бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
У консультації розглянемо особливості заповнення звіту та його додатків, коли та який з них подавати, як бути з порожніми додатками, а також останні зміни в чинній формі Податкового розрахунку
Оновлена форма Податкового розрахунку: коли застосовувати
Форма Податкового розрахунку затверджена наказом Мінфіну від 02.03.2023 № 113 (далі – Наказ № 113), який набув чинності 5 травня 2023 року. Сама ж форма почала діяти з 1 жовтня 2023 року.
Податковий розрахунок – це об’єднання звітності з ЄСВ та ПДФО/ВЗ
Повна назва єдиного звіту – Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску.
Разом з об’єднанням Податковий розрахунок отримав:
помісячну розбивку даних як з ПДФО/ВЗ, так і ЄСВ. Однак сам звіт подається щокварталу;
Останніми місяцями у трудовому та податковому законодавстві відбулося чимало змін. Наш вебінар допоможе не розгубитися під час роботи над квартальним Податковим розрахунком та заповнити звітні форми швидко і без помилок
Єдина звітність з ЄСВ і ПДФО 2024: терміни подання
Як і вся квартальна податкова звітність, об’єднаний звіт подається протягом 40 к. дн. після звітного кварталу.
Увага: 10 травня 2024 року — гранична дата подання об’єднаного Податкового розрахунку з ЄСВ та ПДФО/ВЗ за I квартал 2024 року.
Усі наступні крайні дати звітування для поточного року наведено у таблиці нижче.
КАЛЕНДАР ПОДАЧІ ПОДАТКОВОГО РОЗРАХУНКУ 2024
Звітний період
Крайня дата подачі
І квартал 2024 року
10.05.2024
ІІ квартал 2024 року
09.08.2024
ІІІ квартал 2024 року
11.11.2024
IV квартал 2024 року
10.02.2025
Податковий розрахунок: структура
Об’єднаний Податковий розрахунок має статус податкової декларації та містить:
основну частину. Це заголовний блок з реквізитами й даними про роботодавця, проміжний блок з інформацією про додатки та загальною статисткою за працівниками, а також зведена інформація про нарахований ЄСВ, яка складається з 3-х розділів;
6 додатків. Вони практично всі стосуються ЄСВ, окрім Додатка 4ДФ, що призначений для звітування за ПДФО/ВЗ. Однак суб’єктів комерційного сектору можуть стосуватися лише 4 з них (див. таблицю нижче), а решта 2 додатки – для бюджетників, тому їх тут і не згадуємо. Кожний додаток є невід’ємною частиною звіту, а тому неподача додатка рівносильна неподанню самого звіту (виняток – коли інформація для звітування за таким додатком відсутня).
Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства
роботодавці, у яких є працівники, які потребують обліку спецстажу*
* є ще Додаток 2 (Д2) та Додаток 3 (Д3), які можуть заповнювати лише бюджетні установи/організації;
** до таких подій належать (див. абз. 2 п. 5 Розд. IV Порядку № 4):
укладання або розірвання трудового договору, у т.ч. й при працевлаштуванні на нове робоче місце;
укладання ЦПД або закінченні його дії у звітному кварталі;
переведення особи на іншу постійну посаду або роботу у одній і тій же установі/організації;
працівника було переміщено з одного структурного підрозділу до іншого;
призначенні працівника на нову посаду;
надання або закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
надання відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3(6) років
Більшість роботодавців комерційного сектору (як юрособи, так і ФОП) заповнюють основну частину й Додатки Д1, 4ДФ і Д5.
Щодо Додатка Д6, то він подається тоді, коли є особи, для яких рахується спецстаж.
Увага:підвищили працівника у посаді – заповніть Додаток Д5 Податкового розрахунку. Те ж саме – при звільненні або прийнятті на роботу, початку та закінченні декретної відпустки.
Урядовці запропонували компенсувати витрати на допоміжні засоби, які підприємства закуповують, щоб облаштовувати робочі місця для новоприйнятих працівників з інвалідністю. Хто з роботодавців може отримати компенсацію, на яких умовах і які документи підготувати, пояснює експерт
Єдина звітність з ЄСВ і ПДФО: як подавати у 2024 році
Цей Звіт подається:
в електронній формі – через електронний кабінет з використанням кваліфікованого електронного підпису (ідентифікатор – J0500109 для юросіб та F0500109 – для фізосіб-підприємців);
у паперовій формі – особисто або поштою, підписаний та з печаткою, якщо така використовується.
Якщо обрали останній, паперовий, варіант, то зверніть увагу тут є аж 3 варіанти:
подати особисто разом з електронною формою на електронному носії інформації;
подати особисто лише на паперовому носії, якщо кількість рядків у додатках до звіту не перевищує 5;
надіслати поштою з повідомленням та описом про вкладення, за умови, якщо кількість рядків у додатках звіту не перевищує 5.
Подається Звіт до органу ДПС за основним місцем обліку.
Як подати податковий розрахунок з ПДФО та ЄСВ, якщо є структурні підрозділи
За наявності структурних підрозділів, наприклад філій, які неуповноважені вести облік і сплату зарплатних ЄСВ, ПДФО та ВЗ, головним підприємством тоді готується окремий Звіт про доходи, які виплачені працівникам такого підрозділу (філії).
Такий окремий Звіт:
подається за основним місцем обліку установи;
містить дані про відокремлений підрозділ, а саме — у ряд. 032 заголовної частини вказується код адміністративно-територіально одиниці, де розташований такий підрозділ (п. 1 п. 4 розд. IV Порядку № 4);
складається лише з Додатків 4ДФ за ті місяці звітного кварталу, коли напахувалася зарплата в таких підрозділах, з даними за працівниками підрозділу;
подається за основним місцем обліку.
Наприклад, у разі наявності у підприємства 2-х відокремлених підрозділів подаються три Звіти:
один — власний з виплатами лише за головним підприємством. У ньому зазначаються дані щодо ЄСВ, ПДФО/ВЗ за всіма застрахованими особами, але лише за виплатами головного підприємства, без працівників відокремлених підрозділів (філій);
два — за кожним підрозділом (філією).
Як заповнити податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО/ВЗ
є самозайнятими. Це ФОП або особи, які здійснюють незалежну професійну діяльність. У цьому разі показується лише виплачений дохід, так як податки такі особи сплачують самостійно;
отримують грошове забезпечення /допомогу за соціальними програмами, наприклад з догляду за дітьми або особами з інвалідністю.
Таким чином, до Податкового розрахунку потрапляють усі доходи, які нараховуються/виплачуються підприємством або ФОП фізособам незалежно від того, чи був з ними укладений трудовий договір та чи вони оподатковувалися. Однак Звіт подається завжди, коли суб’єкт зобов’язаний законодавством виступити податковим агентом щодо таких доходів і утримати ПДФО/ВЗ чи нарахувати ЄСВ.
Як правильно нумерувати Податковий розрахунок та додатки до нього
Номер розрахунку ставимо у ряд. 02 Основної частини, а також у Додатках до нього. Однак як нумерувати ці Податкові розрахунки? Податковий розрахунок нумерується за кількістю поданих таких звітів впродовж звітного кварталу. Наприклад, маємо такі ситуації:
за І квартал підприємство подало лише Податковий розрахунок «Звітний». На ньому та у його додатках слід поставити № «1»;
за І квартал підприємство подало розрахунок «Звітний» № 1, а потім у липні подало «Уточнюючий», який має бути вже № 2. Якщо потім у грудні буде поданий ще один «Уточнюючий» за І квартал, то він уже отримає № 3 і т.д.;
за І квартал підприємство подало один Податковий розрахунок «Довідковий», наприклад у лютому 2024. Потім уже у квітні 2024 подало «Звітний» за весь I квартал 2024. Тоді на розрахунку «Довідковий» має бути № «1», а на розрахунку «Звітний» — № «2». Якщо потім у травні 2024 до закінчення строку звітування ще й буде поданий розрахунок «Звітний новий», то цей останній звіт отримає № «3» і т.д.;
за І квартал підприємство подало Податковий розрахунок «Довідковий» (№ «1»), Звітний (№ «2»). Однак ще є філіал, який подав теж Податковий розрахунок за І квартал «Звітний». У цьому звіті філіалу вже має бути № «3».
Неправильно нумерувати ці звіти за кількістю кварталів. Наприклад, якщо підприємство впродовж 2024 року подаватиме лише Податковий розрахунок «Звітний», то за IV квартал він знову має бути з № «1», а не з № «4». У такому разі виходить, що розрахунків «Звітний», які мають № «1», всього подано 4 штуки — за кожний квартал 2024 року. Тобто кожний з них має «№1».
Щодо нумерації місяців – номер місяця у Податковому розрахунку відповідає його номеру саме у звітному кварталі, а не у році. Так, травень 2024 року – це № «1», а не № «5», а червень 2024 року — це місяць № «3», а не № «6» і т.д.
Щодо додатків — також нумеруємо у межах одного Податкового розрахунку. Наприклад, маємо таку ситуацію, коли за звітний квартал подано два Податкових розрахунки — «Звітний» і «Звітний новий». Ясність у це питання має внести таблиця нижче.
НУМЕРАЦІЯ ПОДАТКОВОГО РОЗРАХУНКУ ТА ДОДАТКІВ ДО НЬОГО – І КВАРТАЛ 2024
Місяць
Додаток Д1
Додаток 4ДФ
Номер місяця у кварталі
Номер додатка у Податковому розрахунку
Номер місяця у кварталі
Номер додатка у Податковому розрахунку
Номер розрахунку
Податковий розрахунок «Звітний» за І квартал 2024
січень
1
1
1
1
1
лютий
2
2
2
2
1
березень
3
3
3
3
1
Податковий розрахунок «Звітний новий» за І квартал 2024
січень
1
1
1
1
2
лютий
2
2
2
2
2
березень
3
3
3
3
2
Наприклад, Додаток 4ДФ, який стосується березня 2024, в обох звітах – «Звітний» і «Звітний новий» – повинен мати № «3», але кожний поданий Податковий розрахунок отримує окремий номер: «Звітний» — це № «1», а «Звітний новий» — це № «2».
Детальніше про Податкові розрахунки «Звітний новий» та «Уточнюючий», а також їхню нумерацію – читайте у матеріалі пропомилки в об’єднаному звіті.
Яку чисельність працівників зазначати у Податковому розрахунку
У Податковому розрахунку чисельність працівників зазначається декілька разів. Однак зверніть увагу, що там використовуються різні статистичні способи підрахунку такої чисельності, які також відрізняються ще й різними дещо правилами щодо врахування жінок-декретниць та зовнішніх сумісників. Аби внести ясність у це питання складено таблицю нижче. Середньооблікову чисельність можна взяти також зі статистичного Звіту із праці (формі 1-ПВ).
ПОКАЗНИКИ ЧИСЕЛЬНОСТІ ПРАЦІВНИКІВ У ПОДАТКОВОМУ РОЗРАХУНКУ (ПР)
облікова чисельність штатних працівників1
середньооблікова чисельність штатних працівників1
кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нарахована зарплата2
кількість осіб, які працюють за трудовими договорами (контрактами)
місце показника у Податковому розрахунку:
ряд. 104 ПР
ряд. 101 ПР
ряд. 105 ПР
ряд. 04 Додатка 4ДФ ПР
відпустка з вагітності та пологів:
включаються
не включаються
не включаються
не включаються
відпустка для догляду за дитиною по досягнення нею 3(6)-річного віку:
включаються
не включаються
не включаються
не включаються
зовнішні сумісники:
не включаються
не включаються
включаються, якщо їм нараховувалася зарплата
так, якщо їм нараховувався дохід за ознакою «101»3
працівники, які весь місяць перебували на лікарняному або у відпустці без збереження:
включаються
включаються
включаються, якщо їм нараховувалася зарплата
так, якщо їм нараховувався дохід за ознакою «101»3
2 — має співпадати з кількістю, яка відображена за Додатком Д1 Податкового розрахунку;
3 — див. п. 4 розд. IV Порядку № 4, а також роз’яснення ДПС 103.25 ЗІР. Якщо кількість таких працівників змінювалася впродовж місяця, то зазначається максимальна чисельність
Наприклад, якщо на підприємстві, яке згортає свою діяльність, є лише одна працівниця (директорка), яка зараз перебуває у відпустці для догляду за дитиною, то показники чисельності у звіті мають бути заповнені так, як у таблиці нижче.
ПРАЦІВНИЦЯ У ВІДПУСТЦІ ДЛЯ ДОГЛЯДУ ЗА ДИТИНОЮ В ПОДАТКОВОМУ РОЗРАХУНКУ
Облікова чисельність штатних працівників
Середньооблікова чисельність штатних працівників
Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нарахована зарплата
Кількість осіб, які працюють за трудовими договорами
1
0
0
0
Бланк Податкового розрахунку з ЄСВ та ПДФО/ВЗ
Розміщуємо бланки об’єднаного звіту та додатків, які потрібні комерційним суб’єктам господарювання у форматі Excel.
Чи подавати пусті додатки до Податкового розрахунку і пустий Звіт
Ситуація проста — нема чого декларувати у певному Додатку чи навіть у самому звіті. Як тут бути? Керуємося у цьому питанні пп. «б» п. 176.2 ПК, Порядком № 4 та листом ДПС від 07.04.2021 № 2123/0/99-00-04-02-01-09 (далі — Лист № 2123).
Почнемо з Додатків Д5 і Д6, так як з ними простіше. Їх треба подавати лише, якщо є підстави для їхнього подання, а саме:
Додаток Д5 – наприклад, закінчення чи початок трудових відносин. Всі умови – див. у зносці до таблиці з описом додатків (див. абз. 2 п. 5 розд. IV Порядку № 4);
Додатка Д6 – подаємо лише, якщо є робочі місця, робота на яких зараховується до спецстажу. Якщо таких місць немає, то цей додаток не формується й не подається(див. абз. 2 п. 6 розд. IV Порядку № 4).
Якщо додаток не подається, то у такому разі й не треба робити його «пустим» та відмічати його на першій сторінці Звіту, – додатка тоді просто немає.
Увага:Додатки Д5 і Д6 подаються не завжди, а лише коли є умови для їхнього подання. Порожніми їх подавати не потрібно.
Щодо Податкового розрахунку, то він подається, якщо впродовж звітного періоду нараховувалисядоходи (див. абз. 3 п. 1 розд. ІІ Порядку № 4, пп. «б» п. 176.2 ПК). Виходить, що якщо у підприємства або ФОП взагалі немає найманих працівників і не було виплат фізособам за ЦПД, то й подавати Податковий розрахунок не потрібно. Однак, якщо працівники є, але з тих чи інших причин не працювали й за ними не було виплат — відпустка за власний рахунок, призупинення трудових відносин впродовж воєнного стану тощо –виникає досить спірна ситуація, особливо щодо Додатків Д1 і 4ДФ, адже Порядок № 4 не містить чітких вказівок з цього приводу. Єдине, що за Порядком № 4 Додаток Д1 подавати НЕ треба, якщо у звітному кварталі взагалі не використовувалася праця фізосіб на умовах трудового договору/контракту (див. абз. 2 п. 1 розд. IV Порядку № 4). Досить спірною і розпливчастою є умова «не використовувалася праця».
Дещо світла на питання неподачі Додатків Д1 і 4ДФ проливає Лист № 2123, за яким маємо такі рекомендації:
Додаток 4ДФ – подавайте завжди, коли подаєте Податковий розрахунок (без винятків). Тобто незалежно від наявності показників для декларування у Додатку 4ДФ;
Додаток Д1 — завжди, коли є трудові відносини або ЦПД хоча б один день у кварталі. Тоді Додатки Д1 за інші місяці кварталу можуть бути «пустими».
Також можна скористатися для певних ситуацій таблицею нижче. У ній зліва наведено ситуації, а справа – рекомендації щодо цієї ситуації.
ПОДАТКОВИЙ РОЗРАХУНОК І ДОДАТКИ Д1, 4ДФ: ПОДАВАТИ ЧИ НІ
Господарська ситуація
(якщо вона єхоча б в один день звітного кварталу):
Подача звіту і додатків
(відповідає ситуації зліва):
наймані працівники
(трудові договори)
діючі ЦПД, у т.ч. відкриті або закриті у кварталі1
будь-які нарахування, виплати, сплата податків за фізособами впродовж кварталу (є трудовий/ЦПД або взагалі ніякого)
податковий розрахунок
Додаток Д1
Додаток 4ДФ
немає
немає
немає
не подаються
(це ситуація, коли взагалі відсутні показники для декларування у кожному з місяців кварталу)
немає
так, є
немає
так
так
(адже є графа 14)2
так, але з нульовими доходами, ПДФО/ВЗ
так, є
немає
так,
(трудовий або ЦПД)
так, вони є, хоча й
не кожного місяця3
так
так, але
за місяці, коли доходу не було – пустий3
так, але за місяці, коли доходу не було – з нульовими доходами, ПДФО/ВЗ
так, вони є щомісяця
так
так
так
так
ні
так, але за ними тільки ЄСВ, без ПДФО/ВЗ4
так
так
так, дохід цей слід показати4
1 – якщо ЦПД був відкритий/закритий, то за такий квартал ще й слід подати Додаток Д5;
2 – графа 14 Додатка Д1 – це кількість днів перебування у трудових відносинах або цивільно-правових відносинах, тобто дні дії відкритого ЦПД;
3 – наприклад, підприємство почало працювати з середини кварталу. Про цю ситуацію також є лист ДПС від 20.05.2021 № 498/2/99-00-04-02-01-02, а також ЗІР 103.25. За ним, якщо показники для звітування є хоча б в одному місяці з кварталу, то додатки Д1 та 4ДФ подаємо за кожний місяць кварталу. «Пустий» додаток – це порожні клітинки в електронній формі або прокреслені пусті клітинки у паперовій формі;
4 – наприклад, допомога з вагітності та пологів. ЄСВ за нею є та вноситься до Додатку Д1. ПДФО/ВЗ – не утримуються, але такий дохід усе одно треба показати під ознакою «128» у Додатку 4ДФ (у місяці нарахування допомоги)
Якщо є сумніви, чи ви не згодні, — зверніться за індивідуальною консультацією до ДПС, або ж подайте пустий Звіт чи Додатки до нього. Штрафу за це точно не буде.
Увага:якщо показники для звітування були хоча б в одному місяці кварталу, то додатки подаються за кожний з 3-х місяців кварталу.
З 1 квітня 2024 року мінзарплата дорівнює 8000 грн. Показники, з якими працює бухгалтер, та на які вплине новий розмір мінімалки: mах і min ЄСВ, лікарняні та декретні, розмір ЄСВ за себе для підприємців, трудові штрафи
Об’єднаний Податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО/ВЗ має статус податкової декларації, а тому на нього поширюються традиційні для них штрафи. Так, за неподання цього Звіту штраф — 1020 грн, а при повторному протягом року – уже 2040 грн (п. 119.1 ПК). Однак на період воєнного стану у разі відсутності у платника податків можливості вчасно подати звітність ці штрафи не застосовуються (п. 69.1 Підрозд. 10 Перехідних положень ПК). Отже, можливий лише адміністративний штраф на посадових осіб — від 34 до 51 грн, а при повторному порушенні протягом року — 51-85 грн (підстава — ст. 1634 КпАП, що стосується звітності з ПДФО).
