Об’єднаний звіт з ЄСВ та ПДФО (Податковий розрахунок): оновлено

Сучасна форма Податкового розрахунку

Сучасна форма (бланк) Податкового розрахунку затверджена наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4. Останнє оновлення було наказом Мінфіну від 02.03.2023 № 113 (далі – Наказ № 113) і ця форма почала діяти з 1 жовтня 2023 року. З того часу змін у формі Податковому розрахунку не було.

Заповнення Податкового розрахунку здійснюється на основі Порядку його складання, який затверджений тим же наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (далі — Порядок № 4).

Індексація зарплати в листопаді та грудні 2024 року

Останні зміни в Порядку заповнення Податкового розрахунку

До Порядку № 4 було внесено зміни наказом Мінфіну від 26.12.2023 № 720 (далі – Наказ № 720), що почав діяти 16 лютого 2024 року. Однак самої форми Податкового розрахунку ці зміни не зачепили. Зміни Наказу № 720 стосувалися:

• суто редакційного уточнення номерів деяких рядків, які використовують при заповнення – виправили помилки в номерах у Порядку № 4;
• до розділу 1 «Довідник ознак доходів фізичних осіб» Додатку 2 до Порядку № 4 ввели нові ознаки доходів фізичних осіб. Це код «210» – допомога з часткового безробіття, код «211» – компенсація за пошкоджену нерухомість під час війни;
• інформація про деякі ознаки доходів з деякими приведено у відповідність до чинних норм податкового законодавства (коди «111» – дохід у вигляді виграшів та призів, «112» – інвестиційний прибуток (дохід), «156» – вартість путівок на відпочинок, оздоровлення та лікування, «189» – дохід у вигляді основної суми боргу (кредиту) платника податку, «193» – прощення боргу фізособи шляхом реструктуризації зобов’язань).

Ще був наказ Мінфіну від 18.01.2024 № 22, яким було виправлено лише деякі мовні помилки у Наказі № 720.

ЄСВ-зміни, «обнулення» індексації та мінзарплата на 2025 рік

Бізнесу та бюджетній сфері репрезентували проєкт Держбюджету на 2025 рік. Ключовою позицією є рівень мінімальної зарплати. Проте маємо доволі цікаві норми, які впливають на сплату ЄСВ та виплату індексації. Експерт пояснив, до яких змін варто підготуватися

Знайомство з проєктом Держбюджету

Що буде з Податковим розрахунком у 2025 році

Із 1 січня 2025 року відбудеться зміна звітного періоду для подачі роботодавцями Податкового розрахунку – з квартального на місячний. Це також означає, що термін, який відводиться на звітування, скоротиться з 40 к. днів до 20 к. днів (п. 3 Закону від 10.10.2024 № 4015, зміни до п. 51.1 ПК; п. 1 розд. ІІ Закону № 4015).

Станом на жовтень 2024 року також є проєкт змін до Порядку № 4 від Мінфіну. Проєкт наказу передбачає внесення редакційних змін у Додаток 2, що містить довідник ознак доходів фізосіб, зокрема введення нової ознаки доходу фізичних осіб: 212 – вартість незареєстрованих лікарських засобів, безоплатно наданих (переданих) на користь пацієнтів.

Також є редакційні правки щодо інших ознак доходів фізосіб відповідно до чинних норм податкового законодавства, а саме:

• 124 – пенсійні внески премії за платника податку;
• 125 – пенсійні внески премії за платника податку, сплачені роботодавцем;
• 185 – грошове забезпечення та інші виплати, які одержані військовослужбовцями;
• 204 – сума пенсійних внесків, які сплачуються резидентом Дія Сіті;
• 205 – сума благодійної допомоги учасникам бойових дій, військовозобов’язаним та/або фізособа, які мешкають у населених пунктах (територіях), у яких є чи були військові дії та/або які зазнали поранення чи контузії.

Детальніше ознайомитися зі змінами можна у порівняльній таблиці від самого Мінфіну, яка наведена у файлі нижче.

Порівняльна таблиця змін кодах ознак доходів

СКАЧАТИ

Податковий розрахунок – це об’єднання звітності з ЄСВ та ПДФО/ВЗ

У недалекому минулому було два окремих звіти – Податковий розрахунок, який включав дані про ПДФО та ВЗ, а також Звіт з ЄСВ. Ці звіти поєднали. Підставою такого об’єднання стали норми Закону «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI (далі – Закон про ЄСВ), за якими ЄСВ-звітність подається у складі звітності з ПДФО.

Повна назва єдиного звіту – Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску.

Разом з об’єднанням Податковий розрахунок отримав:

• помісячну розбивку даних як з ПДФО/ВЗ, так і ЄСВ. Однак сам звіт подається щокварталу;
• персоніфікацію не тільки ПДФО та ЄСВ, але й військового збору (ВЗ).

Такий підхід у об’єднаній звітності залишається й у 2024 році.

Донарахували зарплату за минулий місяць: як показати в Додатках Д1 та 4ДФ

Бухгалтерія із запізненням отримала наказ про прийняття на роботу або про встановлення доплати. Зарплату донарахували наступного місяця. Як таку виплату відобразити в додатках до Податкового розрахунку?

ЧИТАТИ РОЗ’ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Єдина звітність з ЄСВ і ПДФО 2024: терміни подання

Як і вся квартальна податкова звітність, об’єднаний звіт у 2024 році подається впродовж 40 к. дн. після звітного кварталу.

Увага: 11 листопада 2024 року — гранична дата подання об’єднаного Податкового розрахунку з ЄСВ та ПДФО/ВЗ за ІІI квартал 2024 року.

Усі наступні крайні дати звітування для поточного року наведено у таблиці нижче.

Податковий розрахунок: структура

Об’єднаний Податковий розрахунок має статус податкової декларації та містить:

• основну частину. Це заголовний блок з реквізитами й даними про роботодавця, проміжний блок з інформацією про додатки та загальною статисткою за працівниками, а також зведена інформація про нарахований ЄСВ, яка складається з 3-х розділів;
• 6 додатків. Вони практично всі стосуються ЄСВ, окрім Додатка 4ДФ, що призначений для звітування за ПДФО/ВЗ. Однак суб’єктів комерційного сектору можуть стосуватися лише 4 з них (див. таблицю нижче), а решта 2 додатки – для бюджетників, тому їх тут і не згадуємо. Кожний додаток є невід’ємною частиною звіту, а тому неподача додатка рівносильна неподанню самого звіту (виняток – коли інформація для звітування за таким додатком відсутня).

Більшість роботодавців комерційного сектору (як юрособи, так і ФОП) заповнюють основну частину й Додатки Д1, 4ДФ і Д5.

Щодо Додатка Д6, то він подається тоді, коли є особи, для яких рахується спецстаж.

Увага: підвищили працівника у посаді – заповніть Додаток Д5 Податкового розрахунку. Те ж саме – при звільненні або прийнятті на роботу, початку та закінченні декретної відпустки.

Можете ознайомитися з загальним прикладом заповнення Звіту.

Компенсація витрат на облаштування робочих місць для осіб з інвалідністю

Урядовці запропонували компенсувати витрати на допоміжні засоби, які підприємства закуповують, щоб облаштовувати робочі місця для новоприйнятих працівників з інвалідністю. Хто з роботодавців може отримати компенсацію, на яких умовах і які документи підготувати, пояснює експерт

ЧИТАТИ РОЗ'ЯСНЕННЯ ЕКСПЕРТА

Єдина звітність з ЄСВ і ПДФО: як подавати у 2024 році

Цей Звіт подається:

• в електронній формі – через електронний кабінет з використанням кваліфікованого електронного підпису (ідентифікатор – J0500109 для юросіб та F0500109 – для фізосіб-підприємців);
• у паперовій формі – особисто або поштою, підписаний та з печаткою, якщо така використовується.

Якщо обрали останній, паперовий, варіант, то зверніть увагу тут є аж 3 варіанти:

• подати особисто разом з електронною формою на електронному носії інформації;
• подати особисто лише на паперовому носії, якщо кількість рядків у додатках до звіту не перевищує 5;
• надіслати поштою з повідомленням та описом про вкладення, за умови, якщо кількість рядків у додатках звіту не перевищує 5.

Подається Звіт до органу ДПС за основним місцем обліку.

Як подати податковий розрахунок з ПДФО та ЄСВ, якщо є структурні підрозділи

За наявності структурних підрозділів, наприклад філій, які неуповноважені вести облік і сплату зарплатних ЄСВ, ПДФО та ВЗ, головним підприємством тоді готується окремий Звіт про доходи, які виплачені працівникам такого підрозділу (філії).

Такий окремий Звіт:

• подається за основним місцем обліку установи;
• містить дані про відокремлений підрозділ, а саме — у ряд. 032 заголовної частини вказується код адміністративно-територіально одиниці, де розташований такий підрозділ (п. 1 п. 4 розд. IV Порядку № 4);
• складається лише з Додатків 4ДФ за ті місяці звітного кварталу, коли напахувалася зарплата в таких підрозділах, з даними за працівниками підрозділу;
• подається за основним місцем обліку.

Наприклад, у разі наявності у підприємства 2-х відокремлених підрозділів подаються три Звіти:

• один — власний з виплатами лише за головним підприємством. У ньому зазначаються дані щодо ЄСВ, ПДФО/ВЗ за всіма застрахованими особами, але лише за виплатами головного підприємства, без працівників відокремлених підрозділів (філій);
• два — за кожним підрозділом (філією).

Доходи, які потрапляють у податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО/ВЗ

Окрім платежів з ЄСВ, ПДФО/ВЗ із заробітної плати, Податковий розрахунок включає також і виплати та податки за особами, які:

• здійснюють роботу за цивільно-правовими договорами (ЦПД);
• є самозайнятими. Це ФОП або особи, які здійснюють незалежну професійну діяльність. У цьому разі показується лише виплачений дохід, так як податки такі особи сплачують самостійно;
• отримують грошове забезпечення /допомогу за соціальними програмами, наприклад з догляду за дітьми або особами з інвалідністю.

Таким чином, до Податкового розрахунку потрапляють усі доходи, які нараховуються/виплачуються підприємством або ФОП фізособам незалежно від того, чи був з ними укладений трудовий договір та чи вони оподатковувалися. Однак Звіт подається завжди, коли суб’єкт зобов’язаний законодавством виступити податковим агентом щодо таких доходів і утримати ПДФО/ВЗ чи нарахувати ЄСВ.

ВАША ПЕРСОНАЛЬНА ПРОПОЗИЦІЯ НАВЧАННЯ У ВИЩІЙ ШКОЛІ ГОЛОВБУХА

• Національна сертифікація бухгалтерів — 2025 ⏩
• Професійна сертифікація за МСФЗ ⏩
• Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2025 ⏩
• ПДВ: від азів до майстерності ⏩
• Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
• РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
• ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
• Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩

Як правильно нумерувати Податковий розрахунок та додатки до нього

Номер розрахунку ставимо у ряд. 02 Основної частини, а також у Додатках до нього. Однак як нумерувати ці Податкові розрахунки? Податковий розрахунок нумерується за кількістю поданих таких звітів впродовж звітного кварталу. Наприклад, маємо такі ситуації:

• за ІII квартал підприємство подало лише Податковий розрахунок «Звітний». На ньому та у його додатках слід поставити № «1»;
• за ІII квартал підприємство подало розрахунок «Звітний» № 1, а потім у грудні подало «Уточнюючий», який має бути вже № 2. Якщо потім буде поданий ще один «Уточнюючий» за ІІІ квартал, то він уже отримає № 3 і т.д.;
• за ІII квартал підприємство подало один Податковий розрахунок «Довідковий», наприклад у серпні 2024. Потім уже у жовтні 2024 подало «Звітний» за весь IІІ квартал 2024. Тоді на розрахунку «Довідковий» має бути № «1», а на розрахунку «Звітний» — № «2». Якщо потім у листопаді 2024 до закінчення строку звітування ще й буде поданий розрахунок «Звітний новий», то цей останній звіт отримає № «3» і т.д.;
• за ІІІ квартал підприємство подало Податковий розрахунок «Довідковий» (№ «1»), Звітний (№ «2»). Однак ще є філіал, який подав теж Податковий розрахунок за ІІІ квартал «Звітний». У цьому звіті філіалу вже має бути № «3».

Неправильно нумерувати ці звіти за кількістю кварталів. Наприклад, якщо підприємство впродовж 2024 року подаватиме лише Податковий розрахунок «Звітний», то за IV квартал він знову має бути з № «1», а не з № «4». У такому разі виходить, що розрахунків «Звітний», які мають № «1», всього подано 4 штуки — за кожний квартал 2024 року. Тобто кожний з них має «№1».

З приводу нумерації є роз’яснення від ДПС у листі від 20.05.2021 № 498/2/99-00-04-02-01-02, також ЗІР 103.25. Якщо раптом десь помилилися у нумерації, – продовжуйте нумерувати, а з нового кварталу робіть усе правильно. Виправляти таку помилку не потрібно.

Щодо нумерації місяців – номер місяця у Податковому розрахунку відповідає його номеру саме у звітному кварталі, а не у році. Так, липень 2024 року – це № «1», а не № «7», а вересень 2024 року — це місяць № «3», а не № «9» і т.д.

Щодо додатків — також нумеруємо у межах одного Податкового розрахунку. Наприклад, маємо таку ситуацію, коли за звітний квартал подано два Податкових розрахунки — «Звітний» і «Звітний новий». Ясність у це питання має внести таблиця нижче.

Наприклад, Додаток 4ДФ, який стосується вересня 2024, в обох звітах — «Звітний» і «Звітний новий» – повинен мати № «3», але кожний поданий Податковий розрахунок отримує окремий номер: «Звітний» — це № «1», а «Звітний новий» — це № «2».

Детальніше про Податкові розрахунки «Звітний новий» та «Уточнюючий», а також їхню нумерацію – читайте у матеріалі про помилки в об’єднаному звіті.

Оплата праці в умовах повітряних тривог і відключення світла

• Як оформити період роботи в екстрених умовах
• Як оплатити час перебування в укритті під час повітряної тривоги
• Як оголосити/припинити простій через відключення світла

Яку чисельність працівників зазначати у Податковому розрахунку

У Податковому розрахунку чисельність працівників зазначається декілька разів. Однак зверніть увагу, що там використовуються різні статистичні способи підрахунку такої чисельності, які також відрізняються ще й різними дещо правилами щодо врахування жінок-декретниць та зовнішніх сумісників. Аби внести ясність у це питання складено таблицю нижче. Середньооблікову чисельність можна взяти також зі статистичного Звіту із праці (формі 1-ПВ).

Наприклад, якщо на підприємстві, яке згортає свою діяльність, є лише одна працівниця (директорка), яка зараз перебуває у відпустці для догляду за дитиною, то показники чисельності у звіті мають бути заповнені так, як у таблиці нижче.

Бланк Податкового розрахунку з ЄСВ та ПДФО/ВЗ

Розміщуємо бланки об’єднаного звіту та додатків, які потрібні комерційним суб’єктам господарювання у форматі Excel.

Чи подавати пусті додатки до Податкового розрахунку і пустий Звіт

Ситуація проста — нема чого декларувати у певному Додатку чи навіть у самому звіті. Як тут бути? Керуємося у цьому питанні пп. «б» п. 176.2 Податкового кодексу України (далі – ПК), Порядком № 4 та листом ДПС від 07.04.2021 № 2123/0/99-00-04-02-01-09 (далі — Лист № 2123).

Почнемо з Додатків Д5 і Д6, так як з ними простіше. Їх треба подавати лише, якщо є підстави для їхнього подання, а саме:

• Додаток Д5 – наприклад, закінчення чи початок трудових відносин. Всі умови – див. у зносці до таблиці з описом додатків (див. абз. 2 п. 5 розд. IV Порядку № 4);
• Додатка Д6 – подаємо лише, якщо є робочі місця, робота на яких зараховується до спецстажу. Якщо таких місць немає, то цей додаток не формується й не подається (див. абз. 2 п. 6 розд. IV Порядку № 4).

Якщо додаток не подається, то у такому разі й не треба робити його «пустим» та відмічати його на першій сторінці Звіту, – додатка тоді просто немає.

Увага: Додатки Д5 і Д6 подаються не завжди, а лише коли є умови для їхнього подання. Порожніми їх подавати не потрібно.

Щодо Податкового розрахунку, то він подається, якщо впродовж звітного періоду нараховувалися доходи (див. абз. 3 п. 1 розд. ІІ Порядку № 4, пп. «б» п. 176.2 ПК). Виходить, що якщо у підприємства або ФОП взагалі немає найманих працівників і не було виплат фізособам за ЦПД, то й подавати Податковий розрахунок не потрібно. Однак, якщо працівники є, але з тих чи інших причин не працювали й за ними не було виплат — відпустка за власний рахунок, призупинення трудових відносин впродовж воєнного стану тощо –виникає досить спірна ситуація, особливо щодо Додатків Д1 і 4ДФ, адже Порядок № 4 не містить чітких вказівок з цього приводу. Єдине, що за Порядком № 4 Додаток Д1 подавати НЕ треба, якщо у звітному кварталі взагалі не використовувалася праця фізосіб на умовах трудового договору/контракту (див. абз. 2 п. 1 розд. IV Порядку № 4). Досить спірною і розпливчастою є умова «не використовувалася праця».

Зразки заповнення об’єднаного звіту з ЄСВ та ПДФО/ВЗ

Дещо світла на питання неподачі Додатків Д1 і 4ДФ проливає Лист № 2123, за яким маємо такі рекомендації:

• Додаток 4ДФ – подавайте завжди, коли подаєте Податковий розрахунок (без винятків). Тобто незалежно від наявності показників для декларування у Додатку 4ДФ;
• Додаток Д1 — завжди, коли є трудові відносини або ЦПД хоча б один день у кварталі. Тоді Додатки Д1 за інші місяці кварталу можуть бути «пустими».

Також можна скористатися для певних ситуацій таблицею нижче. У ній зліва наведено ситуації, а справа – рекомендації щодо цієї ситуації.

Якщо є сумніви, чи ви не згодні, — зверніться за індивідуальною консультацією до ДПС, або ж подайте пустий Звіт чи Додатки до нього. Штрафу за це точно не буде. 

Увага: якщо показники для звітування були хоча б в одному місяці кварталу, то додатки подаються за кожний з 3-х місяців кварталу.

Штрафи-2024: несвоєчасне подання звітності та несплата податків

📌Не подали або несвоєчасно подали податкову звітність
📌Не дотримали строків зберігання документів
📌Невчасно сплатили податки

ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ТА ШТРАФИ

Відповідальність за об’єднаний звіт з ПДФО та ЄСВ

Об’єднаний Податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО/ВЗ має статус податкової декларації, а тому на нього поширюються традиційні для них штрафи. Так, за неподання цього Звіту штраф — 1020 грн, а при повторному протягом року – уже 2040 грн (п. 119.1 ПК). Однак на період воєнного стану у разі відсутності у платника податків можливості вчасно подати звітність ці штрафи не застосовуються (п. 69.1 Підрозд. 10 Перехідних положень ПК). Отже, можливий лише адміністративний штраф на посадових осіб — від 34 до 51 грн, а при повторному порушенні протягом року — 51-85 грн (підстава — ст. 163⁴ КпАП, що стосується звітності з ПДФО).