експерт з кадрового та бухгалтерського обліку, Київ
Чи можна у 2026 році позбутися документів за 2020–2022 роки? Не поспішайте звільняти архівні стелажі. Після змін до статті 44 Податкового кодексу звичне правило «зберігати три роки» стосується не всіх документів. Розберімося, які бухгалтерські, податкові, кадрові та архівні документи вже можна знищити, а які ще потрібно зберігати, і від якої дати правильно відлічувати строк
У бухгалтерії звільняють приміщення під новий кабінет. На стелажах — десятки коробок із документами за 2020, 2021 і 2022 роки. Завдання керівника здається простим: перевірити строки та все зайве утилізувати.
Але власне до «зайвого» сьогодні поставтеся обережно. Якщо раніше орієнтувалися на звичні три роки, то після внесення змін до статті 44 Податкового кодексу України (ПК) це правило варто переглянути. Для значної частини документів юридичних осіб мінімальний строк зберігання тепер становить 1825 днів, для окремої міжнародної документації — 2555 днів. А щодо частини кадрових та архівних документів узагалі працюють власні правила. Та й перебіг строку не завжди починається в день, зазначений на накладній чи акті. Тож у 2026 році рекомендуємо очищувати архівне за роками, а за категоріями документів.
Перед бухгалтером лежить накладна від 20.12.2021. Перше бажання — відрахувати від цієї дати п’ять років. Але спочатку пошукайте відповідь на інше запитання: до якої категорії належить документ? У пункті 44.3 ПК встановлено щонайменше три податкових режими зберігання, у таблиці нижче.
Строки зберігання бухгалтерських документів
Категорія документа
Мінімальний строк, днів
Первинні документи, регістри бухобліку, фінзвітність та інші податкові документи більшості юридичних осіб, зокрема юросіб-єдинників
1825
Документація для контролю трансфертного ціноутворення (ТЦУ), контрольованих іноземних компаній (КІК) та застосування пункту 141.4 ПК
2555
Документи стосовно іншого законодавства, що його контролює ДПС, тощо
1095
Саме таку систему запровадили депутати Законом України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки» від 20.03.2023 № 2970-IX (далі — Закон № 2970), змінивши пункт 44.3 ПК. Для документів, що стосуються доходів нерезидентів за пунктом 141.4 ПК, 2555-денний режим додатково закріпили Законом України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та Закону України «Про електронні комунікації» щодо рентної плати за користування радіочастотним спектром (радіочастотним ресурсом) України» від 21.05.2024 № 3721-IX (далі — Закон № 3721). Тому напис на коробці «2021 рік» ще не означає, що її вміст можна знищувати.
П’ять років — не завжди від дати документа
Початок відліку строку для документів, на підставі яких складали податкову або іншу передбачену ПК звітність, прив’язуйте до дня, коли її подали (п. 44.3 ПК). Якщо звітність не подавали — до граничної дати її подання. Відлік строку для документів, пов’язаних з іншим законодавством, що його контролює податковий орган, починайте від відповідної господарської операції. Для дозвільних документів — від дня, коли закінчується строк їх дії.
Тож в архівному реєстрі корисно відстежувати дві різні дати: дату власне документа і дату початку строку його зберігання. Іноді інтервал між ними — декілька місяців, а для ліцензії — навіть декілька років.
Одна з найважливіших новацій для бухгалтера стосується саме знищення фінансово-господарських документів. Раніше бухгалтер дивився насамперед на строк: сплинув — документ включали до акта. Тепер фактично потрібно пройти ще один контроль і підтвердити, що на дату, коли документ розглядає архівна експертна комісія, немає обставин, через які його потрібно залишити надалі.
Тобто якщо до акта про вилучення для знищення потрапляє первинна фінансова та бухгалтерська документація, пов’язана з предметом податкового контролю або державного фінансового контролю, до акта додають окрему довідку. У довідці, зокрема, зазначають, що на відповідну дату на підприємстві:
відсутні спори, кримінальні справи та відкриті судові провадження.
Довідку підписують керівник, головний бухгалтер і юрист (за наявності). Для головного бухгалтера це вже не формальність. Його підпис підтверджує, що бухгалтерську документацію справді можна виводити з архіву.
Наприклад, у вересні 2026 року підприємство вирішило знищити частину документів за 2020 рік. За проведеним розрахунком строки зберігання сплинули. Але виявилося, що підприємство має відкриту судову справу про стягнення збитків, заподіяних знищенням складу під час обстрілу, а серед документів, запланованих до знищення, є накладні на придбання обладнання, що було розміщене на цьому складі. У такій ситуації аргумент «Податковий строк уже сплинув» не має значення. Документи можуть знадобитися, аби підтвердити розмір майнової шкоди.
Саме такі документи Мін’юст у 2026 році прямо визначив як окрему категорію, яку потрібно перевірити перед знищенням. Для підприємств, які після 24.02.2022 втрачали майно, склади, транспорт чи обладнання, ця графа може виявитися важливішою за власне податковий строк.
