Порядок знищення первинних документів

Кому треба експертиза перед знищенням первинних документів і навіщо

Відповідно до пп. 1.1 п. 6 Порядку, затвердженого постановою КМУ від 08.08.2007 № 1004 (далі — Порядок № 1004) і п. 2.13 Переліку, затвердженого наказом Мінюсту від 12.04.2012 № 578/5, знищувати первинні документи без проведення експертизи їхньої цінності заборонено. Однак стосується це тільки юросіб, так як створення експертних комісій для ФОП чинним законодавством не передбачено.

За ст. 1 Закону «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 р. № 3814 процес експертизи цінності документів полягає у всебічному вивченні документів із метою внесення їх до Національного архівного фонду (НАФ). Як правило, більшість юросіб і ФОП не має документів, які підлягають внесенню до НАФ. Адже туди зазвичай потрапляють документи, які мають особливу культурну цінність, наприклад документи політичних, наукових товариств, релігійних об’єднань, що відігравали важливу роль у політичному й культурному житті нашої держави.

Ясна річ, що звичайні накладні чи акти виконаних робіт такої цінності не мають, а тому будемо вважати, що дана умова для «первинки» підприємств виконується завжди. Однак формально експертизу й на дотримання «культурної» умови НАФ для підприємств провести треба.

Окрім питання належності документів до НАФ на експертизі документів перед знищенням досліджуються й інші, вже суттєві питання, що стосуються кожного суб’єкта господарювання, у т.ч. й ФОП – дотримання часових і податкових умов, за яких первинні документи можна знищити.

Увага: підприємство створює експертну комісію, за результатами експертизи якої складають акти на знищення первинних документів.

Які первинні документи можна знищувати

Знищувати можна всі первинні документи, по яким дотримуються такі три умови:

• вийшов строк їхнього зберігання;
• була податкова перевірка за період, до якого належать такі документи;
• дані документи не пов’язані з адміністративним оскарженням податкового повідомлення-рішення (далі – ППР) за результатами податкової перевірки чи з судовим розглядом.

Саме в дотриманні цих трьох умов і треба переконатися перед знищенням документів. Юрособи це роблять в ході проведення експертизи перед оформленням відповідного акта. Щодо ФОП, то хоча вони й формально експертизу не оформлюють, але пересвідчитися в дотриманні вищезгаданих трьох умов, усе одно мають.

Розберемо ж дані умови детальніше.

Де шукати строки збереження для первинних документів

Терміни зберігання первинних документів визначають:

• п. 44.3 Податкового кодексу України (ПК). Врахуйте, що зазначені у цьому пункті кодексу строки зберігання відраховуються не від дати складання документа, а від крайньої дати звітування за той період, за який подавалася відповідна податкова звітність, для складання якої були використані ці документи. Також зверніть увагу, що з 28 квітня 2023 року тут сталися зміни за Законом від 20.03.2023 р. № 2970 (див. далі детальніше);
• Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Мін’юсту від 12.04.12 р. № 578/5 (далі – Перелік №578). Цей перелік побудований у вигляді таблиці, де по кожному виду документу є відведений для нього термін зберігання.

В ході експертизи по тим документам, що є звіряємо строки збереження з вищенаведеними документами.

ФОП заробляє через YouTube

ФОП планує публікувати на своєму YouTube-каналі власні відео. Чи може ФОП провадити підприємницьку діяльність через сервіс Base та сплачувати із цього доходу єдиний податок за обраною ставкою? Якщо ФОП може використовувати свій рахунок, щоб отримувати донати через цей сервіс, чи потрібен РРО?

РІШЕННЯ ВІД ЕКСПЕРТА

Збільшення строків збереження первинних документів у 2023 році

З 28 квітня 2023 року строк зберігання по низці первинних документів збільшений з 1095 днів (3 роки) до 1825 днів (5 років). Стосується новий термін тих первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, які складають:

• платники податку на прибуток – резиденти (п. 133.1 ПК);
• платники податку на прибуток – нерезиденти, які здійснюють господарську діяльність на території України через постійне представництво (пп. 133.2.2 ПК);
• неприбуткові підприємства, установи та організації (п. 133.4 ПК);
• всі єдинники-юрособи, тобто юрособи, які обрали спрощену систему оподаткування. У ПК при цьому не уточнюється група, тому дана норма стосується всіх єдинників-юросіб, як групи 3, так і сільськогосподарської групи 4.

Однак документи з трансфертного ціноутворення на дотримання ст. 39 і ст. 39² ПК мають термін збереження 2555 днів (пп. 44.3.1 ПК).

Щодо раніше діючого для всіх терміну зберігання 1095 днів, то він залишається для інших документів, які не підпали під дію підвищених строків збереження (пп. 44.3.3 ПК). Наприклад, строк зберігання 1095 днів залишається для:

• первинних документів ФОП-єдинників (незалежно від групи) і ФОП-загальників, а також осіб, які здійснюють незалежну професійну діяльність;
• дозвільних документів усіх суб’єктів господарювання.

Також старий термін 1095 днів застосовуємо до тих документів, по яким він вийшов ще до 28 квітня 2023 року.

Увага: з квітня 2023 року термін зберігання більшості первинних документів зріс з 1095 днів (3 роки) до 1825 днів (5 років).

Збільшення строків збереження первинних документів через карантин і воєнний стан

Слід врахувати, що термін зберігання документів ще й продовжений на період дії COVID-карантину та воєнного стану. А це значить, що період карантину та воєнного стану треба вилучити з тривалості часу зберігання конкретного документа, який розраховуємо. Виходить, що:

• з 12.03.2020 перебіг усіх термінів збереження первинних документів фактично зупинений (п. 52² підрозд. 10 Перехідних положень ПК, п. 69.9 підрозд. 10 Перехідних положень ПК);
• звичний термін 1095 днів можна застосувати лише до первинних документів, по яким цей строк вийшов ще до початку карантину 12.03.2020. Тільки такі документи можна знищити. По тим же документам, по яким він не вийшов 12.03.2020, уже міг почати діяти новий термін 1825 днів. І навіть відлік цього терміну зупинений з причини воєнного стану.

Враховуючи вищезазначене, не поспішайте у 2023 році знищувати документи лише тому, що їм виповнилося 3 роки – потенційно це можна зробити лише щодо тих документів, яким 3 роки виповнилося до 12.03.2020. За дотримання всіх інших умов, які розглядалися раніше.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2023 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ — 2023 ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2023 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Чи можна знищувати первинні документи за відсутності податкової перевірки

Краще не треба. У згаданих раніше п. 44.3 ПК та Переліку № 578 такої умови як податкова перевірка періоду, до якого відносяться документи, прямо не згадується. Однак податківці у своїх роз’ясненнях говорять лише про можливу здачу таких «неперевірених» документів до архіву, а не їхнє знищення:

• лист ДПС від 18.05.2012 р. № 13920/Ж/17-1216;
• лист ДФС від 19.09.2016 р. № 20303/6/99-99-15-02-02-15.

Не знищувати документи до проведення податкової перевірки рекомендує й Державна архівна служба:

• лист ДАС від 30.10.2012 р. № 01.2/3388;
• лист ДАС від 03.07.2013 р. № 01.2/2629.

Також зверніть увагу, що п. 44.4 ПК прямо вказує, що документи ще й не можна знищувати, якщо вони повʼязані з:

• предметом перевірки;
• проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами ППР;
• або судового розгляду.

Отже, до проведення податкової перевірки відповідного періоду зберігаємо первинні документи за такий період.

Щоправда, можливість перевіряти відповідні податкові періоди теж обмежена у часі. Здебільшого це строк 1095 днів, що не перевищує строки збереження первинних документів (див. усі строки давності у ст. 102 ПК). Однак є тут і низка проблем у розрахунку цих строків, так як відлік строків давності для можливих податкових перевірок (за різними їхніми видами) на період карантину й на початку воєнного стану зупинявся, а потім відновлювався (див. той же п. 69.9 підрозд. 10 Перехідних положень ПК, який обмежує на період воєнного стану ст. 102 ПК зі строками давності). Наприклад, планові податкові перевірки разом зі своїми строками давності й досі під мораторієм, так як не згадуються у винятках у п. 69.9 підрозд. 10 Перехідних положень ПК.

Як проводиться експертиза перед знищенням первинних документів у юрособи

Для проведення експертизи документів керівник підприємства створює експертну комісію, до складу якої включають (див. п. 5 Типового положення про комісію з наказу Мін’юсту від 19.06.2013 р. № 1227/5, далі – Положення № 1227):

Як правило, головою комісії призначають заступника керівника юрособи. Логічно до комісії включити головного бухгалтера. Однак Положення № 1227 орієнтоване на державний сектор і має більше рекомендаційний характер. Враховуючи це, можна обмежитися лише працівниками підприємства.

Увага: знищення бухгалтерських документів оформляємо через експертну комісію з описом справ та завершаємо Актом про вилучення для знищення документів, зразок якого й наводимо далі.

Помилковий платіж: як повернути кошти або зарахувати на потрібний бюджетний рахунок без штрафів

Якщо сплатите податок не на той рахунок, ДПС вже не штрафуватиме. Це справедливо, адже ви все одно поповнили бюджет держави. Але врегулювати напрям сплати податку маєте самотужки, подавши заяву до податкової

КОНСУЛЬТАЦІЯ ЕКСПЕРТА + ЗРАЗОК ЗАЯВИ

Акт на знищення первинних документів зразок

СКАЧАТИ ЗРАЗОК ⏩

Порядок оформлення рішення комісії про знищення документів

Акт – це результат роботи комісії. І після створення комісії дії такі:

• комісія формує документи у справи (створюється документ – номенклатура справ);
• комісія затверджує рішення про те, що вони не мають цінності (документ – протокол засідання комісії). Рішення приймають більшістю голосів;
• оформляється згаданий вже Акт про вилучення для знищення документів (його можна знайти у Додатку 15 до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мінʼюсту від 18.06.2015 № 1000/5 (далі — Правила № 1000));
• керівник підприємства підписує згаданий Акт.

Документи включають до Акта про вилучення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, в якому складено акт. 

Відібрані для знищення документи передають організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначають вагу макулатури, переданої для переробки. Дату здачі документів, їхню вагу і номер накладної записують в актах про вилучення документів для знищення (п. 6 та 7 гл. 3 розд. V Правил № 1000). Однак, якщо обсяг паперових документів на знищення не перевищує 20 кг, то можна їх просто спалити (див. лист Держкомархівів від 20.04.10 р. № 795/072), про що треба зазначити у акті на вилучення для знищення документів.

Як показати знищення документів у бухгалтерському обліку

Якщо документи не спалюються, то після оформлення акта вилучення вони стають макулатурою, а тоді логіка обліку така:

• макулатура – це відходи (див. Класифікатор відходів ДК 005-96, наказ Держстандарту від 29.02.1996 р. № 89);
• такі відходи – це запаси, так як є активом, що утримується для подальшого продажу (п. 4 НП(С)БО 9 «Запаси»). Оцінювати їх слід за чистою вартістю реалізації, тобто за тою вартістю, за якою планується таку макулатуру здати, за вирахуванням витрат пов’язаних з таким здаванням, наприклад на доставку, якщо їх можна оцінити;
• відходи обліковуються на субрахунку 209 «Інші матеріали» (див. опис наповнення даного субрахунку в Інструкції до Плану рахунків, наказ Мінфіну від 30.11.1999 р. № 291);
• здавання документів на переробку як макулатури оформляємо як реалізацію запасів;
• ПДВ – при здаванні макулатури немає. Даний аспект важливий для платників ПДВ. Так, тимчасово до 01.01.2027 від оподаткування ПДВ звільнено постачання паперу та картону для утилізації (макулатури та відходів), код УКТ ЗЕД 4707 (див. п. 23 підрозд. 2 Перехідних положень ПК).

У ситуації ж, коли документи просто спалюються оприбутковувати їх як запаси немає ніякої потреби, так як вони тоді не відповідають критеріям визнання активу (немає ніякої подальшої вигоди від використання). Таку операцію в обліку не відображаємо.

Приклад можливих бухгалтерських проведень при знищенні документів, коли підприємство здає їх у макулатуру наведений у таблиці нижче.

Ласкаво просимо до системи «Експертус Головбух»

У системі «Експертус Головбух» бухгалтер завжди може отримати швидку і точну відповідь на своє професійне запитання. Кожне рішення, запропоноване Системою, є актуальним і своєчасним. Цим вона і унікальна.

Хочемо вас порадувати — дати безплатний демодоступ до Системи

Отримати демодоступ ⚡️

Що буде за незбереження первинних документів

При знищенні документів також треба знати й про відповідальність, а вона така:

• фінансова. Незбереження документів упродовж відведеного для них строку у ст. 44 ПК – штраф 1020 грн, а при повторному порушенні впродовж року 2040 грн (ст. 121 ПК);
• адміністративна. Штраф за незабезпечення належного стану первинного обліку – від 170 до 255 грн, а при повторенні упродовж року – від 255 до 425 грн (ст. 186³ КУпАП). Або ж за наведення бухгалтерського обліку – від 136 до 255 грн (повторно – 170-340 грн) (ст. 164² КУпАП);
• кримінальна. Навмисне знищення документів з корисливих мотивів або в інших особистих інтересах – штраф до 850 грн або обмеження волі на строк до 3 років (ч. 1 ст. 357 ККУ).