експерт з податкового обліку Експертус Головбух Цифрового видавництва Експертус, Київ
Якщо не подасте в податкову повідомлення про прийняття працівника на роботу, ризикуєте заплатити штраф у розмірі однієї МЗП. А це — 8647 грн у 2026 році. За нашими підказками та зразком заповните повідомлення про прийняття на роботу
Тож без повідомлення про прийняття на роботу працівник оформлений «неповністю». Бланк цього документа і правила його подачі можна знайти у постанові КМУ «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту або припинення трудового договору з домашнім працівником» від 17.06.2015 № 413 (далі — Порядок № 413).
Увага: Повідомлення подавайте до початку роботи працівника.
До відома!Гіг-контракт — це особлива форма залучення спеціалістів, яка поєднує в собі ознаки трудового та цивільно-правового договору. Тобто це система роботи, коли співробітників не приймають в штат, а запрошують на конкретні проекти, де вони у визначені строки вирішують поставлені задачі.
практикантів (за договором з навчальним закладом);
за внутрішнім суміщенням (не слід плутати з внутрішнім сумісництвом. Різниця в тому, що при суміщенні робота виконується за додатковою посадою у той же час, що і за основною, а за це отримується доплата, а не додатковий оклад);
при поновленні на підставі судового рішення;
при поновленні через вихід попередньої працівниці з декрету (відпустки для догляду за дитиною до досягнення 3-річного віку, відпустки у зв’язку з вагітністю і пологами).
ОНИЩЕНКО Віктор, бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
* Про ЦПД можна не подавати, тому що з офіційних органів ніхто не сказав «так, це обов’язково» і за неподання такої інформації немає відповідальності.
Аргументуємо:
Питання врегулювання трудових відносин — це сфера не ДПС, а Мінекономіки (чи Мінсоцполітики, вони не можуть поділити). Насьогодні є:
лист ДПС від 01.02.2022 № 144/2/99-00-04-03-03-02. Податківці відхрещуються від роз’яснень. Аргумент - це має робити Мінекономіки;
лист Мінекономіки від 28.01.2022 № 4706-06/4356-01. В ньому сказано «…не передбачено обов'язку будь-якої зі сторін цивільно-правового договору інформувати Державну податкову службу та її територіальні органи про його укладення, а також відповідальності за невчинення таких дій.». Також є посилання на трудове законодавство - ст. 24 КЗпП, де мова йде про повідомлення про трудові відносини, а не ЦПД. Однак «… про укладення цивільно-правових договорів доцільно подавати особам, які використовують працю інших осіб на підставі цих договорів та є платниками єдиного внеску.» Доцільність вони мотивують тим, що за ЦПД треба вести облік ЄСВ і ДПС має знати все про платників ЄСВ.
У цілому все це означає, що Мінекономіки рекомендує подавати, але якщо цього не робити, то за це нічого не повинно бути. Отже, можна не подавати, якщо цього робити не хочеться.
Як і куди подати повідомлення про прийняття працівника на роботу
Повідомлення подавайте до ДПС за місцем обліку як платника ЄСВ. Якщо подасте не за основним місцем обліку, то повідомлення буде вважатися таким, що не подане.
Основний спосіб повідомити податківців — подати повідомлення через Електронний кабінет з використанням електронного підпису. Альтернативний — сформувати паперовий варіант повідомлення, але подати його маєте разом із копією в електронній формі. Цим способом можете скористатись лише за відсутності технічної можливості подати повідомлення через Електронний кабінет (абз. 2 Порядку № 413). У разі ж оформлення трудових відносин в електронній формі з використанням Єдиної інформаційно-аналітичної системи «Обрій» відповідна інформація автоматично передається з використанням інтерфейсу прикладного програмування (АРІ).
Повідомлення про прийняття на роботу в Електронному кабінеті мають такі шифри електронних форм:
для фізичних осіб — F3001005;
для юридичних осіб — J3001005.
Чи подавати повідомлення про прийняття на роботу директора
Повідомлення про взяття на роботу директора подавати не треба. ДПС отримує інформацію про працевлаштування керівника підприємства безпосередньо з ЄДР, а не з повідомлення роботодавця. Таку інформацію ДПС отримує у день реєстрації змін. Отже, директор може офіційно приступити до роботи на наступний день.
Граничний термін подання повідомлення про прийняття працівника на роботу
Повідомляйте податківців про новоприйнятого працівника ДО початку його до роботи. На практиці його намагаються подати напередодні дня допуску працівника до роботи. Тож якщо працівника прийняли, наприклад, 03.04.2026, то термін подання повідомлення про прийняття на роботу в ДПС має бути не пізніше ніж 02.04.2026.
Без повідомлення податківці вважають, що працівника допустили до роботи без оформлення трудових відносин (!). У повідомленні є:
дата наказу (розпорядження) про прийняття на роботу (колонка 10);
дата початку роботи (колонка 11).
Ці дати мають бути різними — дата наказу передує даті початку роботи (лист Мінсоцполітики від 04.08.2015 № 432/13/155-15).
При оформленні працівника на роботу, дотримуйтеся наступної послідовності дій:
16 березня 2026 року Президент підписав Закон № 4791-ІХ. Відтепер законно підписувати первинку про надання послуг лише з боку Виконавця (Орендодавця) в господарській операції, а відсутність підпису Замовника (Орендаря) не є порушенням. Але це застосовується лише у певних випадках і є ситуації, коли так оформлювати акти неправомірно
Чи можна допустити до роботи й подати повідомлення в один день
Не рекомендуємо.
Треба довести, що працівник почав працювати ПІСЛЯ повідомлення. Це можливо лише при електронній формі подачі повідомлення (буде електрона квитанція, у якій вказується час) та зазначення у наказі часу початку роботи. Наприклад, квитанція о 10.00, а працювати почав з 14.00 того ж дня.
Подібні ситуації все одно закінчувалися судовими справами з податківцями. Зазвичай підприємства вигравали суди, так як прямо в КЗпП не прописано чи буде це порушенням.
Штраф за неподання повідомлення про прийняття на роботу
Тривалий час допуск працівника до роботи без подачі повідомлення податківці трактували як неоформлення трудових відносин (лист Держпраці від 29.04.2016 № 5043/4/4.1ДП-16). І штрафували на підставі абз. 2 ч. 2 ст. 265 КЗпП у розмірі 10 мінімальних заробітних плат. Це спричинило численні судові спори. Варто зазначити, що суди підтримували роботодавців (постанова Миргородського міськрайонного суду Полтавської обл. від 16.04.2020 у справі № 552/1355/20). Як наслідок, податківці переглянули свою позицію. Тепер за неподання такого повідомлення штрафують у розмірі однієї мінімальної зарплати за кожного працівника, стосовно якого скоєно це порушення.
Увага! У період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені ст. 265 КЗП (ч. 3 ст. 16 Закон «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136). Тобто, якщо роботодавець хоч із запізненням, але подає повідомлення про прийняття на роботу, штраф не нараховується. Окрім того, за аналогічне порушення передбачена адміністративна відповідальність для посадових осіб підприємств, установ і організацій, ФОП, які використовують найману працю. Штраф складає від 8500 до 17 000 грн, а при повторному порушенні — від 17 000 до 34 000 грн (ч. 3, ч. 4 ст. 41 КпАП).
Звертаємо увагу, що штраф за неоформлення трудових відносин застосовується щодо всіх неоформлених працівників. Якщо у повідомленні мало бути 4 працівники, то штраф буде 4 × 8 647 = 34 588 грн.
У разі відсутності можливості у роботодавця, із незалежних від нього обставин, подати до органів ДПС повідомлення про прийняття працівника на роботу роботодавець повинен мати підтвердження намагання вчинити такі дії (лист Держпраці від 28.03.2022 № 1340/4/4.1-зв-22). Це означає, що роботодавець повинен зафіксувати інформацію про те, як він намагався подати повідомлення, а також те, що саме цьому завадило. Варто оформити таке підтвердження документально (склавши акти чи довідки).
На початку 2025 року КМУ змінив форму повідомлення про прийняття на роботу / укладення гіг-контракту, виклавши її у новій редакції.. Оновлене повідомлення про прийняття / укладення гіг-контракту має графу «9. Громадянство***». У цій графі слід зазначати:
0 — іноземець або особа без громадянства;
або
1 — громадянин України.
Це єдина зміна. Решта граф не змінились, тільки на одну стало більше.
Нова форма повідомлення про прийняття на роботу діє із 26.02.2025 і залишається діяти у 2026 році.
проставте позначку який тип повідомлення — початкове чи скасовуюче
2
Зазначте код згідно з ЄДРПОУ. Для ФОП — РНКОПП або серію (за наявності) та номер паспорта, якщо через релігійні переконання особа відмовилася від РНКОПП та має відповідну відмітку в паспорті
3
вкажіть найменування юрособи або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), якщо ви ФОП
4
зазначте номер запису
5
Виберіть категорію особи: 1 — наймані працівники за основним місцем роботи; 2 — працівники за сумісництвом; 3 — гіг-спеціалісти за гіг-контрактом (вказують резиденти Дія Сіті); 4 — працівники на підставі цивільно-правових договорів (вказують резиденти Дія Сіті); 5 — домашні працівники
6
вкажіть РНКОПП або серія (за наявності) та номер паспорта, якщо особа відмовилася від РНКОПП через релігійні переконання
7
проставте унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності) — міститься в паспорті у формі ID-картки
8
вкажіть прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) особи
9
зазначте громадянство фізособи. Проставте:
0 — якщо фізособа є іноземцем або особою без громадянства;
або
1 — громадянин України
10
Вкажіть номер наказу чи розпорядження про прийняття на роботу. Не зазначається у разі укладення гіг-контракту / цивільно-правового договору / трудового договору з домашнім працівником
11
зазначте дату:
видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу;
або укладення гіг-контракту;
або укладення цивільно-правового договору
12
вкажіть дату:
початку роботи;
або початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом;
або початку виконання робіт (надання послуг) особою на підставі цивільно-правового договору
13
зазначте дату формування повідомлення
14
ставимо електронний підпис керівника, його РНКОПП, зазначаємо його власне ім’я та пишемо ПРІЗВИЩЕ великими літерами
15
Ставимо електронний підпис головного бухгалтера, його РНКОПП, зазначаємо його власне ім’я та пишемо ПРІЗВИЩЕ великими літерами. Не зазначається у разі укладення трудового договору з домашнім працівником
Повідомлення про прийняття на роботу: зразок заповнення
Приклад 1. На роботу прийняли 4 особи. Наказ про їхнє прийняття на роботу цих працівників видано 04.03.2026. Повідомлення подано в цей же день. Приступають до роботи — двоє з 11.03.2026, один — 05.03.2026, і один — 06.03.2026.
Повідомлення про прийняття на роботу скасовуюче: коли подавати
Що ж робити, якщо трапилася помилка в повідомлення про прийняття на роботу? Якщо повідомлення подаєте з позначкою «×» «скасовуюче» у правому верхньому кутку, то жодного штрафу за це не буде (лист Мінсоцполітики від 22.06.2016 № 746/13/84-16).
У випадку, коли помилку треба скасувати лише за одним працівником, а в повідомленні їх було більше, наприклад 5, то у скасовуючому повідомленні достатньо вказати цього одного працівника. Нумерація в усіх повідомленнях самостійна, тому такий працівник буде йти під номером «1».
Приклад 2. З чотирьох осіб у прикладі 1 одна особа 05.03.2026 повідомила, що вона передумала. У цей же день видано наказ про скасування прийняття його на роботу, а також до ДПС подано скасовуюче повідомлення про прийняття на роботу.
