Перш ніж розглядати порядок повернення зайво отриманих від Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — Фонд) сум допомоги з тимчасової непрацездатності, нагадаємо, у якому порядку отримують ці кошти роботодавці.
Проводка: нарахування по лікарняних
Підставою для фінансування страхувальників робочими органами відділень Фонду є оформлена за встановленим зразком заява-розрахунок, що містить інформацію про нараховані застрахованим особам суми матеріального забезпечення за їх видами (абз. 2 ч. 1 ст. 21 Закону України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 № 2240-III; далі — Закон № 2240).
Районні, міжрайонні, міські виконавчі дирекції відділень Фонду здійснюють фінансування страхувальників-роботодавців протягом десяти робочих днів після надходження заяви.
Страхувальник-роботодавець для отримання фінансування від Фонду соцстраху відкриває окремий поточний рахунок для зарахування страхових коштів у банках у порядку, встановленому НБУ (ч. 2 ст. 21 Закону № 2240).
Страхові кошти, зараховані на такий рахунок, можуть бути використані страхувальником винятково на надання матеріального забезпечення та соціальних послуг застрахованим особам.
Як повернути Фонду зайво отримані кошти на виплату лікарняних?
У разі якщо сума отриманих страхувальником від Фонду страхових коштів перевищує фактичні витрати на надання матеріального забезпечення, невикористані страхові кошти повертаються до робочого органу Фонду, який здійснив фінансування, протягом трьох робочих днів (абз. 4 ч. 1 ст. 21 Закону № 2240).
Фонд повідомив, що зайво отримані суми мають бути повернені на рахунок органу відділення Фонду, з якого здійснювалося фінансування, протягом трьох робочих днів після виплати допомоги застрахованим особам за рахунок отриманих від Фонду коштів, але не пізніше трьох робочих днів після найближчого від отримання коштів Фонду терміну виплати зарплати у страхувальника (лист ФСС з ТВП від 05.04.2011 № 01-16-755). У зазначеному листі Фонд уточнював, що повертати зайві кошти слід на рахунок зворотного фінансування робочого органу Фонду, що здійснив фінансування (лист ФСС з ТВП від 31.03.2011 № 01-16-707).
Повернення коштів фонду соціального страхування
Якщо страхувальником самостійно виявлено помилку в поданій заяві-розрахунку, потрібно надіслати до Фонду лист із детальним змістом цієї помилки, обов’язково зазначивши:
- код ЄДРПОУ;
- реєстраційний номер;
- назву страхувальника;
- вхідний номер та дату заяви-розрахунку;
- серію та номер листка непрацездатності;
- П.І.Б. застрахованої особи.
У разі дотримання зазначених термінів повернення коштів фінансові санкції, передбачені статтею 30 Закону № 2240, не застосовуються. У випадку порушення триденного терміну повернення зайво отриманих від Фонду коштів страхувальник повинен сплатити штраф у розмірі 10% суми несвоєчасно повернених страхових коштів та пеню у розмірі 0,1% від суми несвоєчасно повернених страхових коштів, розраховану за кожний день прострочення платежу.
Отже, у разі виявлення помилки не варто чекати наступного фінансування з Фонду. Зайві суми фінансування краще одразу після виплати лікарняних повернути на рахунок робочого органу Фонду. Проте, якщо помилок в обчисленні лікарняних припускалися протягом тривалого часу, фінансових санкцій підприємству уникнути важко.
Якщо навпаки, страхувальником встановлено суму недоїмки за листком непрацездатності, то сума (дні за наявності) відображаються в заяві-розрахунку окремим рядком із зазначенням усіх необхідних реквізитів на лікарняному, за яким потрібно доплатити.
Чи можна зайво виплачені суми утримати, а недоплачені суми виплатити застрахованим особам?
Відповідно до пункту 1 частини 2 статті 127 Кодексу законів про працю України (КЗпП) для повернення сум, зайво виплачених внаслідок лічильних помилок, роботодавець має право видати наказ (розпорядження) про утримання не пізніше одного місяця з дня закінчення терміну, тобто з дня виплати неправильно обчисленої суми.
Але при цьому слід врахувати, що утримання із заробітної плати можуть проводитися лише у випадках, передбачених законодавством. Під час кожної виплати заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20% (у окремих випадках 50%) заробітної плати, що належить до виплати працівникам (ст. 26 Закону України «Про оплату праці» від 24.03.1995 № 108/95-ВР).
Крім того, згідно з частиною 24 постанови Пленуму ВСУ «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.1999 № 13 до лічильних помилок належать неправильні обчислення, дворазове нарахування заробітної плати за один і той самий період тощо. Не можуть вважатися лічильними помилками такі, що не пов’язані безпосередньо з процесом обчислення. Інакше кажучи, якщо помилки виникли у разі помилкового застосування законів та інших нормативно-правових актів, вони не можуть вважатися лічильними.
У цьому випадку працівник може добровільно повернути зайво отримані суми на підставі проведеного перерахунку лікарняних з одночасним сторнуванням нарахованого (утриманого) ЄСВ, утриманого ПДФО та військового збору.
Інакше роботодавець може звернутися із зазначеними вимогами до суду (ч. 3 ст. 233 КЗпП) протягом одного року з дня виникнення права на утримання відповідних сум.
Якщо суми потрібно повернути працівникам, то після проведення перерахунку, подання заяви-розрахунку та отримання коштів від Фонду, підприємство має провести відповідну доплату з нарахуванням та утриманням податків і зборів із сум виплаченого доходу.
Що стосується звільнених співробітників, то слід врахувати таке. Звільнення працівника, який захворів у період роботи, не позбавляє його права на оплату листка непрацездатності, оскільки право на матеріальне забезпечення у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності виникає з настанням непрацездатності в період роботи, включаючи і день звільнення (абз. 2 ч. 1 ст. 4 Закону № 2240). Це правило можна застосувати і в разі доплати за лікарняним листком працівникам, що звільнилися.
Щодо зайво виплачених сум за лікарняним, то згідно із статтею 47 і статтею 116 КЗпП власник або уповноважений ним орган зобов’язаний у день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку і здійснити з ним розрахунок у день звільнення. Тому вирішення цього питання можливе лише в судовому порядку.
Чи можливе відшкодування зайво нарахованих лікарняних винною особою?
Особливості відшкодування збитку бухгалтером Мінпраці роз’яснило в листі від 02.04.2010 № 65/06/186-10.
На працівників, які перебувають у трудових відносинах з підприємством, поширюються норми трудового законодавства, у т. ч. щодо матеріальної відповідальності.
Відповідно до статті 130 КЗпП працівники несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну підприємству, установі, організації внаслідок порушення покладених на них трудових обов’язків.
При покладенні матеріальної відповідальності права і законні інтереси працівників гарантуються шляхом встановлення відповідальності лише:
- за пряму дійсну шкоду;
- у межах і порядку, передбачених законодавством;
- за умови, коли така шкода заподіяна підприємству, установі, організації винними протиправними діями (бездіяльністю) працівника.
Така відповідальність, як правило, обмежується певною частиною заробітку працівника і не повинна перевищувати повного розміру заподіяної шкоди, за винятком передбачених законодавством випадків.
Працівник, який заподіяв шкоду, може добровільно покрити її повністю або частково.
Відповідно до статті 132 КЗпП працівники несуть матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку. За цим правилом притягується до матеріальної відповідальності бухгалтер підприємства.
Якщо на підприємстві є посада головного бухгалтера, який очолює самостійний структурний підрозділ, то відповідальність цієї категорії працівників настає відповідно до пункту 2 статті 133 КЗпП за шкоду, заподіяну зайвими грошовими виплатами у розмірі заподіяної з їх вини шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку.
Тобто роботодавець має право покрити шкоду від неправильно обчислених сум лікарняних за рахунок винної особи — бухгалтера, але лише в межах його середньомісячного заробітку.
Як відобразити виправлення у звітності?
ЄСВ
Відповідно до пункту 4.9 Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування (далі — Порядок № 454) нараховані за дні тимчасової непрацездатності суми виплат відображаються в окремих рядках таблиці 6 додатка 4 Звіту про суми нарахованої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення, допомоги, компенсації) застрахованих осіб та суми нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування до органів доходів і зборів (далі — Форма № Д4) з кодом категорії застрахованої особи «29» у полі відповідного місяця лише в сумі, що припадає на місяць.
Також при відображенні сторнованих сум лікарняних, нарахованих у попередніх періодах, допускається внесення від’ємних значень сум нарахованої заробітної плати (доходу) у таблиці 6 Форми № Д4 (п. 4.9 Порядку № 454).
Якщо суми лікарняних доплачують, то така доплата відображається також у поточному звіті. Згідно з пунктом 4.9 Порядку № 454 суми нарахованої заробітної плати за попередні періоди включаються до заробітної плати місяця, у якому здійснено такі донарахування.
Доплату відображатимуть окремим рядком у таблиці 6 Форми № Д4 із зазначенням у реквізиті 11 місяця і року, за який проведено нарахування, а також зазначенням коду категорії застрахованої особи «29».
Водночас слід врахувати, що в разі несвоєчасної (чи не в повному обсязі) сплати ЄСВ до платника застосовуються фінансові санкції, передбачені пунктом 2 частини 11, частиною 10 статті 25 Закону України від 08.07.2010 № 2464-VI.
За несплату, неповну сплату або несвоєчасну сплату суми ЄСВ накладається штраф у розмірі 10% несплачених чи несвоєчасно сплачених сум ЄСВ. На суму недоїмки нараховується пеня з розрахунку 0,1% суми недоплати за кожний день прострочення.
Крім того, за порушення порядку нарахування, обчислення та строків сплати ЄСВ посадові особи платників ЄСВ несуть адміністративну відповідальність згідно зі статтею 1651 Кодексу України про адміністративні правопорушення у вигляді штрафу:
- за несплату або несвоєчасну сплату ЄСВ, у т. ч. авансових платежів, у сумі, що не перевищує 300 нмдг, — від 25 до 50 нмдг (від 425 до 850 грн.). За повторні дії особи, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за такі порушення, — від 100 до 300 нмдг (від 1700 до 5100 грн.);
- за несплату або несвоєчасну сплату ЄСВ, у т. ч. авансових платежів, у сумі більше 300 нмдг — від 50 до 100 нмдг (від 850 до 1700 грн.). За повторні дії особи, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за такі порушення, — від 100 до 300 нмдг (від 1700 до 5100 грн.).
ПДФО
Щодо ПДФО, то в разі виявлення помилки роботодавцеві, який є податковим агентом, слід провести перерахунок сум доходів, нарахованих платникові податків у вигляді заробітної плати (пп. 169.4.3 Податкового кодексу України, ПК).
Результати перерахунку відображаються роботодавцем у формі № 1ДФ. Якщо в результаті здійсненого перерахунку виникає недоплата ПДФО, то сума такої недоплати стягується роботодавцем за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць. У разі недостатності суми такого доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців, до повного погашення суми такої недоплати (пп. 169.4.4 ПК).
Якщо внаслідок здійсненого перерахунку виникає переплата ПДФО, то на її суму зменшується сума нарахованого податкового зобов’язання платника податку за відповідний місяць. У разі недостатності такої суми — зменшується сума податкових зобов’язань наступних податкових періодів, до повного повернення суми такої переплати.
Згідно з пунктом 127.1 ПК штрафи за ненарахування, неутримання або несплату (неперерахування) податків податковим агентом до або під час виплати доходу на користь іншого платника податків не застосовуються при самостійному виявленні податковим агентом, проведенні перерахунку ПДФО, передбаченого пунктом 169.4 ПК, і проведенні виправлень у наступних податкових періодах протягом податкового (звітного) року згідно з нормами ПК. Також не застосовуються і штрафи за подання з недостовірними відомостями або з помилками форми № 1ДФ, якщо вони були виправлені за результатами перерахунку (п. 119.2 ПК).
Крім виправлень у Формі № Д4 і формі № 1ДФ, слід пам’ятати про потребу подання звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП. Звіт подається не пізніше 20 числа місяця, що настає за звітним періодом, за умови нарахування матеріального забезпечення застрахованим особам за рахунок коштів Фонду і подання заяви-розрахунку або отримання фінансування на ці цілі.
Суми отриманого від Фонду фінансування відображаються наростаючим підсумком у рядку 6 «Отримано від Фонду з початку року». Суми повернених страхувальником зайво замовлених коштів для надання матеріального забезпечення відображаються в рядку 14 «Перераховано з початку року». Якщо страхувальником повертаються суми, замовлені та профінансовані в попередні роки, окрім 14 рядка вони відображаються також і в рядку 16 «Суми помилок минулих років» та в рядку 3 «Виправлення помилок минулих періодів».
Додаток до Порядку фінансування страхувальників для надання застрахованим особам матеріального забезпечення за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затвердженого постановою ФСС з ТВП від 22.12.2010 № 26. (Прим. ред.)
Затверджено наказом МДЗ від 09.09.2013 № 454. (Прим. ред.)
Стаття підготовлена за матеріалами журналу "Головбух"
