Якщо не подасте в податкову повідомлення про прийняття працівника на роботу, ризикуєте заплатити штраф як за неоформленого працівника. А це – 8000 грн із 01.04.2024 (одна МЗП). За нашими підказками та зразком заповните повідомлення про прийняття на роботу
Повідомлення про прийняття на роботу: хто подає в податкову
Допустити працівника до роботи можна лише після:
- укладення трудового договору;
- наказ (розпорядження) роботодавця;
- ПОВІДОМЛЕННЯ ДПС як органу, який займається адмініструванням ЄСВ.
Таку вимогу містить частина 3 статті 24 Кодексу законів про працю (КЗпП).
Тож без повідомлення про прийняття на роботу працівник оформлений «неповністю». Бланк цього документа і правила його подачі можна знайти у відповідному Порядку з постанови Кабміну від 17.06.2015 № 413 (далі – Порядок № 413).
Увага: Повідомлення подавайте до початку роботи працівником.
Трудові штрафи у 2024 році: коли загрожують роботодавцям
Повідомлення подають роботодавці – юрособи, так і ФОП, а також резиденти Дія Сіті.
Із 05.01.2022 повідомляти податкову маєте і у разі укладення із працівником Гіг-контракту. Резидент Дія Сіті має повідомляти податкову про укладення гіг-контракту до того, як гіг-спеціаліст почне виконувати роботу (ч. 1 ст. 23 Закону України «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні» від 15.07.2021 № 1667-ІХ, далі — Закон № 1667).
До відома! Гіг-контракт – це особлива форма залучення спеціалістів, яка поєднує в собі ознаки трудового та цивільно-правового договору. Тобто це система роботи, коли співробітників не приймають в штат, а запрошують на конкретні проекти, де вони у визначені строки вирішують поставлені задачі.
Про яких працівників подавати повідомлення про прийняття на роботу
Повідомляйте про тих, з ким оформляєте трудові відносини. Це може бути:
- основний працівник;
- сумісник (зовнішній або внутрішній);
- прийнятий на тимчасову/сезонну роботу;
- іноземець;
- гіг-спеціаліст;
- прийнятий за переведенням;
- прийнятий за рішенням ОМС (органу місцевого самоврядування);
- працівник у філіях/відокремлених підрозділах (виняток – філія/підрозділ є самостійним платником ЄСВ, тоді він має подавати повідомлення самостійно).
Порядок компенсації витрат роботодавцям за працевлаштування переселенців
Умови, за яких підприємство може отримати від центру зайнятості компенсацію за працевлаштування або навчання ВПО
Оформлення документів на виплату компесації за працевлаштування ВПО
Розрахунок компенсації витрат за працевлаштування ВПО
Про кого не подають повідомлення про прийняття на роботу
Не потрібно повідомляти податківців про осіб:
- з якими уклали цивільно-правовий договір*;
- практикантів (за договором з навчальним закладом);
- за внутрішнім суміщенням (не слід плутати з внутрішнім сумісництвом. Різниця в тому, що при суміщенні робота виконується за додатковою посадою у той же час, що і за основною, а за це отримується доплата, а не додатковий оклад);
- при поновленні на підставі судового рішення;
- при поновленні через вихід попередньої працівниці з декрету (відпустки по догляду за дитиною по досягненню 3-річного віку, відпустки по вагітності і пологам).
 ОНИЩЕНКО Віктор, бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
|
* Про ЦПД можна не подавати, тому що з офіційних органів ніхто не сказав «так, це обов’язково» і за неподання такої інформації немає відповідальності. Аргументуємо: Питання врегулювання трудових відносин – це сфера не ДПС, а Мінекономіки (чи Мінсоцполітики, вони не можуть поділити). Насьогодні є: - лист ДПС від 01.02.2022 № 144/2/99-00-04-03-03-02. Податківці відхрещуються від роз’яснень. Аргумент - це має робити Мінекономіки;
- лист Мінекономіки від 28.01.2022 № 4706-06/4356-01. В ньому сказано «…не передбачено обов'язку будь-якої зі сторін цивільно-правового договору інформувати Державну податкову службу та її територіальні органи про його укладення, а також відповідальності за невчинення таких дій.». Також є посилання на трудове законодавство - ст. 24 КЗпП, де мова йде про повідомлення про трудові відносини, а не ЦПД. Однак «… про укладення цивільно-правових договорів доцільно подавати особам, які використовують працю інших осіб на підставі цих договорів та є платниками єдиного внеску.» Доцільність вони мотивують тим, що за ЦПД треба вести облік ЄСВ і ДПС має знати все про платників ЄСВ.
У цілому все це означає, що Мінекономіки рекомендує подавати, але якщо цього не робити, то за це нічого не повинно бути. Отже, можна не подавати, якщо цього робити не хочеться. |
Як і куди подати повідомлення про прийняття працівника на роботу
Повідомлення подавайте до ДПС за місцем обліку як платника ЄСВ. Якщо подасте не за основним місцем обліку, то повідомлення буде вважатися таким, що не подане.
Основний спосіб повідомити податківців – подати повідомлення через Електронний кабінет з використанням електронного підпису. Альтернативний – сформувати паперовий варіант повідомлення, але подати його маєте разом із копією в електронній формі. Цим способом можете скористатись лише за відсутності технічної можливості подати повідомлення через Електронний кабінет (абз. 2 Порядку № 413).
Шифри електронних форм повідомлення про прийняття на роботу такі:
- для фізичних осіб – F3001003;
- для юридичних осіб – J3001003.
Чи подавати повідомлення про прийняття на роботу директора
Повідомлення про взяття на роботу директора подавати не треба. ДПС отримує інформацію про працевлаштування керівника підприємства безпосередньо з ЄДР, а не з повідомлення роботодавця. Таку інформацію ДПС отримує у день реєстрації змін. Отже, директор може офіційно приступити до роботи на наступний день.
Повідомлення про прийняття на роботу 2024: які терміни подання
Повідомляйте податківців про новоприйнятого працівника ДО допуску його до роботи. ДПС трактує дане питання тільки так. Без повідомлення вважається, що допуск працівника до роботи стався без оформлення трудових відносин (!). У повідомленні є:
- дата наказу (розпорядження) про прийняття на роботу (колонка 10);
- дата початку роботи (колонка 11).
Ці дати мають бути різними – дата наказу передує даті початку роботи (лист Мінсоцполітики від 04.08.2015 р. № 432/13/155-15).
При оформленні працівника на роботу, дотримуйтеся наступної послідовності дій:
- отримайте від працівника документи;
- укладіть трудовий договір;
- видайте наказ про прийняття;
- подайте повідомлення до ДПС;
- отримайте підтвердження (квитанцію);
- допустіть працівника до виконання роботи.
Чи можна допустити до роботи й подати повідомлення в один день
Не рекомендуємо.
Треба довести, що працівник почав працювати ПІСЛЯ повідомлення Це можливо лише при електронній формі подачі повідомлення (буде електрона квитанція, у якій вказується час) та зазначення у наказі часу початку роботи. Наприклад, квитанція о 10.00, а працювати почав з 14.00 того ж дня.
Подібні ситуації все одно закінчувалися судовими справами з податківцями. Підприємства вигравали суди, так як прямо про це в КЗпП не сказано. Отже, краще з обережності уникати такої ситуації. Незважаючи на згадане роз’яснення Держпраці.
Ставка військового збору повинна збільшитись з 1,5% до 5%. Податкові зміни ухвалили, але Президент України їх досі не підписав. Жовтень 2024-го завершися із діючою ставкою військового збору – 1,5%. Тримайте пояснення експерта, коли і як будемо утримувати військовий збір за новою ставкою
Як штрафують за неподання/невчасне подання повідомлення про прийняття
Тривалий час допуск працівника до роботи без подачі повідомлення податківці трактували як неоформлення трудових відносин (лист Держпраці від 29.04.2016 № 5043/4/4.1ДП-16). І штрафували на підставі абзацу другого частини другої статті 265 КЗпП у розмірі 10 МЗП. Це спричинило численні судові спори. Варто зазначити, що суди підтримували роботодавців (останова Миргородського міськрайонного суду Полтавської обл. від 16.04.2020 у справі № 552/1355/20). Як наслідок, податківці переглянули свою позицію. Тепер за неподання такого повідомлення штрафують у розмірі однієї мінімальної зарплати за кожного працівника, стосовно якого скоєно це порушення.
Увага! У період дії воєнного стану у разі виконання в повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених під час здійснення позапланових заходів державного нагляду (контролю), штрафи, передбачені статтею 265 КЗП, не застосовують згідно із Законом України від 15.03.2022 № 2136-IX з урахуванням змін, внесених Законом України від 01.07.2022№ 2352-IX. Тобто, якщо роботодавець хоч із запізненням, але подасть повідомлення про прийняття, штрафу не повинно бути. Окрім того за аналогічне порушення передбачено адмінвідповідальність для посадових осіб підприємств, установ і організацій, ФОП, які використовують найману працю. Штраф дорівнює від 8500 до 17 000 грн; при повторному порушенні — від 17 000 до 34 000 грн (ч. 3, 4 ст. 41 КУпАП).
Звертаємо увагу, що штраф за неоформлення трудових відносин застосовується щодо всіх неоформлених працівників. Якщо у повідомленні мало бути 4 працівники, то штраф буде 4×8 000 = 32 000 грн.
У разі відсутності можливості у роботодавця, із незалежних від нього обставин, подати до органів ДПС повідомлення про прийняття працівника на роботу роботодавець повинен мати підтвердження намагання вчинити такі дії (лист Держпраці від 28.03.2022 № 1340/4/4.1-зв-22). Це означає, що роботодавець повинен зафіксувати інформацію про те, як він намагався подати повідомлення, а також те, що саме цьому завадило. Варто оформити таке підтвердження документально (склавши акти чи довідки).
Бланк повідомлення про прийняття на роботу
Зауважимо, що на початку 2022 року форму повідомлення про прийняття працівників КМУ змінив, а потім у липні цього ж року – ще раз. Наразі оприлюднено проєкт постанови КМУ, в якому викладено оновлену форму повідомлення. В повідомленні з’являться нові графи, зокрема:
- код класифікатора професій;
- професійна назва роботи;
- посада;
- нове робоче місце;
- особа з інвалідністю;
- група інвалідності (I, II, III).
Тому подавайте форму повідомлення зі змінами за постановою від 26.07.2022 № 835.
СКАЧАТИ БЛАНК
Як заповнювати повідомлення про прийняття працівника на роботу
Алгоритм заповнення повідомлення розповімо далі.
ЯК ЗАПОВНИТИ ПОВІДОМЛЕННЯ ПРО ПРИЙНЯТТЯ НА РОБОТУ |
Рядок | Що записати |
1 | Проставте позначку який тип повідомлення – початкове чи скасовуюче |
2 | Зазначте код згідно з ЄДРПОУ. Для ФОП — РНКОПП або серію (за наявності) та номер паспорта, якщо через релігійні переконання особа відмовилася від РНКОПП та має відповідну відмітку в паспорті |
3 | Вкажіть найменування юрособи або прізвище, ім’я, по батькові (за наявності), якщо ви ФОП |
4 | Зазначте номер запису |
5 | Виберіть категорію особи: 1 – наймані працівники за основним місцем роботи; 2 – працівники за сумісництвом; 3 – гіг-спеціалісти за гіг-контрактом (вказують резиденти Дія Сіті); 4 – працівники на підставі цивільно-правових договорів (вказують резиденти Дія Сіті) |
6 | Вкажіть РНКОПП або серія (за наявності) та номер паспорта, якщо особа відмовилася від РНКОПП через релігійні переконання |
7 | Проставте унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (за наявності) — міститься в паспорті у формі ID-картки |
8 | Вкажіть прізвище, ім’я, по батькові (за наявності) особи |
9 | Вкажіть номер наказу чи розпорядження про прийняття на роботу |
10 | Зазначте дату: - видання наказу або розпорядження про прийняття на роботу;
- або укладення гіг-контракту;
- або укладення цивільно-правового договору
|
11 | Вкажіть дату: - початку роботи;
- або початку виконання робіт (надання послуг) гіг-спеціалістом;
- або початку виконання робіт (надання послуг) особою на підставі цивільно-правового договору
|
12 | Зазначте дату формування повідомлення |
13 | Ставимо електронний підпис керівника, його РНКОПП, зазначаємо його власне ім’я та пишемо ПРІЗВИЩЕ великими літерами |
14 | Ставимо електронний підпис головного бухгалтера, його РНКОПП, зазначаємо його власне ім’я та пишемо ПРІЗВИЩЕ великими літерами |
Шукайте в системі «Експертус Головбух» опис робочої ситуації, яка аналогічна вашій, потрібні форму (зразок), довідник, відео. Якщо не знайдете, то можете надіслати звернення до нашої експертної підтримки через Онлайн-помічник
Повідомлення про прийняття на роботу: зразок заповнення
Приклад 1. На роботу прийняли 4 особи. Наказ про їх прийняття на роботу цих працівників видано 31.05.2024. Повідомлення подано в цей же день. Приступають до роботи – двоє з 01.06.2024, один – 03.06.2024, і один – 05.06.2024.
СКАЧАТИ ЗРАЗОК
Повідомлення про прийняття на роботу скасовуюче: коли подавати
Що ж робити, якщо трапилася помилка в повідомлення про прийняття на роботу? Якщо повідомлення подаєте з позначкою «×» «скасовуюче» у правому верхньому кутку, то жодного штрафу за це не буде (лист Мінсоцполітики від 22.06.2016 № 746/13/84-16).
У випадку, коли помилку треба скасувати по лише одному працівнику, а в повідомленні їх було більше, наприклад 5, то у скасовуючому повідомленні достатньо вказати цього одного працівника. Нумерація в усіх повідомленнях самостійна, тому такий працівник буде йти під номером «1».
Приклад 2. З чотирьох осіб у прикладі 1 одна особа 01.06.2024 повідомила, що вона передумала. У цей же день видано наказ про скасування прийняття його на роботу, а також до ДПС подано скасовуючи повідомлення.
