Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням власника або уповноваженого ним органу, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому КМУ (ч. 3 ст. 24 Кодексу законів про працю України; КЗпП).
Порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу затверджено постановою КМУ від 17.06.2015 № 413 (далі — Порядок № 413).
Відповідно до Порядку № 413 повідомлення про прийняття працівника на роботу подається власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом (особою) (підприємство) чи фізичною особою до територіальних органів Державної фіскальної служби (ДФС) за місцем обліку їх як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування за формою згідно з додатком до початку роботи працівника за укладеним трудовим договором одним із таких способів:
- засобами електронного зв’язку — з використанням електронного цифрового підпису посадових осіб відповідно до вимог законодавства у сфері електронного документообігу та електронного підпису;
- на паперових носіях разом із копією в електронній формі;
- на паперових носіях, якщо трудові договори укладено не більше ніж із п’ятьма особами.
Продовжуємо відповідати на гарячі запитання щодо подання повідомлення ДФС про прийняття працівника на роботу.
Чи потрібно складати супровідний лист до повідомлення про прийняття на роботу?
Так. Згідно з пунктом 10 глави 1 розділу II Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), документи без адресної частини (плани, звіти, довідки, акти тощо) та документи, що підлягають поверненню, електронні носії інформації надсилаються із супровідним листом.
Після відправлення повідомлення ДФС з’ясувалося, що ідентифікаційний номер працівника зазначено неправильно. Як виправити помилку?
Виявивши помилку в поданому до ДФС повідомленні про прийняття на роботу працівника, потрібно:
- скласти повторне повідомлення з правильними відомостями (та з позначкою в полі «початкове» графи 2 «Тип»);
- оформити супровідний лист до повторного повідомлення.
Радимо вкрай уважно заповнювати повідомлення, аби уникати помилок.
Повторні повідомлення з виправленими даними, як і початкові, надсилають до ДФС із супровідними листами.
У супровідному листі до повідомлення з виправленими даними про працівника зазначають характер виявленої помилки, дату подання попереднього повідомлення та його реєстраційний номер у ДФС (якщо він відомий).
Яку позначку ставити у графі 4 «Категорія особи» повідомлення про прийняття на роботу особи, що працевлаштовується вперше і не має трудової книжки, — «наймані працівники без трудової книжки» чи «з трудовою книжкою»?
При укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати трудову книжку (ч. 2 ст. 24 КЗпП).
Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві або у фізичної особи понад п’ять днів, у т. ч. осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників (абз. 2 п. 1.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.1993 № 58; далі — Інструкція № 58).
Особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до законодавства України, та військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил колишнього Союзу РСР і Збройних сил держав — учасниць СНД, пред’являють військовий квиток. Звільнені з місця відбування кримінального покарання зобов’язані пред’явити довідку про звільнення (п. 1.4 Інструкції № 58).
Працівникам, що стають до роботи вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу (ст. 48 КЗпП).
Отже, якщо особа працевлаштовується вперше, у графі 4 повідомлення про її прийняття ставлять позначку «1» (наймані працівники з трудовою книжкою).
Наведені рекомендації стосуються юридичних осіб. Фізичні особи — підприємці (ФОП) мають керуватися іншими нормами законодавства.
Приватний підприємець приймає на роботу особу, що працевлаштовується вперше. Що зазначати в графі 4 «Категорія особи» повідомлення — «наймані працівники без трудової книжки» чи «з трудовою книжкою»?
Норми Інструкції № 58 свідчать про неможливість виписування ФОП трудових книжок особам, які працевлаштовуються вперше, наділяючи такими правами та обов’язками лише представників юридичних осіб.
Порядок занесення відомостей про працівника передбачає, що першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка (п. 2.12 Інструкції № 58). Стягувати з працівника суму вартості бланка трудової книжки пункт 6.1 Інструкції № 58 дозволяє власнику або уповноваженому ним органу тощо.
Отже, неоформлення трудової книжки ФОП для особи, яка працевлаштовується вперше, не є порушенням норм трудового законодавства. Відповідно, ФОП не може бути притягнуто до адміністративної відповідальності, передбаченої статтею 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення.
Отже, попри те що ФОП приймає на основне місце роботи особу, яка працевлаштовується вперше, у графі 4 повідомлення про прийняття працівника на роботу слід зазначати «2» (наймані працівники без трудової книжки).
Підприємство приймає на роботу внутрішніх переселенців із зони АТО. Що зазначати в графі 4 «Категорія особи» повідомлень ДФС — «наймані працівники без трудової книжки» чи «з трудовою книжкою»?
Відповідь залежить від способу працевлаштування — за основним місцем роботи чи за сумісництвом.
Працівників, які не звільнилися з підприємств, розміщених у зоні АТО, приймаємо за сумісництвом.
Працівників, що висловили бажання оформити дублікати трудових книжок, приймаємо за основним місцем роботи. Підставами для видавання дубліката трудової книжки за новим місцем роботи слугують:
- відсутність доступу до трудової книжки внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України;
- проведення АТО на території, де працювала особа.
Порядок видавання дублікатів трудових книжок визначено в пункті 5.6 Інструкції № 58.
Отже, позначку «2» (наймані працівники без трудової книжки) у графі 4 «Категорія особи» ставимо тільки для внутрішніх переселенців, оформлених на роботу за сумісництвом.
Чи треба подавати до ДФС повідомлення про прийняття працівника, який був «зовнішнім» сумісником, а тепер переоформлюється на основне місце роботи?
Обов’язково. Адже відтак робота здійснюватиметься за новим трудовим договором. Відповідно, дата прийняття на роботу і наказ будуть іншими.
Чи потрібно повідомляти ДФС про початок роботи працівників за суміщенням?
Ні. Не слід плутати поняття «сумісництво» та «суміщення».
Сумісництво — це виконання працівником, крім своєї основної, іншої регулярної оплачуваної роботи на умовах трудового договору у вільний від основної роботи час у тій же або іншій організації або у громадянина (підприємця, приватної особи) за наймом (п. 1 Положення про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій, затвердженого наказом Мінпраці, Мін’юсту, Мінфіну України від 28.06.1993 № 43).
Суміщення передбачає виконання працівником поряд зі своєю основною роботою, що обумовлена трудовим договором, додаткової роботи за іншою професією (посадою) протягом встановленої законодавчо тривалості робочого дня (робочої зміни) (Інструкція Держкомпраці СРСР, Міністерства фінансів СРСР та ВЦРПС від 14.05.1982 № 53-ВЛ; ст. 105 КЗпП).
Отже, у разі покладання на працівника додаткової роботи в порядку суміщення окремий трудовий договір не укладається. Відповідно, повідомляти ДФС про факт суміщення не потрібно.
У разі прийняття на роботу неповнолітньої особи на нашому підприємстві спочатку підписується письмовий трудовий договір, потім працівник проходить медогляд, на час якого за ним зберігається середній заробіток, а відтак видається наказ про прийняття на роботу з дати підписання договору. На якому з етапів подавати повідомлення до ДФС?
Пункт 5 частини першої статті 24 КЗпП зобов’язує укладати з неповнолітніми трудові договори у письмовій формі. Власник або уповноважений ним орган (роботодавець) повинен за свої кошти організувати проведення попереднього (при прийнятті на роботу) та щорічного обов’язкових медичних оглядів осіб віком до 21 року.
До недавнього часу неповнолітніх справді приймали на роботу за описаною у запитанні схемою. Спочатку підписували трудовий договір, в якому зазначали, що дата початку роботи — це дата початку проходження попереднього медичного огляду, а також встановлювали строк, протягом якого потрібно пройти медичний огляд. Далі, за умови вчасного проходження медогляду та за відсутності протипоказань до зазначеного виду робіт, видавали наказ про прийняття на роботу з першого дня проходження попереднього медогляду.
Нині, з огляду на вимоги статті 24 КЗпП, радимо укладати з неповнолітніми письмові трудові договори й одразу видавати на їх підставі накази про прийняття на роботу — до початку попереднього медогляду. До наказу варто включити застереження щодо наслідків непроходження медогляду:
ПРИЙНЯТИ:
(прізвище, ім’я, по батькові) на посаду (назва посади) з (дата початку попереднього медогляду).
У разі непроходження (прізвище, ім’я, по батькові) попереднього медичного огляду до (дата закінчення попереднього медогляду) без поважної причини, неподання медичного висновку про придатність до виконання роботи або у разі визнання (прізвище, ім’я, по батькові) непридатним за станом здоров’я до виконання визначених робіт трудовий договір скасовується.
У разі непроходження попереднього медогляду або незадовільного медичного висновку наказ про прийняття на роботу скасовується. До ДФС подається повідомлення про прийняття на роботу на працівника з позначкою «скасовуюче» у графі 2.
Чи можуть інші посадові особи (наприклад, фінансовий директор чи директор з персоналу) підписувати повідомлення до ДФС замість керівника?
Ні, адже формою повідомлення про прийняття працівника на роботу передбачено зазначення прізвища, підпису та реєстраційного номера облікової картки платника податків керівника та головного бухгалтера.
Згідно з пунктом 10 глави 7 розділу ІІ Правил № 1000/5 у разі відсутності посадової особи, назва посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ. До того ж виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «за» чи правобічну похилу риску перед назвою посади.
Чи потрібно повідомляти ДФС про прийняття працівника за переведенням з іншого підприємства?
Так, оскільки переведення працівника з одного підприємства на інше реалізується шляхом звільнення за пунктом 5 статті 36 КЗпП. Відповідно, далі роботу здійснюватимуть за новим трудовим договором. Водночас очевидно, що між датами звільнення і прийняття буде «розрив» щонайменше в один день, адже після звільнення працівник має надати трудову книжку новому роботодавцю, а останній — видати наказ про прийняття на роботу і повідомити ДФС до початку роботи працівника за новим трудовим договором. В окресленій ситуації роботодавець, охочий прийняти працівника, має направити на підприємство, де працює ця особа, лист-клопотання із запевненням такого змісту:
…Гарантуємо працевлаштування з наступного робочого дня після подання всіх необхідних документів (у т. ч. трудової книжки), за умови звернення за працевлаштуванням не пізніше (дата)…
Чи потрібно повідомляти ДФС про прийняття працівників у разі реорганізації чи злиття підприємств?
Згідно з частинами третьою, четвертою статті 36 КЗпП зміна підпорядкованості підприємства, установи, організації не припиняє дії трудового договору. У разі зміни власника підприємства, а також у разі його реорганізації (злиття, приєднання, поділу, виділення, перетворення) дія трудового договору працівника продовжується. Отже, у перелічених випадках, коли працівників не звільняють, повідомляти ДФС не потрібно.
Працівника прийнято на тимчасові роботи за направленням центру зайнятості. Чи повідомляти ДФС?
Так. Відповідно до пунктів 3-5 Порядку організації громадських та інших робіт тимчасового характеру, затвердженого постановою КМУ від 20.03.2013 № 175, до виконання громадських та інших робіт тимчасового характеру на добровільних засадах залучаються такі категорії осіб:
- зареєстровані безробітні;
- особи, які перебувають на обліку в територіальних органах Державної служби зайнятості у районах, містах, районах у містах як такі, що шукають роботу;
- працівники, які втратили частину заробітної плати внаслідок вимушеного скорочення до 50% передбаченої законодавством тривалості робочого часу у зв’язку із зупиненням (скороченням) виробництва продукції.
Із особами, які беруть участь у громадських та інших роботах тимчасового характеру, роботодавці укладають у письмовій формі строкові трудові договори на строк, що сумарно протягом року не може перевищувати 180 календарних днів.
На осіб, які беруть участь у громадських та інших роботах тимчасового характеру, поширюються державні соціальні гарантії, передбачені законодавством про працю та зайнятість населення і загальнообов’язкове державне соціальне страхування. Про участь осіб у таких роботах роботодавці вносять записи до трудових книжок відповідно до законодавства про працю.
Отже, роботодавці мають повідомляти ДФС про осіб, яких залучають до робіт тимчасового характеру. У графі 4 повідомлення слід ставити позначку «1» (наймані працівники з трудовою книжкою).
Підприємство є базою практики учнів ПТУ та студентів ВНЗ. Чи інформувати ДФС про прийняття практикантів?
Порядок забезпечення робочими місцями учнів для проходження ними виробничого навчання та виробничої практики на виробництві чи у сфері послуг визначено постановою КМУ «Про затвердження Порядку надання робочих місць для проходження учнями, слухачами професійно-технічних навчальних закладів виробничого навчання та виробничої практики» від 07.06.1999 № 992. Проходження виробничої практики оформлюється договором роботодавця з професійно-технічним навчальним закладом та відповідним наказом.
Організація практики студентів вищих навчальних закладів (ВНЗ) на підприємствах регламентується Положенням про проведення практики студентів вищих навчальних закладів України, затвердженим наказом Міносвіти України від 08.04.1993 № 93 (далі — Положення № 93). Практика студентів оформлюється договорами ВНЗ з базами практики (підприємствами будь-якої форми власності) та наказами про проходження практики.
Отже, у разі проходження виробничого навчання та практики учнями ПТУ, практики студентами ВНЗ трудові відносини не виникають. Відповідно, повідомлення про прийняття на роботу до ДФС не подають.
Утім, за наявності вакантних місць студенти можуть бути зараховані на штатні посади, якщо робота на них відповідає вимогам програми практики. До того ж не менше 50% часу відводиться на загальнопрофесійну підготовку за програмою практики (ч. 2 п. 3.7 Положення № 93). У цьому випадку подавати до ДФС повідомлення про прийняття на роботу потрібно.
Раніше ми часто приймали працівників наступного дня після звільнення з попереднього місця роботи. Чи можлива нині така схема й чи не суперечитиме вона порядку повідомлення ДФС про прийняття на роботу працівників?
Так, на підприємствах зі змінним графіком роботи таке можливо. Наприклад, працівник (охоронник, сестра медична) закінчив роботу в нічну зміну вранці і звільнився. Цього ж дня він може подати заяву про прийняття на роботу і трудову книжку до іншого підприємства. Новий роботодавець видає наказ про прийняття на роботу з наступного дня і в цей день повідомляє ДФС про прийняття працівника на роботу. Наступного дня працівник стає до роботи.
В окремих випадках можливі повідомлення ДФС та допущення працівника до роботи в один і той же день. Наприклад, роботодавець на початку робочого дня (о 10:00) засобами електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису направляє до ДФС повідомлення про прийняття працівника на роботу, а працівник приступає до роботи згідно з графіком, скажімо, о 18:00.
Працівник звільняється з попереднього місця роботи 19.08.2015. Чи можна видати наказ про прийняття на роботу та направити відповідне повідомлення до ДФС 19.08.2015, а трудову книжку нового працівника одержати 20.08.2015 (у перший день роботи), аби не втрачати один день?
Ні. Без трудової книжки із записом про звільнення з попереднього місця роботи наступне підприємство не має права видати наказ про прийняття працівника на роботу.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
