Об’єднаний звіт з ЄСВ та ПДФО (Податковий розрахунок)
Сучасна форма Податкового розрахунку
Сучасна форма (бланк) Податкового розрахунку затверджена наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4. Останнє оновлення було наказом Мінфіну від 02.03.2023 № 113 (далі – Наказ № 113) і ця форма почала діяти з 01 жовтня 2023 року. З того часу змін у Податковому розрахунку не було.
Заповнення Податкового розрахунку здійснюється на основі Порядку його складання, який затверджений тим же наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (далі — Порядок № 4). До Порядку № 4 було внесено зміни наказом Мінфіну від 26.12.2023 № 720 (далі – Наказ № 720), що почав діяти 16 лютого 2024 року. Однак самої форми Податкового розрахунку ці зміни не зачепили. Зміни Наказу № 720 стосувалися:
- суто редакційного уточнення номерів деяких рядків, які використовують при заповнення – виправили помилки в номерах у Порядку № 4;
- до розділу 1 «Довідник ознак доходів фізичних осіб» Додатку 2 до Порядку № 4 ввели нові ознаки доходів фізичних осіб. Це код «210» – допомога з часткового безробіття, код «211» – компенсація за пошкоджену нерухомість під час війни;
- інформація про деякі ознаки доходів з деякими приведено у відповідність до чинних норм податкового законодавства (коди «111» – дохід у вигляді виграшів та призів, «112» – інвестиційний прибуток (дохід), «156» – вартість путівок на відпочинок, оздоровлення та лікування, «189» – дохід у вигляді основної суми боргу (кредиту) платника податку, «193» – прощення боргу фізособи шляхом реструктуризації зобов’язань).
Щоправда, ще був наказ Мінфіну від 18.01.2024 № 22, яким було виправлено лише деякі мовні помилки у Наказі № 720.
Розрахунок зарплати, звітність, перевірки
Податковий розрахунок – це об’єднання звітності з ЄСВ та ПДФО/ВЗ
У недалекому минулому було два окремих звіти – Податковий розрахунок, який включав дані про ПДФО та ВЗ, а також Звіт з ЄСВ. Ці звіти поєднали. Підставою такого об’єднання стали норми Закону «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI (далі – Закон про ЄСВ), за якими ЄСВ-звітність подається у складі звітності з ПДФО.
Повна назва єдиного звіту – Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску.
Разом з об’єднанням Податковий розрахунок отримав:
- помісячну розбивку даних як з ПДФО/ВЗ, так і ЄСВ. Однак сам звіт подається щокварталу;
- персоніфікацію не тільки ПДФО та ЄСВ, але й військового збору (ВЗ).
Такий підхід у об’єднаній звітності залишається й у 2024 році.
Посада головного бухгалтера – чи не найвідповідальніша на підприємстві. Вона передбачає різноманітний спектр завдань, серед яких можуть бути і ті, що приховують ризик фінансових втрат для підприємства. Як наслідок, головбуху «світить» навіть кримінальна відповідальність. На вебінарі проаналізуємо основні види порушень, за які головбуха можуть притягнути до відповідальності. Поговоримо про те, як мінімізувати ризики в роботі та розподілити обов’язки з керівником. Це допоможе уникнути штрафів від ДПС та претензій від керівництва.
Єдина звітність з ЄСВ і ПДФО 2024: терміни подання
Як і вся квартальна податкова звітність, об’єднаний звіт подається протягом 40 к. дн. після звітного кварталу.
Увага: 9 серпня 2024 року — гранична дата подання об’єднаного Податкового розрахунку з ЄСВ та ПДФО/ВЗ за ІI квартал 2024 року.
Усі наступні крайні дати звітування для поточного року наведено у таблиці нижче.
КАЛЕНДАР ПОДАЧІ ПОДАТКОВОГО РОЗРАХУНКУ 2024 | |
Звітний період | Крайня дата подачі |
І квартал 2024 року | 10.05.2024 |
ІІ квартал 2024 року | 09.08.2024 |
ІІІ квартал 2024 року | 11.11.2024 |
IV квартал 2024 року | 10.02.2025 |
Податковий розрахунок: структура
Об’єднаний Податковий розрахунок має статус податкової декларації та містить:
- основну частину. Це заголовний блок з реквізитами й даними про роботодавця, проміжний блок з інформацією про додатки та загальною статисткою за працівниками, а також зведена інформація про нарахований ЄСВ, яка складається з 3-х розділів;
- 6 додатків. Вони практично всі стосуються ЄСВ, окрім Додатка 4ДФ, що призначений для звітування за ПДФО/ВЗ. Однак суб’єктів комерційного сектору можуть стосуватися лише 4 з них (див. таблицю нижче), а решта 2 додатки – для бюджетників, тому їх тут і не згадуємо. Кожний додаток є невід’ємною частиною звіту, а тому неподача додатка рівносильна неподанню самого звіту (виняток – коли інформація для звітування за таким додатком відсутня).
НАЙБІЛЬШ УЖИВАНІ ДОДАТКИ ПОДАТКОВОГО РОЗРАХУНКУ | ||
Код Додатка | Призначення (назва додатка) | Хто подає |
Відомості про нарахування зарплати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам | всі суб’єкти | |
Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого ПДФО та військового збору | всі суб’єкти | |
Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби | ті суб’єкти, у кого були відповідні події** | |
Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства | роботодавці, у яких є працівники, які потребують обліку спецстажу* | |
* є ще Додаток 2 (Д2) та Додаток 3 (Д3), які можуть заповнювати лише бюджетні установи/організації; ** до таких подій належать (див. абз. 2 п. 5 Розд. IV Порядку № 4):
|
Більшість роботодавців комерційного сектору (як юрособи, так і ФОП) заповнюють основну частину й Додатки Д1, 4ДФ і Д5.
Щодо Додатка Д6, то він подається тоді, коли є особи, для яких рахується спецстаж.
Увага: підвищили працівника у посаді – заповніть Додаток Д5 Податкового розрахунку. Те ж саме – при звільненні або прийнятті на роботу, початку та закінченні декретної відпустки.
Можете ознайомитися з загальним прикладом заповнення Звіту.
Урядовці запропонували компенсувати витрати на допоміжні засоби, які підприємства закуповують, щоб облаштовувати робочі місця для новоприйнятих працівників з інвалідністю. Хто з роботодавців може отримати компенсацію, на яких умовах і які документи підготувати, пояснює експерт
Єдина звітність з ЄСВ і ПДФО: як подавати у 2024 році
Цей Звіт подається:
- в електронній формі – через електронний кабінет з використанням кваліфікованого електронного підпису (ідентифікатор – J0500109 для юросіб та F0500109 – для фізосіб-підприємців);
- у паперовій формі – особисто або поштою, підписаний та з печаткою, якщо така використовується.
Якщо обрали останній, паперовий, варіант, то зверніть увагу тут є аж 3 варіанти:
- подати особисто разом з електронною формою на електронному носії інформації;
- подати особисто лише на паперовому носії, якщо кількість рядків у додатках до звіту не перевищує 5;
- надіслати поштою з повідомленням та описом про вкладення, за умови, якщо кількість рядків у додатках звіту не перевищує 5.
Подається Звіт до органу ДПС за основним місцем обліку.
Як подати податковий розрахунок з ПДФО та ЄСВ, якщо є структурні підрозділи
За наявності структурних підрозділів, наприклад філій, які неуповноважені вести облік і сплату зарплатних ЄСВ, ПДФО та ВЗ, головним підприємством тоді готується окремий Звіт про доходи, які виплачені працівникам такого підрозділу (філії).
Такий окремий Звіт:
- подається за основним місцем обліку установи;
- містить дані про відокремлений підрозділ, а саме — у ряд. 032 заголовної частини вказується код адміністративно-територіально одиниці, де розташований такий підрозділ (п. 1 п. 4 розд. IV Порядку № 4);
- складається лише з Додатків 4ДФ за ті місяці звітного кварталу, коли напахувалася зарплата в таких підрозділах, з даними за працівниками підрозділу;
- подається за основним місцем обліку.
Наприклад, у разі наявності у підприємства 2-х відокремлених підрозділів подаються три Звіти:
- один — власний з виплатами лише за головним підприємством. У ньому зазначаються дані щодо ЄСВ, ПДФО/ВЗ за всіма застрахованими особами, але лише за виплатами головного підприємства, без працівників відокремлених підрозділів (філій);
- два — за кожним підрозділом (філією).
Доходи, які потрапляють у податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО/ВЗ
Окрім платежів з ЄСВ, ПДФО/ВЗ із заробітної плати, Податковий розрахунок включає також і виплати та податки за особами, які:
- здійснюють роботу за цивільно-правовими договорами (ЦПД);
- є самозайнятими. Це ФОП або особи, які здійснюють незалежну професійну діяльність. У цьому разі показується лише виплачений дохід, так як податки такі особи сплачують самостійно;
- отримують грошове забезпечення /допомогу за соціальними програмами, наприклад з догляду за дітьми або особами з інвалідністю.
Таким чином, до Податкового розрахунку потрапляють усі доходи, які нараховуються/виплачуються підприємством або ФОП фізособам незалежно від того, чи був з ними укладений трудовий договір та чи вони оподатковувалися. Однак Звіт подається завжди, коли суб’єкт зобов’язаний законодавством виступити податковим агентом щодо таких доходів і утримати ПДФО/ВЗ чи нарахувати ЄСВ.
- Національна сертифікація бухгалтерів — 2024 ⏩
- Професійна сертифікація за МСФЗ — 2024 ⏩
- Національна сертифікація головбуха медичного КНП — 2024 ⏩
- ПДВ: від азів до майстерності ⏩
- Розрахунок зарплати, звітність, перевірки ⏩
- РРО: робота, помилки та штрафи ⏩
- ФОП-єдиноподатник: практикум для бухгалтера та підприємця ⏩
- Благодійні організації: практикум з обліку та оподаткування ⏩
Як правильно нумерувати Податковий розрахунок та додатки до нього
Номер розрахунку ставимо у ряд. 02 Основної частини, а також у Додатках до нього. Однак як нумерувати ці Податкові розрахунки? Податковий розрахунок нумерується за кількістю поданих таких звітів впродовж звітного кварталу. Наприклад, маємо такі ситуації:
- за І квартал підприємство подало лише Податковий розрахунок «Звітний». На ньому та у його додатках слід поставити № «1»;
- за І квартал підприємство подало розрахунок «Звітний» № 1, а потім у липні подало «Уточнюючий», який має бути вже № 2. Якщо потім у грудні буде поданий ще один «Уточнюючий» за І квартал, то він уже отримає № 3 і т.д.;
- за І квартал підприємство подало один Податковий розрахунок «Довідковий», наприклад у лютому 2024. Потім уже у квітні 2024 подало «Звітний» за весь I квартал 2024. Тоді на розрахунку «Довідковий» має бути № «1», а на розрахунку «Звітний» — № «2». Якщо потім у травні 2024 до закінчення строку звітування ще й буде поданий розрахунок «Звітний новий», то цей останній звіт отримає № «3» і т.д.;
- за І квартал підприємство подало Податковий розрахунок «Довідковий» (№ «1»), Звітний (№ «2»). Однак ще є філіал, який подав теж Податковий розрахунок за І квартал «Звітний». У цьому звіті філіалу вже має бути № «3».
Неправильно нумерувати ці звіти за кількістю кварталів. Наприклад, якщо підприємство впродовж 2024 року подаватиме лише Податковий розрахунок «Звітний», то за IV квартал він знову має бути з № «1», а не з № «4». У такому разі виходить, що розрахунків «Звітний», які мають № «1», всього подано 4 штуки — за кожний квартал 2024 року. Тобто кожний з них має «№1».
З приводу нумерації є роз’яснення від ДПС у листі від 20.05.2021 № 498/2/99-00-04-02-01-02, також ЗІР 103.25. Якщо раптом десь помилилися у нумерації, – продовжуйте нумерувати, а з нового кварталу робіть усе правильно. Виправляти таку помилку не потрібно.
Щодо нумерації місяців – номер місяця у Податковому розрахунку відповідає його номеру саме у звітному кварталі, а не у році. Так, травень 2024 року – це № «1», а не № «5», а червень 2024 року — це місяць № «3», а не № «6» і т.д.
Щодо додатків — також нумеруємо у межах одного Податкового розрахунку. Наприклад, маємо таку ситуацію, коли за звітний квартал подано два Податкових розрахунки — «Звітний» і «Звітний новий». Ясність у це питання має внести таблиця нижче.
НУМЕРАЦІЯ ПОДАТКОВОГО РОЗРАХУНКУ ТА ДОДАТКІВ ДО НЬОГО – І КВАРТАЛ 2024 | |||||
Місяць | Додаток Д1 | Додаток 4ДФ | |||
Номер місяця у кварталі | Номер додатка у Податковому розрахунку | Номер місяця у кварталі | Номер додатка у Податковому розрахунку | Номер розрахунку | |
Податковий розрахунок «Звітний» за І квартал 2024 | |||||
січень | 1 | 1 | 1 | 1 | 1 |
лютий | 2 | 2 | 2 | 2 | 1 |
березень | 3 | 3 | 3 | 3 | 1 |
Податковий розрахунок «Звітний новий» за І квартал 2024 | |||||
січень | 1 | 1 | 1 | 1 | 2 |
лютий | 2 | 2 | 2 | 2 | 2 |
березень | 3 | 3 | 3 | 3 | 2 |
Наприклад, Додаток 4ДФ, який стосується березня 2024, в обох звітах – «Звітний» і «Звітний новий» – повинен мати № «3», але кожний поданий Податковий розрахунок отримує окремий номер: «Звітний» — це № «1», а «Звітний новий» — це № «2».
Детальніше про Податкові розрахунки «Звітний новий» та «Уточнюючий», а також їхню нумерацію – читайте у матеріалі про помилки в об’єднаному звіті.
Яку чисельність працівників зазначати у Податковому розрахунку
У Податковому розрахунку чисельність працівників зазначається декілька разів. Однак зверніть увагу, що там використовуються різні статистичні способи підрахунку такої чисельності, які також відрізняються ще й різними дещо правилами щодо врахування жінок-декретниць та зовнішніх сумісників. Аби внести ясність у це питання складено таблицю нижче. Середньооблікову чисельність можна взяти також зі статистичного Звіту із праці (формі 1-ПВ).
ПОКАЗНИКИ ЧИСЕЛЬНОСТІ ПРАЦІВНИКІВ У ПОДАТКОВОМУ РОЗРАХУНКУ (ПР) | |||
облікова чисельність штатних працівників1 | середньооблікова чисельність штатних працівників1 | кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нарахована зарплата2 | кількість осіб, які працюють за трудовими договорами (контрактами) |
місце показника у Податковому розрахунку: | |||
ряд. 104 ПР | ряд. 101 ПР | ряд. 105 ПР | ряд. 04 Додатка 4ДФ ПР |
відпустка з вагітності та пологів: | |||
включаються | не включаються | не включаються | не включаються |
відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 3(6)-річного віку: | |||
включаються | не включаються | не включаються | не включаються |
зовнішні сумісники: | |||
не включаються | не включаються | включаються, якщо їм нараховувалася зарплата | так, якщо їм нараховувався дохід за ознакою «101»3 |
працівники, які весь місяць перебували на лікарняному або у відпустці без збереження: | |||
включаються | включаються | включаються, якщо їм нараховувалася зарплата | так, якщо їм нараховувався дохід за ознакою «101»3 |
1 — детальніше про розрахунок цих показників читайте у матеріалі Середньооблікова кількість штатних працівників, а також є Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 29.09.2005 № 286, роз’яснення ДПС у ЗІР 201.04.01, а також ЗІР 201.06.01; 2 — має співпадати з кількістю, яка відображена за Додатком Д1 Податкового розрахунку; 3 — див. п. 4 розд. IV Порядку № 4, а також роз’яснення ДПС 103.25 ЗІР. Якщо кількість таких працівників змінювалася впродовж місяця, то зазначається максимальна чисельність |
Наприклад, якщо на підприємстві, яке згортає свою діяльність, є лише одна працівниця (директорка), яка зараз перебуває у відпустці для догляду за дитиною, то показники чисельності у звіті мають бути заповнені так, як у таблиці нижче.
ПРАЦІВНИЦЯ У ВІДПУСТЦІ ДЛЯ ДОГЛЯДУ ЗА ДИТИНОЮ В ПОДАТКОВОМУ РОЗРАХУНКУ | |||
облікова чисельність штатних працівників | середньооблікова чисельність штатних працівників | кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нарахована зарплата | кількість осіб, які працюють за трудовими договорами |
1 | 0 | 0 | 0 |
Бланк Податкового розрахунку з ЄСВ та ПДФО/ВЗ
Розміщуємо бланки об’єднаного звіту та додатків, які потрібні комерційним суб’єктам господарювання у форматі Excel.
Чи подавати пусті додатки до Податкового розрахунку і пустий Звіт
Ситуація проста — нема чого декларувати у певному Додатку чи навіть у самому звіті. Як тут бути? Керуємося у цьому питанні пп. «б» п. 176.2 Податкового кодексу України (далі – ПК), Порядком № 4 та листом ДПС від 07.04.2021 № 2123/0/99-00-04-02-01-09 (далі — Лист № 2123).
Почнемо з Додатків Д5 і Д6, так як з ними простіше. Їх треба подавати лише, якщо є підстави для їхнього подання, а саме:
- Додаток Д5 – наприклад, закінчення чи початок трудових відносин. Всі умови – див. у зносці до таблиці з описом додатків (див. абз. 2 п. 5 розд. IV Порядку № 4);
- Додатка Д6 – подаємо лише, якщо є робочі місця, робота на яких зараховується до спецстажу. Якщо таких місць немає, то цей додаток не формується й не подається (див. абз. 2 п. 6 розд. IV Порядку № 4).
Якщо додаток не подається, то у такому разі й не треба робити його «пустим» та відмічати його на першій сторінці Звіту, – додатка тоді просто немає.
Увага: Додатки Д5 і Д6 подаються не завжди, а лише коли є умови для їхнього подання. Порожніми їх подавати не потрібно.
Щодо Податкового розрахунку, то він подається, якщо впродовж звітного періоду нараховувалися доходи (див. абз. 3 п. 1 розд. ІІ Порядку № 4, пп. «б» п. 176.2 ПК). Виходить, що якщо у підприємства або ФОП взагалі немає найманих працівників і не було виплат фізособам за ЦПД, то й подавати Податковий розрахунок не потрібно. Однак, якщо працівники є, але з тих чи інших причин не працювали й за ними не було виплат — відпустка за власний рахунок, призупинення трудових відносин впродовж воєнного стану тощо –виникає досить спірна ситуація, особливо щодо Додатків Д1 і 4ДФ, адже Порядок № 4 не містить чітких вказівок з цього приводу. Єдине, що за Порядком № 4 Додаток Д1 подавати НЕ треба, якщо у звітному кварталі взагалі не використовувалася праця фізосіб на умовах трудового договору/контракту (див. абз. 2 п. 1 розд. IV Порядку № 4). Досить спірною і розпливчастою є умова «не використовувалася праця».
Зразки заповнення об’єднаного звіту з ЄСВ та ПДФО/ВЗ
Дещо світла на питання неподачі Додатків Д1 і 4ДФ проливає Лист № 2123, за яким маємо такі рекомендації:
- Додаток 4ДФ – подавайте завжди, коли подаєте Податковий розрахунок (без винятків). Тобто незалежно від наявності показників для декларування у Додатку 4ДФ;
- Додаток Д1 — завжди, коли є трудові відносини або ЦПД хоча б один день у кварталі. Тоді Додатки Д1 за інші місяці кварталу можуть бути «пустими».
Також можна скористатися для певних ситуацій таблицею нижче. У ній зліва наведено ситуації, а справа – рекомендації щодо цієї ситуації.
ПОДАТКОВИЙ РОЗРАХУНОК І ДОДАТКИ Д1, 4ДФ: ПОДАВАТИ ЧИ НІ | |||||
Господарська ситуація (якщо вона є хоча б в один день звітного кварталу): | Подача звіту і додатків (відповідає ситуації зліва): | ||||
наймані працівники (трудові договори) | діючі ЦПД, у т.ч. відкриті або закриті у кварталі1 | будь-які нарахування, виплати, сплата податків за фізособами впродовж кварталу (є трудовий/ЦПД або взагалі ніякого) | податковий розрахунок | Додаток Д1 | Додаток 4ДФ |
немає | немає | немає | не подаються (це ситуація, коли взагалі відсутні показники для декларування у кожному з місяців кварталу) | ||
немає | так, є | немає | так | так (адже є графа 14)2 | так, але з нульовими доходами, ПДФО/ВЗ |
так, є | немає | ||||
так, (трудовий або ЦПД) | так, вони є, хоча й не кожного місяця3 | так | так, але за місяці, коли доходу не було – пустий3 | так, але за місяці, коли доходу не було – з нульовими доходами, ПДФО/ВЗ | |
так, вони є щомісяця | так | так | так | ||
так | ні | так, але за ними тільки ЄСВ, без ПДФО/ВЗ4 | так | так | так, дохід цей слід показати4 |
1 – якщо ЦПД був відкритий/закритий, то за такий квартал ще й слід подати Додаток Д5; 2 – графа 14 Додатка Д1 – це кількість днів перебування у трудових відносинах або цивільно-правових відносинах, тобто дні дії відкритого ЦПД; 3 – наприклад, підприємство почало працювати з середини кварталу. Про цю ситуацію також є лист ДПС від 20.05.2021 № 498/2/99-00-04-02-01-02, а також ЗІР 103.25. За ним, якщо показники для звітування є хоча б в одному місяці з кварталу, то додатки Д1 та 4ДФ подаємо за кожний місяць кварталу. «Пустий» додаток – це порожні клітинки в електронній формі або прокреслені пусті клітинки у паперовій формі; 4 – наприклад, допомога з вагітності та пологів. ЄСВ за нею є та вноситься до Додатку Д1. ПДФО/ВЗ – не утримуються, але такий дохід усе одно треба показати під ознакою «128» у Додатку 4ДФ (у місяці нарахування допомоги) |
Якщо є сумніви, чи ви не згодні, — зверніться за індивідуальною консультацією до ДПС, або ж подайте пустий Звіт чи Додатки до нього. Штрафу за це точно не буде.
Увага: якщо показники для звітування були хоча б в одному місяці кварталу, то додатки подаються за кожний з 3-х місяців кварталу.
📌Не подали або несвоєчасно подали податкову звітність
📌Не дотримали строків зберігання документів
📌Невчасно сплатили податки
Відповідальність за об’єднаний звіт з ПДФО та ЄСВ
Об’єднаний Податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО/ВЗ має статус податкової декларації, а тому на нього поширюються традиційні для них штрафи. Так, за неподання цього Звіту штраф — 1020 грн, а при повторному протягом року – уже 2040 грн (п. 119.1 ПК). Однак на період воєнного стану у разі відсутності у платника податків можливості вчасно подати звітність ці штрафи не застосовуються (п. 69.1 Підрозд. 10 Перехідних положень ПК). Отже, можливий лише адміністративний штраф на посадових осіб — від 34 до 51 грн, а при повторному порушенні протягом року — 51-85 грн (підстава — ст. 1634 КпАП, що стосується звітності з ПДФО).