Із 01.01.2023 Україна успішно перейшла на систему електронних лікарняних. Хоча паперові лікарняні листки все ще видаватимуться у виняткових випадках, у цій статті ми розкажемо про переваги електронного лікарняного. Все про електронні лікарняні: як працює процес видачі е-лікарняних, як оплачувати електронний лікарняний, що робити з паперовими листками непрацездатності. Отримаєте вичерпну інформацію про те, як взаємодіяти з електронними лікарняними та забезпечити права та інтереси як роботодавців, так і працівників
Щоб забезпечити виплату лікарняних в умовах воєнного стану, МОЗ постійно вносить зміни до наказу від 01.06.2021 № 1066. Це спрямовано на вирішення проблем, що виникають під час видачі електронних лікарняних.
Мета впровадження електронних лікарняних проста — прибрати схему «лікарняний за презент» та спростити роботу із документами для бізнесу. Та й заощадити вдасться чимало — Мінцифри нарахувало до 5 млрд грн на рік.
Наразі можна стверджувати, що Електронний реєстр лікарняних листів:
Електронний лікарняний: як отримати витяг на вебпорталі ПФУ
Хоча електронний лікарняний запроваджений ще з жовтня 2021 року, можливість отримати витяг із електронного лікарняного з'явилася лише в травні 2022 року.
Витяг з Електронного реєстру листків непрацездатності (далі — Витяг з ЕРЛН) підтверджує факт тимчасової непрацездатності застрахованої особи так само, як і електронний лікарняний в оригіналі. Це стало актуальним у період воєнного стану, коли можливість отримати страхову виплату за лікарняним особливо важлива.
Форму Витягу з ЕРЛН ПФУ затвердив постановою від 02.05.2022 № 4-1.
Отримати витяг щодо свого лікарняного працівник може у своєму кабінеті на вебпорталі ПФУ. Роботодавець також може отримати Витяг з ЕЛРН щодо працівника в електронному кабінеті страхувальника. Для цього потрібно зробити 10 кроків.
Паперові листки непрацездатності: коли видаватимуть
Попри електронний лікарняний, можливість оформлювати паперовий лікарняний у лікарів також залишиться. Однак скористатися нею вийде лише в таких випадках:
якщо необхідно продовжити або закрити паперовий листок непрацездатності, виданий до 01.10.2021 року;
якщо сплив час (7 днів), упродовж якого лікар може внести зміни до медичного висновку про тимчасову непрацездатність в Реєстрі медичних висновків в електронній системі охорони здоров'я. У такому разі рішення про видачу листка непрацездатності приймає лікарсько-консультативна комісія ЗОЗ, а за її відсутності - головлікар закладу;
якщо особа всиновлює дитину упродовж двох місяців з дати народження, зазначеного в свідоцтві про народження. Листок непрацездатності видається на підставі рішення суду про усиновлення та цього свідоцтва про народження;
якщо виникнуть технічні проблеми при передачі даних між ЕРЛН та ЕСОЗ, що унеможливить формування електронного лікарняного більше ніж протягом семи днів з дати створення медичного висновку про тимчасову непрацездатність — до усунення таких проблем;
якщо зупинять у встановленому порядку в умовах воєнного стану доступ користувачів електронної системи охорони здоров’я до центральної бази даних електронної системи охорони здоров’я;
якщо в наслідок дії обставин непереборної сили пацієнт несвоєчасно звернувся аби оформити продовження періоду тимчасової непрацездатності.
У наказі уточнили, що в період воєнного стану та протягом трьох місяців після його припинення чи скасування у разі відсутності у ЗОЗ бланків листків непрацездатності та неможливості їх отримати дозволяють за рішенням керівника ЗОЗ видавати листки непрацездатності, роздруковані на білому аркуші паперу за формою, затвердженою Наказом № 532/274/136-ос/1406.
Водночас у рядку, де вказується серія бланку, зазначається ЄДРПОУ закладу охорони здоров'я, а де номер бланка ― порядковий номер запису у Журналі реєстрації листків непрацездатності.
Цей листок непрацездатності вважатимуть документом, що підтверджує факт тимчасової непрацездатності та прирівнюється до листка непрацездатності, виданого на бланку.
Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків – скористайтеся готовими зразками
Чи можна отримати електронний лікарняний у телефонному режимі
Чи працює електронний реєстр листків непрацездатності під час війни? У лютому 2022 року в пацієнтів з’явилася можливість відкривати електронний лікарняний без візиту до лікаря. Наказ МОЗ від 04.02.2022 № 233 надав змогу пацієнтам, з проявами грипу, ковіду або гострого респіраторного захворювання оформити електронний лікарняний дистанційно.
Щоб відкрити електронний лікарняний лист, пацієнту з такими симптомами, варто зателефонувати до свого сімейного лікаря. Після онлайн-консультації лікар зможе сформувати медвисновок про тимчасову непрацездатність та видати електронний лікарняний на період до 5 днів.
Бойові дії, які ведуться в Україні, теж внесли свої корективи. 22.04.2022 МОЗ затвердило наказ № 675, яким внесло зміни до Наказу МОЗ № 1066 та визначило, що формування медичних висновків за категорією «Вагітність та пологи» жінкам, на період дії воєнного стану, може здійснюватися лікуючим лікарем, який надає медичні послуги із ведення вагітності в амбулаторних умовах, без особистого огляду таких жінок за результатами дистанційної взаємодії з ними (зокрема шляхом консультування, опитування, обміну інформацією) за допомогою технічних засобів електронних комунікацій. Про це слід зробити відповідний запис у Реєстрі медичних записів, записів про направлення та рецептів в електронній системі охорони здоров'я.
Електронні лікарняні: як змінився порядок призначення допомог від ПФУ
Не зважаючи на те, що електронні лікарняні листи замінили паперові, а ФСС замінив ПФУ, порядок призначення матзабезпечення від ПФУ залишився незмінним. Нагадаємо, щоб отримати кошти для виплати допомог, необхідно щоб:
допомога по тимчасовій непрацездатноста та/або по вагітності та пологах була призначенна;
була оформленната подана до ПФУ заяви-розрахунку.
Зверніть увагу, що нова редакція Закону № 1105 передбачає, що роботодавець або уповноважена ним особа мають призначити допомогу по тимчасовій непрацездатності протягом 10 робочих днів, а допомогу по вагітності та пологах протягом 3-х робочих днів (ч. 1 ст. 24 Закону № 1105).
Проте такі строки починайте відлічувати не від дати, коли електронний лікарняний набуває статусу «виданий». Починайте працювати з е-лікарняним по тимчасовій непрацездатності і призначати за ним матзабезпечення через 7 днів після дати його закриття, а з е-лікарняним по вагітності та пологах через 7 днів після дати його видачі. Адже саме після спливу такого строку е-лікарняний набуває статусу «Готовий до оплати».
Працівникам тепер буде простіше комунікувати з роботодавцем, адже більше не доведеться збирати підписи чи печатки на бланках. Усю необхідну інформацію можна знайти в особистому кабінеті роботодавця із дня, коли відкрили електронний лікарняний.
Як працює електронний реєстр листків непрацездатності
На чолі Е-реєстру — Пенсійний фонд України (ПФУ). Він формує та веде Е-реєстр і є володільцем інформації, що міститься в ньому. Але ПФУ не має достатньо інформації, аби наповнити Е-реєстр. Інформаційну прогалину заповнюватимуть даними з Національної служби здоров’я України (НСЗУ).
Увага: е-реєстр формує ПФУ та НСЗУ.
Та це не означає, що Е-реєстр лише акумулює інформацію. Зворотний потік даних теж є. Приміром, дані з Е-реєстру потрапляють до ризикорієнтованої інформаційно-аналітичної системи ПФУ.
За лаштунками ховається й інший держорган, що потребує даних з Е-реєстру, — Держпраці. У полі її зору інформація про нещасні випадки на виробництві, професійні захворювання. Обсяг даних не конкретизований. Посадовці лише уточнили — для проведення розслідування та ведення обліку нещасних випадків, професійних захворювань та аварій на виробництві.
Добірка відповідей на запитання, з якими зверталися до нас ваші колеги, допоможе не наразитися на штрафи й не оплатити необґрунтовано видані лікарняні. Фахівець ПФУ підкаже, що робити, коли працівник надав два лікарняні. Чи можна оплатити лікарняний під час відпустки без збереження зарплати? Хто видає лікарняний по догляду за дитиною батькові тощо
Електронний реєстр листків непрацездатності: яку інформацію містить
Е-реєстр працює на базі Державного реєстру загальнообов’язкового соцстрахування. Набір функціоналу стандартний — накопичення, зберігання та використання е-даних. Інформація надходитиме із п’яти джерел.
1. Електронна система охорони здоров’я — про медичні висновки. На їх підставі формуватимуть листок непрацездатності онлайн.
2. ПФУ повідомляє:
про результати перевірки обґрунтованості видачі та продовження листків непрацездатності застрахованим особам;
суми допомоги на підставі листків непрацездатності;
про суму оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності й суму допомоги з тимчасової непрацездатності, що нарахували та виплатили на підставі листків непрацездатності;
відмову в оплаті перших п’яти днів тимчасової непрацездатності та/або наданні застрахованій особі допомоги з тимчасової непрацездатності;
наявність у застрахованої особи статусу, що дає право на стовідсоткові лікарняні;
наявність у членів сім’ї застрахованої особи, які потребують догляду, статусу постраждалого внаслідок Чорнобильської катастрофи, інвалідності.
4. Органи опіки та піклування повідомляють відомості про факт усиновлення дитини застрахованими особами протягом двох місяців із дня її народження, зазначеного у свідоцтві про народження.
5. Централізований банк даних з проблем інвалідності надає інформацію про встановлення медико-соціальною експертною комісією групи інвалідності (зміни групи інвалідності, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності), невстановлення групи інвалідності під час повторного огляду.
Реєстр електронних лікарняних: які дані доступні
Роботодавець може отримати інформацію про:
реєстраційний номер листка непрацездатності;
дата відкриття та закриття листка непрацездатності;
ПІБ застрахованої особи;
реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП) застрахованої особи.
Для працівників доступні:
реєстраційний номер листка непрацездатності;
дата відкриття та закриття листка непрацездатності;
ПФУ навів етапи, які проходить електронний лікарняний на підприємстві:
1. Якщо щодо страхового випадку працівника сформують електронний медичний висновок, на його підставі автоматично сформують електронний лікарняний.
2. Сповіщення про відкриття е-лікарняного надійде роботодавцю в кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ.
3. Сформований електронний лікарняний стане доступним для перегляду у день його створення, однак підставою для надання матеріального забезпечення стане лише після того як е-лікарняний набуде статус «Готовий до сплати» такого статусу він набуває через 7 днів після його закриття. А у випадку допомоги по вагітності та пологах — через 7 днів після створення.
4. Електронний лікарняний вважають виданим та є готовим до сплати через повні 7 днів після дати свого закриття. Наприклад, е-лікарняний, створений 1 жовтня строком на 10 днів, має дату закриття 10.10.2024 та вважатимуть виданим (стане готовим до сплати) з 18.10.2024. В особистих кабінетах на вебпорталі ПФУ електронний лікарняний може мати статус «готовий до сплати» вже на наступний день після дати закриття, однак брати його до роботи і починати процедуру призначення матеріального забезпечення варто лише на восьмий день.
5. Електронний лікарняний друкують або залишають в електронному вигляді за рішенням роботодавця.
6. Кадрова служба або відповідальна особа кадрової служби визначає страховий стаж застрахованої особи (пільги) та кількість календарних днів непрацездатності, що підлягають оплаті за рахунок коштів роботодавця та ПФУ. Зазначену інформацію за бажанням або визначенням роботодавця формують у паперовому вигляді або в електронному.
7. Е-лікарняний, відомості щодо визначеного страхового стажу та кількості днів непрацездатності, що підлягають оплаті, опрацьовує роботодавець або уповноважені ним особи. Зауважимо, що до 01.01.2023 інформація про електронний лікарняний опрацьовувала комісія (уповноважений) із соціального страхування підприємства, проте нова редакція Закону № 1105 створення та/або наявності такого органу на підприємстві не передбачає. Наразі призначає або відмовляє у призначенні виплати по е-лікарняному роботодавець або уповноважені нім особи.
8. Рішення про призначення або відмову у призначенні матеріального забезпечення роботодавець або уповноважені ним особи передає до підрозділу бухгалтерії підприємства, який нараховує матеріальне забезпечення.
Скористайтеся готовими рішеннями, щоб обчислити кількість днів відпустки та середньоденну зарплату демобілізованим працівникам. Стаття допоможе розрахувати відпускні та лікарняні, якщо з 19.07.2022 мобілізовані не отримували середнього заробітку
10. Бухгалтерія здійснює розрахунок матеріального забезпечення на підставі е-лікарняного (за необхідності його паперової роздруківки) та рішення роботодавця або уповноважених ним осіб підприємства. Такий розрахунок записують в електронному або паперовому вигляді (за рішенням роботодавця) та відображають в бухгалтерських проводках.
11. Заповнюють заяву-розрахунок та подають до відділення ПФУ за місцем обліку, якщо це паперовий варіант. Електронну заяву-розрахунок бухгалтер формує у особистому кабінеті страхувальника на вебпорталі електронних послуг ПФУ.
12. Подати заяву-розрахунок до ПФУ роботодавець має не пізніше 5 робочих днів з моменту як прийняв рішення про призначення матеріального забезпечення.
13. Якщо роботодавець має оплатити паперові та е-лікарняні, він має подати заяви-розрахунки окремо за кожним видом лікарняних. При цьому якщо роботодавець подає електронну заяву-розрахунок, ПФУ рекомендує включати до неї не більше ніж 200 листків непрацездатності. Разом, якщо роботодавець має оплатити більше ніж 200 е-лікарняних за місяць, ПФУ не забороняє одразу після того як подали першу заяву-розрахунок подати наступну з новою партією е-лікарняних.
Електронні лікарняні дії роботодавця: як опрацювати, обчислити та оплатити
Електронний листок непрацездатності є такою ж підставою для звільнення від роботи, оплати перших 5 днів хвороби, призначення матеріального забезпечення, як і його паперова версія.
Сформований е-лікарняний у день створення стає доступним для перегляду в кабінетах страхувальника та застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ (далі — е-кабінет). Але до моменту поки не набуде статусу «Готовий до сплати» не може бути використаний страхувальником як підстава для нарахування матеріального забезпечення. При цьому лікарняний з причиною непрацездатності тимчасова непрацездатність набуває статус «Готовий до сплати» через 7 днів після його закриття, а лікарняний з причиною непрацездатності «вагітність і пологи» набуває такий статус через 7 днів після його відкриття/ створення.
Після того як електронний лікарняний набув статусу «Готовий до сплати» роботодавець, протягом 10 днів має призначити допомогу по тимчасовій непрацездатності, а допомогу по вагітності та пологах протягом 3-х днів. Для цього:
електронний лікарняний друкують або залишають в електронному вигляді в кадровій службі або відповідальної особи кадрової служби (за рішенням роботодавця);
кадрова служба або відповідальна особа кадрової служби визначає страховий стаж застрахованої особи (пільги) та кількість календарних днів непрацездатності, що підлягають оплаті за рахунок коштів роботодавця та ПФУ. Зазначену інформацію, за бажанням (або визначенням роботодавця), формують у паперовому вигляді або в електронному;
електронний лікарняний, відомості щодо визначеного страхового стажу та кількості днів непрацездатності, що підлягають оплаті, передають роботодавцю або уповноваженим ним особа, для прийняття рішення про призначення матеріального забезпечення по лікарняному або про відмову у його призначенні;
рішення про призначення або відмову у призначенні матеріального забезпечення роботодавець або уповноважена ним особа передає до підрозділу бухгалтерії підприємства, який нараховує матеріальне забезпечення;
бухгалтерія здійснює розрахунок матеріального забезпечення на підставі електронних лікарняних (за необхідності їх паперової роздруківки) та рішення роботодавця або уповноваженої ним особи. Такий розрахунок записують в електронному або паперовому вигляді (за рішенням роботодавця) та відображають в бухгалтерських проводках;
заповнюють заяву-розрахунок та подають до відділення ПФУ за місцем обліку або в електронному вигляді через е- кабінет.
Бізнесу та бюджетній сфері репрезентували проєкт Держбюджету на 2025 рік. Ключовою позицією є рівень мінімальної зарплати. Проте маємо доволі цікаві норми, які впливають на сплату ЄСВ та виплату індексації. Експерт пояснив, до яких змін варто підготуватися
Два електронні лікарняні зі спільним номером випадку тимчасової непрацездатності: як оплатити
Уявімо ситуацію, працівнику видали один е-лікарняний з 15.10 по 17.10 та другий з 18.10 по 25.10. Обидва лікарняні мають статус «Закритий» та однаковий номер випадку тимчасової непрацездатності. Перший е-лікарняний відкрили амбулаторно, а другий — у стаціонарі. Чи засвідчують ці е-лікарняні різні страхові випадки? Чи є другий лікарняний продовженням першого? Як визначити період оплати лікарняних у такій ситуації за рахунок коштів роботодавця?
Рішення. Із 01.10.2021 до унікального номеру е-лікарняного додали номер страхового випадку. Так можна легко зрозуміти, є електронний лікарняний первинним чи, навпаки, продовження попереднього. Такі зміни внесли до Порядку видачі (формування) листків непрацездатності в Електронному реєстрі листків непрацездатності, затвердженого наказом МОЗ від 17.06.2021 № 1234 (далі — Порядок № 1234).
Наразі номер е-лікарняного генерується у форматі ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х. А саме: перші цифри ХХХХХХ — номер випадку непрацездатності, наступні ХХХХХХХХХХ — номер листка непрацездатності, Х — номер версії, тобто порядковий номер е-лікарняного.
Відповідно, е-лікарняні, що мають однаковий номер тимчасової непрацездатності проте відмінні номери листка непрацездатності та послідовні або навіть спільні номери версії е-лікарняних, засвідчують один і той самий страховий випадок. Тобто тимчасову непрацездатність, що засвідчують сформовані в такий спосіб електронні лікарняні, слід оплачувати із шостого дня тимчасової непрацездатності за одним середньоденним заробітком, що визначили для первинного е-лікарняного.
В описаній ситуації обидва е-лікарняних засвідчують один і той самий страховий випадок. Адже вони мають спільний/однаковий номер випадку тимчасової непрацездатності та не мають розриву у днях тимчасової непрацездатності. Аналогічної позиції дотримують фахівці ПФУ.
При цьому різницю у решті номерів лікарняного можна пояснити особливостями роботи реєстру листків непрацездатності.
Разом з цим маєте знати, що змінить електронний реєстр листків непрацездатності. До наказу МОЗ «Деякі питання формування медичних висновків про тимчасову непрацездатність та проведення їхньої перевірки» від 01.06.2021 № 1066, внесли правки, що визначають механізм формування медичних висновків, на підставі яких формуються е-лікарняні. Зокрема, внести зміни до е-лікарняного, у тому числі змінити його номер, може лікар, який формував медичний висновок. Зробити він це може протягом семи днів із моменту формування медвисновку. Тож аби уникнути у подальшому нарікань від ПФУ та проблем із оформленням заяви-розрахунку маєте привести у відповідність номери е-лікарняних вашого працівника. Для цього зверніться до лікаря, який формував медичний висновок щодо тимчасової непрацездатності вашого працівника на період з 18.10 по 25.10. Повідомте лікарю, що за цим страховим випадком інший медичний заклад відкривав первинний лікарняний. Тоді лікар згідно з пунктом 8 Наказу № 1066 внесе зміни до медичного висновку, сформованого на період з 18.10 по 25.10. І в результаті цього система скасує попередній е-лікарняний та сформує новий із правильним номером.
Майте на увазі, що вище вказаними змінами до Наказу № 1066 запроваджена система скорочення періоду лікарняного. Тож якщо один лікарняний наклався на інший система має скоротити період одного з них автоматично. Пріоритет скорочення лікарняного система визначає залежно від зазначеної на ньому причини непрацездатності.
У теорії провести таке скорочення система має поки лікарняний не набув статус «Готовий до оплати». Однак якщо лікарняний набув статус «Готовий до сплати», а накладка у е-лікарняних не зникла, тобто не один з них не скоротився маєте повідомити про це мед заклад який видав/сформував е-лікарняний. Лікар має опрацювати ваше звернення та внести зміни до реєстру.
Якщо ж зміни до реєстру не внесете і оплатите е-лікарняний як продовження попереднього, ПФУ може не прийняти вашу заяву-розрахунок, щонайменш без додаткових пояснень. Навіть, якщо ваші пояснення ПФУ спростує, але при цьому профінансує подану вами заяву-розрахунок, під час наступної перевірки ваше підприємстві можуть оштрафувати за нецільове використання страхових коштів.
Також зверніть увагу, що після внесення змін до Наказу № 1066 та Порядку № 1234 електронний лікарняний можете оплатити тільки після того, як він набуде статусу «Готовий до сплати». А це відбувається через 7 днів від моменту, як його сформували.
Працівники-сумісники мають право на оплату листка непрацездатності тільки при умові, що на основному місці роботи їм обгрунтовано відмовили у призначенні виплати. Проте якщо сумісник має право на оплату лікарняного за місцем роботи за сумісництвом, його е-лікарняний потрібно оплатити. Як оплачувати е-лікарняні сумісникам? Жодних відмінностей із оплатою лікарняних основним працівникам.
Однак варто пам’ятати, що е-лікарняний сумісника має свої особливості. Роботодавці, у яких працівник працює за сумісництвом бачитимуть в електронному кабінеті цифрову копію е-лікарняного. Відмінність такої копії від оригіналу полягає в тому, що копія має порядковий номер, що додається до унікального номера е-лікарняного листка після знаку крапки. Цифра після крапки зростатиме в залежності від того, скільки у працівника роботодавців за сумісництвом.
Однак саме ця цифра часто призводить до помилки під час заповнення заяви-розрахунку сумісника. Коли формуєте заяву-розрахунок для працівників за сумісництвом ― вказуйте лише унікальний номер е-лікарняного сумісника без крапки та цифри після неї.
Електронний лікарняний працівника відображається в електронних кабінетах усіх страхувальників, з якими працівник — застрахована особа перебуває в трудових відносинах на момент настання страхового випадку, тобто і в електронному кабінеті роботодавця за сумісництвом.
Надавати за місцем роботи за сумісництвом копію листка непрацездатності, засвідчену підписом керівника й печаткою за основним місцем роботи, не потрібно.
Електронні лікарняні: як оплачувати особі, яка працює за ЦПД
Особи, які працюють на умовах ЦПД, із 11.10.2017 мають право на матеріальне забезпечення в разі тимчасової непрацездатності. Виплачуйте допомогу за умови що:
страховий випадок настав у період дії договору;
через страховий випадок фізособа втратила певну частину заробітку, доходу;
особа, що працює на умовах ЦПД не перебуває у трудових відносинах які оформлені трудовим договором, а якщо перебуває їй обгрунтовано відмовлено у призначенні виплати по лікарняному.
Тобто коли оплачуєте роботу повністю у визначений договором строк, не платіть за листком непрацездатності, адже заробітку, доходу працівник не втратив.
Якщо виконавець за ЦПД приніс листок непрацездатності, складіть і подайте до ПФУ заяву-розрахунок. Коли отримаєте фінансування, виплатіть їх протягом 10 днів.
Щоб отримати фінансування від ПФУ, додайте до заяви-розрахунку копію Додатку 5 до Податкового розрахунку (Д5), що відображає суму ЄСВ, нарахованого за ЦПД. Адже податківці хочуть бачити суми доходу, що виплатили за ЦПД у місяцях розрахункового періоду.
