Середньооблікова кількість штатних працівників: приклад розрахунку

Розрахунок зарплати, звітність, перевірки

Для чого потрібна середньооблікова кількість штатних працівників

Середньооблікова кількість штатних працівників (СКШП) як статистичний показник потрібна:

• усім юрособам для статистичної звітності. Заради неї він і створювався. Роботодавці-юрособи подають такі форми, як Звіт з праці № 1-ПВ (місячна) та Звіт з праці № 1-ПВ (квартальна). У цих формах такий показник є у розділі І місячної форми та розділах IV та VI квартальної форми;
• усім роботодавцям, як юрособам, так і ФОП, коли середньооблікова кількість штатних працівників вказується у Податковому розрахунку сум доходу, що заповнюється щокварталу. Цей показник є у ряд. 101 основної частини. Правильність заповнення цього показника особливо важлива роботодавцям з кількістю працівників 8 та більше, бо саме його враховує Фонд зайнятості інвалідів при розрахунку нормативу робочих місць для осіб з інвалідністю. Невірне відображення СКШП не приведе до санкцій від податківців, проте можна отримати штраф за недотримання квоти за працевлаштування інвалідів;
• роботодавцям, які бажають застосовувати спрощений режим регулювання трудових відносин. Одна з його умов середня кількість працюючих ≤ 250 чол. У показник середньої кількості працюючих входить, зокрема, й СКШП.

РОЗРАХУВАТИ ⏩

Середньооблікова кількість штатних працівників: як розрахувати

Як рахувати середньооблікову кількість штатних працівників визначають:

• Інструкція зі статистики кількості працівників, наказ Держкомстату від 28.09.2005 № 286 (далі – Інструкція № 286);
• лист Мінсоцполітики від 04.05.2016 № 108/19/71-16 (далі – Лист № 108), який містить приклади розрахунку середньої;
• лист Держкомстату від 27.03.2006 № 09/3-9/116 (далі – Лист № 9) – роз’яснено порядок округлень при розрахунку середньої;
• лист Держстату від 04.07.2014 № 09.3-6/145-14 – роз’яснює порядок врахування в ОКШП і СКШП працівників, які проходять військову службу за призовом під час мобілізації.

Заробітна плата та аванс

Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%

ПОРАДИ ЕКСПЕРТА + розрахункові приклади

Правила розрахунку середньооблікової кількості штатних працівників для місяця

Здавалося б, порахувати середньооблікову кількість штатних працівників за місяць просто – знайти середню арифметичну працівників за кожний день. Але для даної ситуації це не правильно. Середньооблікова кількість працівників визначається як середньозважена облікової кількості штатних працівників (ОКШП) на кожний день включаючи неробочі дні тижня:

Наприклад, якщо місяць вересень має 30 к. день і ОКШП перші 20 днів була 105, а наступні 10 днів – 125, то тоді місячний СКШП буде розраховуватися так:

СКШП (вересень) = (105×20 + 125 × 10) ÷ 30 ≈ 111,667 ≈ 111,67 ≈ 111,7 ≈ 112 чол.

Зверніть увагу, що облікова кількість штатних працівників (ОКШП) у даному розрахунку – це кількість внутрішніх працівників, з якими оформлено трудові відносини, включаючи і строкові договори, наприклад щодо тимчасових і сезонних працівників. Однак її треба відкоригувати. Та, при розрахунку ОКШП НЕ РАХУЄМО зовнішніх сумісників (пп. 2.6.1 Інструкції № 286). Якщо є внутрішні сумісники, то вони рахуються лише один раз – по основній посаді.

Також в ОКШП НЕ РАХУЄМО:

• осіб, які виконують роботи за цивільно-правовими договорами (пп. 2.6.2 Інструкції № 286). Однак, якщо така особа, що працює за ЦПД, також оформлена як працівник за трудовим договором, то рахуємо її, але лише один раз – як працівника;
• практикантів, які проходять виробничу практику (пп. 2.6.4 Інструкції № 286);
• працівників, які написали заяву на звільнення та припинили роботу до дня офіційного звільнення – з дня їх невиходу на роботу.

Щодо працівників, які працюють неповний робочий час, – цей факт ніяк на розрахунок ОКШП і СКШП не впливає. Тобто таких осіб рахуємо так саме, як рахували б і при повному робочому часі, тобто ніяких коефіцієнті 0.5, 0.75, 0.25 і т.д. у розрахунку немає.

Зверніть увагу, що при розрахунку ОКШП ВРАХОВУЄМО таких працівників, які:

• перебувають у відпустці. Як щорічних, так і без збереження, навчальних, творчих та соціальних, у т.ч. відпустці по вагітності та пологам, відпустці по догляду за дитиною (див. пп. 2.5.6, пп. 2.5.7, пп. 2.5.8, пп. 2.5.9 Інструкції № 286);
• перебувають у відрядженні (див. пп. 2.4.4 Інструкції № 286);
• хворіють (й не обов’язково на лікарняному) (див. пп. 2.5.1 Інструкції № 286);
• не працюють з причин простою (див. пп. 2.4.1 Інструкції № 286);
• відсторонені від роботи або перебувають під слідством (див. пп. 2.5.14, пп. 2.5.15 Інструкції № 286);
• тимчасово відсутні через виконання державних або громадських обов’язків (див. пп. 2.5.2 Інструкції № 286), наприклад мобілізовані або перебувають на військових зборах.

Однак після того, як порахували ОКШП, то для подальшого розрахунку СКШП дане значення ОКШП треба ще додатково відкоригувати, тобто відняти (див. пп. 3.2.2 Інструкції № 286):

• декретниць, тобто працівниць у відпустці по вагітності та пологам, а також у відпустці для догляду за дитиною до досягнення нею 3(6)-річного віку;
• усиновлювачів. Тобто працівники, які перебувають у відпустці у зв’язку з усиновленням дитини (якщо такі є);
• мобілізованих. Держстат пропонує виключати працівників, які проходять військову службу за призовом під час мобілізації, за аналогією з декретницями у згаданому раніше листі 04.07.2014 р. № 09.3-6/145-14, хоча пп. 3.2.2 Інструкції № 286 є вичерпним і мобілізованих не згадує. За пропозицією Держстату при складанні статзвітності мобілізовані враховуються в ОКШП на кінець звітного періоду, але не враховуються при розрахунку СКШП і показниках руху кадрів та фонду робочого часу.

Зверніть увагу, що у розрахунок СКШП треба включати ОКШП не тільки по робочим дням, але й по вихідним, святковим і неробочим дням. У такі дні ОКШП приймається рівною тому робочому дню, який передував таким дням (див. абз. 2 пп. 3.2.1 Інструкції № 286).

ОКШП на 1-й день місяця береться з останнього дня попереднього місяця.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2024 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ — 2024 ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2024 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Середньооблікова кількість штатних працівників формула

Розрахунок середньооблікової кількості штатних працівників за рік, 9 місяців, півроку чи квартал відповідно має такий вигляд:

• за рік:

• за 9 місяців:

• за півроку:

• за квартал:

Якщо підприємство працювало неповний період (було тільки створене, ліквідоване, сезонний/тимчасовий характер роботи), то все одно беремо повну кількість місяців у такому періоді. Наприклад, при розрахунку середньооблікової за рік це буде 12 (лист Держкомстату від 03.01.2019 р. № 15.2-20/7Пі-19, а також Лист № 108). Саме ж підприємство могло відпрацювати при цьому, наприклад всього 8 місяців. Неповний місяць роботи включаємо у розрахунок теж.

Це стосується не тільки підприємств, але й фізосіб-підприємців, які можуть посеред року реєструватися чи зніматися з обліку як підприємці. Отже, маємо:

• розрахунок СКШП для новоствореного підприємства / новозареєстрованого ФОП, які пропрацювало 8 місяців:

Увага: при розрахунку річної СКШП для новостворених підприємств/ новозареєстрованих ФОП помісячну суму все одно ділимо на 12 (!)

СКШП і середня кількість працівників

Зверніть увагу, що за середньооблікова кількість штатних працівників (СКШП) і середня кількість працівників – це різне. Середня кількість працівників включає в себе, як СКШП, так ще й середню кількість зовнішніх сумісників і працюючих за ЦПД (див. п. 3.1 Інструкції № 286).

Підвищення мінімальної зарплати з 01.04.2024: які виплати перерахувати

З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи

КОНСУЛЬТАЦІЯ ЕКСПЕРТА

Середньооблікова кількість штатних працівників: правила округлення

З округленнями при розрахунку середньооблікової кількості штатних працівників не все так просто, як може спершу здатися. Використовується не загальне правило арифметичних округлень, так зване правило «парної цифри» (п. 3 Додатка до Інструкції № 286, а також Лист № 9). Відмінності від звичних арифметичних округлень такі:

• округлюємо теж справа наліво, але ПОСТУПОВО. Тобто: 41.6872≈41.687≈41.69≈41.7≈42;
• якщо остання цифра «5» (наприклад, «43.5»), то тоді цифра ліворуч збільшується на 1, якщо вона НЕПАРНА. Наприклад, 43.5≈44, де «3» – непарна. Якщо цифра ліворуч ПАРНА, то вона не змінюється. Наприклад, 42.5≈42, де «2» – парна цифра (зверніть увагу – якби округлювали за звичним арифметичним правилом, то було б 43).

Якщо ж остання цифра «не 5», тобто від 1 до 4 або від 6 до 9 – відмінностей немає і використовуємо звичне всім арифметичне правило округлення цифри зліва. Тобто, 41,7≈42, а 41,4≈41.

Увага: округлення середньооблікової кількості штатних працівників треба здійснювати за так званим правилом «парної цифри», а не за звичайним арифметичним.

Середньооблікова кількість штатних працівників приклад розрахунку 2023

Приклад 1 (розрахунок для серпня 2023 року). 01.08.2023 на підприємстві у трудових відносинах перебувають:

• 27 внутрішніх штатних працівників, у т.ч. 3 декретниці (2 працівниці знаходяться у відпустці по догляду за дитиною до 3-х років і 1 працівниця – у відпустці по вагітності і пологам). Також серед них є працівники, які працюють на неповний робочий час);
• 4 зовнішніх сумісники.

Також у серпні 2023 року відбувався такий рух кадрів:

• 14.08.2023 – почало працювати 4 нових працівники на штатних посадах, основне місце роботи. Це був їхній перший робочий день;
• 15.08.2023 – звільнився один працівник. Це останній його робочий день;
• 25.08.2023 – були звільнені ще 2 працівники. Це був їхній останній день роботи;
• 31.08.2023– на роботу вийшла одна з декретниць – працівниця, яка перебувала у відпустці по догляду за дитиною до 3-х років. Це був її перший робочий день.

Увага: ОКШП на вихідних, святкових, неробочих дня береться з останнього перед ними робочого дня й повторюється.

Розрахунки наведено у таблиці нижче.

Розраховуємо середньооблікову кількість штатних працівників:

(24×1 + 24×12 + 28×2 + 27×12 + 25×3 + 26×1) / 31 = 771 / 31 = 25,58 ≈ 25,6 ≈ 26 чол.

Виходить, що для звітності:

• облікова кількість штатних працівників – 27 або 28 чол.(береться цифра на початок або кінець місяця);
• середньооблікова кількість штатних працівників у серпні 2023 – 26 чол;
• середня кількість працівників – 30 чол. (= 26 + 4), де 4 – це кількість зовнішніх сумісників (вважаємо, що їхня кількість впродовж серпня не змінювалася).

Облікова кількість штатних працівників станом на 01 вересня 2023 року у вересневому розрахунку буде 26 (це її значення на 31.08.2023 р.).

Як працювати з електронною звітністю

Подання електронної звітності давно стало звичною справою для багатьох бухгалтерів. Адже електронне звітування має багато переваг, здебільшого у плані економії часу. Але є й особливості, про які треба пам’ятати. Також розповімо про те, яких технічних помилок може припуститися платник податку, коли складає звіт

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Приклад 2 (розрахунок для всього 2023 року). По результатам розрахунків СКШП помісячно для всього року вийшли такі дані.

Розраховуємо середньооблікову кількість штатних працівників для 2023 року:

• 1 варіант: 323/12 ≈ 26,92 ≈ 26,9≈27 чол.;
• 2 варіант (підприємство, яке створене з квітня 2023 року): 235/12= 19.583≈19.58≈19.6≈20 чол. (маємо неповний рік, але місяців беремо саме 12, лист Держкомстату від 03.01.2019 р. № 15.2-20/7Пі-19, а також Лист № 108).