Місячна зарплатна звітність з ЄСВ, ПДФО та військового збору 2025

Бланк об'єднаної звітності з ПДФО та ЄСВ

Сучасна форма (бланк) Податкового розрахунку затверджена наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4. Останнє оновлення було наказом Мінфіну від 24.01.2025 № 39 (далі — Наказ № 39). До самого Наказу № 39 були також внесені зміни наказом Мінфіну від 30.01.2025 № 53). При цьому Податковий розрахунок:

• за колишньою формою подавався — до 10 лютого 2025 року для звітування за IV квартал 2024 року.
• за новою формою — подається для звітування перший раз – за січень 2025 року, і потім подається щомісяця.

Заповнення Податкового розрахунку здійснюється на основі Порядку його складання, який затверджений тим же наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (далі — Порядок № 4).

Заповнюємо зарплатну звітність за місяць

Податковий розрахунок — це об’єднана звітність з ЄСВ та ПДФО/ВЗ

Податковий розрахунок також називають об’єднаним звітом, тому що раніше було два звіти — квартальний Податковий розрахунок, який включав дані про ПДФО та ВЗ, а також місячний Звіт з ЄСВ. Саме ці звіти поєднали (пп. «4» ч. 2 ст. 6 Закону «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464).

Повна назва єдиного звіту — Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску.

Звіт містить персоніфіковані дані за ПДФО, військовим збором (ВЗ) та ЄСВ. Це значить, що дані за цими обов’язковим платежами подаються у розрізі фізосіб, тобто персоніфіковано. Роботодавець, заповнюючи Податковий розрахунок, виступає податковим агентом щодо зазначених фізосіб, тобто посередником у подачі звітності та сплаті ЄСВ, ПДФО та ВЗ.

Щомісячна єдина звітність

З моменту свого появи об’єднаний звіт був квартальним, але з 1 січня 2025 року діє місячна зарплатна звітність. Зміни були внесені до пункту 51.1 Податкового кодексу України (далі — ПК). Мета такого переходу – забезпечити вчасними даними Пенсійний фонд України. Коли був квартальний звітний період, такі дані могли запізнюватися на 2 місяці, якщо роботодавець не подавав Податковий розрахунок з типом «Довідковий».

Місячна зарплатна звітність 2025: приклад заповнення і деталі змін

Місячну форму Податкового розрахунку з ЄСВ, ПДФО та військового збору Мінфін затвердив. Як змінилася форма звітності та приклади заповнення додатків до неї — в коментарі експерта

ЧИТАТИ РОЗ’ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Зміни у місячній об'єднаній звітності

Зміни у цілому пов’язані з переходом з квартального звітного періоду на місячний. Через це були вилучені не потрібні вже для місячного звіту поля:

• тип «Довідковий» — оскільки у ньому відпала потреба. Раніше його подавали, наприклад, у ситуації, коли працівник виходив на пенсію та треба було терміново оновити дані в ПФУ. Як наслідок, немає тепер додатків Д1, Д5 і Д6 типу «Довідковий». Є лише «Звітний», «Звітний новий» і «Уточнюючий»;
• квартал звітування. Відтепер у реквізиті 2 «Звітний податковий період» зазначаються лише рік і місяць;
• розбивка ЄСВ на 3 місяці у основній частині Податкового розрахунку. У місячному звіті ці стовпчики стали непотрібними;
• номери місяця в кварталі та номер додатка у Податковому розрахунку, зокрема у Додатках Д1, 4ДФ. Звітний місяць зараз лише один і він співпадає з тим, що зазначений у даних щодо звітного періоду;
• деякі з непотрібних уже приміток. Через це змінилася їхня нумерація (номери зносок).

Також є суто редакційні зміни щодо показників чисельності працівників: сталася деяка зміна нумерації та тексту заголовків у рядках 101-108 (колишні 101-110), але без загальної зміни кількості цих рядків та змісту.

Є зміни щодо нарахування пені у розділі ІІІ основної частини Податкового розрахунку, а саме:

• поле 5 редакційно змінило назву «Сума пені, яка нарахована платником єдиного внеску самостійно відповідно до частини другої статті 25 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» що підлягає сплаті за звітний місяць»;
• поле 5.1 узагалі змінило і назву, і призначення. Відтепер це «Реєстраційний номер Розрахунку, в якому заповнено некоректні показники самостійно нарахованої пені (заповнюється у разі допущення помилки при самостійному нарахуванні пені для зменшення самостійно визначеної суми пені до сплати)».

При заповненні поля 5.1 верхнє поле 5 використовується для виправлення суми раніше нарахованої пені. Значення пені у полі 5 тоді має бути від’ємним, тобто «з мінусом».

У Додатку 4ДФ відбулася редакційна зміна назви рядка 32. Уточнено, що сюди вноситься код КАТОТТГ:

• за місцезнаходженням податкового агента або відокремленого підрозділу, якщо Податковий розрахунок подається за відокремлений підрозділ,
• або за місцем розташування державної нотаріальної контори / робочого місця приватного нотаріуса.

Зміни у порядку заповнення Податкового розрахунку 2025

Є й деякі зміни у розділі ІІ Порядку № 4 – вони були доповнені нормами щодо подання Податкового розрахунку:

• нотаріусами;
• суб’єктами господарювання, які надають послуги з укладення біржових угод або ж беруть участь у їхньому укладенні;
• органами, посадових особи яких присутні при укладенні та оформленні договорів купівлі-продажу (міни, поставки) між фізособами, а також інших договорів.

Зараз нотаріус щомісяця подає до органу ДПС за місцем розташування державної нотаріальної контори або робочого місця приватного нотаріуса інформацію, в якій зазначає відомості про:

• посвідчені ним впродовж звітного місяця договори купівлі-продажу (міни) між фізособами (пп. «б» п. 176.2 ПК, зокрема, ціну/вартість договорів та суму сплачених ПДФО/ВЗ за кожним договором;
• видачу свідоцтв про право на спадщину;
• посвідчення договорів дарування.

Також з’явилися нові коди, що використовуються для заповнення додатків Податкового розрахунку.

Військовий збір за ставкою 5% із зарплати

Ставка військового збору збільшилася з 1,5% до 5%. Тримайте пояснення експерта, як утримувати військовий збір із зарплатних виплат та винагороди за ЦПД за новою ставкою

КОНСУЛЬТАЦІЯ ЕКСПЕРТА

Єдина звітність з ЄСВ і ПДФО 2025: терміни подання

Як і вся місячна податкова звітність, об’єднаний звіт у 2025 році подається впродовж 20 к. дн. після звітного місяця.

Усі наступні крайні дати звітування для поточного року наведено у таблиці нижче.

Податковий розрахунок: структура

Об’єднаний Податковий розрахунок має статус податкової декларації та містить:

• основну частину. Це заголовний блок з реквізитами й даними про роботодавця, проміжний блок з інформацією про додатки та загальною статисткою за працівниками, а також зведена інформація про нарахований ЄСВ, яка складається з 3-х розділів;
• 6 додатків. Вони практично всі стосуються ЄСВ, окрім Додатка 4ДФ, що призначений для звітування за ПДФО/ВЗ. Однак суб’єктів комерційного сектору можуть стосуватися лише 4 з них (див. таблицю нижче), а решта 2 додатки (Д2 і Д3) — для бюджетників, тому їх у наведеній таблиці немає. Кожний додаток є невід’ємною частиною звіту, а тому неподача додатка рівносильна неподанню самого звіту (виняток – коли інформація для звітування за таким додатком відсутня).

Більшість роботодавців комерційного сектору (як юрособи, так і ФОП) заповнюють основну частину й Додатки Д1, 4ДФ і Д5.

Щодо Додатка Д6, то він подається тоді, коли є особи, для яких рахується спецстаж.

Увага: підвищили працівника у посаді – заповніть Додаток Д5 Податкового розрахунку. Те ж саме – при звільненні або прийнятті на роботу, початку та закінченні декретної відпустки.

Можете ознайомитися з загальним прикладом заповнення Звіту.

Як забезпечити 20 000 грн місячної зарплати заброньованому працівникові

Якщо нараховуєте заброньованому працівникові менше ніж 20 000 грн зарплати, бронювання анулюють, а підприємство позбавлять критичного статусу. Держоргани не пояснюють, як забезпечувати такий рівень зарплати. Відомо, що дані братимуть із Податкового розрахунку. Експерт пояснює, які виплати включати до нарахованої зарплати, щоб не втратити бронювання

Відповідаємо на найпоширеніші запитання

Єдина звітність з ЄСВ і ПДФО: як подавати у 2025 році

Цей Звіт подається:

• в електронній формі — через електронний кабінет з використанням кваліфікованого електронного підпису (ідентифікатор – J0500110 для юросіб та F0500110 – для фізосіб-підприємців);
• у паперовій формі — особисто або поштою, підписаний та з печаткою, якщо така використовується.

Якщо обрали останній, паперовий, варіант, то зверніть увагу тут є аж 3 варіанти:

• подати особисто разом з електронною формою на електронному носії інформації;
• подати особисто лише на паперовому носії, якщо кількість рядків у додатках до звіту не перевищує 5;
• надіслати поштою з повідомленням та описом про вкладення, за умови, якщо кількість рядків у додатках звіту не перевищує 5.

Подається Звіт до органу ДПС за основним місцем обліку.

Як подати податковий розрахунок, якщо є структурні підрозділи

За наявності структурних підрозділів, наприклад філій, які неуповноважені головним підприємством вести облік і сплату зарплатних ПДФО та ВЗ, то тоді підрозділом складається окремий Податковий розрахунок з доходами, які виплачені працівникам такого підрозділу (філії).

Такий окремий Податковий розрахунок:

• подається за основним місцем обліку установи (пп. «б» п. 176.2 ПК);
• містить дані про відокремлений підрозділ, а саме — у ряд. 032 заголовної частини вказується код КАТОТТГ, де розташований такий підрозділ (п. 1 п. 4 розд. IV Порядку № 4);
• складається лише з Додатку 4ДФ за звітний місяць, коли нараховувалася зарплата в такому підрозділі, з даними за працівниками підрозділу.

Наприклад, у разі наявності у підприємства 2-х відокремлених підрозділів подаються три звіти:

• один — власний з виплатами лише за головним підприємством. У ньому зазначаються дані щодо всього ЄСВ. Також цей Податковий розрахунок містить дані ПДФО/ВЗ лише за виплатами головного підприємства, тобто без працівників відокремлених підрозділів (філій);
• два — за кожним підрозділом (філією), що містять дані про ПДФО/ВЗ за ними.

Нарахування і сплату (перерахування) ЄСВ за відокремлені підрозділи, які не мають окремого балансу, здійснює централізовано головне підприємство – юрособа за своїм місцезнаходженням.

Заробітна плата та аванс

Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%

ПОРАДИ ЕКСПЕРТА + розрахункові приклади

Доходи, які потрапляють у податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО/ВЗ

Окрім платежів з ЄСВ, ПДФО/ВЗ із заробітної плати, Податковий розрахунок включає також і виплати та податки за особами, які:

• здійснюють роботу за цивільно-правовими договорами (ЦПД);
• є самозайнятими. Це ФОП або особи, які здійснюють незалежну професійну діяльність. У цьому разі показується лише виплачений дохід, адже податки такі особи сплачують самостійно;
• отримують грошове забезпечення /допомогу за соціальними програмами, наприклад з догляду за дітьми або особами з інвалідністю.

Таким чином, до Податкового розрахунку потрапляють усі доходи, які нараховуються/виплачуються підприємством або ФОП фізособам незалежно від того, чи був з ними укладений трудовий договір та чи вони оподатковувалися. Однак Звіт подається завжди, коли суб’єкт зобов’язаний законодавством виступити податковим агентом щодо таких доходів і утримати ПДФО/ВЗ чи нарахувати ЄСВ.

Як правильно нумерувати Податковий розрахунок та додатки до нього

Номер розрахунку ставимо у ряд. 02 Основної частини, а також у Додатках до нього. Однак як нумерувати ці Податкові розрахунки? Податковий розрахунок нумерується за кількістю поданих таких звітів за звітний місяць. Наприклад, можуть бути такі ситуації:

• за січень підприємство подало лише Податковий розрахунок «Звітний». На ньому та у його додатках слід поставити № «1»;
• за січень підприємство подало розрахунок «Звітний» № 1, а потім у квітні подало «Уточнюючий», який має бути вже № 2. Якщо потім буде поданий ще один «Уточнюючий» за січень, то він уже отримає № 3 і т.д.;
• за січень підприємство подало Податковий розрахунок Звітний (№ «1»). Однак ще є філіал, який подав теж Податковий розрахунок за січень «Звітний». У цьому звіті філіалу вже має бути № «3».

Неправильно нумерувати ці звіти за кількістю місяців. Наприклад, якщо роботодавець впродовж 2025 року подаватиме лише Податковий розрахунок «Звітний», то за грудень 2025 він знову має бути з № «1», а не з № «12». У такому разі виходить, що розрахунків «Звітний», які мають № «1», всього подається 12 штук — за кожний місяць 2025 року. Тобто кожний з них має «№1».

З приводу нумерації є роз’яснення від ДПС у листі від 20.05.2021 № 498/2/99-00-04-02-01-02, також ЗІР 103.25 (діяло до 01.01.2025, але висновки для квартального звіту можна перенести на місячний). Якщо раптом допущена помилка нумерації, треба продовжувати нумерувати, а з нового місяці робити все правильно. Виправляти таку помилку не потрібно.

Щодо додатків — у них ставиться номер Податкового розрахунку. Номер самого додатку у Податковому розрахунку відсутній.

Детальніше про Податкові розрахунки «Звітний новий» та «Уточнюючий», а також їхню нумерацію – читайте у матеріалі про помилки в об’єднаному звіті.

Яку чисельність працівників зазначати у Податковому розрахунку

У Податковому розрахунку кількість працівників зазначається декілька разів. Однак зверніть увагу, що там використовуються різні статистичні способи підрахунку такої кількості, які також відрізняються ще й різними дещо правилами щодо врахування жінок-декретниць та зовнішніх сумісників. Аби внести ясність у це питання складено таблицю нижче. Середньооблікову кількість можна взяти також зі статистичного Звіту із праці (формі 1-ПВ).

Наприклад, якщо на підприємстві, яке згортає свою діяльність, є лише одна працівниця (директорка), яка зараз перебуває у відпустці для догляду за дитиною, то показники кількості у звіті мають бути заповнені так, як у таблиці нижче.

КУРСИ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА ОНЛАЙН

«Вчіться, розваги нікуди не дінуться», — казали вони. Проте розваги якраз кудись ділися, а навчання завжди з нами. Бо як бухгалтеру без нових знань наодинці з податковими змінами? Вища школа Головбуха — ваш шанс лагідно поєднати підвищення кваліфікації і відпочинок, адже ви самі обираєте час і місце для уроків!

ОБРАТИ ПРОГРАМУ

Чи подавати пусті додатки до Податкового розрахунку і пустий Звіт

Ситуація проста — нема чого декларувати у певному Додатку чи навіть у самому звіті. Як тут бути? Керуємося у цьому питанні пп. «б» п. 176.2 ПК, Порядком № 4 та листом ДПС від 07.04.2021 № 2123/0/99-00-04-02-01-09 (далі — Лист № 2123).

Почнемо з Додатків Д5 і Д6, бо з ними простіше. Їх треба подавати лише, якщо є підстави для їхнього подання, а саме:

• Додаток Д5 — наприклад, закінчення чи початок трудових відносин. Всі умови — див. у зносці до таблиці з описом додатків (див. абз. 2 п. 5 розд. IV Порядку № 4);
• Додатка Д6 — подаємо лише, якщо є робочі місця, робота на яких зараховується до спецстажу. Якщо таких місць немає, то цей додаток не формується й не подається (див. абз. 2 п. 6 розд. IV Порядку № 4).

Якщо додаток не подається, то у такому разі й не треба робити його «пустим» та відмічати його на першій сторінці Звіту, – додатка тоді просто немає.

Увага: Додатки Д5 і Д6 подаються не завжди, а лише коли є умови для їхнього подання. Порожніми їх подавати не потрібно.

Щодо Податкового розрахунку, то він подається, якщо впродовж звітного періоду нараховувалися доходи (див. абз. 3 п. 1 розд. ІІ Порядку № 4, пп. «б» п. 176.2 ПК). Виходить, що якщо у підприємства або ФОП взагалі немає найманих працівників і не було виплат фізособам за ЦПД, то й подавати Податковий розрахунок не потрібно. Однак, якщо працівники є, але з тих чи інших причин не працювали й за ними не було виплат — відпустка за власний рахунок, призупинення трудових відносин впродовж воєнного стану тощо –виникає досить спірна ситуація, особливо щодо Додатків Д1 і 4ДФ, адже Порядок № 4 не містить чітких вказівок з цього приводу. Єдине, що за Порядком № 4 Додаток Д1 подавати НЕ треба, якщо у звітному місяці взагалі не використовувалася праця фізосіб на умовах трудового договору/контракту (див. абз. 2 п. 1 розд. IV Порядку № 4). Досить спірною і розпливчастою є умова «не використовувалася праця».

Дещо світла на питання неподачі Додатків Д1 і 4ДФ проливає Лист № 2123, за яким є такі рекомендації:

• Додаток 4ДФ — подавайте завжди, коли подаєте Податковий розрахунок (без винятків). Тобто незалежно від наявності показників для декларування у Додатку 4ДФ;
• Додаток Д1 — завжди, коли є трудові відносини або ЦПД хоча б один день у місяці. Якщо ж трудових відносин не було, то Додаток Д1 може бути «пустим».

Також можна скористатися для певних ситуацій таблицею нижче. У ній зліва наведено ситуації, а справа — рекомендації щодо цієї ситуації.

Якщо є сумніви, чи ви не згодні, — зверніться за індивідуальною консультацією до ДПС, або ж подайте пустий Звіт чи Додатки до нього. Штрафу за це точно не буде.

Донарахували зарплату за минулий місяць: як показати в Додатках Д1 та 4ДФ

Відповідальність за об’єднаний звіт з ПДФО та ЄСВ

Об’єднаний Податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО/ВЗ має статус податкової декларації, а тому на нього поширюються традиційні для них штрафи. Так, за неподання цього Звіту штраф — 1020 грн, а при повторному протягом року — уже 2040 грн (п. 119.1 ПК). Однак на період воєнного стану у разі відсутності у платника податків можливості вчасно подати звітність ці штрафи не застосовуються (п. 69.1 підрозд. 10 Перехідних положень ПК). Отже, можливий лише адміністративний штраф на посадових осіб — від 34 до 51 грн, а при повторному порушенні протягом року — 51-85 грн (підстава — ст. 163⁴ КпАП, що стосується звітності з ПДФО).