Об’єднаний звіт з ЄСВ та ПДФО (Податковий розрахунок)

Оновлена форма Податкового розрахунку: коли застосовувати

Наразі маємо оновлену форма Податкового розрахунку. Мова йде про наказ Мінфіну від 02.03.2023 № 113 (далі – Наказ № 113), який набув чинності 05.05.2023 року. Вперше звітування за цією формою потрібно за IІІ квартал 2023 року. Це також означає, що діяти нова форма буде лише з 1 жовтня 2023 року.

Таке роз’яснення містить 103.25 ЗІР. У чому ці зміни полягають – їх розглянуто наприкінці даної консультації.

ПРОГЛЯНУТИ ВІДПОВІДЬ

Податковий розрахунок – це об’єднання звітності з ЄСВ та ПДФО/ВЗ

У недалекому минулому було два окремих звіти – Податковий розрахунок, який включав дані про ПДФО та ВЗ, а також Звіт з ЄСВ. Ці звіти поєднали. Підставою такого об’єднання стали норми Закону «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464 (далі — Закон про ЄСВ), за якими ЄСВ-звітність подається у складі звітності з ПДФО.

Повна назва єдиного звіту – Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску.

Разом з об’єднанням Податковий розрахунок отримав:

• помісячну розбивку даних як з ПДФО/ВЗ, так і ЄСВ. Однак сам звіт подається щокварталу;
• персоніфікацію не тільки ПДФО та ЄСВ, але й військового збору (ВЗ).

Такий підхід у об’єднаній звітності залишається й у 2023 році. Однак існують ідеї розділити даний єдиний звіт на два з 2024 року або зробити існуючий єдиний звіт щомісячним – про них читайте наприкінці даної консультації.

Податковий розрахунок за ІІІ квартал 2023 року

Із 1 жовтня стартував період звітування у Податковому розрахунку з ПДФО та ЄСВ за третій квартал 2023 року. Оновлені додатки до розрахунку та ознаки доходів. Допоможемо швидко опанувати нововведення та успішно відзвітувати

8 прикладів заповнення нових форм Д1 та 4ДФ

Єдина звітність з ЄСВ і ПДФО 2023 строки подання

Як і вся квартальна податкова звітність об’єднаний звіт подається протягом 40 к. дн. після кінця кварталу.

Увага: 09 листопада 2023 року — гранична дата подання об’єднаного Податкового розрахунку з ЄСВ та ПДФО/ВЗ за ІІІ квартал.

Всі інші крайні дати звітування для поточного року наведено у таблиці нижче.

Об’єднаний Податковий розрахунок має статус податкової декларації та включає в себе:

• основну частину. Це заголовний блок з реквізитами й даними про роботодавця, проміжний блок з інформацією про додатки та загальною статисткою по працівникам, а також зведена інформація про нарахований ЄСВ, яка складається з 3-х розділів;
• 6 додатків. Вони практично всі стосуються ЄСВ, окрім Додатка 4ДФ, що призначений для звітування за ПДФО/ВЗ. Однак суб’єктів комерційного сектору можуть стосуватися лише 4 з них (див. таблицю нижче), а решта 2 додатки – для бюджетників, тому їх тут і не згадуємо. Кожний додаток є невід’ємною частиною звіту, а тому неподача додатка рівносильна неподанню самого звіту (виняток – коли інформація для звітування по такому додатку відсутня).

Більшість роботодавців комерційного сектору (як юрособи, так і ФОП) заповнюють основну частину й Додатки Д1, 4ДФ і Д5.

Щодо Додатка Д6, то він подається тоді, коли є особи, для яких рахується спецстаж.

Увага: підвищили працівника у посаді — заповніть Додаток Д5 Податкового розрахунку. Те ж саме — при звільненні або прийнятті на роботу, початку та закінченні декретної відпустки. 

Можете ознайомитися з загальним прикладом заповнення Звіту.

Компенсація витрат на облаштування робочих місць для осіб з інвалідністю

Урядовці запропонували компенсувати витрати на допоміжні засоби, які підприємства закуповують, щоб облаштовувати робочі місця для новоприйнятих працівників з інвалідністю. Хто з роботодавців може отримати компенсацію, на яких умовах і які документи підготувати, пояснює експерт

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Як подавати об’єднаний звіт у 2023 році

Цей Звіт подається:

• в електронній формі – через електронний кабінет з використанням кваліфікованого електронного підпису (ідентифікатор – J0500108 для юросіб та F0500108 – для фізосіб-підприємців);
• у паперовій формі – особисто або поштою, підписаний та з печаткою, якщо така використовується.

Якщо обрали останній, паперовий, варіант, то зверніть увагу тут є аж 3 варіанти:

• подати особисто разом з електронною формою на електронному носії інформації;
• подати особисто лише на паперовому носії, якщо кількість рядків у додатках до звіту не перевищує 5;
• надіслати поштою з повідомленням та описом про вкладення, за умови, якщо кількість рядків у додатках звіту не перевищує 5.

Подається Звіт до органу ДПС за основним місцем обліку.

Подача об’єднаного звіту, якщо є структурні підрозділи

За наявності структурних підрозділів, наприклад філій, які неуповноважені вести облік і сплату зарплатних ЄСВ, ПДФО та ВЗ, головним підприємством тоді готується окремий Звіт по доходах, які виплачені працівникам такого підрозділу (філії).

Такий окремий Звіт:

• подається за основним місцем обліку установи;
• містить дані про відокремлений підрозділ, а саме — у ряд. 032 заголовної частини вказується код адміністративно-територіально одиниці, де розташований такий підрозділ (п. 1 п. 4 розд. IV Порядку № 4);
• складається лише з Додатків 4ДФ за ті місяці звітного кварталу, коли напахувалася зарплата в таких підрозділах, з даними по працівникам підрозділу;
• подається за основним місцем обліку.

Наприклад, у разі наявності у підприємства 2-х відокремлених підрозділів подаються три Звіти:

• один — власний з виплатами лише по головному підприємству. У ньому зазначаються дані щодо ЄСВ, ПДФО/ВЗ по всім застрахованим особам, але лише за виплатами головного підприємства, без працівників відокремлених підрозділів (філій);
• два — по кожному підрозділу (філії).

Заповнення Податкового розрахунку з ЄСВ та ПДФО/ВЗ

Заповнення нового Податкового розрахунку здійснюємо на основі Порядку його складання, який затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (у редакції наказу Мінфіну від 15.12.2020 № 773, далі — Порядок № 4). Цей же наказ містить і актуальну форму (бланк) цього звіту.

Окрім платежів з ЄСВ, ПДФО/ВЗ із заробітної плати Податковий розрахунок включає також і виплати та податки по особам, які:

• здійснюють роботу за цивільно-правовими договорами (ЦПД);
• є самозайнятими. Це ФОП або особи, які здійснюють незалежну професійну діяльність. У даному разі показується лише виплачений дохід, так як податки такі особи сплачують самостійно;
• отримують грошове забезпечення /допомогу по соціальним програмам, наприклад по догляду за дітьми або особами з інвалідністю.

Таким чином, до Податкового розрахунку потрапляють усі доходи, які нараховуються/виплачуються підприємством або ФОП фізособам незалежно від того, чи був з ними укладений трудовий договір та чи вони оподатковувалися. Однак Звіт подається завжди, коли суб’єкт зобов’язаний законодавством виступити податковим агентом щодо таких доходів і утримати ПДФО/ВЗ чи нарахувати ЄСВ.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2024 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ — 2024 ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2024 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Як правильно нумерувати Податковий розрахунок та додатки до нього

Номер розрахунку ставимо у ряд. 02 Основної частини, а також у Додатках до нього. Однак як нумерувати ці Податкові розрахунки? Податковий розрахунок нумерується по кількості поданих таких звітів впродовж звітного кварталу. Наприклад, маємо такі ситуації:

• за І квартал підприємство подало лише Податковий розрахунок «Звітний». Ставимо на ньому й у його додатках № «1»;
• за І квартал підприємство подало один Податковий розрахунок «Довідковий», наприклад у лютому 2023. Потім уже у квітні 2023 подало «Звітний» за весь I квартал 2023. Тоді на розрахунку «Довідковий» має бути № «1», а на розрахунку «Звітний» — № «2». Якщо потім у травні 2023 до закінчення строку звітування ще й буде поданий розрахунок «Звітний новий», то він отримає № «3» і т.д.;
• за І квартал підприємство подало Податковий розрахунок «Довідковий» (№ «1»), Звітний (№ «2»). Однак ще є філіал, який подав теж Податковий розрахунок. У звіт філіалу вже має бути № «3».

Неправильно нумерувати ці звіти по кількості кварталів. Наприклад, якщо підприємство впродовж 2023 року подавало лише Податковий розрахунок «Звітний», то за IV квартал він знову має бути з № «1», а не з № «4». У такому разі виходить, що розрахунків «Звітний» № «1» подано 4 штуки — за кожний квартал 2023 року.

З приводу нумерації є роз’яснення від ДПС у листі від 20.05.2021 № 498/2/99-00-04-02-01-02, також ЗІР 103.25. Якщо раптом десь помилилися у нумерації, – продовжуйте нумерувати, а з нового кварталу робіть усе правильно. Виправляти дану помилку — не потрібно.

Щодо нумерації місяців – номер місяця у Податковому розрахунку відповідає його номеру саме у звітному кварталі, а не у році. Так, жовтень 2023 року – це № «1», а не № «10», а грудень 2023 року — це місяць № «3», а не № «12» і т.д.

Щодо додатків — також нумеруємо у межах одного Податкового розрахунку. Наприклад, маємо таку ситуацію, коли за звітний квартал подано два Податкових розрахунки — «Звітний» і «Звітний новий». Ясність у це питання має внести таблиця нижче.

Наприклад, Додаток 4ДФ, який стосується березня 2023, тоді в обох звітах має № «3», але кожний поданий Податковий розрахунок має окремий номер: «Звітний» — це № «1», а «Звітний новий» — це № «2».

Детальніше про Податкових розрахунків «Звітний новий» та «Уточнюючий», а також їхню нумерацію – читайте у матеріалі про помилки в об’єднаному звіті.

Оплата праці фрилансерів

• як оплачувати роботу за різними договорами
• коли фрилансери мають право на лікарняний
• куди сплачувати податки з доходів надомників

Яку чисельність працівників зазначати у Податковому розрахунку

У Податковому розрахунку чисельність працівників зазначається декілька разів. Однак зверніть увагу, що там використовуються різні статистичні способи підрахунку такої чисельності, які також відрізняються ще й різними дещо правилами по врахуванню жінок-декретниць та зовнішніх сумісників. Аби внести ясність у це питання складено таблицю нижче. Середньооблікову чисельність можна взяти також зі статистичного Звіту із праці (формі 1-ПВ).

Наприклад, якщо на підприємстві, яке згортає свою діяльність, є лише одна працівниця (директорка), яка зараз перебуває у відпустці по догляду за дитиною, то показники чисельності у звіті мають бути заповнені так, як у таблиці нижче.

Бланк Податкового розрахунку з ЄСВ та ПДФО/ВЗ

Розміщуємо бланки об’єднаного звіту та додатків, які потрібні комерційним суб’єктам господарювання у форматі Excel.

Зразки заповнення об’єднаного звіту з ЄСВ та ПДФО/ВЗ 2023

У таблиці нижче наведено умови прикладу, на основі яких заповнений Податковий розрахунок за ІІІ квартал 2023 року. Суми ПДФО та ВЗ по зазначеним доходам визначено безпосередньо у Додатку 4ДФ.

Чи подавати пусті додатки до Податкового розрахунка і сам пустий Звіт

Ситуація проста — нема чого декларувати у певному Додатку чи навіть у самому звіті. Як тут бути? Керуємося у цьому питання пп. «б» п. 176.2 ПК, Порядком № 4 та листом ДПС від 07.04.2021 № 2123/0/99-00-04-02-01-09 (далі — Лист № 2123).

Почнемо з Додатків Д5 і Д6, так як з ними простіше. Їх треба подавати лише, якщо є підстави для їхнього подання, а саме:

• Додаток Д5 – наприклад, закінчення чи початок трудових відносин. Всі умови – див. у зносці до таблиці з описом додатків (див. абз. 2 п. 5 розд. IV Порядку № 4);
• Додатка Д6 – подаємо лише, якщо є робочі місця, робота на яких зараховується до спецстажу. Якщо таких місць немає, то цей додаток не формується й не подається (див. абз. 2 п. 6 розд. IV Порядку № 4).

Якщо додаток не подається, то у такому разі й не треба робити його «пустим» та відмічати його на першій сторінці Звіту, – додатка тоді просто немає.

Увага: Додатки Д5 і Д6 подаються не завжди, а лише коли є умови для їхнього подання. Порожніми їх подавати не потрібно.

Щодо Податкового розрахунку, то він подається, якщо впродовж звітного періоду нараховувалися доходи (див. абз. 3 п. 1 розд. ІІ Порядку № 4, пп. «б» п. 176.2 ПК). Виходить, що якщо у підприємства або ФОП взагалі немає найманих працівників і не було виплат фізособам по ЦПД, то й подавати Податковий розрахунок не потрібно. Однак, якщо працівники є, але з тих чи інших причин не працювали й по ним не було виплат — відпустка за власний рахунок, призупинення трудових відносин впродовж воєнного стану тощо –виникає досить спірна ситуація, особливо щодо Додатків Д1 і 4ДФ, адже Порядок № 4 не містить чітких вказівок з цього приводу. Єдине, що за Порядком № 4 Додаток Д1 подавати НЕ треба, якщо у звітному кварталі взагалі не використовувалася праця фізосіб на умовах трудового договору/контракту (див. абз. 2 п. 1 розд. IV Порядку № 4). Досить спірною і розпливчастою є умова «не використовувалася праця».

Заробітна плата та аванс

Помилка в сумі зарплати призводить до сумних наслідків. Якщо виплатите занадто мало або невчасно — покарає трудова інспекція. Не сплатите із зарплати податків — претензії пред’явить податковий інспектор. Тримайте поради із розрахунку зарплати і зарплатного авансу, які враховують вимоги і трудового, і податкового законодавства на 100%

ПОРАДИ ЕКСПЕРТА + розрахункові приклади

Дещо світла на питання неподачі Додатків Д1 і 4ДФ проливає Лист № 2123, за яким маємо такі рекомендації:

• Додаток 4ДФ – подавайте завжди, коли подаєте Податковий розрахунок (без винятків). Тобто незалежно від наявності показників для декларування у Додатку 4ДФ;
• Додаток Д1 — завжди, коли є трудові відносини або ЦПД хоча б один день у кварталі. Тоді Додатки Д1 за інші місяці кварталу можуть бути «пустими».

Також можна скористатися для певних ситуацій таблицею нижче. У ній зліва наведено ситуації, а справа – рекомендації щодо даної ситуації.

Якщо є сумніви, чи ви не згодні, — зверніться за індивідуальною консультацією до ДПС, або ж подайте пустий Звіт чи Додатки до нього. Штрафу за це точно не буде. 

Увага: якщо показники для звітування були хоча б в одному місяці кварталу, то додатки подаються за кожний з 3-х місяців кварталу.

Відповідальність за об’єднаний звіт

Об’єднаний Податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО/ВЗ має статус податкової декларації, а тому на нього поширюються традиційні для них штрафи. Так, за неподання цього Звіту штраф — 1020 грн, а при повторному протягом року – уже 2040 грн (п. 119.1 ПКУ). Однак на період воєнного стану у разі відсутності у платника податків можливості вчасно подати звітність дані штрафи не застосовуються (п. 69.1 Підрозд. 10 Перехідних положень ПКУ). Отже, можливий лише адміністративний штраф на посадових осіб — від 34 до 51 грн, а при повторному порушенні протягом року — 51-85 грн (підстава — ст. 163⁴ КУпАП, що стосується звітності з ПДФО).

ВАЖЛИВІ ЦИФРИ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА В 2023 РОЦІ

• ✍ Мінімальна зарплата
• ✍ Прожитковий мінімум
• ✍ Податкова соціальна пільга
• ✍ Мах і min лікарняних і декретних
• ✍ Max і min ЄСВ
• ✍ Норми добових витрат
• ✍ Трудові штрафи
• ✍ Нецільова благодійна допомога

Оновлена форма Податкового розрахунку (з ІІІ кварталу 2023 року)

Наказ № 113 для звітування з ІІІ кварталу 2023 року представив форму Податкового розрахунку у новій редакції. Так, оновлено було:

• Податковий розрахунок – основну частину;
• Додаток Д1;
• Додаток 4ДФ;
• Додаток Д6.

Наказ № 113 містить нові варіанти вищезгаданих форм, а не просто перелік змін до них. Важко сказати, чому мова йде про «нову редакцію», так як форми практично ідентичні й змін мало й вони несуттєві. Розглянемо їх.

Основна частина Податкового розрахунку – у ній додали новий рядок для ознаки платника ЄСВ – резидента Дія Сіті (див. фрагмент нижче).

Також у примітці 1 розробники форми додали повну назву наказу, який затверджує Порядок № 4 (раніше там було просто слово «Порядок»).

У Додатку Д1 додали колонку 26 «Ознака наявності трудового договору з нефіксованим робочим часом», де вказується наявність («1») та/або відсутність («0») такого стажу. Нагадуємо, що за поняття трудового договору з нефіксованим робочим часом введено ст. 21¹ КЗпП, що була додана з 10 серпня 2022 року. За таким договором не встановлюється конкретний час виконання роботи, а працівник виконує таку роботу лише, якщо вона надається роботодавцем, що може бути не постійній основі. Однак мінімальна тривалість такої роботи – 32 год на місяць. Оплата також не може бути меншою, ніж за 32 год на місяць.

Зміни у Додатку 4ДФ теж були й стосуються вони розділу ІІ. Там видалили все, що стосується сільськогосподарської продукції. Наглядно, що там було до цього показано нижче. Ці два рядки про сільськогосподарську продукції з’явилися у Додатку 4ДФ лише з 9 серпня 2022 року (наказ Мінфіну від 04.07.2022 № 189). До того часу їх не було і через рік вони зникають.

Такі зміни у Додатку 4ДФ пов’язані з тим, що ще з 19 серпня 2022 року виключили тимчасове положення п. 23 підрозд. 1 Перехідних положень ПКУ. За ним з 01 квітня 2022 року доходи від продажу фізособою податковому агенту власної сільськогосподарської продукції мали остаточно оподатковуватися таким податковим агентом під час їхнього нарахування (виплати). Для цього й були призначені два останні рядки у розділі ІІ Додатка 4ДФ (див. про їхнє використання роз’яснення ДПС). Виходить, що ця норма діяла з 01 квітня по 18 серпня 2022 року і дані рядки були потрібні ще для звітування за ІІІ квартал 2022 року. Однак потім потреба у них відпала, але зі змінами у Додатку 4ДФ податківці зачекали майже рік.

За загальним же правилом, яке зараз діє щодо оподаткування доходів фізособи від продажу сільськогосподарської продукції власного виробництва, такі доходи декларуються фізособою самостійно шляхом подачі декларації про майновий стан і доходи (діє ще з 01 січня 2022 року). У сумі до 12 розмірів мінімальної зарплати на 01 січня (80400 грн – у 2023 році) такі доходи взагалі не оподатковуються (див. абз. 4 пп. 165.1.24 ПКУ). Через це й дана інформація у нинішньому розділі ІІ Додатка 4ДФ не потрібна.

Зміни у Додатку Д6 взагалі були несуттєві – податківці виправили помилку у нумерації рядків «Податковий номер ліквідованого платника єдиного внеску…» і «для призначення пенсії». З рядків «033» і «034» вони стають відповідно «032» і «033» (див. нижче).

Ще були зміни у Додатку Д3, але він призначений для бюджетників. 

Відпускні та лікарняні демобілізованим працівникам

Скористайтеся готовими рішеннями, щоб обчислити кількість днів відпустки та середньоденну зарплату демобілізованим працівникам. Стаття допоможе розрахувати відпускні та лікарняні, якщо з 19.07.2022 мобілізовані не отримували середнього заробітку

РОЗ'ЯСНЕННЯ+РОЗРАХУНКОВІ ПРИКЛАДИ

Перспективи Податкового розрахунку 2024 та навіщо щось змінювати

Насьогодні існує два законопроєкти, за якими передбачається внести зміни в існуючу систему звітування з ПДФО, ВЗ і ЄСВ, а саме:

• Законопроєкт № 6120, який прийнятий у першому читанні ще 06 вересня 2022 року. За ним звіт зі щоквартального має стати щомісячним зі стандартним терміном подання для місячних податкових звітів – 20 к. днів;
• більш новий проєкт Закону від Пенсійного фонду України (далі – проєкт ПФУ) від 01 червня 2023 року. За ним передбачено з 01 січня 2024 року передати адміністрування ЄСВ знову від ДПС до Пенсійного фонду. Відтак знову розділити єдиний зараз Податковий розрахунок. ПФУ буде тоді також отримувати сплату ЄСВ, контролювати, перевіряти та нараховувати штрафи й пеню щодо ЄСВ.

За останнім проєктом від ПФУ передбачається два звіти:

• звіт з ЄСВ – щомісячний, який буде подаватися до ПФУ. Форма звіту – електронна. Однак роботодавці, у яких кількість працюючих не перевищує 5 осіб зможуть подавати звіт за вибором у електронній або паперовій формах;
• звіт з ПДФО і ВЗ – щоквартальний, який буде подаватися до ДПС (Податковий розрахунок);
• окремий звіт з ЄСВ «за себе» для ФОП, який буде подаватися ними до ПФУ.

Причинами вищезгаданих законопроектів є ті проблеми, які спричинило об’єднання колишнього Податкового розрахунку та Звіту з ЄСВ. Головна проблема – це необхідність для ПФУ щомісячного звітування з ЄСВ. За існуючої системи є затримання у подачі даних від одного до 3-х місяців. Це потрібно ПФУ для:

• вчасного обліку страхового стажу при нарахуванні пенсій. Насьогодні навіть подача Податкового розрахунку «Довідковий» не вирішує проблему – були випадки, коли ПФУ нараховував пенсію без врахування поданого звіту «Довідковий»;
• розрахунку середньої зарплати по країні – показник, який використовується теж при розрахунку пенсій.

Серед мінусів розділення нині єдиного звіту для бухгалтерів – при подачі звітності з ЄСВ доведеться використовувати електронний кабінет ПФУ, який реалізований гірше, ніж електронний кабінет ДПС. Також буде ще один перевіряючий орган – ПФУ, з яким треба буде також консультуватися та роз’яснення якого читати.

Проблемою місячного, але єдиного Податкового розрахунку, є необхідність звітувати у Додатку 4ДФ щодо доходів, які виплачуються підприємцям (ознака доходу «157»). Проблему за такого підходу створює необхідність збирати акти наданих послуг (виконаних робіт) від ФОП щомісяця. При цьому ще й проміжок часу впродовж якого це треба зробити звужується – адже, використовується 20-денний термін звітування, а не 40-денний, як при квартальному звітному періоді. Крім того, побільшає кількість випадків, коли треба буде перерахунок ПДФО, адже квартальний звітний період дозволяє правильно «рознести» по місяцях хоча б доходи перших двох місяців з трьох.