Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі — Положення № 879), набрало чинності з 01.01.2015. Саме цим документом під час проведення інвентаризації активів і зобов’язань та оформлення її результатів мають керуватися наразі всі юридичні особи незалежно від їх організаційно-правових форм та форм власності.
Розглянемо головні правила, визначені Положенням № 879, яких обов’язково має дотримати підприємство під час проведення інвентаризації.
Організація інвентаризації
Проведення інвентаризації згідно з пунктом 4 розділу I Положення № 879 забезпечує керівник підприємства. Він створює всі потрібні умови для проведення суцільної інвентаризації, зокрема у тих випадках, коли проведення інвентаризації є обов’язковим (див. табл. 1). Окрім цього, керівник підприємства визначає об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації в інших випадках, враховуючи вимогу, щоб визначені на підприємстві строки проведення інвентаризації не перевищували строків, установлених пунктом 10 розділу I Положення № 879.
Таблиця 1
Випадки, у яких інвентаризацію активів та зобов’язань проводити обов’язково
| Перелік випадків | Умови та терміни проведення | Підстава |
| Складання річної фінансової звітності | Проводиться до дати балансу у визначений період | Абз. 1 п. 12 Порядку № 419*; абз. 2 п. 7 розд. I Положення № 879 |
| Передача майна державного підприємства в оренду; приватизація майна державного підприємства; перетворення державного підприємства; передача державного підприємства до сфери управління іншого органу управління (на дату передачі), крім передачі в межах одного органу управління | - | Абз. 3 п. 12 Порядку № 419; абз. 3 п. 7 розд. I Положення № 879 |
| Зміна матеріально відповідальних осіб; за колективної (бригадної) матеріальної відповідальності: зміна керівника колективу (бригадира) вибуття з колективу (бригади) більше половини його членів на вимогу хоча б одного члена колективу (бригади) | На день приймання-передачі справ в обсязі активів, які перебувають на відповідальному зберіганні | Абз. 4 п. 12 Порядку № 419; абз. 4 п. 7 розд. I Положення № 879 |
| Установлення фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей | На день встановлення факту | Абз. 5 п. 12 Порядку № 419; абз. 5 п. 7 розд. I Положення № 879 |
| За судовим рішенням або на підставі належно оформленого документа органу, який відповідно до закону має право вимагати проведення такої інвентаризації | У термін та в обсязі, зазначених у належно оформленому документі цих органів, але не раніше дня отримання відповідного документа | Абз. 5 п. 12 Порядку № 419; абз. 6 п. 7 розд. I Положення № 879 |
| Техногенна аварія, пожежа чи стихійне лихо | На день після закінчення явищ | Абз. 6 п. 12 Порядку № 419; абз. 7 п. 7 розд. I Положення № 879 |
| Припинення підприємства | Суцільна інвентаризація: охоплюються всі види зобов’язань та всі активи підприємства | Абз. 7 п. 12 Порядку № 419; п. 6, абз. 8 п. 7 розд. I Положення № 879 |
| Перехід на складання фінансової звітності за міжнародними стандартами | На дату такого переходу | Абз. 9 п. 7 розд. І Положення № 879 |
| Одержання відмови постачальника задовольнити претензію щодо недовантаження товарів або одержання від покупця претензії щодо недовантаження товарів | Проводиться вибіркова інвентаризація тих товарів, на які заявлені вказані претензії | П. 9 розд. I Положення № 879 |
* Порядок № 419 — Порядок подання фінансової звітності, затверджений постановою КМУ від 28.02.2000 № 419.
Строки та періодичність проведення інвентаризації для певних видів активів і зобов’язань можна визначити або окремим наказом керівника на початку року, або в розпорядчому документі про облікову політику підприємства.
Варто згадати й про особливий порядок проведення інвентаризації, передбачений пунктом 8 розділу I Положення № 879 для підприємств (їх структурних підрозділів, відокремленого майна), що перебувають на тимчасово окупованій території та/або на території проведення антитерористичної операції. Зокрема, у випадках, обов’язкових для проведення інвентаризації, ці підприємства її проводитимуть тоді, коли стане можливим безпечний та безперешкодний доступ уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображені зобов’язання та власний капітал цих підприємств.
Такі підприємства зобов’язані провести інвентаризацію станом на 1-ше число місяця, що настає за місяцем, у якому зникли перешкоди доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, та відобразити результати інвентаризації в бухгалтерському обліку відповідного звітного періоду (див. с. 32).
Інвентаризацію майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду (повертається після закінчення строку дії договору оренди або його розірвання), та оформлення її результатів проводять відповідно до Положення про інвентаризацію майна державних підприємств, що приватизуються (корпоратизуються), а також майна державних підприємств та організацій, яке передається в оренду (повертається після закінчення строку дії договору оренди або його розірвання), затвердженого постановою КМУ від 02.03.1993 № 158.
Періодичність та строки проведення інвентаризації
У Положенні № 879 конкретно не зазначено, станом на яку дату потрібно проводити річну інвентаризацію активів та зобов’язань. Утім, пункт 10 Положення № 879 установлює, що інвентаризацію проводять перед складанням річної фінансової звітності до дати балансу, та визначає періоди її проведення за видами активів (див. табл. 2).
Таблиця 2
Періодичність та строки проведення інвентаризації активів та зобов’язань
| Види активів та зобов’язань | Період проведення | Підстава |
| Необоротні активи (крім незавершених капітальних інвестицій, об’єктів основних засобів, які на момент інвентаризації перебуватимуть поза підприємством, зокрема, автомобілів, морських і річкових суден, які відбудуть у тривалі рейси, тощо); запаси (крім незавершеного виробництва та напівфабрикатів, інших матеріальних цінностей, які на момент інвентаризації перебуватимуть поза підприємством); поточні біологічні активи; дебіторська та кредиторська заборгованості; витрати і доходи майбутніх періодів; | Три місяці до дати балансу перед складанням річної фінансової звітності | Абз. 2 п. 10 розд. I Положення № 879 |
| зобов’язання (крім невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом та з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування) | ||
| Незавершені капітальні інвестиції, незавершене виробництво, напівфабрикати, фінансові інвестиції, грошові кошти, кошти цільового фінансування, зобов’язання у частині невикористаних забезпечень, розрахунки з бюджетом та з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування | Два місяці до дати балансу перед складанням річної фінансової звітності | Абз. 3 п. 10 розд. I Положення № 879 |
| Об’єкти основних засобів, зокрема автомобілів, морських і річкових суден, які відбудуть у тривалі рейси, інших матеріальних цінностей, які на дату інвентаризації перебуватимуть поза підприємством | До тимчасового вибуття з підприємства | Абз. 4 п. 10 розд. I Положення № 879 |
| Земельні ділянки, будівлі, споруди та інші нерухомі об’єкти (крім нерухомого майна державних підприємств, їх об’єднань, установ та організацій, у т. ч. того, що передано в оренду, концесію, та державного майна, яке не увійшло до статутного капіталу господарських організацій, утворених у процесі приватизації та корпоратизації, інвентаризація яких проводиться відповідно до вимог законодавства щодо інвентаризації об’єктів державної власності) | Один раз на три роки | Абз. 5 п. 10 розд. I Положення № 879 |
| Інструменти, прилади, інвентар (меблі) — за рішенням керівника підприємства: всі зазначені об’єкти не менше 30% усіх зазначених об’єктів | Протягом трьох років; щороку | Абз. 6 п. 10 розд. I Положення № 879 |
| Музейні цінності — за рішенням центрального органу виконавчої влади, який здійснює формування та забезпечення реалізації державної політики у сферах культури та мистецтв, охорони культурної спадщини, вивезення, ввезення і повернення культурних цінностей | За встановленими зазначеним органом строками | Абз. 7 п. 10 розд. I Положення № 879 |
| Бібліотечні фонди — за рішенням керівника підприємства за встановленим ним графіком | Протягом року | Абз. 8 п. 10 розд. I Положення № 879 |
| Книжкові пам’ятки: у т. ч.: за наявності обсягу від 100 до 500 тис. од. — охоплюється не менше 20% од. за наявності обсягу понад 500 тис. од. — охоплюється не менше 10% од. | Щороку; щороку (весь обсяг — протягом 5 років); щороку (весь обсяг — протягом 10 років) | Абз. 8 п. 10 розд. I Положення № 879 |
| Дорогоцінні метали та дорогоцінне каміння, які містяться у приладах, обладнанні та інших виробах | Одночасно з інвентаризацією цих приладів, обладнання та інших виробів | Абз. 10 п. 10 розд. I Положення № 879 |
| Об’єкти державної власності, тобто нерухоме майно державних підприємств, їх об’єднань, установ та організацій, у т. ч. те, що передано в оренду, концесію, та державне майно, яке не увійшло до статутного капіталу господарських організацій, утворених у процесі приватизації та корпоратизації | Один раз на рік (станом на 31 грудня) або позапланово | П. 3, 5 Методики № 11212**; абз. 2 п. 11 розд. I Положення № 879 |
** Методика № 1121 — Методика проведення інвентаризації об’єктів державної власності, затверджена постановою КМУ від 30.11.2005 № 1121.
Процедура проведення інвентаризації
Як уже зазначали, об’єкти, періодичність та строки проведення інвентаризації у звітному році затверджують розпорядчим документом керівника підприємства (п. 3 розд. II Положення № 879). Аби провести інвентаризацію на виконання затвердженого розпорядчого документа, підприємство має послідовно дотримати всіх передбачених Положенням № 879 дій. Для цього всю процедуру інвентаризації можна поділити умовно на кілька етапів (див. Схему).
Склад та обов’язки інвентаризаційної комісії
Початковим етапом проведення інвентаризації є створення на підприємстві інвентаризаційної комісії.
Як випливає із пункту 1 розділу ІІ Положення № 879, до складу інвентаризаційної комісії слід включити: представників апарату управління підприємства, бухгалтерської служби (представників аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії); досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженерів, технологів, механіків, виконавців робіт, товарознавців, економістів, бухгалтерів).
Створену інвентаризаційну комісію має очолити:
- керівник підприємства (його заступник); або
- керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства.
Для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях зберігання та виробництва — якщо через великий обсяг робіт одна комісія не може забезпечити проведення інвентаризації — створюють робочі інвентаризаційні комісії.
Склад робочих інвентаризаційних комісій формують так само, як і склад інвентаризаційної комісії. Також до робочих інвентаризаційних комісій можуть бути включені члени інвентаризаційної комісії.
Робочі інвентаризаційні комісії зобов’язані:
- провести інвентаризацію активів у місцях зберігання та виробництва;
- разом з бухгалтерською службою визначити результати інвентаризації і розробити пропозиції щодо заліку нестач і лишків за пересортицею, а також списання нестач у межах норм природного убутку;
- оформити протокол.
Своєю чергою, інвентаризаційна комісія має:
- організувати проведення інвентаризації і провести інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій;
- проводити контрольні перевірки правильності інвентаризацій, а також вибіркові інвентаризації активів і зобов’язань за рішенням керівника підприємства;
- перевірити правильність визначення інвентаризаційних різниць, обгрунтованість пропозицій щодо заліків пересортиці цінностей в усіх місцях їх зберігання;
- при встановленні серйозних порушень правил проведення інвентаризації та в інших випадках проводити за рішенням керівника повторну інвентаризацію;
- розглянути причини виявлених нестач та втрат від псування активів, сформувати пропозиції щодо заліку внаслідок пересортиці, списання нестач у межах норм природного убутку, а також понаднормових нестач і втрат від псування цінностей із зазначенням причин та вжитих заходів щодо запобігання таким втратам і нестачам та відобразити відповідну інформацію у протоколі.
Зауважимо: якщо робочі інвентаризаційні комісії на підприємстві не створювати, то на інвентаризаційну комісію поширюватимуться і їх обов’язки.
Перед початком проведення інвентаризації голова інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) візує всі прибуткові та видаткові документи, що додаються до реєстрів (звітів), із зазначенням «До інвентаризації на (дата)». Для бухгалтерської служби ці документи є підставою визначення залишків активів на початок інвентаризації за даними обліку.
Схема
Етапи проведення інвентаризації на підприємстві
Етап 1. Створення інвентаризаційної комісії
1. Керівник підприємства видає розпорядчий документ про створення інвентаризаційної комісії та робочих інвентаризаційних комісій (за наявності великого обсягу робіт проведення інвентаризації)
Етап 2. Підготовка до проведення інвентаризації
1. Перед початком інвентаризації слід:
- завершити обробку всіх документів щодо руху активів;
- сформувати останні на момент інвентаризації реєстри прибуткових та видаткових документів (або звіти про рух активів);
- визначити залишки активів на дату інвентаризації;
- перевірити справність ваговимірювальних приладів.
2. Активи слід згрупувати, розсортувати та розкласти у місцях їх зберігання за назвами, сортами, розмірами у порядку, зручному для підрахунку.
3. Голова інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) візує всі прибуткові та видаткові документи, що додаються до реєстрів (звітів), із зазначенням «До інвентаризації на (дата)». Для бухгалтерської служби ці документи є підставою для визначення залишків активів на початок інвентаризації за даними обліку.
4. Матеріально відповідальні особи мають надати розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові та видаткові документи на активи здані в бухгалтерію, усі цінності, які надійшли під їх відповідальність, оприбутковані, а ті, що вибули, списані
Етап 3. Перевірка фактичної наявності активів та зобов’язань
Інвентаризаційна комісія шляхом обов’язкового підрахунку, зважування, обміру встановлює наявність:
- основних засобів;
- нематеріальних активів;
- незавершених капітальних інвестицій;
- запасів;
- біологічних активів;
- готівки, грошових коштів та їх еквівалентів, бланків документів суворої звітності;
- дебіторської та кредиторської заборгованості;
- витрат і доходів майбутніх періодів, забезпечень та резервів
Етап 4. Перевірка та оформлення результатів інвентаризації
1. Відомості, отримані під час проведення інвентаризації усіх цінностей підприємства, заносять до інвентаризаційних описів та актів інвентаризації.
2. Правильно оформлені й підписані всіма членами комісії інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) здають до бухгалтерської служби для перевірки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації.
3. Бухгалтерська служба складає звіряльні відомості, у яких відображає виявлені розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації).
4. Висновки щодо виявлених розбіжностей між фактичною наявністю активів і зобов’язань і даними бухгалтерського обліку, які наводять в звіряльних відомостях, інвентаризаційна комісія відображає у протоколі. Протягом 5 днів після завершення інвентаризації протокол інвентаризаційної комісії затверджує керівник підприємства.
5. Результати інвентаризації на підставі затвердженого протоколу інвентаризаційної комісії відображають у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, у якому закінчена інвентаризація
Головні організаційні аспекти проведення інвентаризації
1. Якщо інвентаризація активів у приміщенні, де вони зберігаються, не закінчена протягом одного дня, вона має бути закінчена протягом наступних днів. Після того, як інвентаризаційна комісія залишила це приміщення, голова інвентаризаційної комісії опечатує його пломбіратором. Під час перерви у роботі інвентаризаційної комісії інвентаризаційні описи повинні зберігатися у закритому приміщенні, де проводиться інвентаризація.
2. Окремі інвентаризаційні описи складають:
- на активи, що перебувають в дорозі, не оплачену у строк відвантажену продукцію та на ті активи, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці);
- на активи, які не належать підприємству, але перебувають в його розпорядженні (орендовані, прийняті на відповідальне зберігання, комісію, переробку тощо).
3. На прибуткових документах на активи, що надійшли під час інвентаризації, матеріально відповідальна особа у присутності членів інвентаризаційної комісії проставляє відмітку «після інвентаризації».
4. На видаткових документах про активи, які відпущені зі складу під час інвентаризації, з дозволу керівника підприємства у присутності членів інвентаризаційної комісії проставляють відмітку «після інвентаризації» з посиланням на дату інвентаризаційного опису, де записані ці активи. Відомості про ці активи можуть заноситися і до окремого інвентаризаційного опису.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
