Трудова книжка досі на папері: не забудьте оцифрувати трудовий стаж

Подати сканкопії документів для оцифрування можна:

• дистанційно — через вебпортал електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ) за допомогою кваліфікованого електронного підпису;
• або особисто звернувшись до будь-якого сервісного центру ПФУ.

Подати сканкопії трудової книжки та інших документів про трудову діяльність для оцифрування може:

• роботодавець за свого найманого працівника через вебпортал ПФУ;
• працівник особисто. Для цього треба звернутись до Сервісного центру Пенсійного фонду або самостійно подати сканкопії документів про трудову діяльність через вебпортал ПФУ.

Як перевірити чи оцифрована трудова книжка?

Для цього необхідно увійти до особистого кабінету на вебпорталі електронних послуг ПФУ та:

• у розділі «Мої звернення» перевірити стан опрацювання звернення за темою «Скан-копія трудової книжки». Після завершення опрацювання звернення матиме статус «Виконано»;
• потім ліворуч у меню обрати розділ «Електронна трудова книжка», де можна ознайомитися з оцифрованими відомостями про трудову діяльність.

Також в особистому кабінеті можна сформувати «Відомості про трудову діяльність з Реєстру застрахованих осіб» (Витяг з ЕТК). У ньому відображаються всі періоди трудової діяльності за поданими сканкопіями документів та за даними звітності роботодавців.

Трудові штрафи у 2026 році

Важливі правила для роботодавців:

• сканкопію трудової книжки можна подати для оцифрування одноразово;
• не потрібно щоразу оцифровувати нові записи (про прийняття чи звільнення) і додавати скани трудової книжки;
• разом з додаванням сканкопій наказів (трудової книжки) обов’язково подають звернення, які містять інформацію щодо присвоєння, зміну або позбавлення рангу, розряду, класу, звання, категорії, складання присяги, стажування тощо.

Звернення щодо оцифрування сканкопій трудових книжок опрацьовують за екстериторіальним принципом у межах загальної черги. Повторно подати наступне звернення можна лише після завершення виконання попереднього.

Джерело: ПФУ у Вінницькій області