Об’єднаний звіт з ЄСВ та ПДФО (Податковий розрахунок)

UA RU
Автор
бухгалтер-експерт, кандидат економічних наук, м. Чернігів
У консультації розглянемо особливості заповнення звіту та його додатків, коли та який з них подавати, як бути з порожніми додатками, а також останні зміни в чинній формі Податкового розрахунку

Оновлена форма Податкового розрахунку: коли застосовувати

Форма Податкового розрахунку затверджена наказом Мінфіну від 02.03.2023 № 113 (далі – Наказ № 113), який набув чинності 5 травня 2023 року. Сама ж форма почала діяти з 1 жовтня 2023 року.

Податковий розрахунок – це об’єднання звітності з ЄСВ та ПДФО/ВЗ

У недалекому минулому було два окремих звіти – Податковий розрахунок, який включав дані про ПДФО та ВЗ, а також Звіт з ЄСВ. Ці звіти поєднали. Підставою такого об’єднання стали норми Закону «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI (далі – Закон про ЄСВ), за якими ЄСВ-звітність подається у складі звітності з ПДФО.

Повна назва єдиного звіту – Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків – фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску.

Разом з об’єднанням Податковий розрахунок отримав:

  • помісячну розбивку даних як з ПДФО/ВЗ, так і ЄСВ. Однак сам звіт подається щокварталу;
  • персоніфікацію не тільки ПДФО та ЄСВ, але й військового збору (ВЗ).

Такий підхід у об’єднаній звітності залишається й у 2024 році.

Єдина звітність з ЄСВ і ПДФО 2024: терміни подання

Як і вся квартальна податкова звітність, об’єднаний звіт подається протягом 40 к. дн. після звітного кварталу.

Увага: 10 травня 2024 року — гранична дата подання об’єднаного Податкового розрахунку з ЄСВ та ПДФО/ВЗ за I квартал 2024 року. 

Усі наступні крайні дати звітування для поточного року наведено у таблиці нижче.

КАЛЕНДАР ПОДАЧІ ПОДАТКОВОГО РОЗРАХУНКУ 2024

Звітний період

Крайня дата подачі

І квартал 2024 року 

10.05.2024

ІІ квартал 2024 року 

09.08.2024

ІІІ квартал 2024 року 

11.11.2024

IV квартал 2024 року 

10.02.2025

Податковий розрахунок: структура

Об’єднаний Податковий розрахунок має статус податкової декларації та містить:

  • основну частину. Це заголовний блок з реквізитами й даними про роботодавця, проміжний блок з інформацією про додатки та загальною статисткою за працівниками, а також зведена інформація про нарахований ЄСВ, яка складається з 3-х розділів;
  • 6 додатків. Вони практично всі стосуються ЄСВ, окрім Додатка 4ДФ, що призначений для звітування за ПДФО/ВЗ. Однак суб’єктів комерційного сектору можуть стосуватися лише 4 з них (див. таблицю нижче), а решта 2 додатки – для бюджетників, тому їх тут і не згадуємо. Кожний додаток є невід’ємною частиною звіту, а тому неподача додатка рівносильна неподанню самого звіту (виняток – коли інформація для звітування за таким додатком відсутня).

НАЙБІЛЬШ УЖИВАНІ ДОДАТКИ ПОДАТКОВОГО РОЗРАХУНКУ

Код Додатка

Призначення (назва додатка)

Хто подає

Додаток 1 (Д1)

Відомості про нарахування зарплати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам

всі суб’єкти

Додаток 4 (4ДФ)

Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого ПДФО та військового збору

всі суб’єкти

Додаток 5 (Д5)

Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби

ті суб’єкти, у кого були відповідні події**

Додаток 6 (Д6)

Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства

роботодавці, у яких є працівники, які потребують обліку спецстажу*

* є ще Додаток 2 (Д2) та Додаток 3 (Д3), які можуть заповнювати лише бюджетні установи/організації;

** до таких подій належать (див. абз. 2 п. 5 Розд. IV Порядку № 4):

  • укладання або розірвання трудового договору, у т.ч. й при працевлаштуванні на нове робоче місце;
  • укладання ЦПД або закінченні його дії у звітному кварталі;
  • переведення особи на іншу постійну посаду або роботу у одній і тій же установі/організації;
  • працівника було переміщено з одного структурного підрозділу до іншого;
  • призначенні працівника на нову посаду;
  • надання або закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами;
  • надання відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3(6) років

Більшість роботодавців комерційного сектору (як юрособи, так і ФОП) заповнюють основну частину й Додатки Д1, 4ДФ і Д5.

Щодо Додатка Д6, то він подається тоді, коли є особи, для яких рахується спецстаж.

Увага: підвищили працівника у посаді – заповніть Додаток Д5 Податкового розрахунку. Те ж саме – при звільненні або прийнятті на роботу, початку та закінченні декретної відпустки. 

Можете ознайомитися з загальним прикладом заповнення Звіту.

Єдина звітність з ЄСВ і ПДФО: як подавати у 2024 році

Цей Звіт подається:

  • в електронній формі – через електронний кабінет з використанням кваліфікованого електронного підпису (ідентифікатор – J0500109 для юросіб та F0500109 – для фізосіб-підприємців);
  • у паперовій формі – особисто або поштою, підписаний та з печаткою, якщо така використовується.

Якщо обрали останній, паперовий, варіант, то зверніть увагу тут є аж 3 варіанти:

  • подати особисто разом з електронною формою на електронному носії інформації;
  • подати особисто лише на паперовому носії, якщо кількість рядків у додатках до звіту не перевищує 5;
  • надіслати поштою з повідомленням та описом про вкладення, за умови, якщо кількість рядків у додатках звіту не перевищує 5.

Подається Звіт до органу ДПС за основним місцем обліку.

Як подати податковий розрахунок з ПДФО та ЄСВ, якщо є структурні підрозділи

За наявності структурних підрозділів, наприклад філій, які неуповноважені вести облік і сплату зарплатних ЄСВ, ПДФО та ВЗ, головним підприємством тоді готується окремий Звіт про доходи, які виплачені працівникам такого підрозділу (філії).

Такий окремий Звіт:

  • подається за основним місцем обліку установи;
  • містить дані про відокремлений підрозділ, а саме — у ряд. 032 заголовної частини вказується код адміністративно-територіально одиниці, де розташований такий підрозділ (п. 1 п. 4 розд. IV Порядку № 4);
  • складається лише з Додатків 4ДФ за ті місяці звітного кварталу, коли напахувалася зарплата в таких підрозділах, з даними за працівниками підрозділу;
  • подається за основним місцем обліку.

Наприклад, у разі наявності у підприємства 2-х відокремлених підрозділів подаються три Звіти:

  • один — власний з виплатами лише за головним підприємством. У ньому зазначаються дані щодо ЄСВ, ПДФО/ВЗ за всіма застрахованими особами, але лише за виплатами головного підприємства, без працівників відокремлених підрозділів (філій);
  • два — за кожним підрозділом (філією).

Як заповнити податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО/ВЗ

Заповнення нового Податкового розрахунку здійснюємо на основі Порядку його складання, який затверджений наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4 (у редакції наказу Мінфіну від 15.12.2020 № 773далі — Порядок № 4). Цей же наказ містить і актуальну форму (бланк) цього звіту.

Зверніть увагу, що до Порядку № 4 внесено зміни наказом Мінфіну від 26.12.2023 № 720. Однак самої форми Податкового розрахунку ці зміни не зачіпають. 

Окрім платежів з ЄСВ, ПДФО/ВЗ із заробітної плати, Податковий розрахунок включає також і виплати та податки за особами, які:

  • здійснюють роботу за цивільно-правовими договорами (ЦПД);
  • є самозайнятими. Це ФОП або особи, які здійснюють незалежну професійну діяльність. У цьому разі показується лише виплачений дохід, так як податки такі особи сплачують самостійно;
  • отримують грошове забезпечення /допомогу за соціальними програмами, наприклад з догляду за дітьми або особами з інвалідністю.

Таким чином, до Податкового розрахунку потрапляють усі доходи, які нараховуються/виплачуються підприємством або ФОП фізособам незалежно від того, чи був з ними укладений трудовий договір та чи вони оподатковувалися. Однак Звіт подається завжди, коли суб’єкт зобов’язаний законодавством виступити податковим агентом щодо таких доходів і утримати ПДФО/ВЗ чи нарахувати ЄСВ.

Як правильно нумерувати Податковий розрахунок та додатки до нього

Номер розрахунку ставимо у ряд. 02 Основної частини, а також у Додатках до нього. Однак як нумерувати ці Податкові розрахунки? Податковий розрахунок нумерується за кількістю поданих таких звітів впродовж звітного кварталу. Наприклад, маємо такі ситуації:

  • за І квартал підприємство подало лише Податковий розрахунок «Звітний». На ньому та у його додатках слід поставити № «1»;
  • за І квартал підприємство подало розрахунок «Звітний» № 1, а потім у липні подало «Уточнюючий», який має бути вже № 2. Якщо потім у грудні буде поданий ще один «Уточнюючий» за І квартал, то він уже отримає № 3 і т.д.;
  • за І квартал підприємство подало один Податковий розрахунок «Довідковий», наприклад у лютому 2024. Потім уже у квітні 2024 подало «Звітний» за весь I квартал 2024. Тоді на розрахунку «Довідковий» має бути № «1», а на розрахунку «Звітний» — № «2». Якщо потім у травні 2024 до закінчення строку звітування ще й буде поданий розрахунок «Звітний новий», то цей останній звіт отримає № «3» і т.д.;
  • за І квартал підприємство подало Податковий розрахунок «Довідковий» (№ «1»), Звітний (№ «2»). Однак ще є філіал, який подав теж Податковий розрахунок за І квартал «Звітний». У цьому звіті філіалу вже має бути № «3».

Неправильно нумерувати ці звіти за кількістю кварталів. Наприклад, якщо підприємство впродовж 2024 року подаватиме лише Податковий розрахунок «Звітний», то за IV квартал він знову має бути з № «1», а не з № «4». У такому разі виходить, що розрахунків «Звітний», які мають № «1», всього подано 4 штуки — за кожний квартал 2024 року. Тобто кожний з них має «№1».

З приводу нумерації є роз’яснення від ДПС у листі від 20.05.2021 № 498/2/99-00-04-02-01-02, також ЗІР 103.25. Якщо раптом десь помилилися у нумерації, – продовжуйте нумерувати, а з нового кварталу робіть усе правильно. Виправляти таку помилку не потрібно.

Щодо нумерації місяців – номер місяця у Податковому розрахунку відповідає його номеру саме у звітному кварталі, а не у році. Так, травень 2024 року – це № «1», а не № «5», а червень 2024 року — це місяць № «3», а не № «6» і т.д.

Щодо додатків — також нумеруємо у межах одного Податкового розрахунку. Наприклад, маємо таку ситуацію, коли за звітний квартал подано два Податкових розрахунки — «Звітний» і «Звітний новий». Ясність у це питання має внести таблиця нижче.

НУМЕРАЦІЯ ПОДАТКОВОГО РОЗРАХУНКУ ТА ДОДАТКІВ ДО НЬОГО – І КВАРТАЛ 2024

Місяць

Додаток Д1

Додаток 4ДФ

Номер місяця у кварталі

Номер додатка у Податковому розрахунку

Номер місяця у кварталі

Номер додатка у Податковому розрахунку

Номер розрахунку

Податковий розрахунок «Звітний» за І квартал 2024

січень

1

1

1

1

1

лютий

2

2

2

2

1

березень

3

3

3

3

1

Податковий розрахунок «Звітний новий» за І квартал 2024

січень

1

1

1

1

2

лютий

2

2

2

2

2

березень

3

3

3

3

2

Наприклад, Додаток 4ДФ, який стосується березня 2024, в обох звітах – «Звітний» і «Звітний новий» – повинен мати № «3», але кожний поданий Податковий розрахунок отримує окремий номер: «Звітний» — це № «1», а «Звітний новий» — це № «2».

Детальніше про Податкові розрахунки «Звітний новий» та «Уточнюючий», а також їхню нумерацію – читайте у матеріалі про помилки в об’єднаному звіті.

Яку чисельність працівників зазначати у Податковому розрахунку

У Податковому розрахунку чисельність працівників зазначається декілька разів. Однак зверніть увагу, що там використовуються різні статистичні способи підрахунку такої чисельності, які також відрізняються ще й різними дещо правилами щодо врахування жінок-декретниць та зовнішніх сумісників. Аби внести ясність у це питання складено таблицю нижче. Середньооблікову чисельність можна взяти також зі статистичного Звіту із праці (формі 1-ПВ).

ПОКАЗНИКИ ЧИСЕЛЬНОСТІ ПРАЦІВНИКІВ У ПОДАТКОВОМУ РОЗРАХУНКУ (ПР)

облікова чисельність штатних працівників1

середньооблікова чисельність штатних працівників1

кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нарахована зарплата2

кількість осіб, які працюють за трудовими договорами (контрактами)

місце показника у Податковому розрахунку:

ряд. 104 ПР

ряд. 101 ПР

ряд. 105 ПР

ряд. 04 Додатка 4ДФ ПР

відпустка з вагітності та пологів:

включаються

не включаються

не включаються

не включаються

відпустка для догляду за дитиною по досягнення нею 3(6)-річного віку:

включаються

не включаються

не включаються

не включаються

зовнішні сумісники:

не включаються

не включаються

включаються, якщо їм нараховувалася зарплата

так, якщо їм нараховувався дохід за ознакою «101»3

працівники, які весь місяць перебували на лікарняному або у відпустці без збереження:

включаються

включаються

включаються, якщо їм нараховувалася зарплата

так, якщо їм нараховувався дохід за ознакою «101»3

1 — детальніше про розрахунок цих показників читайте у матеріалі Середньооблікова кількість штатних працівників, а також є Інструкція зі статистики кількості працівників, затверджена наказом Держкомстату від 29.09.2005 № 286, роз’яснення ДПС у ЗІР 201.04.01, а також ЗІР 201.06.01;

2 — має співпадати з кількістю, яка відображена за Додатком Д1 Податкового розрахунку;

3 — див. п. 4 розд. IV Порядку № 4, а також роз’яснення ДПС 103.25 ЗІР. Якщо кількість таких працівників змінювалася впродовж місяця, то зазначається максимальна чисельність

Наприклад, якщо на підприємстві, яке згортає свою діяльність, є лише одна працівниця (директорка), яка зараз перебуває у відпустці для догляду за дитиною, то показники чисельності у звіті мають бути заповнені так, як у таблиці нижче.

ПРАЦІВНИЦЯ У ВІДПУСТЦІ ДЛЯ ДОГЛЯДУ ЗА ДИТИНОЮ В ПОДАТКОВОМУ РОЗРАХУНКУ

Облікова чисельність штатних працівників

Середньооблікова чисельність штатних працівників

Кількість застрахованих осіб у звітному періоді, яким нарахована зарплата

Кількість осіб, які працюють за трудовими договорами

1

0

0

0

Бланк Податкового розрахунку з ЄСВ та ПДФО/ВЗ

Розміщуємо бланки об’єднаного звіту та додатків, які потрібні комерційним суб’єктам господарювання у форматі Excel.

Чи подавати пусті додатки до Податкового розрахунку і пустий Звіт

Ситуація проста — нема чого декларувати у певному Додатку чи навіть у самому звіті. Як тут бути? Керуємося у цьому питанні пп. «б» п. 176.2 ПК, Порядком № 4 та листом ДПС від 07.04.2021 № 2123/0/99-00-04-02-01-09 (далі — Лист № 2123).

Почнемо з Додатків Д5 і Д6, так як з ними простіше. Їх треба подавати лише, якщо є підстави для їхнього подання, а саме:

  • Додаток Д5 – наприклад, закінчення чи початок трудових відносин. Всі умови – див. у зносці до таблиці з описом додатків (див. абз. 2 п. 5 розд. IV Порядку № 4);
  • Додатка Д6 – подаємо лише, якщо є робочі місця, робота на яких зараховується до спецстажу. Якщо таких місць немає, то цей додаток не формується й не подається (див. абз. 2 п. 6 розд. IV Порядку № 4).

Якщо додаток не подається, то у такому разі й не треба робити його «пустим» та відмічати його на першій сторінці Звіту, – додатка тоді просто немає.

Увага: Додатки Д5 і Д6 подаються не завжди, а лише коли є умови для їхнього подання. Порожніми їх подавати не потрібно.

Щодо Податкового розрахунку, то він подається, якщо впродовж звітного періоду нараховувалися доходи (див. абз. 3 п. 1 розд. ІІ Порядку № 4, пп. «б» п. 176.2 ПК). Виходить, що якщо у підприємства або ФОП взагалі немає найманих працівників і не було виплат фізособам за ЦПД, то й подавати Податковий розрахунок не потрібно. Однак, якщо працівники є, але з тих чи інших причин не працювали й за ними не було виплат — відпустка за власний рахунок, призупинення трудових відносин впродовж воєнного стану тощо –виникає досить спірна ситуація, особливо щодо Додатків Д1 і 4ДФ, адже Порядок № 4 не містить чітких вказівок з цього приводу. Єдине, що за Порядком № 4 Додаток Д1 подавати НЕ треба, якщо у звітному кварталі взагалі не використовувалася праця фізосіб на умовах трудового договору/контракту (див. абз. 2 п. 1 розд. IV Порядку № 4). Досить спірною і розпливчастою є умова «не використовувалася праця».

Зразки заповнення об’єднаного звіту з ЄСВ та ПДФО/ВЗ

Дещо світла на питання неподачі Додатків Д1 і 4ДФ проливає Лист № 2123, за яким маємо такі рекомендації:

  • Додаток 4ДФ – подавайте завжди, коли подаєте Податковий розрахунок (без винятків). Тобто незалежно від наявності показників для декларування у Додатку 4ДФ;
  • Додаток Д1 — завжди, коли є трудові відносини або ЦПД хоча б один день у кварталі. Тоді Додатки Д1 за інші місяці кварталу можуть бути «пустими».

Також можна скористатися для певних ситуацій таблицею нижче. У ній зліва наведено ситуації, а справа – рекомендації щодо цієї ситуації.

ПОДАТКОВИЙ РОЗРАХУНОК І ДОДАТКИ Д1, 4ДФ: ПОДАВАТИ ЧИ НІ

Господарська ситуація

(якщо вона є хоча б в один день звітного кварталу):

Подача звіту і додатків

(відповідає ситуації зліва):

наймані працівники

(трудові договори)

діючі ЦПД, у т.ч. відкриті або закриті у кварталі1

будь-які нарахування, виплати, сплата податків за фізособами впродовж кварталу (є трудовий/ЦПД або взагалі ніякого)

податковий розрахунок

Додаток Д1

Додаток 4ДФ

немає

немає

немає

не подаються

(це ситуація, коли взагалі відсутні показники для декларування у кожному з місяців кварталу)

немає

так, є

немає

так

так

(адже є графа 14)2

так, але з нульовими доходами, ПДФО/ВЗ

так, є

немає

так,

(трудовий або ЦПД)

так, вони є, хоча й

не кожного місяця3

так

так, але

за місяці, коли доходу не було – пустий3

так, але за місяці, коли доходу не було – з нульовими доходами, ПДФО/ВЗ

так, вони є щомісяця

так

так

так

так

ні

так, але за ними тільки ЄСВ, без ПДФО/ВЗ4

так

так

так, дохід цей слід показати4

1 – якщо ЦПД був відкритий/закритий, то за такий квартал ще й слід подати Додаток Д5;

2 – графа 14 Додатка Д1 – це кількість днів перебування у трудових відносинах або цивільно-правових відносинах, тобто дні дії відкритого ЦПД;

3 – наприклад, підприємство почало працювати з середини кварталу. Про цю ситуацію також є лист ДПС від 20.05.2021 № 498/2/99-00-04-02-01-02, а також ЗІР 103.25. За ним, якщо показники для звітування є хоча б в одному місяці з кварталу, то додатки Д1 та 4ДФ подаємо за кожний місяць кварталу. «Пустий» додаток – це порожні клітинки в електронній формі або прокреслені пусті клітинки у паперовій формі;

 4 – наприклад, допомога з вагітності та пологів. ЄСВ за нею є та вноситься до Додатку Д1. ПДФО/ВЗ – не утримуються, але такий дохід усе одно треба показати під ознакою «128» у Додатку 4ДФ (у місяці нарахування допомоги) 

Якщо є сумніви, чи ви не згодні, — зверніться за індивідуальною консультацією до ДПС, або ж подайте пустий Звіт чи Додатки до нього. Штрафу за це точно не буде. 

Увага: якщо показники для звітування були хоча б в одному місяці кварталу, то додатки подаються за кожний з 3-х місяців кварталу.

Відповідальність за об’єднаний звіт з ПДФО та ЄСВ

Об’єднаний Податковий розрахунок з ЄСВ та ПДФО/ВЗ має статус податкової декларації, а тому на нього поширюються традиційні для них штрафи. Так, за неподання цього Звіту штраф — 1020 грн, а при повторному протягом року – уже 2040 грн (п. 119.1 ПК). Однак на період воєнного стану у разі відсутності у платника податків можливості вчасно подати звітність ці штрафи не застосовуються (п. 69.1 Підрозд. 10 Перехідних положень ПК). Отже, можливий лише адміністративний штраф на посадових осіб — від 34 до 51 грн, а при повторному порушенні протягом року — 51-85 грн (підстава — ст. 1634 КпАП, що стосується звітності з ПДФО).



зміст

Знижки на передплату бухгалтерських виданьСкористайтеся нагодою та отримайте знижки на передплату професійних е-журналів «Головбух», «Головбух Агро», «Головбух Медицина», а також експертно-правової системи «Експертус Головбух»!

Останні новини

Усі новини

Гарячі запитання

Усі питання і відповіді