900,00 грн на день.
Після відрядження працівник подав авансовий звіт. До нього були включені:
добові — 2700,00 грн (= 900,00 грн × 3);
витрати на проїзд — 1400,00 грн (без ПДВ);
витрати на проживання — 5600,00 грн (у т.ч. ПДВ).
Того самого дня працівник повернув до каси невикористаний залишок — 2900,00 грн (= 12 600,00 грн — 2700,00 грн — 1400,00 грн — 5600,00 грн).
Бухгалтер обчислив суму понаднормових добових – 300 грн (= 2700,00 грн — 800 грн × 3). Щодо них нараховано:
Також за результатами прикладу склали для вас Додаток 4ДФ. У графах 3 та 3а дохід наведений з урахуванням натурального коефіцієнта (роз’яснення ДПС 103.25 ЗІР).
