Середньооблікова кількість штатних працівників: приклад розрахунку

Для чого потрібна середньооблікова кількість штатних працівників

Середньооблікова кількість штатних працівників (СКШП) як статистичний показник потрібна:

• усім юрособам для статистичної звітності. Заради неї він і створювався. Роботодавці-юрособи подають такі форми, як Звіт з праці № 1-ПВ (місячна) та Звіт з праці № 1-ПВ (квартальна). У цих формах такий показник є у розділі І місячної форми та розділах IV та VI квартальної форми;
• усім роботодавцям, як юрособам, так і ФОП, коли середньооблікова кількість штатних працівників вказується у Податковому розрахунку сум доходу, що заповнюється щокварталу. Цей показник є у ряд. 101 основної частини. Правильність заповнення цього показника особливо важлива роботодавцям з кількістю працівників 8 та більше, бо саме його враховує Фонд зайнятості інвалідів при розрахунку нормативу робочих місць для осіб з інвалідністю. Невірне відображення СКШП не приведе до санкцій від податківців, проте можна отримати штраф за недотримання квоти за працевлаштування інвалідів;
• роботодавцям, які бажають застосовувати спрощений режим регулювання трудових відносин. Одна з його умов середня кількість працюючих ≤ 250 чол. У показник середньої кількості працюючих входить, зокрема, й СКШП.

РОЗРАХУВАТИ ⏩

Середньооблікова кількість штатних працівників: як розрахувати

Як рахувати середньооблікову кількість штатних працівників визначають:

• Інструкція зі статистики кількості працівників, яка затверджена наказом Держкомстату від 28.09.2005 № 286 (далі — Інструкція № 286);
• лист Мінсоцполітики від 04.05.2016 № 108/19/71-16 (далі — Лист № 108), який містить приклади розрахунку середньої;
• лист Держкомстату від 27.03.2006 № 09/3-9/116 (далі — Лист № 9) — роз’яснено порядок округлень при розрахунку середньої;
• лист Держстату від 04.07.2014 № 09.3-6/145-14 — роз’яснює порядок врахування в ОКШП і СКШП працівників, які проходять військову службу за призовом під час мобілізації.

Виплати мобілізованим працівникам

Як порахувати середньооблікову кількість штатних працівників за місяць

Середньооблікова кількість штатних працівників, як рахувати? Здавалося б, порахувати середньооблікову кількість штатних працівників за місяць просто — знайти середню арифметичну працівників за кожний день. Але для даної ситуації це не правильно. Середньооблікова кількість працівників визначається як середньозважена облікової кількості штатних працівників (ОКШП) на кожний день включаючи неробочі дні тижня:

Приклад: Як розрахувати середньооблікову кількість штатних працівників за місяць.

Якщо місяць вересень має 30 к. день і ОКШП перші 20 днів була 105, а наступні 10 днів — 125, то тоді місячний СКШП буде розраховуватися так:

СКШП (вересень) = (105×20 + 125 × 10) ÷ 30 ≈ 111,667 ≈ 111,67 ≈ 111,7 ≈ 112 чол.

Зверніть увагу, що облікова кількість штатних працівників (ОКШП) у даному розрахунку — це кількість внутрішніх працівників, з якими оформлено трудові відносини, включаючи і строкові договори, наприклад щодо тимчасових і сезонних працівників. Однак її треба відкоригувати. Та, при розрахунку ОКШП НЕ РАХУЄМО зовнішніх сумісників (пп. 2.6.1 Інструкції № 286). Якщо є внутрішні сумісники, то вони рахуються лише один раз — за основною посадою.

Також в ОКШП НЕ РАХУЄМО:

• осіб, які виконують роботи за цивільно-правовими договорами (пп. 2.6.2 Інструкції № 286). Однак, якщо така особа, що працює за ЦПД, також оформлена як працівник за трудовим договором, то рахуємо її, але лише один раз — як працівника;
• практикантів, які проходять виробничу практику (пп. 2.6.4 Інструкції № 286);
• працівників, які написали заяву на звільнення та припинили роботу до дня офіційного звільнення — з дня їх невиходу на роботу.

Щодо працівників, які працюють неповний робочий час, — цей факт ніяк на розрахунок ОКШП і СКШП не впливає. Тобто таких осіб рахуємо так саме, як рахували б і при повному робочому часі, тобто ніяких коефіцієнті 0.5, 0.75, 0.25 і т.д. у розрахунку немає.

Донарахували зарплату за минулий місяць: як показати в Додатках Д1 та 4ДФ

Бухгалтерія із запізненням отримала наказ про прийняття на роботу або про встановлення доплати. Зарплату донарахували наступного місяця. Як таку виплату відобразити в додатках до Податкового розрахунку?

ЧИТАТИ РОЗ’ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Хто входить в середньооблікову кількість штатних працівників? Зверніть увагу, що при розрахунку ОКШП ВРАХОВУЄМО таких працівників, які:

• перебувають у відпустці. Як щорічних, так і без збереження, навчальних, творчих та соціальних, у відпустці у звʼязку з вагітністю та пологами, відпустці по догляду за дитиною (див. пп. 2.5.6, пп. 2.5.7, пп. 2.5.8, пп. 2.5.9 Інструкції № 286);
• перебувають у відрядженні (див. пп. 2.4.4 Інструкції № 286);
• хворіють (й не обов’язково на лікарняному) (див. пп. 2.5.1 Інструкції № 286);
• не працюють з причин простою (див. пп. 2.4.1 Інструкції № 286);
• відсторонені від роботи або перебувають під слідством (див. пп. 2.5.14, пп. 2.5.15 Інструкції № 286);
• тимчасово відсутні через виконання державних або громадських обов’язків (див. пп. 2.5.2 Інструкції № 286), наприклад мобілізовані або перебувають на військових зборах.

Середньооблікова кількість штатних працівників: хто не входить? Після того, як порахували ОКШП, то для подальшого розрахунку СКШП дане значення ОКШП треба ще додатково відкоригувати, тобто відняти (див. пп. 3.2.2 Інструкції № 286):

• декретниць, тобто працівниць у зв’язку з вагітністю та пологами, а також у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3(6)-річного віку;
• усиновлювачів. Тобто працівники, які перебувають у відпустці у зв’язку з усиновленням дитини (якщо такі є);
• мобілізованих. Держстат пропонує виключати працівників, які проходять військову службу за призовом під час мобілізації, за аналогією з декретницями у згаданому раніше листі 04.07.2014 № 09.3-6/145-14, хоча пп. 3.2.2 Інструкції № 286 є вичерпним і мобілізованих не згадує. За пропозицією Держстату при складанні статзвітності мобілізовані враховуються в ОКШП на кінець звітного періоду, але не враховуються при розрахунку СКШП і показниках руху кадрів та фонду робочого часу.

Зверніть увагу, що у розрахунок СКШП треба включати ОКШП не тільки за робочими днями, але й за вихідними, святковим і неробочим дням. У такі дні ОКШП приймається рівною тому робочому дню, який передував таким дням (див. абз. 2 пп. 3.2.1 Інструкції № 286).

ОКШП на 1-й день місяця береться з останнього дня попереднього місяця.

Середньооблікова кількість штатних працівників: формула

Розрахунок середньооблікової кількості штатних працівників за рік, 9 місяців, півроку чи квартал відповідно має такий вигляд:

• за рік:

• за 9 місяців:

• за півроку:

• за квартал:

Оплата праці в умовах повітряних тривог і відключення світла

• Як оформити період роботи в екстрених умовах
• Як оплатити час перебування в укритті під час повітряної тривоги
• Як оголосити/припинити простій через відключення світла

Якщо підприємство працювало неповний період (було тільки створене, ліквідоване, сезонний/тимчасовий характер роботи), то все одно беремо повну кількість місяців у такому періоді. Наприклад, при розрахунку середньооблікової за рік це буде 12 (лист Держкомстату від 03.01.2019 № 15.2-20/7Пі-19, а також Лист № 108). Саме ж підприємство могло відпрацювати при цьому, наприклад всього 8 місяців. Неповний місяць роботи включаємо у розрахунок теж.

Це стосується не тільки підприємств, але й фізосіб-підприємців, які можуть посеред року реєструватися чи зніматися з обліку як підприємці. Отже, маємо:

• розрахунок СКШП для новоствореного підприємства / новозареєстрованого ФОП, які пропрацювало 8 місяців:

Увага: при розрахунку річної СКШП для новостворених підприємств/ новозареєстрованих ФОП помісячну суму все одно ділимо на 12 (!)

СКШП і середня кількість працівників

Зверніть увагу, що за середньооблікова кількість штатних працівників (СКШП) і середня кількість працівників — це різне. Середня кількість працівників включає в себе, як СКШП, так ще й середню кількість зовнішніх сумісників і працюючих за ЦПД (див. п. 3.1 Інструкції № 286).

Середньооблікова кількість штатних працівників: округлення

З округленнями при розрахунку середньооблікової кількості штатних працівників не все так просто, як може спершу здатися. Використовується не загальне правило арифметичних округлень, так зване правило «парної цифри» (п. 3 Додатка до Інструкції № 286, а також Лист № 9). Відмінності від звичних арифметичних округлень такі:

• округлюємо теж справа наліво, але ПОСТУПОВО. Тобто: 41.6872 ≈ 41.687 ≈ 41.69 ≈ 41.7 ≈ 42;
• якщо остання цифра «5» (наприклад, «43.5»), то тоді цифра ліворуч збільшується на 1, якщо вона НЕПАРНА. Наприклад, 43.5 ≈ 44, де «3» — непарна. Якщо цифра ліворуч ПАРНА, то вона не змінюється. Наприклад, 42.5 ≈ 42, де «2» — парна цифра (зверніть увагу — якби округлювали за звичним арифметичним правилом, то було б 43).

Якщо ж остання цифра «не 5», тобто від 1 до 4 або від 6 до 9 — відмінностей немає і використовуємо звичне всім арифметичне правило округлення цифри зліва. Тобто, 41,7≈42, а 41,4≈41.

Увага: округлення середньооблікової кількості штатних працівників треба здійснювати за так званим правилом «парної цифри», а не за звичайним арифметичним.

Заробітна плата та аванс

Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%

ПОРАДИ ЕКСПЕРТА + розрахункові приклади

Середньооблікова кількість штатних працівників: приклад розрахунку

Приклад 1 (розрахунок для серпня 2024 року). 01.08.2024 на підприємстві у трудових відносинах перебувають:

• 27 внутрішніх штатних працівників, у т.ч. 3 декретниці (2 працівниці перебувають у відпустці по догляду за дитиною до 3-х років і 1 працівниця — у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами). Також серед них є працівники, які працюють на неповний робочий час);
• 4 зовнішніх сумісники.

Також у серпні 2024 року відбувався такий рух кадрів:

• 14.08.2024 — почало працювати 4 нових працівники на штатних посадах, основне місце роботи. Це був їхній перший робочий день;
• 15.08.2024 — звільнився один працівник. Це останній його робочий день;
• 23.08.2024 — були звільнені ще 2 працівники. Це був їхній останній день роботи;
• 30.08.2024 — на роботу вийшла одна з декретниць — працівниця, яка перебувала у відпустці по догляду за дитиною до 3-х років. Це був її перший робочий день.

Увага: ОКШП на вихідних, святкових, неробочих дня береться з останнього перед ними робочого дня й повторюється.

Як визначити середньооблікову кількість штатних працівників з даного прикладу, покажемо на розрахунку нижче:

Розраховуємо середньооблікову кількість штатних працівників:

(24×1 + 24×12 + 28×2 + 27×10 + 25×4 + 26×2) / 31 = 790 / 31 = 25,48 ≈ 25,5 ≈ 26 чол.

Виходить, що для звітності:

• облікова кількість штатних працівників — 27 або 28 чол.(береться цифра на початок або кінець місяця);
• середньооблікова кількість штатних працівників у серпні 2024 — 26 чол;
• середня кількість працівників — 30 чол. (= 26 + 4), де 4 — це кількість зовнішніх сумісників (вважаємо, що їхня кількість впродовж серпня не змінювалася).

Облікова кількість штатних працівників станом на 1 вересня 2024 року у вересневому розрахунку буде 26 (це її значення на 31.08.2024).

Директор відсутній: як підписати документи в системі електронного документообігу

Як діяти, коли керівник не має змоги підписати документи, наприклад, перебуває у відпустці, відрядженні, на лікарняному тощо? Із паперовими документами можна знайти рішення. З електронним документообігом та різними КЕП посадових осіб розібратися складніше — виникає багато запитань щодо правомірності поставлених підписів. У статті підкажемо, як передати повноваження підписувати документи на час відсутності керівника та уникнути ризиків

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Приклад 2 (розрахунок для всього 2024 року). За результатами розрахунків СКШП помісячно для всього року вийшли такі дані.

Розраховуємо середньооблікову кількість штатних працівників для 2024 року:

• 1 варіант: 323/12 ≈ 26,92 ≈ 26,9 ≈ 27 чол.;
• 2 варіант (підприємство, яке створене з квітня 2024 року): 235/12= 19.583 ≈ 19.58 ≈ 19.6 ≈ 20 чол. (маємо неповний рік, але місяців беремо саме 12, лист Держкомстату від 03.01.2019 № 15.2-20/7Пі-19, а також Лист № 108).