бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Списання палива — складна ділянка бухгалтерського обліку, до якої завжди проявляє цікавість податкова, так як знає, що тут майже завжди можна «щось» знайти. У огляді розповімо про норми витрат пального, їх застосування, документальне оформлення, подорожні листи, акт списання палива зразок заповнення, проводки
Одразу згадаємо про Норми відМінтранспорту, які затверджені його наказом від 10.02.1998 № 43 (далі – Норми № 43). Вони містить норми витрат паливно-мастильних матеріалів (ПММ) на автотранспорті., враховують базовий лінійний пробіг автомобіля по різним маркам і різним видам палива (бензин, ДП, газ) та різні підвищуючі коефіцієнти: робота в холодних умовах, робота в міських умовах, використання причепа, маса вантажу тощо.
Формально Норми № 43 є лише рекомендаційними, так як документ не має реєстрації Мін’юсту, а тому не є нормативно-правовим актом. Однак Мінінфраструктури (колишній Мінтранс) неодноразово вказував на обов’язковість їхнього використання усіма суб’єктами господарювання, наприклад у листі Мінінфраструктури від 17.02.2014 № 1545/25/10-14. Податківці у своїх роз’ясненнях теж вважаються Норми № 43 обов’язковими, наприклад у листі ДФС від 09.06.2015 № 11999/6/99-99-19-01-01-15. Краще з ДПС не сперечатися у цьому відношенні, так як:
взагалі без затверджених внутрішніх норм обійтися не вийде. Суб’єкт господарювання повинен мати хоча б якісь норми на рівні внутрішньо затвердженого положення розробити доведеться. Інакше податківці визнають списання пального негосподарськими витратами з відповідними наслідками, наприклад донарахування ПДВ. І нема ніякого сенсу винаходити велосипед самостійно, який не буде 100%-ковим захистом від ДПС. Певні відхилення через технічний стан автомобіля можна обґрунтувати і в межах діючих норм Мінтрансу;
високий ризик того, що відстоювати правильність власних норм доведеться через суд. Виняток тільки одна ситуація – у нормах Мінтрансу немає потрібного автомобіля, а тому треба було розробити й затвердити власні тимчасові норми.
Отже, Норми № 43 обов’язкові і треба їх дотримуватися. І стосуються вони не тільки підприємств, але й ФОП, в першу чергу, загальносистемникам, яким теж треба підтверджувати свої витрати.
Маєте автомобіль на підприємстві та використовуєте його для службових потреб? Підкажемо, якими документами підтвердити витрати на придбання та використання пального. Щоб уникнути донарахування податків і штрафів, перевірте, чи всі потрібні документи склали
Якщо підприємство витратило пальне понад норму, то навіть за наявності первинних документів щодо придбання і списання такого палива ці понаднормові витрати вважаються такими, що не стосуються господарської діяльності. Вважається, що паливо було використано для власних потреб. При понаднормовому витрачанні палива треба:
треба нарахувати компенсуюче податкове зобов’язання з ПДВ у звітному періоді, в якому виникла понаднормова витрата (пп «г» п. 198.5 ПКУ). Сума такого зобов’язання = сумі податкового кредиту, що був показаний при придбанні такого понаднормово витраченого палива. Таким чином, базою нарахування ПДВ є вартість придбання понаднормового палива без ПДВ (п. 189.1 ПКУ);
зареєструвати відповідну податкову накладну. Нагадуємо, що термін реєстрації таких компенсуючих податкових накладних становить 20 к. днів (після закінчення місяця, у якому вони були складені).
Увага:при понаднормовій витравці ПММ слід нарахувати компенсуюче податкове зобов’язання з ПДВ.
Однак понаднормові виплати палива не впливають на визнання витрат в обліку податку на прибуток. Справа в тому, що податок на прибуток розраховується за правилами бухобліку, а там понаднормові витрати – це все одно витрати й податкових різниць тут немає. Отже, як у малодоходника, так і великодоходника нічого коригувати не потрібно. Дана позиція підтверджуються листом ДФС від 20.01.2017 № 1186/6/99-99-02-02-15.
Увага:понаднормові витрати палива не впливають на податок на прибуток, але можуть спричинити донарахування ПДВ.
Однак краще перевитрат пального не допускати. Окрім проблеми з оподаткуванням додаткового блага може бути ще одна – акцизний податок (ІПК ДФС від 31.05.2019 № 2501/6/99-99-15-03-03-15/ІПК). ДПС може втрату підакцизного товару – пального – може ще й розглянути як об’єкт оподаткування акцизом за пп. 213.1.6 ПКУ. Як наслідок, вимога реєструватися платником акцизу.
Увага:пальне – це підакцизний товар. Систематичні й значні перевитрати можуть ще й спровокувати й вимогу податківців реєструватися платником акцизу.
Чи треба норми неплатникам ПДВ та єдиноподатникам
Таке питання постає, так як компенсуючих податкових зобов’язань з ПДВ у неплатників бути не може, а у спрощенців витрати на єдиний податок не впливають. Навіщо тоді їм норми списання ПММ?
Потрібні. І ось чому: норми № 43 виконують, в першу чергу, контрольну функцію, щоб водії не «зливали» паливо та інші ПММ. Якщо їх узагалі немає, то у ДПС розв’язуються руки вважати всі витрати пального понаднормативними. Особливо, ще й при відсутності первинних документів з обліку та списання ПММ. На оподаткування це не вплине, але податківці можуть тоді взятися за доведення існування додаткового блага у працівників-водіїв.
Таблиця даних, яку врахували податківці, є однією з ознак безумовної реєстрації податкових накладних. Але останнім часом платникам не часто вдається отримати відповідь про врахування. У статті знайдете рішення, що робити, якщо отримали відмову податківців врахувати таблицю даних
Коли все ж таки треба затвердити «свої» норми витрат пального
У повсякденному житті бувають ситуації, коли Норми № 43 не містять потрібної господарської ситуації, а тому їх не застосуєш. Це такі випадки:
придбали дуже новий автомобіль, інший транспортний засіб, який просто відсутній у мінтрансівських нормах;
переобладнали уже існуючий автомобіль, що є в мінтрансівських нормах, на ГБО (газобалонне обладнання). Норми № 43 витрати газу містять тільки по уже обладнаних з заводу на газ автомобілях. Доведеться користуватися спеціальним переведенням, наприклад бензин рахується у пропорції 1:1,25 (лінійна норма 10 л бензину = 12,5 л газу/100 км);
провели певну модифікацію автомобіля і перейшли на якісь більш екзотичні види палива чи почали використовували певні суміші палива з іншими горючими речовинами. Наприклад, суміш «бензин + водень», біопаливо, якимось чином змогли поставити електродвигун та інша екзотика;
автомобіль взагалі індивідуально виготовлений (переобладнаний з іншого транспортного засобу). Такого в принципі не може навіть бути в Нормах № 43.
Однак це все спроби логічно виправдати відсутність норм на автомобіль. У Нормах № 43 відсутні норми щодо багатьох популярних насьогодні автівок: Nissan Qashqai, Nissan X-Trail, Nissan Rogue, Ford Fusion, Ford Kuga, Ford Escape, Ford Fiesta, Mazda CX-5, Mazda CX-7, Volkswagen Amarok, Volkswagen Tiguan, Hyundai Elantra, Hyundai Santa Fe, Hyundai ix30, Hyundai ix35, Honda CR-V, Mitsubishi ASX. Повністю відсутні такі бренди, як Acura, Infiniti. І це не диво, так як норми оновлювалися аж 24.01.2012.
Крім того, є ще одна проблема – нові покоління моделей автівок більш економні, ніж їх попередники, а в Нормах № 43, наприклад є тільки Ford Focus без указання покоління випуску.
Отже, слід подбати про тимчасові норми списання ПММ, якщо є такі автівки. Затвердити їх слід внутрішнім наказом.
Як затвердити власні норми списання пального, якщо є така потреба
Варіантів може бути три:
розробити тимчасові норми на основі схожого технічно і конструктивно транспортного засобу з існуючих Норм № 43;
розробити тимчасові норми на основі власних замірів витрачання пального. Для цього треба призначити комісію фахівців (водій, механік, інженер і т.д.) та провести заміри витрачання пального. Заміри – це коли заливають повний бак та їздять з певною швидкістю й дивляться, на скільки вистачить такого палива. Далі простою арифметикою можна порахувати лінійну норму витрачання пального. Наприклад, залили 5 л пального, якого вистачило на 50 км. Отже лінійна норма = 5/50×100 = 10 л/100 км. Звичайно, що по результатам таких експериментів треба оформити Акт у довільній формі (в основу можна взяти Додатки Е, Ж з Норм № 43). Усі виміри краще робити через вибуття з баку автомобіля, а не за показниками приладів обліку самого автомобіля – так надійніше;
звернутися до науково-дослідного інституту Мінінфраструктури – ДержавтотрансНДІпроект(підстава – пп. 2.1.5 розд. 2 Норм № 43). Вони розроблять тимчасові індивідуальні норми витрат пального. Індивідуальні – це значить, що вони чинні тільки для того суб’єкта господарювання, який звертався за розробкою й не можуть бути використані іншими. Щоправда, розробка – за гроші. Такі індивідуальні норми будуть діяти до появи офіційних в Нормах № 43. Для ДПС такі норми, що розробив держорган – аргумент 100%.
Увага:за відсутності норм на новий автомобіль надійніше звернутися за їхньою розробкою до ДержавтотрансНДІпроект.
Списання палива при вантажних перевезеннях документальне оформлення 2023
Попри відміну офіційно затверджених первинних документів на списання пального ДПС усе одно бажає документального оформлення. У цьому можна переконатися у листі ДФС від 02.11.2015 № 23178/6/99-99-02-02-15.
Підприємствам не залишається нічого, як впроваджувати «свої» форми первинних документів. У ситуації вантажних перевезень зручним може бути той же подорожній лист. Причина його поширення у тому, що дорожній лист раніше входив до переліку документів, які необхідні для перевезення вантажів автотранспортом у внутрішньому сполученні, якщо вантажоперевезення здійснює юрособа, – як на замовлення, так і для власних потреб (п. 1 і п. 2 Переліку документів, необхідних для здійснення перевезення вантажу автомобільним транспортом у внутрішньому сполученні, який затверджений постановою Кабміну від 25.02.2009 № 207, але втратив чинність 04 лютого 2022 року). Через це є підприємства, які й надалі застосовують подорожні листи, попри їхню відміну.
Подорожній лист – це єдиний документ, який може підвередити роботу автомобіля і такі технічні нюанси, як робочий пробіг, кількість палива до та після поїздки та кількість залитого палива. Заповнення здійснюється водієм на основі показників одометра та датчика рівня палива в автомобілі. Взяти його форму можна уже готову з «недіючих» нормативних документів. Для вантажних автомобілів – це наказ Мінтрансу від 29.12.1995 № 488/346.
Увага: подорожні листи слід затвердити наказом по підприємству, так як вони чинним законодавством не вимагаються.
Дані подорожні листи цілком можна модернізувати: прибрати зайві та ввести потрібні реквізити. Такі розроблені документи мають відповідати ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік. Однак перестаратися тут не варто, так як деякі реквізити можуть бути й потрібні. Наприклад, для пасажирських автобусів обов’язковим є медобстеження з відміткою у подорожній лист (за його наявності) і прибирати реквізит про лікаря таким підприємствам не треба (п. 4.6 Положення з наказу МОЗ від 31.01.2013 № 65).
Подорожні листи оформляються щодня. У кінці дня водії мають здавати їх на підприємство. Виняток, це тільки водії, робота яких носить роз’їзний характер. Вони уже здають подорожні листи, коли повернуться.
Зверніть увагу, що списувати слід саме за використання пального у баку автомобіля. Саме ж заливання пального у бак не є витрачанням палива.
Чи треба ще щось? Для незначних обсягів перевезень подорожніх листів цілком достатньо. Однак, як варіант, ще можна додатково здійснити узагальнення інформації подорожніх листів і скласти за місяць (тиждень) на підставі подорожніх листів акт на списання палива (або відомість списання пального, бухгалтерську довідку тощо). Такий зведений документ цілком доречний і полегшить бухгалтеру систематизацію існуючих подорожніх листів. Однак, якщо вантажний автотранспорт підприємством використовується не часто, то ніякої потреби в актах на списання пального немає. Можна тоді й без них. Подорожні листи, до речі, теж можна виписувати не щодня, а на тиждень чи місяць – тоді сенс у акті на списання пального втрачається.
Розрахунок фактично використаного пального здійснюємо за формулою:
Фактична витрата пального = Залишок у баку на початок + Заправка – Залишок у баку на кінець
За якими документами списувати пальне для легкових автомобілів
Про те, що списання пального на витрати має відбуватися на підставі певного власне розробленого і затвердженого первинного документа, який підтверджує фактичне витрачання пального і міститиме обов’язкові реквізити, передбачені ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, говорить лист Мінфіну «Про документування списання пального» від 15.05.2020 № 35220-07-10/14347. Рекомендованої назви такого документа Мінфін не визначив.
Отже, можна використати, наприклад, акт на списання пального чи паливно-мастильних матеріалів. Такий акт відрізняється від акту списання пального на підставі подорожніх листів тим, що є самостійним документом. У такому самостійному акті на списання палива зазначаються кількість витраченого палива та його вартісна оцінка. Виходить, що такий акт усе одно наслідує за змістом подорожній лист, а отже, останній можна взяти в основу для розробки акту (див. вище про вантажні автомобілі). Однак треба врахувати специфіку легкового автотранспорту, зокрема відсутність необхідності у таких показниках, як вага вантажу. За основу можна взяти, наприклад, типову форму з уже недіючого наказу Держкомстату від 17.02.1998 № 74, що містить форму подорожнього листа для легкового автомобіля. Таку розроблену форму акта чи подорожнього листа треба затвердити внутрішнім документом.
Однак сам акт на списання пального (подорожній лист) не дозволить розрахувати вартість списаного пального, так як містить лише кількісні показники. Через це знову ж, як і для вантажних автомобілів, треба певний узагальнюючий документ, яким може бути відомість списання пального (чи бухгалтерська довідка).
Підприємства дедалі частіше отримують запити від податкової з вимогою надати інформацію про певну операцію і всі документи до неї. Радимо до таких запитів ставитися серйозно і в жодному разі їх не ігнорувати. З’ясуємо, як підготувати відповідь на запит податківців і при цьому уникнути ризиків
Можна використати й раніше згадану систему назв документів:
подорожній лист легкового автомобіля;
акт на списання пального. У такому разі акт є узагальнюючим за подорожніми листами.
Тобто можна кілька варіантів внутрішніх документів на списання палива:
Варіант 1. Акт на списання пального + відомість на списання пального (узагальнююча по актам);
Варіант 2. Подорожній лист легкового автомобіля + акт (відомість) на списання пального (узагальнюючий по подорожнім листам). Більш традиційний
Обрані назви для документів не змінюють їхнього змістового наповнення. Однак перший документ в обох варіантах – подорожній лист (акт) – обов’язково має бути, так як жодна відомість, фіскальні чеки РРО при придбанні пального не доводять факту його використання у господарській діяльності платника податку, а також не дозволяє проконтролювати дотримання норм списання пального.
Все треба затвердити певним внутрішнім наказом по підприємству, наприклад можна розробити Положення про списання пального. У ньому ж закріпити й норми списання палива для автомобілів, зокрема відсутні у Наказі № 43.
Документальне оформлення перевитрати
Якщо сталася перевитрата, то від водія бажано отримати письмове пояснення причин. Ця формальність потрібна для нього ж, аби не вважати таке пальне додатковим благом. За умови отримання «господарських причин» у письмових поясненнях (агресивний стиль водіння, нераціональний маршрут, технічний стан автівки, низький тиск повітря в шинах) бухгалтер отримує обкутування перед податківцями, чому не було оподатковане додаткове благо. Якщо ж пояснень немає – це вважається нецільове використання пального, іншими словами «злив» пального водієм. Тоді їх слід оподаткувати як додаткове благо, якщо водій не компенсує.
При значній перевитраті навіть за наявності пояснень краще оподаткувати як додаткове благо або домовитися про відшкодування пального водієм (код «126» у Додатку 4ДФ).
У будь-якому разі (за наявності письмових пояснень і без) – у платників ПДВ нараховується компенсуюче податкове зобов’язання з ПДВ.
Увага:уникайте перевитрат. За їх появи можливі проблеми з обліком ПДВ, оподаткування додаткового блага у працівника.
Допоможемо відкоригувати ПДВ-звітність, якщо загубили ПДВ-зобов’язання, не зазначили в Декларації постачання, звільнені від ПДВ, та не задекларували надходження товарів без ПДВ
Приклад списання ПММ.Встановлена Нормами № 43 лінійна норма списання бензину на легковий автомобіль Ford Focus (обсяг двигуна: 1 596 см3, бензин, 5 дв.-хетчбек) – 6,8 л / 100 км. Є такі підвищувальні коефіцієнти:
робота в міських умовах (м. Київ) – 15%;
використання кондиціонера для охолодження вище 30C включно – 9% (максимальна норма – 10%).
Автомобіль проїхав у червні 2023 року 190 км.
Сумарний підвищувальний коефіцієнт: 9 + 15 = 24%.
Формула розрахунку норми витрат така:
Норма витрати пального = 0,01 ×базова лінійна норма (л/100 км) × пробіг (км) × (1+0,01×сумарний підвищувальний коефіцієнт)
Норми витрати для такого автомобіля будуть:
0,01 × 6,8 × 190 км × (1 + 0,01 × 24) = 12,92 × 1,24= 16,02 л
Таким чином, навіть якщо витрачено було фактично 17 л бензину, то по нормі у червні 2023 року можна списати лише 16,02 л. Решта (0,92 л) буде понаднормове використання. Однак є ще можливість підняти норму по кондиціонеру до максимальної – 10%. Тоді Сумарний підвищувальний коефіцієнт стає 10 +15 = 25%. Перераховуємо норму витрат:
0,01 × 6,8 × 190 км × (1 + 0,01 × 25) = 16,15 л
Понаднормова втрата палива тоді дещо зменшилась – 0,85 л (= 17 – 16,15).
Загальні формули до розрахунку витрати пального можна знайти в розділі 4 Норм № 43.
У системі «Експертус Головбух» бухгалтер завжди може отримати швидку і точну відповідь на своє професійне запитання. Кожне рішення, запропоноване Системою, є актуальним і своєчасним. Цим вона і унікальна.
Хочемо вас порадувати — дати безплатний демодоступ до Системи
Наводимо перелік найбільш вживаних коригуючих коефіцієнтів з Норм № 43 у таблиці нижче.
Ситуація
Максимальний коефіцієнт, %
охолодження салону автомобіля (кондиціонер або установка «клімат-контроль»)
10
робота в межах міста, поселенні міського типу за наявності регульованих перехресть
5
робота в обласних центрах (див. перелік у пп. 3.1.4 Норм № 43)
10
робота в межах міст Дніпропетровськ, Донецьк, Запоріжжя, Київ, Львів, Одеса, Харків
15
коригуючі коефіцієнти через вік автомобіля (користуватися можна лише у мінімальному значені та документально слід обґрунтувати їх необхідність, довести факт того, що автівка проходила регулярне технічне обслуговування), див. пп. 3.1.10 Норм № 43
Якщо на автівку встановили газобалонне обладнання (ГБО) потрібно:
перереєструвати автівку у МРКЕО та вписати його у техпаспорт;
затвердити наказом тимчасову лінійну норму списання газу – на основі коригування лінійної норми рідкого палива. Норми такі: бензин – стиснений природний газ (1:1), бензин – скраплений нафтовий газ (1: 1,25), дизпаливо – стиснений природний газ (1:0,92). Див. пп. 2.1.4 Норм № 43.
Або ж слід подати заявку на розрахунок норми у ДержавтотрансНДІпроект.
Списання пального проводки
Рекомендуємо мати окремі субрахунки для обліку пального на рахунку 203 «Паливо»:
2031 – ПММ автомобілі;
2032 – ПММ на складі.
Звичайно, якщо підприємство має певний запас ПММ на складі.
Типові бухгалтерські проведення зі списання палива на підприємстві наведено у таблиці нижче.
