Зарплата менша мінімальної: заповнення Звіту з ЄСВ

Із 01.01.2015 Закон України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо реформування загальнообов’яз­кового державного соціального страхування та легалізації фонду оплати праці» від 28.12.2014 № 77-VIIІ вніс зміни до Закону Украї­ни «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464 (далі — Закон № 2464), які зобов’язують страхувальників нараховувати  та визначати базу нарахування ЄСВ у розмірі мінімальної зарплати, якщо доходи працівників нижче її розміру.

Відповідно до частини першої статті 7 Закону № 2464 для платників, зазначених у пунктах 1 (крім абзацу сьомого), 2, 3, 6, 7 і 8 частини першої статті 4 Закону № 2464, єдиний внесок нараховується на суму нарахованої заробітної плати кожній застрахованій особі за видами виплат, які включають основну та додаткову заробітну плату, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, у т. ч. у натуральній формі, що визначаються відповідно до Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР, та суму винагороди фізичним особам за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами.

Крім того, для платників, зазначених у пункті 1 частини першої статті 4 Закону № 2464, визначено, що у разі, якщо база нарахування єдиного внеску (крім винагороди за цивільно-правовими договорами) не перевищує розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, за який нараховується заробітна плата (дохід), сума єдиного внеску розраховується як добуток розміру мінімальної заробітної плати, установленої законом на місяць, за який нараховується заробітна плата (дохід), та ставки єдиного внеску, встановленої для відповідної категорії платника.

Розглядаючи ці норми, розуміємо: якщо працівнику за основним місцем роботи за місяць нарахована заробітна плата в розмірі, що не перевищує мінімальної заробітної плати, роботодавець має нарахувати та сплатити ЄСВ у вигляді нарахування за такого працівника в сумі, яка визначається як добуток розміру мінімальної заробітної плати та ставки ЄСВ, установленої для цього платника, тобто з 1218 грн.

Якщо заробітна плата в розмірі, що не перевищує мінімальної заробітної плати, нараховується працівнику за місцем роботи за сумісництвом, роботодавець нараховує ЄСВ на фактично нараховану заробітну плату.

Мінімальний страховий внесок має бути сплачений і у випадках, якщо місячна заробітна плата працівника виявилася меншою за мінімальну заробітну плату через те, що працівник частину місяця не відпрацював у зв’язку з перебуванням у відпустці без збереження заробітної плати, роботою на умовах неповного робочого часу (незалежно від того, хто ініціатор роботи з таким режимом), невиходом на роботу з неповажних причин (у т. ч. через прогули) тощо.

Якщо працівник повний місяць перебував у трудових відносинах з підприємством, але йому в такому місяці не нараховувався дохід, з якого сплачується ЄСВ, тобто не має бази нарахування ЄСВ (протягом усього місяця працівник перебував у відпустці без збереження заробітної плати або частину місяця перебував у такій відпустці, а іншу частину місяця не виходив на роботу з інших причин, або весь місяць не працював з власної вини, зокрема через прогули), мінімальний внесок за такий місяць не сплачується.

На жаль, зміни порядку сплати мінімального страхового внеску допоки аж ніяк не позначилися на Звіті про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до органів доходів і зборів, затвердженому наказом МДЗ від 09.09.2013 № 454 (далі — Звіт з ЄСВ). Тож до внесення змін у Звіт з ЄСВ зарплату та суму єдиного соціального внеску (ЄСВ) працівників, зарплата яких менше мінімального розміру, потрібно відображати так.

Передусім потрібно в програмному забезпеченні, за допомогою якого формують Звіт з ЄСВ, обов’язково відключити функцію «автоматичний розрахунок».

Таблиця 1 Звіту з ЄСВ

Якщо працівник відпрацював повний місяць і йому нарахували зарплату меншу за мінімальний розмір, то інформацію щодо зарплати та ЄСВ у таблиці 1 Звіту з ЄСВ відображають у такому порядку:

• у рядку 1.1 — фактично нараховану суму зарплати;
• у рядку 2.1 — суму зарплати на яку нараховують ЄСВ, тобто мінімальну зарплату;
• у рядку 3.1 — суму нарахованого ЄСВ виходячи із мінімального розміру зарплати;
• у рядку 4.1 — фактично нараховану суму зарплати;
• у рядку 5.1 — суму утриманого ЄСВ.

Таблиця 6 Звіту з ЄСВ

Таблицю 6 Звіту з ЄСВ потрібно заповнити так:

• у реквізиті 15 вказуємо кількість календарних днів перебування працівника у трудових відносинах протягом звітного місяця (для січня — 31);
• у реквізиті 17 та 18 — суму фактично нарахованої зарплати за місяць;
• у реквізиті 19 — суму утриманого ЄСВ із фактично нарахованої зарплати.

Якщо особа пропрацювала частину місяця, а решту часу перебувала на лікарняному, то в  звітному місяці таблиці 6 Звіту з ЄСВ відображають фактично нараховану зарплату за відпрацьований час. Якщо зарплата за відпрацьований час менше мінімальної, питання потреби донарахування ЄСВ потрібно розглядати одночасно з нарахуванням лікарняного.

Приклад 1. Порядок відображення у Звіті з ЄСВ за лютий 2015 року зарплати, розмір якої менший за мінімальну

Працівник працює на 0,5 ставки. У лютому він відпрацював повний робочий місяць і йому нараховано зарплату у розмірі 700 грн. Ставка нарахування ЄСВ — 37% (умовно). Порядок заповнення таблиць 1 та 6 звіту з ЄСВ наведено у Додатках 1 та 2.

Далі розглянемо порядок відображення у таблицях 1 та 6 Звіту з ЄСВ перехідних лікарняних. У місяці початку хвороби сума лікарняного невідома. Тож навіть якщо зарплата працівника за цей місяць менша мінімальної, то нарахування все одно проводиться із фактично нарахованої зарплати. У таблиці 1 Звіту ЄСВ зазначають:

• у рядку 1.1 — фактично нараховану суму зарплати;
• у рядку 2.1.1 — фактично нараховану суму зарплати;
• у рядку 3.1 — суму нарахованого ЄСВ виходячи із фактичної зарплати;
• у рядку 4.1 — фактично нараховану суму зарплати;
• у рядку 5.1 — суму утриманого ЄСВ.

Таблицю 6 Звіту з ЄСВ заповнюють так:

• у графі 9  зазначають код категорії застрахованої особи «01»;
• графи 13, 14, 16 не заповнюють;
• у реквізиті 15 вказують кількість календарних днів перебування працівника у трудових відносинах протягом звітного місяця;
• у реквізиті 17 та 18 — суму фактично нарахованої зарплати за місяць;
• у реквізиті 19 — суму утриманого ЄСВ із фактично нарахованої зарплати.

Далі коли у наступному місяці працівник принесе листок непрацездатності та йому нарахують лікарняні, потрібно розподілити їх суму на місяці хвороби. Якщо частина лікарняних, яка припадає на місяць початку хвороби, разом із зарплатою за цей місяць буде меншою за мінімальну зарплату, то потрібно донарахувати ЄСВ. База донарахування ЄСВ розраховується як різниця мінімальної зарплати та суми зарплати і лікарняних.

ЄСВ нараховують за ставкою нарахування ЄСВ залежно від класу професійного ризику виробництва.

У таблиці 1 звіту ЄСВ за місяць нарахування лікарняного суму донарахування ЄСВ відображають:

• у рядку 2.1.1 — сума, на яку донараховують ЄСВ;
• у рядку 3.1.1 — суму донарахованого ЄСВ за місяць початку хвороби.

Лікарняні та зарплату за місяць завершення хвороби відображають у таблиці 1 та 6 Звіту з ЄСВ у звичайному режимі.

Приклад 2. Порядок відображення у Звіті з ЄСВ за січень та лютий 2015 року зарплати та перехідного лікарняного

На підприємстві працює працівниця з окладом в 1500 грн., підприємство має 50 клас ризику (ставка ЄСВ становить 38,45%).

У січні та лютому 2015 у неї відбулися такі події:

• з 01.01.2015 по 14.01.2015 року працівниця у відпустці за власний рахунок;
• з 15.01.2015 по 25.01.2015 вона відпрацювала 9 днів (17 та 24 січня — робочі дні), за які їй нараховано заробітну плату в розмірі 710,53 грн. ;
• з 26.01.2015 по 17.02.2015 вона хворіла (період хвороби включає 19 днів, у т. ч. 31 січня та 7 лютого, які були робочими днями);
• з 18.02.2015 їй надано відпустку по вагітності і пологах.

Листок непрацездатності працівниця надала на підприємство 25.02.2015, і в лютому їй за весь період хвороби нараховані і виплачені лікарняні в розмірі 1330 грн., у тому числі за дні хвороби в січні в сумі 420 грн. і за дні хвороби в лютому в сумі 910 грн. Також у лютому працівниця надала лікарняний по вагітності і пологах.

У Звіті з ЄСВ за січень відображаємо суми заробітної плати за відпрацьований час без донарахування сум ЄСВ, враховуючи що лікарняний у працівниці перехідний:

У таблиці 6 відображаємо:

• у реквізиті 9 «Код категорії ЗО» — 01;
• у реквізиті 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 01.2015;
• у реквізиті 14 «Кількість календарних днів без збереження заробітної плати» — 14;
• у реквізиті 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових/ЦП відносинах протягом звітного місяця» — 31 (кількість календарних днів у січні);
• у реквізиті 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» — 710,53;
• у реквізиті 18 «Сума нарахованої заробітної плати/доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» — 710,53;
• у реквізиті 19 «Сума ЄСВ за звітний місяць (із заробітної плати/доходу)» — 25,58.

У таблиці 1 відображаємо:

• у рядках 1.1 та — 710,53 (сума фактично нарахованої заробітної плати);
• у рядках 2, 2.1, 2.1.1 — 710,53;
• у рядках 3, 3.1, 3.1.1 — 273,20 (нарахування на фактичну заробітну плату);
• у рядках 4, 4.1, 4.1.1 — 710,53;
• у рядках 5, 5.1 — 25,58 (утримання із заробітної плати);
• у рядку 8 — 298,78 (загальна сума ЄСВ у вигляді нарахування та утримання, сплачена із заробітної плати за січень).

У Звіті з ЄСВ за лютий нарахований  дохід у вигляді лікарняних, сплачений ЕВ, у тому числі доплата до мінімального страхового внеску, відображаються так:

У таблиці 6 відображаємо:

У першому рядку відображаються лікарняні , що припадають на січень:

• у реквізиті 9 «Код категорії ЗО» — 29;
• у реквізиті 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 01.2015;
• у реквізиті 13 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — 6;
• у реквізиті 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових/ЦП відносинах протягом звітного місяця» — прочерк (ці дані були відображені в таблиці 6 Звіту за ЄСВ за січень) ;
• у реквізиті 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу (усього з початку звітного місяця)» — 420,00 (сума лікарняних, що припадає на січень);
• у реквізиті 18 «Сума нарахованої заробітної плати/доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» — 420,00;
• у реквізиті 19 «Сума єдиного внеску за звітний місяць (із заробітної плати/доходу)» — 8,40 (сума ЄСВ у вигляді утримання із лікарняних, що припадають на січень).

У другому рядку:

• у реквізиті 9 «Код категорії ЗО» — 29;
• у реквізиті 11 «Місяць та рік, за який проведено нарахування» — 02.2015;
• у реквізиті 13 «Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності» — 17;
• у реквізиті 15 «Кількість календарних днів перебування у трудових/ЦП відносинах протягом звітного місяця» — 28 (кількість календарних днів у лютому);
• у реквізиті 17 «Загальна сума нарахованої заробітної плати/доходу ( усього з початку звітного місяця)» — 910,00 (сума лікарняних, що припадають на лютий);
• у реквізиті 18 «Сума нарахованої заробітної плати/доходу у межах максимальної величини, на яку нараховується єдиний внесок» — 910,00 грн.;
• у реквізиті 19 «Сума єдиного внеску за звітний місяць (із заробітної плати/доходу)» — 18,20 (сума ЄСВ у вигляді утримання із «лікарняних», що припадають на лютий).

У таблиці 1 Звіту з ЄСВ по працівниці відображаються такі дані:

• у рядку 1.3 з перенесенням до рядка 1 — 350,00 (сума лікарняних за 5 р. дн. хвороби, які припадають на перші 5 календарних днів хвороби з 26 по 30 січня: 70 грн. × 5 р. д. хвороби);
• у рядку 1.4 з перенесенням до рядка 1 — 980,00 (сума лікарняних за 14 р. дн. хвороби, які припадають на період з 6-го календарного дня хвороби, тобто з 31 січня по 17 лютого: 70 грн. × 14 р. дн. хвороби) ;
• у рядку 1 — 1330,00 (загальна сума лікарняних, нарахована в лютому) ;
• у рядку 2.1.1 з перенесенням до рядка 2.1 і в рядок 2 — 87,47 (різниці мінімальної заробітної плати та загального нарахованого доходу за січень, на яку донараховується ЄСВ за січень: 1218 – 1130,53);
• у рядку 2.3.1 з перенесенням до рядка 2.3 та в рядок 2 — 1330,00 (на лютневу частину лікарняного ЄСВ нараховуємо на фактичну суму, оскільки невідомо лютневу суму допомоги по вагітності та пологах);
• у рядку 2 — 1417,47 (87,47 + 1330,00);
• у рядку 3.1.1 з перенесенням до рядка 3.1, рядка 3 і рядка 8.1 — 33,63 (тобто сума ЄСВ у вигляді доплати до мінімального страхового внеску за січень: 87,47 грн. × 38,45%);
• у рядку 3.3.1 з перенесенням до рядка 3.3, рядка 3 і рядка 8.8 — 441,56 (сума ЄСВ, нарахована на всю суму лікарняних з урахуванням сплати мінімального страхового внеску за лютий: 139,44 грн. (ЄСВ з лікарняних за січень) 302,12 грн. (МСВ з лікарняних за лютий )) ;
• у рядку 3 — 475,19 (33,63 + 441,56);
• у рядку 4.3  з перенесенням до рядка 4 — 1330,00;
• у рядку 5.5 з перенесенням до рядка 5 і рядок 8.13 — 26,60 (ЄСВ у вигляді утримання із усієї суми лікарняних, нарахованих у лютому: 1330,00 × 2%);
• у рядку 8 — 501,79 (загальна сума ЄСВ у вигляді нарахування та утримання , що підлягає сплаті в лютому : 475,19 + 26,60).

Крім того, з 18.02.2015 працівниці надано відпустку по вагітності і пологах. Після того, як особа надасть на підприємство лікарняний, потрібно буде подати додатково таблицю 5 Звіту з ЄСВ, де відобразити особу з кодом застрахованої особи 5 та дату початку відпуски з 18.02.2015.

Якщо це відбулося у місяці настання страхового випадку, як в нашому випадку, то крім таб­лиці 6, ще потрібно заповнити та подати таблицю 5. Крім того, у лютому в таблиці 6 відобразити особу з кодом 42 та розбити весь період перебування у відпустці по вагітності та пологах за місяцями.