бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
Помилилися у розрахунку лікарняного? Не баріться з виправленнями і негайно поверніть кошти назад до ПФУ – тоді уникнете штрафу. Однак для цього вам знадобиться скласти лист-повідомлення. Скачайте зразок листа на повернення коштів ПФУ і уникніть штрафів
Можливі наслідки помилки у розрахунку лікарняних від ПФУ
Через неправильний розрахунок може виникнути або недоплата, або переплата допомоги з тимчасової непрацездатності. Якщо помилка стосується лише лікарняних за рахунок роботодавця, то тоді все просто: залежно від типу помилки слід доплатити працівникові або попросити його повернути переплачені йому кошти назад. А ось коли помилка стосується соцвиплат ПФУ, то тоді все стає складнішим.
Самостійно виявлене порушення правил використання страхових коштів та штраф за нього
Страхувальники, які порушили порядок використання страхових коштів, зобов’язані відшкодувати Пенсійному фонду України (ПФУ) неправомірно витрачені кошти (до 2023 року страховими виплатами займався Фонд соціального страхування України, далі – ФСС). При цьому, якщо все правильно зробити, то штраф не нараховується (лист ФСС від 27.06.2019 № 1322-11-4). Якщо ж ні, й порушення знайдуть перевіряючі з ФСС, то тоді доведеться ще й сплатити штраф у розмірі 50% цієї суми (абз. 1 ч. 6 ст. 8 Закону «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.1999 № 1105-XIV, далі – Закон № 1105). Крім штрафу тоді ще й доведеться подавати Звіт по заборгованості страхувальника до ФСС.
Крім того, несвоєчасне повернення або неповне повернення страхових коштів (своєчасне – це впродовж 3-х днів, див. далі) загрожує ще додатковими санкціями (абз. 2 і 3 ч. 6 ст. 8 Закону № 1105):
штраф 10% – від неповернутої (неповністю повернутої) суми коштів;
пеня 0,1% – від зазначених сум коштів, нараховується за кожний день прострочення платежу.
Увага:якщо помилку виявили самі, то оформіть правильно їх повернення назад до ПФУ і тоді не буде штрафу.
Із 1 січня 2023 року лікарняні й декретні виплачує ПФУ. Щоб забезпечити своєчасне надання соціальних виплат, уряд затвердив Порядок № 185. Чи полегшить цей нормативний акт роботу з лікарняними, з’ясував експерт
Як виправити помилку в розрахунку лікарняних від ПФУ
Якщо виявилось, що замовили у ПФУ більше лікарняних, аніж було потрібно, то виконати слід такі дії:
повернути кошти на рахунок ПФУ впродовж 3-х робочих днів. Такий термін вказаний у п. 12 Порядку фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам…, який затверджений постановою ФСС від 19.07.2018 № 12 (далі – Порядок № 12). Гроші слід відправити на рахунок того ж місцевого органу ПФУ, з якого їх було отримано. Можна також для з’ясування правильності рахунків зателефонувати до ПФУ та уточнити правильність рахунку для повернення. Цей крок зайвим не буде;
надіслати лист-повідомлення до ПФУ (2 примірники). У ньому пояснити причини повернення коштів (див. про лист нижче). Зробити це можна одночасно з платежем, а краще після, так як можна тоді вказати дату проведення платежу банком. Лист краще скласти у паперовій формі та надіслати рекомендованим листом, так як такі листи реєструються у приймаючої сторони (альтернатива – подати через електронний кабінет);
виправити помилку ще й у Податковому розрахунку, якщо працівник погодився повернути кошти. Якщо ж ні, то на цьому все. Утримувати такі суми з зарплати без заяви працівника краще не треба, так як, по-перше, джерелом виплати були гроші ПФУ, а не підприємства. По-друге, збитки сталися не з вини працівника. Навіть якщо помилка була в оформленому лікарняному, то бухгалтеру слід було краще пильнувати та повідомити працівника про помилку ще перед оплатою лікарняного.
Щодо згаданого вище Порядку № 12 і 3-денного терміну – незважаючи на те, що даний документ виданий ще ФСС, але він діючий, так як ПФУ є правонаступником ФСС у сферівиплати допомоги з тимчасової непрацездатності, а нового порядку ПФУ створено не було. Отже, Порядок № 12 залишається актуальним і при поверненні коштів до ПФУ.
Що має містити лист-повідомлення до ПФУ
Лист-повідомлення до ПФУ про неправильне використання коштів та їхнє повернення – довільний. Однак з загальних міркувань таке письмове повідомлення до ПФУ має містити:
найменування страхувальника;
реєстраційний код страхувальника в органі ПФУ та ідентифікаційний код за ЄДРПОУ;
період виявлення помилки;
викладення суті помилки з посиланням на чинне законодавство, згідно з яким робляться виправлення;
Добірка відповідей на запитання, з якими зверталися до нас ваші колеги, допоможе не наразитися на штрафи й не оплатити необґрунтовано видані лікарняні. Фахівець ПФУ підкаже, що робити, коли працівник надав два лікарняні. Чи можна оплатити лікарняний під час відпустки без збереження зарплати? Хто видає лікарняний по догляду за дитиною батькові тощо
