експерт з обліку та оподаткування, кандидат економічних наук, Чернігів
Усе про електронні листки непрацездатності: як працює процес видачі електронних лікарняних, як оплачувати е-лікарняний, що робити зі ще все можливими паперовими листками непрацездатності. Отримаєте вичерпну інформацію про те, як взаємодіяти з електронними лікарняними та забезпечити права та інтереси як роботодавців, так і працівників
Електронні листки непрацездатності формуються у Електронному реєстрі листків непрацездатності (ЕРЛН) на основі медвисновків про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини. У свою чергу, медвисновок — це теж електронний документ, який формується на підставі медичних записів у Електронній системі охорони здоров’я (ЕСОЗ). Такий документ містить висновок лікаря за результатами медекспертизи з тимчасової втрати працездатності, що засвідчує тимчасову непрацездатність.
Перехід від паперових листків непрацездатності до електронних забезпечив:
Електронний лікарняний: як отримати витяг на вебпорталі ПФУ
Витяг з ЕРЛН підтверджує факт тимчасової непрацездатності застрахованої особи так само, як і електронний лікарняний лист в оригіналі і може надаватися застрахованій особі, страхувальнику, батькам (опікуну) (п. 16 Порядку № 328). Форму Витягу з ЕРЛН затверджено постановою ПФУ від 02.05.2022 № 4-1.
Отримати витяг щодо свого лікарняного працівник може у своєму кабінеті на вебпорталі ПФУ. Роботодавець також може отримати Витяг з ЕЛРН щодо працівника в електронному кабінеті страхувальника. Для цього потрібно зробити кілька кроків.
сплив час (7 днів), упродовж якого лікар може внести зміни до медвисновку про тимчасову непрацездатність у Реєстрі медичних висновків в ЕСОЗ. У такому разі рішення про видачу листка непрацездатності приймає лікарсько-консультативна комісія закладу охорони здоров’я (ЗОЗ), а за її відсутності – головний лікар (керівник) закладу;
особа всиновлює дитину впродовж 2-х місяців з дати народження, зазначеного в свідоцтві про народження. Листок непрацездатності видається на підставі рішення суду про усиновлення та цього свідоцтва про народження;
технічні проблеми при передачі даних між ЕРЛН та ЕСОЗ, що унеможливить формування електронного лікарняного більше ніж упродовж 7 днів з дати створення медвисновку про тимчасову непрацездатність — до усунення таких проблем;
зупинка в умовах воєнного стану доступу користувачів ЕСОЗ до центральної бази даних ЕСОЗ;
внаслідок дії обставин непереборної сили пацієнт несвоєчасно звернувся, аби оформити продовження періоду тимчасової непрацездатності.
Форма паперового листка непрацездатності наведена нижче. Цей листок може бути роздрукований на звичайному білому папері, — це не обов’язково на може бути жовтий бланк минулого.
Водночас у рядку, де вказується серія бланку має бути зазначений ЄДРПОУ закладу охорони здоров’я, а де номер бланка — порядковий номер запису у Журналі реєстрації листків непрацездатності.
Попри діджиталізацію листків непрацездатності всі етапи, які е-лікарняний проходить на підприємстві, мають бути документально оформлені. Аби не витрачати час на пошуки потрібних зразків — скористайтеся готовими зразками
Чи можна отримати електронний лікарняний у телефонному режимі
Ще до війни пацієнти отримали змогу у разі проявів грипу, COVID або гострого респіраторного захворювання оформляти електронний лікарняний дистанційно (наказ МОЗ від 04.02.2022 № 233). Аби відкрити електронний лікарняний лист, пацієнту з такими симптомами, варто зателефонувати до свого сімейного лікаря. Після онлайн-консультації лікар зможе сформувати медвисновок про тимчасову непрацездатність та відкрити електронний лікарняний на період до 5 днів.
Бойові дії, які ведуться в Україні, теж внесли свої корективи. 22.04.2022 МОЗ затвердило наказ № 675.
Крім того, формування медвисновків за категорією «Вагітність та пологи» жінкам на період дії воєнного стану може здійснюватися лікуючим лікарем, який веде вагітність в амбулаторних умовах, без особистого огляду таких жінок — за результатами дистанційної взаємодії з ними, зокрема шляхом консультування, опитування, обміну інформацією (наказ МОЗ від 22.04.2022 № 675).
Суми лікарняних відображайте у Додатку Д1 до Податкового розрахунку окремо від решти зарплатних виплат. Пропущений лікарняний покажіть за той період, за який його треба було оплатити. Підказки експерта для ситуацій, коли нараховані лікарняні пропустили та не відобразили у звітності
з тимчасової непрацездатності — впродовж 10 робочих днів з дня надходження;
з вагітністю та пологами — 3-х робочих днів з дня надходження.
День надходження для електронного лікарняного – це день набуття статусу «готовий до сплати (виданий)». У свою чергу, електронний листок непрацездатності вважається виданим через:
7 днів — після дати закриття листка непрацездатності (набуває статусу «готовий до сплати (виданий)» (п. 3 розд. ІІ Порядку № 1234);
7 днів — з дати відкриття листка непрацездатності (п. 1 розд. ІІІ Порядку № 1234).
ВІДЛІК НАСТАННЯ ДНЯ ВИДАЧІ ДЛЯ ЕЛЕКТРОННОГО ЛИСТКА НЕПРАЦЕЗДАТНОСТІ* (на прикладі січня 2026 року)
Період тимчасової втрати працездатності (лікарняного):
7-денний термін
Набуття статусу «готовий до сплати (виданий)» (день видачі)
дата відкриття
дата закриття
звичайний листок непрацездатності:
14.01
21.01
22.01
23.01
24.01
25.01
26.01
27.01
28.01
29.01
листок непрацездатності з причиною «Вагітність і пологи»:
14.01
–
15.01
16.01
17.01
18.01
19.01
20.01
21.01
22.01
Усю необхідну інформацію можна знайти в особистому кабінеті роботодавця із дня, коли відкрили електронний лікарняний.
Електронний реєстр листків непрацездатності: що це
Електронний реєстр листків це, звернемось до профільного документу — це та система, де накопичується, зберігається інформації про видані, продовжені та обліковані листки непрацездатності, що дозволяє її використати й роботодавцям.
Показуйте лікарняні в Додатку Д1 до Об’єднаної звітності з окремим кодами застрахованих осіб. Розподіляйте за місяці, за які їх нарахували. У Додатку 4ДФ суми лікарняних не виокремлюйте. Експерт нагадав основні правила, за якими слід звітувати про суми лікарняних у зарплатній звітності
Електронний реєстр листків непрацездатності: яку інформацію містить
Е-реєстр працює на базі Державного реєстру загальнообов’язкового соцстрахування. Набір функціоналу стандартний — накопичення, зберігання та використання е-даних. Інформація надходитиме із п’яти джерел.
1. Електронна система охорони здоров’я — про медичні висновки. На їхній підставі формуватимуть електронний листок непрацездатності онлайн.
2. ПФУ повідомляє:
про результати перевірки обґрунтованості видачі та продовження листків непрацездатності застрахованим особам;
суми допомоги на підставі листків непрацездатності;
зміну причини непрацездатності разом з підставами.
3. Страхувальники надають інформацію:
про суму оплати перших 5 днів тимчасової непрацездатності й суму допомоги з тимчасової непрацездатності, що нарахували та виплатили на підставі листків непрацездатності;
відмову в оплаті перших 5 днів тимчасової непрацездатності та/або наданні застрахованій особі допомоги з тимчасової непрацездатності;
наявність у застрахованої особи статусу, що дає право на стовідсоткові лікарняні;
наявність у членів сім’ї застрахованої особи, які потребують догляду, статусу постраждалого внаслідок Чорнобильської катастрофи, інвалідності.
4. Органи опіки та піклування повідомляють відомості про факт усиновлення дитини застрахованими особами протягом двох місяців із дня її народження, зазначеного у свідоцтві про народження.
5. Централізований банк даних з проблем інвалідності надає інформацію про встановлення медико-соціальною експертною комісією групи інвалідності (зміни групи інвалідності, підтвердження раніше встановленої групи інвалідності), невстановлення групи інвалідності під час повторного огляду.
