Насамперед варто пам’ятати, що первинні документи є основою для підтвердження господарських операцій. А тому важливо розуміти, якими мають бути «ідеальні» первинні документи та як виправити допущені в них помилки.
Вимоги до первинних документів
Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинний документ. Це документ, який містить відомості про господарську операцію та має обов’язкові реквізити, як-от:
- назва документа (форми);
- дата складання;
- назва підприємства, від імені якого складено документ;
- зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
- особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у господарській операції (ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV).
Нагадаємо, що донедавна до обов’язкових реквізитів первинного документа відносили ще й місце його складання. Але це вже в минулому.
Власне первинні документи можуть бути створені як у письмовій, так і в електронній формі. У разі створення первинки в електронному вигляді потрібно дотримувати вимог Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 № 851-IV (далі — Закон № 851). Також має бути технічна можливість на вимогу контролюючих, судових органів та контрагентів надавати копії документів на паперовому носії.
Господарські операції можна документувати або на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади, або на самостійно виготовлених підприємствами бланках. Але ці бланки мають містити обов’язкові реквізити типових або спеціалізованих форм (п. 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88).
Водночас не можна самостійно виготовляти форми первинних документів, для яких законодавство передбачає бланки суворої звітності.
Документують операції
на бланках типових і спеціалізованих форм або на самостійно виготовлених з використанням обов’язкових реквізитів
Крім того, до певних видів первинних документів встановлені додаткові вимоги. Це, зокрема, первинка на касові і банківські операції, рух цінних паперів, товарно-матеріальних цінностей та інших об’єктів майна. Вимоги до цих документів передбачені іншими нормативно-правовими актами.
Перевірка документів на наявність помилок
Щоб не допустити помилок, первинні документи мають обов’язково перевіряти за формою і змістом працівники, які ведуть бухгалтерський облік (у межах компетенції). Вони перевіряють наявність у документі обов’язкових реквізитів та відповідність господарської операції чинному законодавству у сфері бухобліку, логічну ув’язку окремих показників.
У разі виявлення невідповідності такі документи з письмовим обгрунтуванням передають керівникові підприємства. До письмового рішення керівника ці документи до виконання не приймають.
Первинні документи, що пройшли обробку, повинні мати позначку, яка унеможливлює їх повторне використання. За ручної обробки — дату запису в обліковий регістр, за обробки на обчислювальній установці — відтиск штампу оператора, відповідального за їх обробку, або позначку, придатну для її оброблення електронними засобами.
Усі документи, які додають до прибуткових та видаткових касових ордерів, а також документи, що стали підставою для нарахування заробітної плати та інших подібних виплат, підлягають обов’язковому погашенню штампом або ручним надписом «Одержано» чи «Сплачено» із зазначенням дати (числа, місяця, року).
Порядок виправлення помилок
Попри контроль за правильністю складання первинних документів, працівники все ж припускаються помилок — з різних причин, зокрема й через великий документообіг.
Деякі з них виправляють за встановленими правилами. У деяких первинних документах виправлення не допускаються взагалі.
Так, помилки в первинних документах та облікових регістрах, що створені ручним способом, виправляють коректурним способом. Тобто неправильний текст або цифри закреслюють і над закресленим пишуть правильний текст або цифри. Закреслюють однією рискою. При цьому виправлене має бути розбірливим і зрозумілим.
Помилки за минулий звітний
період в облікових регістрах виправляють способом сторно шляхом складання бухдовідки
Водночас помилки в облікових регістрах за минулий звітний період виправляють способом сторно. Такий спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки. До неї заносять:
- помилку (сума, кореспонденція рахунків) червоним чорнилом чи пастою кулькових ручок або зі знаком «мінус»,
- правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) чорнилом, пастою кулькових ручок темного кольору;
- причину помилки, посилання на документи та облікові регістри, в яких допущено помилку.
Таку довідку підписують працівник, який її склав, та головний бухгалтер після перевірки.
Внесення цих даних до облікового регістру в місяці, у якому виявлено помилку, ліквідує неправильний запис і відображає правильну суму та кореспонденцію рахунків бухгалтерського обліку. Виправлення помилки має бути обумовлено написом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей документ, із зазначенням дати виправлення.
Зауважимо, що в документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається.
Наведемо практичні випадки виправлення помилок в обліку, допущених поточного року (див. Приклади 1 і 2).
Як виправити: ► недонараховану зарплату ► недоплату відпускних, лікарняних, декретних ► переплату ► помилкові базу та суму ЄСВ
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
