Цілком зрозуміле бажання деяких керівників списувати паливо за показниками GPS-навігаторів. За уставленою практикою на підприємствах списують паливо на підставі подорожніх листів та норм витрат палива, визначених з урахуванням базових лінійних норм і системи коригувальних коефіцієнтів, встановлених у Нормах витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджених наказом Мінтрансу від 10.02.1998 № 43 (далі — Норми № 43). Але чи можна замінити такий спосіб списання палива показниками GPS-навігатора? Чи GPS-навігатор придатний лише для управлінського контролю? Аби відповісти на ці запитання, проаналізуємо значення подорожніх листів і прийнятих підприємством норм списання палива.
Гость, терміново потрібна відповідь?
Як документують списання палива
Свого часу, аби привести законодавство у відповідність до Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо усунення надмірного державного регулювання у сфері автомобільних перевезень» від 05.11.2011 № 3565-VI, з текстів Законів України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2011 № 2344-III та «Про дорожній рух» від 30.06.1993 № 3353-XII було вилучено посилання на подорожні листи для автотранспортних засобів, а форми подорожніх листів скасовано. Зокрема, йдеться про скасовані подорожні листи легкового автомобіля (типова форма № 3), форму якого визначав наказ Держкомстату від 17.02.1998 № 74, та вантажного автомобіля (типова форма № 2-ТН), форму якого визначав наказ Мінтрансу та Мінстату 29.12.1995 № 488/346.
Типові форми подорожніх листів скасували, але ж залишилась потреба у первинних документах. Адже саме первинний документ з обов’язковими реквізитами, визначеними у статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV, фіксує факт здійснення господарської операції. Як вихід із цієї ситуації Мінінфраструктури запропонувало суб’єктам господарювання використовувати скасовані типові форми подорожніх листів або розробити власні форми (лист Мінінфраструктури від 23.04.2013 № 4492/25/10-13).
Тому підприємства наразі продовжують використовувати скасовані типові форми подорожніх листів легкового та вантажного авто. А за потреби на їх основі розробляють власні форми з усіма обов’язковими реквізитами первинних документів. Як правило, у цьому випадку форми типових подорожніх листів доповнюють додатковими рядками, необхідними для суб’єктів господарювання. Зауважимо, що з таким документуванням списання палива погоджуються й податківці (лист ДФС від 02.11.2015 № 23178/6/99-99-19-02-02-15).
Використовуючи скасовані типові форми подорожніх листів або ж власнорозроблені форми, підприємства, як і раніше, проставляють у них дані про рух палива, пробіг транспортного засобу та витрати палива (фактичні та за нормою).
Увага: скасовані типові форми подорожніх листів легкового та вантажного автомобілів можна використовувати для списання палива
Дані про пробіг відповідно до скасованих типових форм подорожніх листів визначають за показниками спідометра до виїзду з гаража та після повернення. Хоча правильно говорити, що пробіг транспортного засобу визначають за показниками одометра. Позаяк саме цей пристрій і вимірює відстань, яку пройшов транспортний засіб. А от спідометр визначає швидкість руху транспортного засобу. Інша справа, що шкала одометра практично на всіх транспортних засобах інтегрована в шкалу спідометра. Тому свого часу під час розробки форми подорожніх листів визначили, що кілометраж визначають за даними спідометра.
Дані про фактичні витрати палива визначають за показниками датчиків рівня палива у баку або за допомогою спеціальних вимірювальних приладів визначення обсягу палива.
Тож обладнано транспортний засіб GPS-навігатором чи ні, а для списання палива доведеться складати подорожні листи чи інші первинні документи з усіма обов’язковими реквізитами і дані про пробіг та фактичні витрати палива для його заповнення брати за показниками відповідних пристроїв.
Читайте продовження статті
Гость, терміново потрібна відповідь?
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
