Зміст статті:Загальні принципи проведення інвентаризації, а також правила документального оформлення її результатів регламентує Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879 (далі — Положення № 879). Ним мають керуватися всі юридичні особи незалежно від організаційно-правових форм та форм власності.
Чи обов’язково проводити річну інвентаризацію
Інвентаризація активів та зобов’язань підприємства є обов’язковою перед складанням річної фінзвітності. Адже це передбачено пунктом 12 Порядку подання фінансової звітності, затвердженого постановою КМУ 28.02.2000 № 419 (далі — Порядок № 419).
Проведення інвентаризації також обов’язкове в інших випадках, перелічених у пункті 12 Порядку № 419. Зокрема, в разі зміни матеріально відповідальних осіб (на день приймання-передачі справ), встановлення фактів крадіжок або зловживань, зіпсуття цінностей, ліквідації підприємства тощо.
Інвентаризація на підприємствах, які розміщені на тимчасово окупованій території та/або на території проведення АТО чи структурні підрозділи (відокремлене майно) яких перебувають на такій території, можлива лише в разі безпечного та безперешкодного доступу уповноважених осіб до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку, в яких відображені зобов’язання та власний капітал цих підприємств.
Такі підприємства інформацію про недосяжні активи в річній фінзвітності відображають за даними бухгалтерського обліку. Власне ж інвентаризацію вони зобов’язані провести станом на перше число місяця, наступного за тим, у якому з’явилася можливість доступу до активів, первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку.
Проведення інвентаризації на підприємстві: мета
Метою проведення інвентаризації є забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку та фінзвітності підприємства. Під час інвентаризації активів і зобов’язань перевіряють і документально підтверджують їх наявність, стан, відповідність критеріям визнання і оцінку. При цьому забезпечують:
- виявлення фактичної наявності активів та перевірку повноти відображення зобов’язань, коштів цільового фінансування, витрат майбутніх періодів;
- установлення лишку або нестачі активів шляхом зіставлення фактичної їх наявності з даними бухгалтерського обліку;
- виявлення активів, які частково втратили свою первісну якість та споживчу властивість, застарілих, а також матеріальних та нематеріальних активів, що їх не використовують, невикористаних сум забезпечення;
- виявлення активів і зобов’язань, які не відповідають критеріям визнання.
Суцільна інвентаризація охоплює всі види зобов’язань та всі активи підприємства незалежно від їх місцезнаходження. Зокрема, предмети, що передані у прокат, оренду або перебувають на реконструкції, модернізації, консервації, у ремонті, запасі або резерві, незалежно від технічного стану.
Крім активів, права власності на які належать підприємству, воно мусить інвентаризувати активи, що тимчасово перебувають у його користуванні, розпорядженні або на зберіганні. Йдеться про об’єкти оперативної (операційної) оренди основних засобів, матеріальні цінності на відповідальному зберіганні, переробці, комісії, монтажі. Інвентаризують також умовні активи і зобов’язання (непередбачені активи та зобов’язання) підприємства (застави, гарантії, зобов’язання тощо), бланки документів суворої звітності, інші активи, які обліковують на позабалансових рахунках.
Втрата первинних документів через руйнування офісу
Хто проводить інвентаризацію
Керівник підприємства створює всі потрібні умови для проведення суцільної інвентаризації, зокрема й обов’язкової.
Для цього окремим наказом або в розпорядчому документі про облікову політику підприємства має бути визначено об’єкти, періодичність та термін проведення інвентаризації.
Визначені керівником строки проведення інвентаризації не можуть перевищувати строків, установлених пунктом 10 розділу I Положення № 879.
Періодичність та строки проведення інвентаризації
За загальним правилом, установленим пунктом 10 розділу І Положення № 879, інвентаризація проводиться в тримісячний строк до дати річного балансу, тобто з 1 жовтня по 31 грудня 2017 року включно. Це стосується необоротних активів, запасів, поточних біологічних активів, дебіторської та кредиторської заборгованості, витрат і доходів майбутніх періодів.
Втім, для деяких активів передбачені спеціальні строки проведення інвентаризації:
- два місяці до дати балансу — для незавершених капітальних інвестицій, незавершеного виробництва, напівфабрикатів, фінансових інвестицій, грошових коштів, коштів цільового фінансування, зобов’язань у частині невикористаних забезпечень, розрахунків з бюджетом та з відрахувань на загальнообов’язкове державне соціальне страхування. Тобто тут діє строк з 01.11.2017 по 31.12.2017 включно;
- до тимчасового вибуття з підприємства — для об’єктів основних засобів, зокрема автомобілів, морських і річкових суден, які вирушать у тривалі рейси, інших матеріальних цінностей, які на дату інвентаризації перебуватимуть поза підприємством;
- один раз на три роки — для земельних ділянок, будівель, споруд та інших нерухомих об’єктів.
Зауважимо, що спеціальна періодичність проведення інвентаризації один раз на три роки не діє щодо нерухомого майна державних підприємств, їх об’єднань, установ та організацій, зокрема переданого в оренду, концесію, та державного майна, яке не увійшло до статутного капіталу господарських організацій, утворених у процесі приватизації та корпоратизації.
Процедура проведення інвентаризації
Проведення інвентаризації неможливе без створення на підприємстві інвентаризаційної комісії. Інформацію про склад цієї комісії та її обов’язки надає пункт 1 розділу ІІ Положення № 879. До інвентаризаційної комісії слід включити:
- представників апарату управління підприємства;
- працівників бухгалтерської служби (представників аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії);
- досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженерів, технологів, механіків, виконавців робіт, товарознавців, економістів, бухгалтерів).
Очолює створену інвентаризаційну комісію керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу підприємства, уповноважений керівником підприємства.
Якщо через великий обсяг робіт одна комісія не може забезпечити проведення інвентаризації, створюють робочі інвентаризаційні комісії: для безпосереднього проведення інвентаризації у місцях зберігання та виробництва. Склад робочих інвентаризаційних комісій тотожний складу інвентаризаційної комісії. Також до цих комісій можуть бути включені члени інвентаризаційної комісії.
Обов’язки робочих інвентаризаційних комісій під час проведення інвентаризації:
- провести інвентаризацію активів у місцях зберігання та виробництва;
- визначити результати інвентаризації і розробити пропозиції щодо заліку нестач і лишків за пересортицею, а також списання нестач у межах норм природного убутку — разом з бухгалтерією.
Додамо, що інвентаризаційна комісія (робоча інвентаризаційна комісія) проводить інвентаризацію в повному складі та в присутності матеріально відповідальної особи (п. 1 розд. II Положення № 879).
Перевірка та оформлення результатів проведення інвентаризації
Відомості, отримані під час проведення інвентаризації усіх цінностей підприємства, заносять до інвентаризаційних описів та актів інвентаризації.
Як зазначено в пункті 14 розділу ІІ Положення № 879, інвентаризаційні описи, акти інвентаризації, звіряльні відомості оформлюють відповідно до вимог Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88. Тож підприємства, розробляючи інвентаризаційні документи, можуть взяти за базу:
- форми, передбачені постановою Держкомстату СРСР від 28.12.1989 № 241;
- бюджетні інвентаризаційні документи, затверджені наказом Мінфіну від 17.06.2015 № 572.
Пам’ятайте, що інвентаризаційний опис об’єктів права інтелектуальної власності (форма № НА-4) затверджено наказом Мінфіну від 22.11.2004 № 732.
Правильно оформлені й підписані всіма членами комісії інвентаризаційні описи (акти інвентаризації) здають до бухгалтерської служби для перевірки, виявлення і відображення в обліку результатів інвентаризації.
Бухгалтерська служба складає звіряльні відомості, у яких відображає виявлені розбіжності між даними бухгалтерського обліку і даними інвентаризаційних описів (актів інвентаризації).
Висновки щодо виявлених розбіжностей між фактичною наявністю активів і зобов’язань і даними бухгалтерського обліку, які наводять в звіряльних відомостях, інвентаризаційна комісія відображає у протоколі. Протягом п’яти днів після завершення інвентаризації протокол інвентаризаційної комісії затверджує керівник підприємства.
Результати проведення інвентаризації на підставі затвердженого протоколу інвентаризаційної комісії відображають у бухгалтерському обліку та фінансовій звітності того звітного періоду, у якому закінчена інвентаризація.
Штрафи за порушення порядку проведення інвентаризації
Зазвичай обов’язок організації процесу інвентаризації та створення всіх належних для цього умов закріплено за директором підприємства. Тож саме він є відповідальним за проведення інвентаризації.
Якщо ж інвентаризація пройшла несвоєчасно або неякісно, відповідальну особу оштрафують.
При цьому розмір штрафу варіює у межах, встановлених статтею 164-2 Кодексу України про адміністративні порушення: від 8 до 15 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, тобто від 136 до 255 грн. Якщо протягом року порушника вже було притягнуто за подібні порушення, штраф дещо більший: від 10 до 20 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. У грошовому виразі це становить від 170 до 340 грн.
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
