Понаднормові добові: як оформити й оподаткувати

Працівникам за дні перебування у відрядженні виплатіть добові. Розмір добових встановлений законодавством. Гарантований державою неоподатковуваний максимум добових:

• 0,1 розміру мінзарплати — для поїздок Україною. У 2022 році — 650 грн;
• 80 євро — для закордонних відряджень (пп. 170.9.1 Податкового кодексу України; ПК).

Якщо закордонні добові пристойні, то українські хотілося б підвищити. Усе у ваших руках, точніше, в руках керівництва.

Зарплата: розрахунки, звітність, перевірки СПРОБУВАТИ БЕЗПЛАТНО⚡️

Як задокументувати понаднормові добові 

Директор може із власної ініціативи виплатити більшу суму добових, аніж передбачає ПК. Зафіксуйте це в наказі або власному Положенні про відрядження. Який варіант обрати? Наказ — якщо підвищуєте добові окремим працівникам на конкретні поїздки. Положення — якщо понаднормові добові запроваджуєте для всіх працівників.

Запис можете сформулювати на кшталт:

Із 14.02.2022 встановити добові для відряджень Україною у розмірі 700,00 грн на день. Добові виплачувати за кожен день відрядження, в т. ч. день від’їзду і день приїзду.

Але пам’ятайте, щедрість керівництва матиме податкові наслідки.

 ОПЛАТА ПРАЦІ НА ПІДПРИЄМСТВІ У 2022 РОЦІ

• ✍ Які є системи та форми оплати праці
• ✍ Які є мінімальні гарантії в оплаті праці і що буде за їх порушення
• ✍ Коли проводити доплату до мінімальної зарплати і які виплати до неї включати
• ✍ Як розрахувати міжпосадові співвідношення в оплаті праці
• ✍ Як оптимізувати витрати на оплату праці

Як оподаткувати понаднормові добові

Податок на прибуток, ПДФО, військовий збір, ЄСВ… У яких податках залишать свій слід понаднормові добові?

Податок на прибуток

Об’єкт оподаткування податком на прибуток — прибуток із джерелом походження з України та за її межами. Визначте його шляхом коригування (збільшення чи зменшення) фінансового результату до оподаткування (прибутку або збитку), що визначили у фінзвітності підприємства, на різниці згідно з розділом ІІІ ПК (п. 134.1 ПК).

Якщо виплачуєте добові у більшій сумі, аніж передбачив законодавець, коригувань не робіть — розділ ІІІ ПК їх не передбачає. У податковому обліку операції відображайте за правилами бухобліку. Тож понаднормові добові, так само як нормовані, осядуть у витратах періоду залежно від того, кого і з якою метою направляли у відрядження.

Понаднормові добові ПДФО

Із добових, що виплатили у межах граничних розмірів, ПДФО не утримуйте (пп. 165.1.11 ПК). Усе, що вище, — це надміру витрачені кошти, що платник податку отримав на відрядження (пп. 164.2.11 ПК). Утримайте з них ПДФО.

Базу оподаткування визначте із застосуванням коефіцієнта (п. 164.5 ПК). Для ставки податку 18% коефіцієнт дорівнює 1,21951. Суму нарахованого ПДФО утримайте за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після оподаткування) працівника за відповідний місяць. Якщо коштів не вистачить — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців. І так до повної сплати податку.

Коли понаднормові добові виплачуєте в іноземній валюті, перерахуйте їх у гривню за валютним курсом НБУ, що діє на момент нарахування (отримання) таких доходів (п. 164.4 ПК). Зробіть це на дату, коли керівник затвердив авансовий звіт.

ЄСВ

На понадлімітні суми добових ЄСВ не нараховуйте (п. 6 розд. І Переліку видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затвердженого постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170).

Військовий збір

Платником військового збору є фізособа-резидент, яка отримує доходи із джерела їх походження в Україні (пп. 1.1 п. 16-1 підрозд. 10 розд. XX ПК).

Від оподаткування військовим збором звільнені доходи, що згідно з розділом IV ПК не потрапляють до загального оподатковуваного доходу фізосіб (пп. 1.7 п. 16-1 підрозд. 10 розд. ХХ ПК). Тому з понаднормової суми добових утримайте військовий збір за ставкою 1,5% і сплатіть до бюджету. Підвищувального коефіцієнта не застосовуйте.

Наведемо Приклад.

 ⚡️ ОФОРМИТИ ВІДРЯДЖЕННЯ ШВИДКО: 6 ІДЕАЛЬНИХ ЗРАЗКІВ ⚡️

• ✍Зразок наказу про відрядження
• ✍Зразок службової записки про затримку у відрядженні
• ✍Зразок наказу про подовження відрядження
• ✍Зразок наказу про скасування відрядження
• ✍Зразок Положення про відрядження
• ✍Зразок наказу про введення у дію Положення про відрядження

Облік виплати понаднормових добових

Підприємство направило менеджера із збуту у відрядження Україною на три дні. Аванс йому виплатили готівкою в сумі 12 000,00 грн. У наказі про відрядження визначили розмір добових — 700,00 грн на день.

Після відрядження працівник вчасно подав авансовий звіт. До нього включив

• добові — 2100,00 грн (700,00 грн × 3);
• витрати на проїзд — 1400,00 грн (без ПДВ);
• витрати на проживання — 5600,00 грн (без ПДВ).

Того самого дня працівник повернув до каси невикористаний залишок — 2900,00 грн (12 000,00 грн – 2100,00 грн – 1400,00 грн – 5600,00 грн).

Бухгалтер обчислила суму понаднормових добових — 150 грн (2100,00 грн – 650 грн × 3). Із них утримала: 

• ПДФО — 32,93 грн (150 грн × 1,21951 × 18%); 
• військовий збір — 2,25 грн (150 грн × 1,5%). 

Податки утримала із заробітної плати працівника.

Тож, якщо все правильно оформите й утримаєте податки, можете виплачувати працівникам приємнішу суму добових. Це стосується як українських відряджень, так і поїздок у справах за кордон.