Придбання пального за талонами та картками

Суть придбання талонів на пальне, а також так званих паливних карток одна ― підприємство здійснює попередню оплату продавцю готівковими або безготівковими коштами, а фактично отримує пальне вже під час заправки автомобіля. Охарактеризуємо такі поняття відповідно до нормативних документів. Поняття талона визначає розділ 3 Інструкції про порядок приймання, транспортування, зберігання, відпуску та обліку нафти і нафтопродуктів на підприємствах і організаціях України, затвердженої спільним наказом Міненергетики, Мінекономіки, Мінтрансу, Держспоживстандарту від 20.05.2008 № 281/171/578/155 (далі ― Інструкція № 281). Тож талоном є документ, придбаний за відпускною ціною обумовленого номіналу, який підтверджує право його власника отримати на автозаправній станції (АЗС) фіксовану кількість нафтопродукту певного найменування і марки.

Форму, зміст та ступінь захисту бланків талонів установлює емітент талона. Причому необхідними елементами талона є його серійний та порядковий номери.

Водночас загальновживаного в побуті поняття «паливна картка» Інструкція № 281 не визначає та не використовує. Натоміть таку картку називають платіжною. Тобто це спеціальний платіжний засіб у вигляді емітованої в установленому законодавством порядку пластикової чи іншого виду картки, що використовується для ініціювання переказу коштів з рахунку платника або з відповідного рахунку банку з метою оплати вартості товарів і послуг.

Паливна картка є смарт-карткою з умонтованим мікроконтролером, який є носієм та обробником інформації, потрібної для ініціювання переказу коштів та/або виконання службових операцій (п. 2.1 розд. І Правил Національної системи масових електронних платежів, затверджених постановою Правління НБУ від 10.12.2004 № 620).

Порядок використання та видачі паливних карток підприємство узгоджує з продавцями палива на основі договору.

Придбання пального за талонами і картками ✒️

Документальне оформлення

Талон виступає документом, який засвідчує право його власника отримати пальне на АЗС. Так само заправку автомобіля можна здійснити з використанням паливних карток. Однак сам факт придбання пального треба підтвердити окремим первинним документом. Зазвичай роль такого документа відіграє видаткова накладна.

Оприбутковувати пальне можна й на підставі будь-якого іншого документа, реквізити якого відповідають вимогам статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV.

Видаткову накладну чи інший первинний документ, який виконує аналогічні функції, продавець переважно надає покупцю водночас з видачею паливної картки або талона. Зважаючи на чинну практику оформлення договорів з великими постачальниками пального, дата видачі такого первинного документа зазвичай фіксує й перехід права власності на пальне до покупця. Повноваження на отримання паливної картки або талона конкретною особою ― представником підприємства-покупця (наприклад, водієм) підтверджуватиме довіреність, письмовий договір тощо (п. 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88).

Врахуйте

Повноваження на отримання паливної картки або талона

представником підприємства ― покупця підтверджуватиме довіреність, письмовий договір тощо.

Нагадаємо, що з 01.01.2015 під час одержання матеріальних цінностей вже не обов’язково використовувати лише довіреності. Так само канула в небуття і її типова форма.

Тепер перейдемо до документа, який підтвердить факт списання використаного пального.

Раніше для списання пального для роботи автомобіля застосовували подорожній лист за типовою формою. Зважаючи, що наразі вже немає затвердженої типової форми подорожнього листа ані для легкового, ан для вантажного автомобіля, підприємство може використовувати для таких цілей первинний документ, складений у довільній формі з урахуванням обов’язкових реквізитів для первинного документа.

Зі свого боку рекомендуємо користуватися вже нечинною формою подорожнього листа, прибравши перед цим з нього згадку про затвердження певним наказом.

Окремо наголосимо на необхідності збереження чеків, які надаватиме продавець при оплаті пального та його видачі на АЗС.

Бухгалтерський облік

Незважаючи на те що підприємство, отримуючи талон або паливну картку, фактично ще не одержує пального, вартість останнього відображають на балансі підприємства. Адже на АЗС таке пальне перебуває лише на зберіганні, допоки підприємство не вирішить його забрати.

Акцентуємо увагу, що підставою для оприбуткування палива на баланс підприємства буде видаткова накладна або інший первинний документ, а не талон чи паливна картка.

Важливо

Підставою для оприбуткування палива

на баланс підприємства виступатиме видаткова накладна або інший первинний документ

Вартість придбаного за талонами або паливною карткою пального підприємство відображає на субрахунку 203 «Паливо». У цілях аналітичного обліку можна виділяти вартість пального, яке перебуває на АЗС, у баках автомобілів тощо.

Списання вартості пального на витрати відбуватиметься лише при його фактичному використанні, що підтверджуватимуть первинні документи (наприклад, подорожні листи).

Податок на прибуток

Вкотре нагадаємо, що з 01.01.2015 об’єкт оподаткування податком на прибуток визначають за правилами бухгалтерського обліку. Підприємства, в яких річний дохід перевищує 20 млн. грн., зобов’язані коригувати такий об’єкт на різниці, визначені відповідно до розділу ІІІ Податкового кодексу України (ПК). На різниці доведеться зважати й тим, хто не повідомить контролюючі органи про рішення їх не застосовувати (ст. 134 ПК).

При відображенні витрат, пов’язаних з використанням пального, підприємство повністю спирається на дані бухгалтерського обліку. Такі витрати впливатимуть на об’єкт оподаткування податком на прибуток та не формуватимуть різниці відповідно до розділу ІІІ ПК.

ПДВ

За умови наявності податкової накладної, зареєстрованої в Єдиному реєстрі податкових накладних, а також господарського використання пального підприємство матиме право на податковий кредит під час купівлі пального за талонами та паливними картками (п. 201.1, 198.5 ПК). Дату відображення податкового кредиту визначають за правилом «першої події». А першою подією буде здійснення попередньої оплати за пальне.

Наостанок наведемо приклад.

Приклад. Облік придбання пального за талоном

Підприємство на умовах попередньої оплати придбало паливні талони вартістю 3000 грн. (у т. ч. ПДВ ― 500 грн.). Наступного дня представник підприємства забрав такі талони. Після цього службовий автомобіль директора було заправлено пальним за придбаними талонами на суму 425 грн. На підставі подорожніх листів списано вартість пального на адміністративні витрати на суму 325 грн.

Див. статтю О. Січа «Чи потрібно у 2015 році оформлювати довіреності» у тижневику «Головбух» № 2/2015 на с. 36.