незалежний експерт із трудового законодавства, Слов'янськ
Якщо не подасте в податкову повідомлення про прийняття працівника на роботу, ризикуєте заплатити штраф у розмірі однієї МЗП. А це – 8000 грн із 01.04.2024 та у 2025 році. За нашими підказками та зразком заповните повідомлення про прийняття на роботу
Тож без повідомлення про прийняття на роботу працівник оформлений «неповністю». Бланк цього документа і правила його подачі можна знайти у відповідному Порядку з постанови Кабміну від 17.06.2015 № 413 (далі – Порядок № 413).
Увага: Повідомлення подавайте до початку роботи працівника.
До відома!Гіг-контракт – це особлива форма залучення спеціалістів, яка поєднує в собі ознаки трудового та цивільно-правового договору. Тобто це система роботи, коли співробітників не приймають в штат, а запрошують на конкретні проекти, де вони у визначені строки вирішують поставлені задачі.
Про яких працівників подавати повідомлення про прийняття на роботу
Повідомляйте про тих, з ким оформляєте трудові відносини. Це може бути:
основний працівник;
сумісник (зовнішній або внутрішній);
прийнятий на тимчасову/сезонну роботу;
іноземець;
гіг-спеціаліст;
домашній працівник;
прийнятий за переведенням;
прийнятий за рішенням ОМС (органу місцевого самоврядування);
працівник у філіях/відокремлених підрозділах (виняток – філія/підрозділ є самостійним платником ЄСВ, тоді він має подавати повідомлення самостійно).
Ставка військового збору збільшується з 1,5% до 5%. Податкові зміни набрали чинності із 01.12.2024. Тримайте пояснення експерта, як будемо утримувати військовий збір із зарплатних виплат та винагороди за ЦПД за новою ставкою
практикантів (за договором з навчальним закладом);
за внутрішнім суміщенням (не слід плутати з внутрішнім сумісництвом. Різниця в тому, що при суміщенні робота виконується за додатковою посадою у той же час, що і за основною, а за це отримується доплата, а не додатковий оклад);
при поновленні на підставі судового рішення;
при поновленні через вихід попередньої працівниці з декрету (відпустки по догляду за дитиною по досягненню 3-річного віку, відпустки по вагітності і пологам).
ОНИЩЕНКО Віктор, бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
* Про ЦПД можна не подавати, тому що з офіційних органів ніхто не сказав «так, це обов’язково» і за неподання такої інформації немає відповідальності.
Аргументуємо:
Питання врегулювання трудових відносин – це сфера не ДПС, а Мінекономіки (чи Мінсоцполітики, вони не можуть поділити). Насьогодні є:
лист ДПС від 01.02.2022 № 144/2/99-00-04-03-03-02. Податківці відхрещуються від роз’яснень. Аргумент - це має робити Мінекономіки;
лист Мінекономіки від 28.01.2022 № 4706-06/4356-01. В ньому сказано «…не передбачено обов'язку будь-якої зі сторін цивільно-правового договору інформувати Державну податкову службу та її територіальні органи про його укладення, а також відповідальності за невчинення таких дій.». Також є посилання на трудове законодавство - ст. 24 КЗпП, де мова йде про повідомлення про трудові відносини, а не ЦПД. Однак «… про укладення цивільно-правових договорів доцільно подавати особам, які використовують працю інших осіб на підставі цих договорів та є платниками єдиного внеску.» Доцільність вони мотивують тим, що за ЦПД треба вести облік ЄСВ і ДПС має знати все про платників ЄСВ.
У цілому все це означає, що Мінекономіки рекомендує подавати, але якщо цього не робити, то за це нічого не повинно бути. Отже, можна не подавати, якщо цього робити не хочеться.
Як і куди подати повідомлення про прийняття працівника на роботу
Повідомлення подавайте до ДПС за місцем обліку як платника ЄСВ. Якщо подасте не за основним місцем обліку, то повідомлення буде вважатися таким, що не подане.
Основний спосіб повідомити податківців – подати повідомлення через Електронний кабінет з використанням електронного підпису. Альтернативний – сформувати паперовий варіант повідомлення, але подати його маєте разом із копією в електронній формі. Цим способом можете скористатись лише за відсутності технічної можливості подати повідомлення через Електронний кабінет (абз. 2 Порядку № 413).
Шифри електронних форм повідомлення про прийняття на роботу такі:
для фізичних осіб – F3001004;
для юридичних осіб – J3001004.
Чи подавати повідомлення про прийняття на роботу директора
Повідомлення про взяття на роботу директора подавати не треба. ДПС отримує інформацію про працевлаштування керівника підприємства безпосередньо з ЄДР, а не з повідомлення роботодавця. Таку інформацію ДПС отримує у день реєстрації змін. Отже, директор може офіційно приступити до роботи на наступний день.
Повідомлення про прийняття на роботу 2025: які терміни подання
Повідомляйте податківців про новоприйнятого працівника ДО початку його до роботи. На практиці його намагаються подати напередодні дня допуску працівника до роботи.
Без повідомлення податківці вважають, що працівника допустили до роботи без оформлення трудових відносин (!). У повідомленні є:
дата наказу (розпорядження) про прийняття на роботу (колонка 10);
дата початку роботи (колонка 11).
Ці дати мають бути різними – дата наказу передує даті початку роботи (лист Мінсоцполітики від 04.08.2015 р. № 432/13/155-15).
При оформленні працівника на роботу, дотримуйтеся наступної послідовності дій:
отримайте від працівника документи;
укладіть трудовий договір;
видайте наказ про прийняття;
подайте повідомлення до ДПС;
отримайте підтвердження (квитанцію);
допустіть працівника до виконання роботи.
Чи можна допустити до роботи й подати повідомлення в один день
Не рекомендуємо.
Треба довести, що працівник почав працювати ПІСЛЯ повідомлення Це можливо лише при електронній формі подачі повідомлення (буде електрона квитанція, у якій вказується час) та зазначення у наказі часу початку роботи. Наприклад, квитанція о 10.00, а працювати почав з 14.00 того ж дня.
Подібні ситуації все одно закінчувалися судовими справами з податківцями. Зазвичай підприємства вигравали суди, так як прямо в КЗпП не прописано чи буде це порушенням.
Як штрафують за неподання/невчасне подання повідомлення про прийняття
Тривалий час допуск працівника до роботи без подачі повідомлення податківці трактували як неоформлення трудових відносин (лист Держпраці від 29.04.2016 № 5043/4/4.1ДП-16). І штрафували на підставі абзацу другого частини другої статті 265 КЗпП у розмірі 10 МЗП. Це спричинило численні судові спори. Варто зазначити, що суди підтримували роботодавців (останова Миргородського міськрайонного суду Полтавської обл. від 16.04.2020 у справі № 552/1355/20). Як наслідок, податківці переглянули свою позицію. Тепер за неподання такого повідомлення штрафують у розмірі однієї мінімальної зарплати за кожного працівника, стосовно якого скоєно це порушення.
Увага! У період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені статтею 265 КЗП, не застосовують згідно із Законом України від 15.03.2022 № 2136-IX з урахуванням змін, внесених Законом України від 01.07.2022№ 2352-IX. Тобто, якщо роботодавець хоч із запізненням, але подасть повідомлення про прийняття, штрафу не повинно бути. Окрім того за аналогічне порушення передбачено адмінвідповідальність для посадових осіб підприємств, установ і організацій, ФОП, які використовують найману працю. Штраф дорівнює від 8500 до 17 000 грн; при повторному порушенні — від 17 000 до 34 000 грн (ч. 3, 4 ст. 41 КУпАП).
Звертаємо увагу, що штраф за неоформлення трудових відносин застосовується щодо всіх неоформлених працівників. Якщо у повідомленні мало бути 4 працівники, то штраф буде 4 × 8 000 = 32 000 грн.
У разі відсутності можливості у роботодавця, із незалежних від нього обставин, подати до органів ДПС повідомлення про прийняття працівника на роботу роботодавець повинен мати підтвердження намагання вчинити такі дії (лист Держпраці від 28.03.2022 № 1340/4/4.1-зв-22). Це означає, що роботодавець повинен зафіксувати інформацію про те, як він намагався подати повідомлення, а також те, що саме цьому завадило. Варто оформити таке підтвердження документально (склавши акти чи довідки).
Бланк повідомлення про прийняття на роботу
Востаннє КМУ змінював повідомлення про прийняття на роботу / укладення гіг-контракту 24.08.2024 року. Тоді форму повідомлення він виклав у новій редакції. Оновлене повідомлення про прийняття / укладення гіг-контракту, яке тепер має назву «Повідомлення про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу / укладення гіг-контракту» (додаток 1 до постанови № 413). Також затверджено форму Повідомлення про припинення трудового договору з домашнім працівником.
Такі зміни зумовлені тим, що роботодавців зобов’язали повідомляти ДПС про укладення та розірвання трудового договору з домашнім працівником.
Формально сама форма глобально не змінилась. В назву окремих реквізитів додали згадку про домашніх працівників.
Проставте позначку який тип повідомлення – початкове чи скасовуюче
2
Зазначте код згідно з ЄДРПОУ. Для ФОП — РНКОПП або серію (за наявності) та номер паспорта, якщо через релігійні переконання особа відмовилася від РНКОПП та має відповідну відмітку в паспорті
3
Вкажіть найменування юрособи або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), якщо ви ФОП
4
Зазначте номер запису
5
Виберіть категорію особи: 1 – наймані працівники за основним місцем роботи; 2 – працівники за сумісництвом; 3 – гіг-спеціалісти за гіг-контрактом (вказують резиденти Дія Сіті); 4 – працівники на підставі цивільно-правових договорів (вказують резиденти Дія Сіті); 5 – домашні працівники
6
Вкажіть РНКОПП або серія (за наявності) та номер паспорта, якщо особа відмовилася від РНКОПП через релігійні переконання
7
Проставте унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності) — міститься в паспорті у формі ID-картки
8
Вкажіть прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) особи
9
Вкажіть номер наказу чи розпорядження про прийняття на роботу. Не зазначається у разі укладення гіг-контракту/ цивільно-правового договору/трудового договору з домашнім працівником
10
Зазначте дату:
видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу;
або укладення гіг-контракту;
або укладення цивільно-правового договору
11
Вкажіть дату:
початку роботи;
або початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом;
або початку виконання робіт (надання послуг) особою на підставі цивільно-правового договору
12
Зазначте дату формування повідомлення
13
Ставимо електронний підпис керівника, його РНКОПП, зазначаємо його власне ім’я та пишемо ПРІЗВИЩЕ великими літерами
14
Ставимо електронний підпис головного бухгалтера, його РНКОПП, зазначаємо його власне ім’я та пишемо ПРІЗВИЩЕ великими літерами. Не зазначається у разі укладення трудового договору з домашнім працівником
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
Повідомлення про прийняття на роботу: зразок заповнення
Приклад 1. На роботу прийняли 4 особи. Наказ про їх прийняття на роботу цих працівників видано 06.01.2025. Повідомлення подано в цей же день. Приступають до роботи – двоє з 07.01.2025, один – 08.01.2025, і один – 13.01.2025.
Повідомлення про прийняття на роботу скасовуюче: коли подавати
Що ж робити, якщо трапилася помилка в повідомлення про прийняття на роботу? Якщо повідомлення подаєте з позначкою «×» «скасовуюче» у правому верхньому кутку, то жодного штрафу за це не буде (лист Мінсоцполітики від 22.06.2016 № 746/13/84-16).
У випадку, коли помилку треба скасувати по лише одному працівнику, а в повідомленні їх було більше, наприклад 5, то у скасовуючому повідомленні достатньо вказати цього одного працівника. Нумерація в усіх повідомленнях самостійна, тому такий працівник буде йти під номером «1».
Приклад 2. З чотирьох осіб у прикладі 1 одна особа 07.01.2025 повідомила, що вона передумала. У цей же день видано наказ про скасування прийняття його на роботу, а також до ДПС подано скасовуючи повідомлення.
