Строки зберігання первинних документів та дії у разі їх втрати

На вимогу пункту 44.3 Податкового кодексу України (ПК) платники податку на прибуток, неприбуткові організації та юрособи-спрощенці мають зберігати документи протягом п’яти років — 1825 днів. Ці правила діють на підставі Закону України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки» від 20.03.2023 № 2970-IX, що вніс чергові зміни до ПК із 28 квітня 2023 року. Для ФОПів, які перебувають як на загальній, так і на спрощеній системі оподаткування, строк зберігання документів, як і раніше становить три роки — 1095 днів.

Увага: документи потрібно зберігати не тільки на матеріальних, а й на електронних носіях.

До яких документів застосовувати п’ятирічні строки зберігання документів

Вимоги щодо п’ятирічного мінімального строку зберігання застосовують до документів, які розробили:

• до 28 квітня 2023 року, строк зберігання яких не закінчився на цю дату;
• починаючи з 28 квітня 2023 року;
• особи, стосовно яких на 28 квітня 2023 року розпочато, але не завершено процедуру ліквідації;
• особи, стосовно яких ухвалили рішення про ліквідацію після 28 квітня 2023 року.

З якої дати відліковувати строки зберігання документів

Строк зберігання первинних документів розраховуйте з дня, коли подали податкову чи іншу звітність, для складення якої їх використовуєте. А в разі неподання звітності — з граничного строку її подання, що його передбачає ПК.

Строки зберігання документів: сервіс

Коли продовжують строки зберігання первинних документів

Строки зберігання документів продовжують на період зупинення відліку строку давності у випадках, що передбачає пункт 102.3 ПК. Наприклад, якщо платник податків перебуває поза межами України безперервно 183 дні і більше. Крім того, з 18 березня 2020 року строки зберігання підтвердних первинних документів призупиняли на час карантину та військового стану (п. 52-2, 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ ПК).

Як діяти в разі втрати первинних документів

У разі пропажі або знищення первинних документів, регістрів бухобліку і звітності керівник підприємства має:

• письмово повідомити про це правоохоронні органи;
• наказом призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення (п. 6.10 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88).

Для участі в роботі комісії запрошують представників:

• слідчих органів;
• охорони;
• державного пожежного нагляду.

Комісія складає акт, який затверджує керівник підприємства.

Окрім того, у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення документів, зокрема в результаті ракетних обстрілів, потрібно у п’ятиденний строк з дня такої події письмово повідомити орган ДПС за місцем обліку (п. 44.5 ПК). Відновити втрачені документи потрібно протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до органу ДПС.

ПЕРВИННІ ДОКУМЕНТИ

• Які документи головбуху небезпечно підписувати
• Як захистити бухгалтера від підписання первинних документів
• Строки зберігання первинних документів та дії у разі їх втрати

Як повідомити ДПС про втрату документів через бойові дії

Якщо втратили або не можете вивезти первинні документи з територій активних бойових дії або з тимчасово окупованих територій, керуйтеся правилами підпункту 69.28 підрозділу 10 розділу XX ПК (див. Пам’ятку).

СКАЧАТИ ПАМ'ЯТКУ ⏩

Причини, через які ДПС відмовляється прийняти повідомлення:

СКАЧАТИ ТАБЛИЦЮ ⏩

Як штрафують за порушення у зберіганні первинних документів

Якщо платник не зберігатиме первинні документи протягом строків, що встановила стаття 44 ПК, його оштрафують на 1020 грн. За таке саме порушення повторно протягом року доведеться сплатити штраф у розмірі 2040 грн.